Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)
7.3. Вихідна інформація
У цьому сенсі основними об’єктами інформації на підприємстві, про стан і діяльність яких у необхідний час повинні знати відповідні менеджери персоналу різних рівнів, є такі (табл. 7.1):
Крім зазначених об’єктів інформації можуть бути введені й інші. Проте вони мають бути забезпечені відповідною інформаційною базою (масивами).
Результатна інформація, що надається менеджеру (відповідно до його повноважень, посадових прав і функціональних обов’язків) про стан або діяльність того чи іншого об’єкта, як відомо, розміщується у формі повної, короткої чи довідкової структури за параметрами (ієрархічна послідовність ознак), які наперед визначаються. Проте ієрархічна послідовність ознак залежить від мети й призначення тієї чи іншої вихідної форми, а тому важливо правильно й чітко сформулювати їх у кожному конкретному випадку. Наприклад, зведені відомості про наявність персоналу на підприємстві в розрізі категорій персоналу та структурних підрозділів за станом на певну дату, які складені за даними масиву KADR, за своєю структурою відрізнятимуться від таких самих відомостей, складених у розрізі структурних підрозділів і категорій персоналу, також одержаних за допомогою зазначеного масиву. Це й зрозуміло. В першому випадку на меті був аналіз структури наявного персоналу підприємства в цілому в розрізі кожної категорії з переліком усіх структурних підрозділів, у другому — навпаки, аналіз складу персоналу в кожному структурному підрозділі окремо по всіх категоріях персоналу даної структури.
Коли складають зведені відомості у згрупованому вигляді, менеджер має змогу (в діалоговому режимі) відразу одержати аналітичну розшифровку тієї чи іншої зведеної позиції. Наприклад, у зведених відомостях зазначена кількість працівників конкретної категорії із середньою заробітною платою, нижчою за прожитковий мінімум. Зведені дані цієї ж позиції можна одержати (розшифрувати) в аналітичному складі із зазначенням, наприклад, категорії персоналу, посади (професії), табельного номера, прізвища, імені та по батькові чи інших ознак (структурного підрозділу тощо).
Для складання відомостей, необхідних для інформування всіх менеджерів персоналу підприємства, використовується розглянута вище інформаційна база, яка включає масиви з нормативно-плановою, фактичною та спеціальною інформацією.
Розглянемо порядок інформаційного забезпечення менеджерів персоналу різних рівнів зазначених вище об’єктів інформації підприємства.
На підприємствах із багатозмінним режимом роботи працю структурних підрозділів планують за спеціальним планом-графіком, складеним наперед, відповідно до виробничих потреб, а потім цей змінний план-графік затверджує керівництво. Як правило, такий змінний план-графік складається на кожний місяць з розбивкою на робочі тижні (декади). Крім того, складається графік виходів працівників у святкові та неробочі дні.
Мета складання цих змінних планів-графіків — отримати дані про періоди місяця (на кожен тиждень або декаду), коли повинен працювати персонал структурних підрозділів (виробничих дільниць) підприємства в тій чи тій зміні, якщо буде збережена раніше встановлена черговість.
У складанні відомостей використовуються, з одного боку, дані масиву режиму роботи підприємства REGIM, з другого — введені за допомогою клавіатури ПЕОМ дані про раніше встановлену черговість. Крім того, використовуються спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотека описаних форм вихідних документів BIBFORV.
У вихідній формі, складеній за довідковою структурою, яка характеризує, наприклад, план-графік роботи структурних підрозділів підприємства в позмінному режимі на такий-то період (форма 7.1), зазначається вся необхідна інформація, що характеризує, з одного боку, регламент режиму праці — час початку й кінця зміни, час початку й кінця перерви на обід, з другого — перелік структурних підрозділів, а часом і виробничих дільниць або бригад, які працюватимуть у тій чи іншій зміні даного планового періоду тощо.
Вихідна форма, складена на паперовому носієві як документограма, призначена для менеджера з режиму підприємства й використовується для організації позмінної роботи працівників структурних підрозділів.
