library.if.ua

Управління розвитком персоналу (2002)

2.1. Сутність та складові проекту розвитку персоналу організації

Функціонування організації передбачає дії та проекти. При цьому вони можуть і перекриватися. Як зазначає Вільям Дункан, дії та проекти мають багато спільного. Вони виконуються працівниками, здійснюються з використанням обмежених ресурсів, плануються, реалізовуються і контролюються [5].

Як відзначає В. Д. Шапіро, у сучасній західній практиці та літературі під проектом розуміється процес цілеспрямованої зміни технічної або соціально-економічної системи, що переводить її з одного стану в інший [12].

Водночас дії та проекти відрізняються між собою тим, що перші виконуються весь час і є чимось постійними в організації, тоді як проекти є тимчасовими й унікальними. Таким чином, сутність поняття «проект розвитку персоналу» — це тимчасова дія, що виконується для створення унікальною продукту чи послуги, направленої на розвиток персоналу. Тимчасовість означає, що кожний проект розвитку персоналу має свій визначений початок та кінець. Унікальність підрозуміває, що продукт або послуга з розвитку персоналу відрізняється від інших аналогічних послуг чи продуктів.

Проект розвитку персоналу включає в себе задум (проблеми, завдання), засоби реалізації задуму, цілі виконання задуму. Проекти здійснюються на всіх рівнях управління. Вони можуть охоплювати один підрозділ організації чи виходити за межі організації, залучаючи спільні підприємства, професійно-технічні чи вищі навчальні заклади, центри зайнятості або органи державної виконавчої влади тощо.

Проекти розвитку персоналу є суттєвими компонентами стратегії управління організації. Можна навести наступні приклади проектів розвитку персоналу:

розробка нової технології процесу професійного навчання персоналу в організації;

зміна процедури проведення атестації персоналу;

розробка нової підсистеми професійно-кваліфікаційного просування робітників і фахівців з вищою освітою;

підготовка нових навчальних планів та програм для професійної перепідготовки персоналу організації.

Тимчасовий характер проекту розвитку персоналу полягає у тому, що кожний проект має визначений початок і кінець. Кінцем проекту вважається час, коли цілі проекту розвитку персоналу досягнуті або коли стає зрозумілим, що вони, виходячи з реальних обставин в організації, не можуть бути виконані і тому проект припиняється. Тимчасовість проекту розвитку персоналу не завжди означає короткостроковість проекту. Багато проектів розвитку персоналу організації тривають протягом декількох років. Однак у любому випадку проект має кінець, він не є постійною роботою.

Тимчасовість не обов’язково застосовується до продукту чи послуги, що створюється проектом розвитку персоналу організації. Більшість проектів здійснюються для одержання конкретного результату з професійного розвитку персоналу. При цьому багато дій розглядаються як тимчасові в тому розумінні, що на конкретному етапі їх виконання в організації припиняється. Так, робота з підвищення кваліфікації персоналу організації за конкретною програмою після обумовленого планом навчання часу завершується, та й сама організація з часом припиняє своє функціонування.

Проект розвитку персоналу організації суттєво відрізняється від звичайних дій, оскільки проекти завершуються тоді, коли визначені цілі стосовно розвитку персоналу досягнуті. Одночасно у непроектній роботі працівників служби управління персоналу весь час ставляться нові завдання і це обумовлює безперервний характер їх роботи.

В процесі виконання проекту розвитку персоналу організації розробляються такі продукти або послуги, що раніше не робилися. Це обумовлює їх унікальний характер. Наприклад, на підприємствах, у навчальних закладах розробляється багато тисяч програм з підвищення кваліфікації персоналу, але кожна навчальна програма унікальна — вона має свого автора чи групу авторів, свого замовника, розрахована на конкретний контингент працівників певного підприємства, передбачає свої специфічні форми та методи навчання.

Наявність в одному проекті розвитку персоналу елементів, що є у іншому проекті, не позбавляє обидва проекти їх унікальності. Так, проект з розробки нової програми з професійної перепідготовки робітників може включати використання інших попередніх навчальних програм. Оскільки продукт чи послуга кожного проекту розвитку персоналу є унікальними, то і властивості, що відрізняють продукт чи послугу, розробляються поетапно.

Поетапність підрозуміває, що проект виконується покроково, цілеспрямовано просуваючись на визначений крок. Унікальні властивості продукту або послуги проекту розвитку персоналу повинні детально бути визначені у проекті. Чим раніше вони будуть більш ґрунтовно та всебічно задані, тим адекватніше їх розумітимуть виконавці проекту, тим вище ймовірність його успішного виконання в організації.

Поетапна розробка властивостей продукту або послуг повинна бути адекватно скоординована із змістом внутрішнього середовища проекту розвитку персоналу, особливо у тому випадку, коли проект здійснюється по контракту. При правильному визначенні внутрішнього середовища проекту вся діяльність по його виконанню не повинна зазнавати змін, навіть якщо властивості продукту чи послуг розробляються поетапно.

