library.if.ua

Бухгалтерський облік у банках України (2001)

7.2. Вимоги до оформлення розрахункових документів

Бланки розрахункових документів мають відповідати таким вимогам:

обов’язкова наявність усіх елементів (рамки, лінії, текстові елементи), передбачених відповідними формами;

розміщення елементів на бланках розрахункових документів, призначених для заповнення реквізитів, має відповідати формам, установленим згаданою раніше «Інструкцією»;

усі текстові елементи бланків виконуються українською мовою.

Відповідальність за правильність заповнення всіх реквізитів розрахункового документа, зокрема номерів рахунків і кодів банків, суми податку на додану вартість і кодів бюджетної класифікації, несе клієнт, представник якого подав документ до банку.

Порядок заповнення розрахункових документів наведено у дод. 8.

Банки перевіряють такі реквізити розрахункових документів:

банк платника:

«Платник», «Код платника», «Рахунок платника», «Код банку платника», а також відбиток печатки та відповідність підписів платника наявним зразкам;

банк одержувача:

«Одержувач», «Код одержувача», «Рахунок одержувача», «Код банку одержувача», а також відбиток печатки і «Підписи одержувача», якщо вони передбачені формою документа;

банк стягувача:

«Стягувач», «Код стягувача», «Банк стягувача», а також, якщо це передбачено формою документа, відбиток печатки та підписи стягувача.

Банки повертають розрахункові документи без виконання у таких випадках:

у разі незаповнення хоча б одного реквізиту з передбачених формою документа;

коли бракує супровідних документів, надання яких передбачено «Інструкцією»;

коли порушено інші вимоги «Інструкції».

Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж у двох), з використанням електронно-обчислювальних, друкарських машин (далі — технічні засоби) та копіювального чи самокопіювального паперу.

Якщо використання копіювального (самокопіювального) паперу неможливе, то на всіх тотожних примірниках розрахункового документа в правому верхньому ріжку проставляють їхні порядкові номери (наприклад, 1, 2, 3, …).

Дозволяється заповнення розрахункового документа від руки (кульковою ручкою, чорнилом темного кольору).

Перший примірник розрахункового документа (незалежно від способу його виготовлення) має містити відбиток печатки (коли наявність печатки передбачено) та підписи (підпис) відповідальних осіб (особи), які оформили документ.

Якщо під час перевірки банком платника розрахункового документа платника—фізичної особи виникають сумніви щодо ідентичності його підпису в документі і в картці зі зразком підпису та відбитком печатки, що зберігається в банку, працівник банку може вимагати пред’явлення документа, що засвідчує особу платника.

Під час підписування розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле, а також виправлення та заповнення розрахункового документа за кілька заходів.

Банк не має права робити виправлення в розрахунковому документі клієнта за винятком випадків, обумовлених нормативно-правовими актами Національного банку.

Клієнт, виходячи із власних технічних можливостей та можливостей банку, може подавати розрахункові документи як на паперових носіях, так і у вигляді розрахункових документів в електронному вигляді, використовуючи програмно-технічний комплекс «клієнт — банк». Спосіб подання документів клієнтом обумовлюється в договорі про розрахунково-касове обслуговування між банком та клієнтом.

Якщо закінчення строку пред’явлення розрахункового документа в банк припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший робочий день, наступний за неробочим.

Розрахункові документи приймаються банками без обмеження їх максимальної або мінімальної суми, крім випадків, передбачених чинним законодавством та нормативно-правовими актами Національного банку.

Банки приймають до виконання тільки розрахункові документи:

своїх клієнтів, що подають їх у банк у порядку, обумовленому договорами про розрахунково-касове обслуговування цих клієнтів;

клієнтів інших банків або органів державного казначейства, якщо документи надсилають безпосередньо інші банки або органи державного казначейства.

Розрахункові документи на примусове списання коштів, що оформлені державними виконавцями або податковими органами, на яких є відбиток штампу банку, що їх обслуговує, та підпис відповідального виконавця, також приймаються до виконання, якщо їх надсилає в банк платника безпосередньо державний виконавець або податковий орган.

Розрахункові документи, оформлені своїми клієнтами, банк приймає протягом часу, визначеного в договорах про розрахунково-касове обслуговування цих клієнтів, а оформлені клієнтами інших банків або органів державного казначейства, — протягом операційного дня.