Використання робочого часу працівниками
Оперативний облік і контроль за використанням робочого часу працівниками здійснюються різними методами, наприклад, на прохідній, а також менеджерами низових і середніх рівнів (відділів, дільниць, цехів тощо) за всіма основними параметрами; поточний контроль — менеджерами вищого рівня (відділом кадрів підприємства). Облік проводиться здебільшого методом фіксування відхилень: за невиходами протягом зміни з певних причин, запізненнями, передчасними залишеннями робочого місця, простоями й т. ін. Крім того, сюди відносяться облік і контроль за понаднормовою роботою, роботою у святкові чи неробочі дні тощо.
Відомо, що основним первинним документом з планування робочого часу є документограма — план-графік роботи структурних підрозділів у позмінному режимі, що складається на кожен поточний місяць або тиждень (див. вище). Цей документ характеризує позмінну регламентацію робочого часу.
Облік виходів на практиці організується в різні способи: вручну (з використанням паперового документа, наприклад, табеля виходів), автоматизовано (за допомогою технічних засобів, які фіксують на машинному носії календарний час появи того чи того працівника на прохідній — до початку зміни чи після її закінчення) або якось інакше, проте завжди так званим методом обліку невиходів.
Крім того, в табелі позначаються наперед відомі невиходи, пов’язані з відпустками з різних причин (поточні, для навчання і підвищення кваліфікації), відрядженнями та ін.
Після попередньої обробки цих носіїв дані заносять відповідно до масиву використання робочого часу працівниками TABL.
Мета складання вихідних відомостей — отримати дані про використання основного робочого часу, про конкретних порушників трудової дисципліни, години понаднормової роботи, роботи у святкові й неробочі дні тощо в різних аспектах, а також про відносні величини втрат робочого часу за той чи інший період часу як по структурних підрозділах, так і по підприємству в цілому.
Складені вихідні форми з результатною інформацією надсилаються, як правило, на екран ПЕОМ того менеджера персоналу, який відповідає за використання робочого часу і порушення трудової дисципліни працівниками на рівні дільниці, структурного підрозділу чи підприємства в цілому за зміну, тиждень, місяць тощо.
У вихідній формі, складеній за довідковою структурою, зазначається:
КОМУ: код ПЕОМ _____, номер форми _____, «шапка» — «Відомості про порушення трудової дисципліни працівниками по категоріях персоналу і професіях конкретного цеху за конкретний день». У графах форми наводяться елементи об’єкта інформації (категорія персоналу, професія чи посада й табельний номер працівника), коди причин невиходів і запізнення в поточний день (години), коди передчасного залишення місця роботи за минулий день (години). Підсумок годин — по категоріях персоналу, професіях та по цеху в цілому.
Зазначені довідкові відомості складаються і як зведені за певний період (тиждень, місяць) наростаючим підсумком за дільницею, структурним підрозділом, підприємством у цілому і направляються на екран ПЕОМ відповідного менеджера.
При складанні зведених відомостей про використання робочого часу працівниками по підприємству в цілому, наприклад, за звітний місяць (форма 7.2), використовують масив аналогічної назви TABL з даними про всі робочі дні звітного місяця й усіх структурних підрозділів підприємства, масив ефективного (планового) фонду праці одного працівника FVREMK, а також спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI та бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.
У зазначеній вихідній формі зведені показники визначаються на основі первинних даних, що зафіксовані в інформаційних масивах.
Так, загальний ефективний (плановий) фонд робочого часу (F) по с-му структурному підрозділу k-ої категорії персоналу всіх працівників (Fkc, графа 4) визначається множенням величини ефективного (планового) фонду робочого часу одного n-го працівника h-ої групи часу (Fkhn) на кількість працівників у даній групі часу (∑Nkh) з подальшим підсумком одержаних величин у кожному структурному підрозділі даної категорії:
Відпрацьовано (фактично) часу працівниками с-го структурного підрозділу k-ої категорії персоналу — урочно (Ukc, графа 6), понаднормово (Pkc, графа 8), у святкові й неробочі дні (Skc, графа 10), а також кількість працівників і витрата часу — невиходи
Підсумки натуральних показників по підприємству в цілому в зазначеній відомості — графи 4,5 (12, 14, 16), 6, 8, 10, 13, 15, 17 і 18 — визначаються:
по категоріях персоналу:
Так само складають відомості в різних розрізах про відпрацьований час, понаднормову роботу, роботу в неробочі та святкові дні, використовуючи відповідні дані масиву TABL.