Проектний менеджмент — це включення до робіт проекту знань, умінь та практичних навичок виконавців для задоволення потреб замовника. Він забезпечує баланс конкурентних вимог до:

внутрішнього середовища проекту, часу, вартості і якості;

різних потреб та бажань зацікавлених осіб;

ідентифікованих і неідентифікованих вимог (потреб) [5].

Поняття «проектний менеджмент» використовується для обґрунтування організаційного підходу щодо управління поточними діями з розвитку персоналу. Зазначений підхід розглядає багато аспектів поточних дій для застосування відповідних процедур проектного менеджменту. Складові проекту розвитку персоналу можуть бути з 12 наступних розділів, що згруповані у дві такі частини.

Першу частину основ проектного менеджменту з розвитку персоналу організації складає предметна галузь проектного менеджменту, що забезпечує базову структуру для розуміння проектного менеджменту.

Розділ 1 містить вступ проекту, визначення ключових понять та загальний огляд решти термінології з розвитку персоналу.

Розділ 2 характеризує середовище проектного менеджменту, описує середовище, в якому функціонують проекти розвитку персоналу. Лише оперативного управління проектом недостатньо для забезпечення його успіху, тому виконавці проекту повинні відчувати оточення проекту, ув’язувати роботу щодо його виконання з стратегією управління організації.

Розділ 3 розкриває зміст процесів управляння проектами розвитку персоналу організації, показує взаємозв’язок та взаємодію різних процесів проектного менеджменту. Саме розуміння вказаних взаємодій є необхідною умовою для розробки розділів 4—12, другої частини проектного менеджменту.

Друга частина проектного менеджменту з розвитку персоналу містить галузі застосування знань з проектного менеджменту, поданий теоретичний і практичний матеріал у поняттях складових його процесів. Ці процеси впорядковані по наступним дев’яти галузях застосування знань.

Розділ 4 розкриває управління інтеграцією в проекті розвитку персоналу, описує різні дії, що необхідні для координації основного процесу розробки проекту. Зазначений процес включає підготовку плану проекту розвитку персоналу, його виконання та загальний контроль за змінами.

Розділ 5 показує процес управління змістом (внутрішнім середовищем) проекту розвитку персоналу. В даному випадку описуються процеси, необхідні для забезпечення такого стану, щоб проект включав роботи, направлені на його успішне завершення. До цих робіт належить ініціалізація, планування змісту, визначення змісту, перевірка змісту і контроль за змінами змісту.

Розділ 6 відображає управління часом у проекті розвитком персоналу. Він описує процеси, що необхідні для вчасного забезпечення завершення проекту. Це вимагає визначення в часовому вимірі тривалості робіт, завдання щодо послідовності виконання робіт, оцінки їх тривалості, розробки календарного плану та контролю щодо його додержання.

Розділ 7 характеризує процеси управління вартістю проекту розвитку персоналу. Інформація про стан цих процесів необхідна для того, щоб проект не вийшов за межі затверджених обсягів фінансування. До вказаних процесів відносяться планування ресурсів, оцінка вартості, визначення бюджету і контроль якості проекту.

Розділ 8 розкриває управління якістю проекту. Це передбачає розробку процесів, що необхідні для належного забезпечення проекту розвитку персоналу. Вирішення зазначеної задачі досягається шляхом планування якості, забезпечення контролю за якістю розробки проекту.

Розділ 9 обґрунтовує процеси управління трудовими ресурсами проекту розвитку персоналу організації. Даний розділ необхідний для забезпечення ефективного використання працівників, залучених до розробки проекту. Він включає організаційне планування, комплектування робочої групи з підготовки проекту, забезпечення злагодженої роботи виконавців в команді.

Розділ 10 показує управління інформаційними зв’язками у проекті розвитку персоналу. Це здійснюється шляхом описання процесів, необхідних для забезпечення своєчасного і повного одержання, відбору, поширення, зберігання та кінцевого розміщення проектної інформації. Управління інформаційними зв’язками включає планування інформаційного зв’язку, поширення інформації, звітування про хід виконання проекту та адміністративне його закриття.

Розділ 11 відображає управління ризиком в проекті розвитку персоналом організації. Для цього у розділі описуються процеси, пов’язані з ідентифікацією, аналізом і розвиненням реакції на можливий ризик у проекті. Управління ризиком включає ідентифікацію ризику, кількісну його оцінку, прогнозування наслідків ризику, розвинення реакції на ризик і контроль цієї реакції.

Розділ 12 визначає управління закупівлями в проекті розвитку персоналу. Це проводиться шляхом описання процесів, необхідних для придбання товарів, обладнання, навчально-методичного забезпечення та інших послуг за межами організації. Здійснюється управління через планування закупівлі, заключення договорів з навчальними закладами, центрами зайнятості, консалтинговими фірмами, вибір постачальника, адміністрування контракту з закупівлі і його закриття.

Таким чином, проектний менеджмент забезпечує комплексний та системний підходи з управління діями, направленими на досягнення протягом визначеного проміжку часу і при встановлених обсягах фінансування поставлених цілей щодо розвитку персоналу організації.