Банк платника на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів і на їх реєстрах обов’язково заповнює реквізити «Дата надходження» та «Дата виконання», а банк стягувача — «Дата інкасування» (якщо ці реквізити передбачені формою документа), засвідчуючи їх відбитком штампу банку та підписом відповідального виконавця.

На документах, прийнятих банком після закінчення операційного часу, крім того, ставиться штамп «Вечірня».

Якщо дата складання розрахункового документа (реєстра) збігається з датою його виконання (списання банком коштів за цим документом), то реквізит «Дата надходження» може не заповнюватися.

Розрахункові документи, що надійшли до банку протягом операційного часу, він виконує в день їх надходження, а ті, що надійшли після операційного часу, — наступного робочого дня. Розрахункові документи платника на списання коштів з його рахунків, що надійшли до банку після операційного часу, він може виконувати в день їх надходження, якщо це обумовлено договором про розрахунково-касове обслуговування.

Якщо розрахункові документи надійшли до банку протягом операційного часу і на час надходження для їх виконання на рахунку платника бракує коштів, у день надходження такі документи виконуються частково або повертаються.

Якщо розрахункові документи надійшли до банку після операційного часу, вони виконуватимуться наступного робочого дня і якщо на початок наступного операційного дня на рахунку платника буде недостатньо коштів для їх виконання, такі документи в цей день також виконуються частково або повертаються.

Розрахункові документи (платіжні вимоги, розрахункові чеки тощо), надані клієнтом банку, що його обслуговує, для інкасування, надсилаються цим банком до банку платника в день їх надходження або, якщо документи надійшли після операційного часу, — наступного робочого дня.

Строки відсилання документів, передбачених угодою про відкриття акредитива, визначаються цією угодою.

Списання коштів з рахунка платника здійснюється на підставі першого примірника розрахункового документа, який залишається на зберіганні в банку платника.

Інші примірники розрахункового документа, але не менше ніж один (за винятком розрахункових чеків), банк передає платнику.

Умови (строки, періодичність тощо) передавання розрахункових документів, зокрема в електронному вигляді, що підтверджують списання/зарахування коштів з/на рахунків/и клієнтів банку або підтверджують прийняття документів на інкасо, визначаються у договорах про розрахунково-касове обслуговування клієнтів з урахуванням вимог «Інструкції».

Банки самостійно визначають порядок формування та зберігання розрахункових документів, забезпечуючи їх сувору схоронність. Визначаючи строки зберігання розрахункових документів, банки мають керуватися «Переліком документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання» (затверджений постановою Правління Національного банку України від 23.12.96 за № 327).

Факти списання коштів з рахунка платника документально оформляються меморіальним ордером (додаток 9) для:

— часткової оплати розрахункових документів;

— документального підтвердження операцій з переказування коштів на різні потреби.

Дата складання меморіального ордера і дата списання коштів з рахунка платника мають збігатись.

Якщо до банку надходить рішення відповідного органу, що виконує функції з ліквідації або реорганізації підприємства, то не пізніше наступного робочого дня приймання доручень платника та розпоряджень стягувачів про списання коштів призупиняється.

Утім платіжну вимогу стягувач може відкликати у будь-який час до списання коштів з рахунка платника. Для цього до банку подається лист про відкликання платіжної вимоги, у якому зазначається: назва платника, номер його рахунка, назва та код банку платника, номер, дата і сума документа, що відкликається, та потреба у поверненні розрахункових та/або супровідних документів.

Лист про відкликання засвідчується відбитком печатки та підписами відповідальних осіб платника (стягувача), які мають відповідати зразкам підписів та відбитку печатки, заявленим у картці, що зберігається в обслуговуючому банку.

Лист про відкликання платіжної вимоги банк стягувача надсилає до банку платника. Банк платника повертає без виконання платіжну вимогу, що надходить в банк після отримання ним листа про її відкликання разом із усіма супровідними документами, що надавались разом з нею.

Банк платника в разі надходження запиту (письмово або в електронній формі) від банку, що обслуговує стягувача, не пізніше ніж наступного робочого дня після дня отримання такого запиту повідомляє дату надходження в банк платника розрахункового документа стягувача на примусове списання (стягнення) коштів, а в разі його повернення — дату повернення.