Використовуючи масив обліку робочого часу TABL, який формується, наприклад, за квартал або рік, та масив ефективного (планового) фонду часу праці одного працівника FVREMK, можна одержати за формою повної або короткої структури зведені (наростаючим підсумком) відомості про загальне використання робочого часу працівниками того чи іншого структурного підрозділу чи підприємства в цілому за такий-то період. У цих відомостях будуть зазначені дані не лише про втрати робочого часу, що їх припускаються працівники тієї чи іншої категорії (інколи і професії), за причинами в абсолютних величинах (годинах), але й дані про ці втрати у відносних величинах (порівняно з ефективним фондом).
Зауважимо, що за потреби можна одержати (за запитанням) відомості з додатковим розшифруванням будь-якого порушення дисципліни як у розрізі структурних підрозділів, так і за табельними номерами (прізвищами) працівників за будь-який період часу, в тому числі з початку місяця, кварталу тощо.
Планова чисельність персоналу
Планова чисельність персоналу визначається низкою розрахунків. Це передусім розрахунки необхідної (планової) чисельності працівників для основного виробництва, потім такої самої чисельності для допоміжного виробництва, непромислового господарства, інших служб тощо. Загальна планова чисельність працівників підприємства в цілому визначається підсумком показників розрахованих частин.
Основна мета розрахунків — визначення необхідної чисельності робітників і нормативної заробітної плати для них, що потрібні для виконання виробничої програми, складеної на рік чи квартал, як по підприємству в цілому, так і по конкретному структурному підрозділу. Вихідні форми з результатною інформацією використовуються відповідними менеджерами персоналу при формуванні штатних розписів підприємства і його підрозділів.
Розрахунки необхідної (планової) чисельності основних робітників і заробітної плати для них. Для виконання основної виробничої програми підприємства в плановому періоді (році, кварталі), необхідно знати кількість основних робітників і величину прямої заробітної плати для них. Розрахунки цих показників здійснюються в вихідних формах. Окремими розрахунками визначається потреба в аналогічних показниках і в інших категоріях персоналу. Щоб спростити методику розрахунків, не братимемо до уваги коефіцієнти підвищення продуктивності праці для робітників, а також величини додаткової заробітної плати та інші доплати. Розрахунки виконуються в два етапи.
1. Спочатку складають вихідну форму — розрахункову відомість на визначення загальних витрат нормативного часу і суми заробітної плати в розрізі професій і розрядів по кожному найменуванню виробів підприємства в цілому на такий-то плановий період (форма 7.3).
Для одержання цієї відомості використовують, з одного боку, масиви планових обсягів випуску готових виробів DRPLANI та загальних витрат нормованого часу та заробітної плати на виготовлення і складання одного виробу SZPV, з другого — спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.
Величина нормативного часу на виготовлення всіх v-х виробів одного найменування робітниками j-ї професії r-го розряду (Tvjr, графа 6) визначається множенням величини планового обсягу випуску v-х виробів (Ov, графа 4) на показник нормативного часу на виготовлення одного виробу (tvjr, графа 5):
Аналогічно визначається величина нормативної суми заробітної плати на виготовлення всіх v-х виробів одного найменування робітниками j-ї професії r-го розряду (Svjr, графа 8):
Вихідні дані цієї відомості (плановий період, код виробу, професія, розряд, кількість виробів, величина нормативного часу і нормативної суми заробітної плати на виготовлення всіх виробів одного найменування) фіксуються в робочий масив нормативних величин часу і зарплати на виготовлення всіх виробів одного найменування ZVEDV.
2. Цей робочий масив ZVEDV разом з масивом ефективного (планового) фонду праці одного працівника FVREMK використовується для розрахунків і складання відомості планової потреби необхідної кількості робітників і заробітної плати для них по підприємству в цілому на такий-то плановий період (форма 7.4). Тут використовуються також спеціальні масиви REGLAMI і BIBFORV.
За даними цієї вихідної форми (графи 1, 2, 5 і 6) формується масив планової потреби в основних робітниках і їхньої заробітної плати PLKADR, структура якого наведена в п. 7.2.
