Інформаційні системи в аграрному менеджменті (1999)

Облік, контроль, аудит, аналіз та регулювання — невіддільна частина аграрного менеджменту. Але першочергова увага приділяється обліку, бо за його даними в будь-який момент часу можна судити про стан господарювання, можна взяти дані для аналізу за минулі періоди чи дані для складання планів і прогнозів.

Оскільки у процесі управління сільськогосподарським виробництвом облік є найбільш трудомісткою ділянкою, то якраз із нього завжди починалась механізація раніше (на перфораційних і великих ЕОМ), і з нього розпочинається комп’ютеризація управлінських робіт і тепер. До того ж наявність на більшості облікових ділянок значної кількості сталої інформації створює сприятливі умови для використання обчислювальної техніки за рахунок створення постійних довідникових масивів (довідникових масивів наявності основних засобів, назв і цін матеріалів, прізвищ та іншої інформації про працюючих, розцінок на виконувані роботи і т. ін.). На жаль, у більшості сільськогосподарських підприємств він до цього часу лишається і єдиною ділянкою коп’ютеризованих управлінських робіт, що з погляду системного підходу є не досить ефективним.

Відомо, що облік поділяється на оперативно-технічний (в основному, кількісний і який є функцією інженерно-технічних працівників та спеціалістів сільськогосподарського виробництва), бухгалтерський (переважно вартісний і ведеться в бухгалтерії господарства) та статистичний. В умовах комп’ютерних технологій всі види обліку значно зближуються і при потребі можуть забезпечувати інформацією користувачів за запитом в розрізі різних проміжків часу та в кількісному і у вартісному вираженні, що важливо при оперативному управлінні. Це не означає їх повного злиття, а свідчить про інтеграцію первинного обліку і спільну ефективну технологію. При цьому забезпечується тісніший зв’язок обліку з технологіями сільськогосподарського виробництва та їх взаємний вплив. Оперативність збору, реєстрації та обробки первинної інформації дозволяє своєчасно реагувати на відхилення від оптимальних режимів вирощування сільськогосподарських культур, експлуатації технічних засобів, умов утримання тварин. За цих обставин в комплексі вирішуються питання автоматизації управління виробничими процесами і процесами збору та документування облікової інформації. З’являється можливість не тільки підвищити рівень механізації і автоматизації виробничих процесів на фермах, бригадах, цехах, відділках, але і механізувати виписування документів на витрати виробництва (корми, водопостачання, тепло- та електроенергія), вихід продукції (надої молока, одержання яєць, вихід тушок птиці) та її реалізацію (документи на відправлення молока чи тварин у живій вазі тощо). До того ж значно поліпшується контроль за наявністю поживних речовин і внесенням добрив на конкретних ділянках, за раціонами годівлі тварин та проведення окремих перевірок і ревізій, що, у свою чергу, також сприяє поліпшенню менеджменту.

Комп’ютеризація обліку переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності.

Хоч комп’ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об’єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп’ютерним прогнозуванням та плануванням ), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами. Вони мусять базуватися на таких принципах, як: єдина система класифікації і кодування; автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації; уніфікація, спрощення і типізація документації; автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

Системи класифікації і кодування визначаються існуючими державними класифікаторами, особливостями господарського об’єкта та спільними потребами бухгалтерського обліку, контролю, планування, аналізу, оперативного управління. При цьому вони мають забезпечувати автоматизований збір і передавання інформації.

При машинно-ручному варіанті збору облікової інформації використовуються спеціальні технічні засоби, за допомогою яких можна паралельно з випискою первинного документа формувати машинний носій інформації, або переносити дані з готового первинного документа на машиний носій. В даний час ця форма є переважаючою, оскільки в сільському господарстві багато документів приходиться складати в польових умовах і там важко застосовувати наявні технічні засоби.

Для запобігання трудомісткого процесу переносу первинної інформації на машинний носій можуть використовуватися машиночитані документи.

В обліку, про що говорилось раніше, комп’ютерні технології також сприяють можливості спрощення форм первинної документації та документообігу (за рахунок переміщення постійної інформації в довідники чи навіть відмови, наприклад, при оренді і приватизації від звичних документів нарахування заробітної плати та заміни їх простішими узагальнюючими відомостями), яка ще часто лишається необхідною і не дає можливості перейти на переважаючу безпаперову технологію.

Тепер комп’ютерні облікові ІС базуються на двох формах обліку — таблично-автоматизованій (більш застаріла система з регламентованим щомісячним одержанням вихідних форм) і діалого-автоматизованій (з одержанням вихідних форм за вимогою — ЛУКА, БЕСТ, ГАЛАКТИКА і т.ін.).

Основою облікової комп’ютерної інформаційної системи, що видно з рис. 16.1, є база даних (БД) і база знань (БЗ). У базі даних зберігаються дані бухгалтерських проводок з початку року та вхідні залишки. База знань може містити план бухгалтерських рахунків господарства, класифікатор облікових номенклатур, алгоритми обробки даних, описи форм вхідних документів та вихідних регістрів синтетичного і аналітичного обліку, форм звітності і аналізу, форм графіків, діаграм, гістограм. Ці форми використовуються при формуванні вхідної інформації на екрані дисплея чи видачі на екран та друк вихідних даних. Інформація з БЗ необхідна також і для періодичного коригування БД в частині розподілу загальногосподарських і загальновиробничих витрат, послуг допоміжних виробництв, нарахування амортизації тощо.