Банк одержувача зобов’язаний зарахувати кошти на рахунки своїх клієнтів за правильно заповненими розрахунковими документами в електронному вигляді в день отримання їх від розрахункової палати.

Під час зарахування коштів за розрахунковим документом в електронному вигляді банк одержувача обов’язково перевіряє відповідність номера рахунка одержувача, що зазначений в цьому документі, номеру рахунка, що відкритий в банку.

Додатковий контроль за зарахуванням коштів на рахунки своїх клієнтів (контроль за інформацією про призначення платежу під час зарахування на рахунки нерезидентів, за відповідністю номера рахунка назві чи/та ідентифікаційному коду/номеру одержувача тощо) за розрахунковими документами в електронному вигляді банк здійснює, якщо це передбачено договором про розрахунково-касове обслуговування одержувача коштів.

У разі виявлення розбіжностей в реквізитах перевірених розрахункових документів в електронному вигляді банк одержувача зараховує кошти, що надійшли на адресу одержувача, на рахунок 3720 «Кредитові суми до з’ясування».

Паперова копія розрахункового документа в електронному вигляді, кошти за яким зараховано на рахунок «Кредитові суми до з’ясування», засвідчується підписом відповідального виконавця та зберігається в документах дня банку.

Якщо кошти зараховано на згаданий рахунок через брак у банку рахунка одержувача, зазначеного в розрахунковому документі в електронному вигляді, або через його закриття, то кошти з цього рахунка банк має повернути не пізніше наступного робочого дня після їх надходження.

У разі зарахування коштів на рахунок «Кредитові суми до з’ясування» для здійснення банком одержувача додаткового контролю він не пізніше наступного робочого дня відповідними каналами зв’язку надсилає запит до банку платника для з’ясування (уточнення) реквізитів розрахункового документа в електронному вигляді.

Якщо протягом трьох робочих днів з дня відправлення запиту відповіді від банку платника не буде одержано, то нез’ясована сума повертається в банк платника на той самий рахунок, з якого кошти надійшли. Операцію повернення цих коштів банк одержувача оформляє меморіальним ордером.

Кошти вважаються зарахованими на рахунок одержувача, відкритий в банку, після відображення їх на цьому рахунку в щоденному оборотно-сальдовому балансі банку.

Повернення коштів, зарахованих на рахунок одержувача, здійснюється в судовому порядку.

Кошти, що помилково зараховані на рахунок неналежного одержувача, мають бути повернені ним у строки, установлені чинним законодавством. За порушення цих строків неналежний одержувач несе відповідальність відповідно до чинного законодавства. У разі неповернення неналежним одержувачем з будь-яких причин коштів у зазначений строк повернення їх здійснюється в судовому порядку.

Банк, що обслуговує неналежного одержувача, не несе відповідальності за своєчасність надання ним розрахункового документа на повернення помилково зарахованих на його рахунок коштів.

Якщо на рахунок неналежного одержувача кошти зараховано помилково з вини банку, то банк зобов’язаний негайно (протягом цього ж дня) після виявлення своєї помилки переказати суму, що помилково зарахована не за призначенням, на рахунок одержувача, якому вона призначалася з одночасним віднесенням її на рахунок дебіторської заборгованості до часу її відшкодування неналежним одержувачем.

Одночасно банк надсилає неналежному одержувачу (безпосередньо або через банк, що його обслуговує) повідомлення про необхідність повернення помилково зарахованих на його рахунок коштів, в якому зазначає банківські реквізити, за якими мають переказуватись кошти. Банк, що обслуговує неналежного одержувача, не пізніше наступного робочого дня після отримання повідомлення передає його одержувачу під розписку або надсилає рекомендованим листом. Кошти, не повернені неналежним одержувачем добровільно, банк, який надсилав повідомлення про їх повернення, стягує у судовому порядку.

Банк, з вини якого списано кошти з рахунка неналежного платника, зобов’язаний повернути на рахунок цього платника помилково списану суму, списавши її з рахунка платника, з якого кошти підлягали списанню.

За використання будь-яких форм безготівкових розрахунків організація обліково-операційної роботи відбуватиметься у такий спосіб (рис. 7.1).