Штатна чисельність та її укомплектованість
Розрахована планова чисельність персоналу по підприємству в цілому потім оформлюється штатним розписом. Він складається, як правило, за структурними підрозділами.
В цій групі об’єктів інформації складається ряд відомостей, пов’язаних з аналітичними (професійним і структурним складом тощо) показниками штатного розпису, а також з забезпеченістю штатної чисельності персоналом, що постійно працює, визначеністю потреби в працівниках, формування заявки на цю потребу тощо.
Розглянемо основні з них.
Штатна чисельність працівників. Загальна кількість працівників різних категорій персоналу, професій і розрядів, яка потрібна підприємству, розраховується (див. вище) згідно з обсягами виробничої програми, спланованої, як правило, на календарний рік або квартал. Ці дані, як відомо, потім оформлюються штатним розписом підприємства з виділенням у ньому структурних підрозділів. Структура штатного розпису традиційна і включає, як правило, такі показники: структурний підрозділ, посада (професія, кваліфікація), оклад або тарифна ставка. Сучасні підприємці висувають додаткові вимоги до тієї чи іншої посади. І це теж потрібно віддзеркалювати у штатному розписі.
В умовах ринкової економіки обсяги виробничої програми значно змінюються впродовж року чи кварталу. Тому потрібно міняти й штатну чисельність працівників. Про це мають своєчасно знати відповідні менеджери персоналу, тобто виявляти посади, які підлягають скороченню чи додатковому занесенню.
Мета складання вихідних відомостей — отримати для аналізу дані про структуру штатного персоналу в різних аспектах, про відношення штатних середніх окладів (тарифних ставок) працівників одних категорій і професій до інших, а також виявити відхилення чисельності потрібного персоналу, розрахованого в зв’язку зі змінами обсягів виробничої програми, від чисельності діючого штату тощо. Ці відомості використовуються, як правило, менеджерами персоналу відділу кадрів підприємства.
Для складання відомостей використовується, з одного боку, масив штатного розпису підприємства SHTAT (блок 1), з другого — спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.
У вихідній формі, складеній за довідковою структурою і такій, що характеризує, наприклад, структуру штатного персоналу, зазначається:
КОМУ: код ПЕОМ ______, номер форми ______, «шапка» — «Зведені відомості про штатну чисельність персоналу підприємства по структурних підрозділах, категоріях персоналу, посадах (професіях) і розрядах за станом на конкретну дату». У графах форми зазначаються: елементи об’єкта інформації — структурний підрозділ, категорія персоналу, посада (професія) і розряд, а також кількість працівників по розряду, посаді (професії), категорії персоналу, структурному підрозділу і підприємству в цілому.
Важливе значення має аналітична відомість, що характеризує професійну структуру штатного розпису підприємства в цілому за станом на конкретну дату (форма 7.5).
Така відомість складається на основі тих же масивів, що й попередня, але показники в ній розміщуються в іншому угрупованні.
Крім того, на основі зазначених масивів складаються також зведені відомості про відношення штатних середніх окладів (тарифних ставок) працівників одних категорій (наприклад, робітників) до інших (наприклад, менеджерів), інші зведення.
Складені відомості передають у відповідні строки на екран ПЕОМ (а часом і у вигляді документограми) того чи іншого менеджера персоналу, як і зазначено в масиві регламентуючої інформації REGLAMI, для використання.
Укомплектованість штату працівниками. Плинність робочої сили досить відчутно впливає на організацію виробництва, своєчасне та якісне виконання виробничої програми тощо. Тому значна роль відводиться контролю за відповідністю фактичної чисельності працівників штатній або плановій (розрахованій, як відомо, згідно з обсягами виробничої програми) за такими ознаками, як професія (посада), розряд і категорія персоналу не тільки по кожному структурному підрозділу, але й по підприємству в цілому. Тобто йдеться про фактичну забезпеченість працівниками як структурних підрозділів, так і підприємства в цілому для виконання певних обсягів виробництва.
Крім того, необхідно мати дані, які б характеризували в різних аспектах працівників, яких бракує підприємству. Ці дані, з одного боку, слугували б основою при формуванні для центру зайнятості заявки на потребу працівників підприємству, а з другого — допомогли здійснювати контроль за фактичним виконанням цих заявок зазначеним центром.