Дані про господарські операції, що вводяться в БД працівником обліку, фіксуються у вигляді стандартних бухгалтерських проводок і зберігаються в хронологічному порядку. Оскільки в БД зберігаються і вхідні залишки на початок року, то за алгоритмами БЗ завжди можна отримати за запитом облікові дані практично з будь-яким бажаним групуванням. Одержання ж потрібних розрахункових даних згідно з певними угрупованнями за рахунками бухгалтерського обліку (узагальнення даних бухгалтерських операцій БД) виконується на сучасних швидкодіючих ПЕОМ переважно в момент одержання вихідних форм обліку, аналізу чи звітності.

Практична реалізація комп’ютерних технологій бухгалтерського обліку, контролю, аудиту, аналізу і регулювання здійснюється у вигляді системи АРМів окремих спеціалістів. Їх кількість і розподіл функцій визначається конкретними обставинами та факторами: організаційною структурою, територіальним розміщенням підрозділів, наявністю технічних засобів та спеціалістів. Типову структуру системи АРМ, що склалася з урахуванням існуючих обсягів і характеру робіт, зображено на рис.16.2.

На кожному із АРМ автоматизується облік тих робіт, специфіка яких розкривається самою назвою АРМ, хоч в окремих випадках між спеціалістами в конкретних умовах і може бути певний перерозподіл робіт.

У великих господарствах може бути більш складна структура АРМ — додатково може функціонувати АРМ диспетчера, АРМ комірника, АРМ керівника виробничого підрозділу, АРМ спеціаліста з маркетингу і т. ін.

АРМ диспетчера забезпечує автоматизацію обробки дорожних листків автомобілів та тракторів і на цій основі дозволяє автоматизувати облік експлуатаційних показників тракторів та автомобілів, облік праці і нарахування заробітної плати працівникам на механізованих роботах.

АРМ комірника дозволяє автоматизувати складський облік матеріалів і полегшує ведення бухгалтерського обліку матеріалів на АРМ бухгалтера з обліку, контролю та аналізу матеріальних цінностей.

В АРМ керівника виробничого подрозділу автоматизується оперативний облік, контроль, аналіз і регулювання витрат та виходу продукції, трудового вкладу працівників підрозділу тощо. Функція регулювання збуту продукції реалізується переважно в АРМ спеціаліста з маркетингу.

Звичайно, найкращий взаємозв’язок між різними АРМами і їх найвища загальна ефективність досягаються в умовах ЛОМ. За відсутності ЛОМ зв’язок між АРМ здійснюється переважно на рівні файлів з допомогою дискет.

У малих підприємствах, фермерських господарствах практично вся управлінська і бугалтерська інформація знаходиться в межах одного АРМ. Тому облік там ведеться більш спрощено, але з можливістю задовільнити вимоги податкових і інших служб.

В умовах комп’ютеризації бухгалтерського обліку розв’язуються подані далі основні задачі.

 Облік, контроль і аналіз наявності основних засобів.

 Облік, контроль і аналіз руху основних засобів.

 Облік, контроль і аналіз нарахування і розподілу амортизації основних засобів.

 Облік, контроль і аналіз експлуатаційних показників роботи машинно-тракторного парку.

 Облік, контроль і аналіз капітального ремонту основних засобів.

 Облік, контроль і аналіз експлуатаційних показників роботи вантажного автомобільного транспорту.

 Облік, контроль і аналіз нематеріальних активів.

 Облік, контроль і аналіз наявності та руху матеріальних цінностей.

 Облік, контроль і аналіз малоцінних і швидкозношуваних предметів в експлуатації.

 Облік, контроль і аналіз відхилень від постійних цін матеріалів.

 Облік, контроль і аналіз розподілу вартості товарно-матеріальних цінностей за напрямками витрат.

 Облік, контроль і аналіз наявності і руху тварин.

 Облік, контроль і аналіз виходу продукції і послуг.

 Нарахування заробітної плати.

 Облік, контроль і аналіз розрахунків з працюючими.

 Облік, контроль і аналіз розподілу праці та її оплати за напрямками витрат.

 Нарахування та розподіл додаткової заробітної плати.

 Облік, контроль і аналіз витрат на виробництво.

 Облік, контроль і аналіз готової продукції та її реалізації.

 Облік, контроль і аналіз розрахункових та інших операцій.

 Облік, контроль і аналіз коштів.

 Облік, контроль і аналіз фондів.

 Зведений облік і складання звітності.

На комп’ютерній основі можуть розв’язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури і обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку товарів, прогнозування прибутку і ін.

Нині електронна обробка даних здійснюється на районних обчислювальних установках і в самих господарствах з поступовим переходом на комп’ютерну обробку даних у господарствах та використанням локальних і глобальних інформаційних мереж. При цьому застосовуються такі основні пакети комп’ютеризації бухгалтерського обліку: пакет Інституту аграрної економіки УААН (керівник розробки М. Ф. Кропивко), пакет УПТЦ «Агропромсистема» (керівник розробки В. Ф. Сацький), пакет Харківського ДАУ, відомі універсальні пакети 1С БУХГАЛТЕРІЯ, ПАРУС, БЕСТ, ЛУКА, ФІНАНСИ БЕЗ ПРОБЛЕМ, ТОВСТИЙ ГАНС, ТУРБО БУХГАЛТЕР та інші.

Перша половина пакетів більш пристосована для ведення бухгалтерського обліку у великих сільськогосподарських та переробних підприємствах, друга — до застосування в малих і середніх господарствах.