library.if.ua

Внутрішній економічний механізм підприємства (2001)

7.1. Контроль як функція управління

У системі управління підприємством і його підрозділами важливу роль відіграє контроль. У широкому розумінні контроль — це перевірка відповідності фактичних характеристик (процесів, діяльності, об’єктів) установленим вимогам (обмеженням). Контроль є обов’язковою функцією управління будь-якою складною системою. На підприємстві контролю підлягають усі матеріальні та грошові потоки, виробничі процеси, діяльність людей, витрати ресурсів і результати. Такий глобальний контроль дає змогу з’ясувати, наскільки діяльність підрозділів усіх ієрархічних рівнів відповідає чинному регламенту, установленим завданням і наскільки вона ефективна.

У процесі контролю збирається й аналізується необхідна інформація, виявляються відхилення фактичних показників від установлених (планових, стандартних) та їх причини. Поряд із терміном «контроль» досить поширене поняття «контролінг», яке, будучи близьким за змістом, охоплює ширше коло функцій. Однак ці функції чітко визначені лише на окремому підприємстві (контроль, аналіз, забезпечення інформацією всіх заінтересованих менеджерів, координація, а часто й планування).

Контроль на підприємстві має різні напрямки і форми. Це передусім контроль матеріалів і продукції на всіх стадіях її обробки, а також технологічних процесів. Цей вид контролю тісно пов’язаний з технологічним процесом, тому в нас він має традиційну назву технічного контролю. Технічний контроль є важливою складовою системи управління якістю продукції на кожному підприємстві.

Велике дисциплінуюче значення має контроль трудової дисципліни, дотримання організаційного регламенту та якості виконання своїх функцій працівниками (якості праці).

Особливу роль у системі внутрішнього контролю виконує контроль результатів виробництва і витрачених ресурсів, які разом характеризують ефективність діяльності. Для внутрішньо-коопераційних підрозділів, що є витратними центрами відповідальності (місцями витрат), результати виражаються в кількості виготовленої продукції певної номенклатури, а витрати ресурсів — у кошторисі. У підрозділах — центрах прибутку ці два показники трансформуються в єдиний цільовий показник результату — прибуток.

Технологія контролю витрат і результатів полягає в порівнюванні фактичних показників з плановими, виявленні причин відхилень та їх аналізі, що є основою для прийняття певних рішень відповідальними працівниками. Отже, контроль тісно пов’язаний з плануванням і через функцію регулювання впливає на нього. Так, відхилення фактичних показників від планових, виявлені в процесі контролю, можуть привести до двох різних регулюючих дій. У більшості випадків уживаються заходи для приведення фактичних результатів у відповідність із запланованими показниками. Але, оскільки планові показники завжди є певною мірою ймовірними величинами, результати контролю можуть бути підставою для їх коригування з наближенням до фактичного рівня (наприклад, деякі витрати, які важко нормувати, втрати від браку та ін.). Таким чином, контроль є важливим елементом у системі управління зі зворотним зв’язком.

Порівняння фактичних і планових показників у процесі контролю, аналіз відхилень повинні проводитись упорядковано і систематично згідно з календарним розподілом планових завдань. На основі результатів аналізу розробляються і впроваджуються заходи з адаптації роботи підрозділів і робочих місць до тих змін, які відбулися або очікуються на підприємстві. Вони повинні забезпечити ліквідацію пов’язаних з цими змінами негативних наслідків або допомогти усвідомити нові можливості. Але це вже стосується організації планомірної роботи підприємства, у якій контроль є лише однією із функцій.

Ієрархічно контроль організується в тому самому порядку, що й планування: контроль робочих місць, підрозділів певного ієрархічного рівня і підприємства в цілому. У цьому ж порядку показники контролю інтегруються, трансформуються із численних конкретних величин у більш загальні, й на рівні підприємства керівництвом контролюються найважливіші показники, що характеризують ступінь досягнення поставленої мети згідно зі стратегією його розвитку, становище на ринку та фінансовий стан.

Контроль здійснюється в різних формах щодо методів збору необхідної інформації та частоти контрольних операцій. Стосовно певних об’єктів і операцій контроль може здійснюватись як візуально, так і інструментально. Економічні процеси, що нас цікавлять насамперед, контролюються документально. Це стосується руху матеріальних цінностей, витрат, виготовлення продукції та ін.

Частота контрольних операцій буває різною залежно від контрольованих показників, ступеня їх календарного узагальнення і призначення результатів контролю. З огляду на це виділяють контроль поточний, періодичний і разовий.

Поточний контроль здійснюється щоденно як систематичний моніторинг за рухом матеріальних цінностей, незавершеного виробництва і продукції. Його основним інструментом є оперативний облік у системі диспетчерського регулювання виробництва. Поточний контроль відіграє важливу профілактичну роль, оскільки дає змогу оперативно реагувати на небажані відхилення в ході виробництва.

Періодичний контроль здійснюється у формі усталеної регулярної звітності підрозділів підприємства. Звіти про основні показники роботи підрозділів з належними поясненнями (аналізом) подаються, як правило, за ті періоди, на які встановлюються планові завдання. До таких періодів належать місяць, квартал, рік тощо. У звіті зазначаються планові, фактичні показники діяльності за певний період, а також підсумкові дані з початку року (кварталу). Звіти підрозділів складаються на основі оперативного й бухгалтерського обліку показників, що є об’єктами контролю.

Разовий контроль не має усталеного змісту і попередньо встановленої регулярності. Його мета та діапазон контрольованих показників визначаються в кожному окремому випадку керівництвом підприємства чи іншим компетентним органом. Разовий контроль має здебільшого такі форми, як інвентаризація матеріальних і фінансових активів, ревізія діяльності та аудиторська перевірка.