Тому метою складання вихідних відомостей є отримання для аналізу даних, які б характеризували в різних аспектах забезпеченість структурних підрозділів і підприємства в цілому працівниками з необхідною кваліфікацією тощо. Особливо необхідно зазначити ці вимоги при складанні заявки на потребу працівників, яка подається центру зайнятості, або при поданні оголошень для опублікування у пресі.
Використовуючи масив про наявність і прийнятих працівників KADR (Блок 1) за станом на певну дату і масив штатного розпису працівників підприємства SHTAT (Блок 1), а також спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV, складають, наприклад, різні зведені відомості про фактичну забезпеченість цеху (підприємства в цілому) працівниками за станом на ту чи ту дату. Наприклад, вихідна форма (складена по повній структурі), яка видається відповідному менеджеру персоналу на екран його ПЕОМ, зведені відомості про потребу в персоналі в розрізі категорій, посад і дільниць для цеху № 15 за станом на 1 вересня 2000 р., наведена в п. 7.2 (див. форму № 1-п).
Таку саму назву одержують зведені відомості, але складені за короткою формою, мають таку саму «шапку», у графах форми значаться: елементи об’єкта інформації — категорія персоналу, професія чи посада, номер дільниці, а також відхилення щодо кількості працівників в абсолютному («+» або «–») і в відносному (%) вираженні. Підсумки — за професією (посадою), категорією персоналу та цеху в цілому. В цю форму не занесені позиції, в яких відсутні показники відхилення.
При формуванні (по довідковій структурі) заявки на поточну потребу в працівниках для підприємства за станом на таку-то дату (форма 7.6), яку потім направляють до місцевого центру зайнятості, використовують, з одного боку, дані (занесені в окремий проміжний масив) вищезазначеної короткої форми, але складеної по підприємству в цілому, з другого, — масив штатного розпису підприємства SHTAT (Блоки 1, 2 і 3), та спеціальні масиви REGLAMI і BIBFORV.
Потрібна кількість працівників для кожного структурного підрозділу по кожній посаді (професії), як відомо, визначається в попередній вихідній формі. Кількість потрібних працівників по кожній посаді (професії) визначається підсумком потрібних працівників для всіх структурних підрозділів
Оформлену установленим порядком заявку передають за призначенням. Дані заявки заносять в окремий заявочний масив ZAJAV.
У ряді випадків складають за формою повної структури відомості про виконання заявок на потребу в працівниках для підприємства, використовуючи, з одного боку, окремий заявочний масив ZAJAV, з другого — відповідні записи масиву про наявних і прийнятих працівників KADR за певний період, а також спеціальні масиви REGLAMI i BIBFORV.
Відповідність штатної чисельності працівників тій, що розрахована на показники обсягів виробництва. В умовах ринкової економіки неабияке значення має відповідність штатної чисельності персоналу тій, що розрахована на показники обсягів виробництва на той чи інший плановий період. Це й зрозуміло. Зайві працівники збільшуватимуть собівартість продукції, що випускається, та недоставання — поставлять під загрозу виконання плану.
Для складання зведеної відомості, наприклад, відповідності штатної чисельності основних працівників тій, що розрахована на показники обсягів виробництва по підприємству в цілому за станом на початок певного планового періоду, за формою за повною структурою використовують, з одного боку, масив планової потреби в основних робітниках PLKADR, з іншого — відповідні дані масиву штатного розпису SHTAT (Блок 1), а також спеціальні масиви REGLAMI i BIBFORV.
У графах форми зазначаються: елементи об’єкта інформації — професія, розряд, а також кількість працівників — тих, що розраховані на обсяги виробництва і штатної чисельності, відхилення — кількість («+» або «–») і відносна величина (%). Підсумки визначаються по кожному розряду і професії, а також і по підприємству в цілому (відомості). Порядок визначення зазначених показників аналогічний тому, що і для форми 1-п (див. п. 7.2. і вище «Укомплектованість штату працівників»).
У ряді випадків буде цікава й аналогічна відомість, у графах форми якої є показники кількості працівників: тих, що розраховані на обсяги виробництва, штатної чисельності і фактичної наявності працівників, а також відхилення (в натуральних і відносних величинах): штатної чисельності від чисельності, що розрахована на обсяги виробництва; фактичної наявності працівників від чисельності, що розрахована на обсяги виробництва; фактичної чисельності працівників від штатної.
Така інформація (особливо з показником розряду працівників по кожній професії) вельми важлива при аналізі якісного складу працівників у зазначених трьох аспектах.
Наявність і рух працівників
Дані про наявність і рух персоналу — важливий елемент в управлінні підприємством. При цьому треба мати на увазі, що показник наявності персоналу складається, як правило, з двох складових: постійно працюючих і тимчасово працюючих. Відповідно складають і відомості. Рух працівників — це плинність персоналу; такі дані включають: відомості про прийняття працівників; відомості про працівників, що припинили трудовий договір; відомості про переміщення працівників усередині підприємства тощо. Крім того, важливе значення має складання звітності про наявність персоналу в різних аспектах.
Вихідні форми з результатною інформацією про наявність і рух працівників складаються в розрізі різних ознак, які включаються в спеціальну зону «елементи об’єктів інформації». Сюди входять структурні підрозділи, категорії персоналу, посади (професії), розряди, причини руху працівників, а також дані про їхній вік, стать, освіту, стаж (загальний, безперервний) і т. ін. Використовуються менеджерами персоналу різних рівнів при аналізі цієї інформації.
Наявність і прийняття працівників. Інформація про фактичну чисельність працівників підприємства, що видається на екрани ПЕОМ у різних аспектах, потрібна менеджерам персоналу. І насамперед їм потрібна до початку планового періоду така інформація, яка висвітлює стан фактичної наявності працівників у структурних підрозділах у розрізі категорій персоналу і професій, а часом і розрядів.
Крім того, різнобічні характеристики працівників, що є в масиві про наявних і прийнятих працівників KADR, дозволяють одержувати вихідні дані з різними специфічними показниками, що розглянуті нижче.
Тому й метою складання вихідних відомостей є отримання для аналізу даних про структуру наявного персоналу і його склад у різних аспектах.
Для складання всіх необхідних вихідних відомостей використовуються, з одного боку, зазначений вище масив KADR, з другого — спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.
Так, у вихідній формі, складеній за довідковою структурою для менеджерів персоналу структурних підрозділів, зазначається: КОМУ: код ПЕОМ ______, номер форми ______, «шапка» — «Зведені відомості про фактичну чисельність постійних працівників по категоріях персоналу, професіях і розрядах структурних підрозділів підприємства станом на конкретну дату». Під час складання цієї відомості використовуються дані масиву KADR (Блок 1) підприємства в цілому (наявність за станом на 1 число поточного місяця і прийнятих працівників за даний період). У графах форми зазначаються: елементи об’єкта інформації — структурний підрозділ, категорія персоналу, професія і розряд, а також кількість працівників по кожному розряду, професії, категорії персоналу і структурному підрозділу в цілому. Зазначається також і загальний підсумок кількості працівників підприємства.
Аналогічно складаються зведені відомості про тимчасових працівників по категоріях персоналу, професіях і розрядах структурних підрозділів підприємства станом на конкретну дату.
На основі цього ж масиву KADR, у якого в Блоці 2 є інформація, що характеризує види заново прийнятих і переміщених працівників у поточному місяці, а також на основі спеціальних масивів REGLAMI і BIBFORV можна скласти вихідні форми за довідковою структурою, які віддзеркалюватимуть дані, з одного боку, про заново прийнятих працівників до того чи іншого структурного підрозділу по видах приймання та інших (категоріях персоналу, професіях тощо) ознаках, з другого — про внутрізаводське переміщення працівників по видах переміщення та інших ознаках.
При складанні, наприклад, довідкової відомості про прийнятих працівників по підприємству в цілому в розрізі структурних підрозділів у поточному місяці використовують масив KADR (Блоки 1 і 2) в тій його частині, що характеризує прийнятих працівників у поточному місяці за період з 1-го по день складання відомості (форма 7.7). Використовуються також спеціальні масиви REGLAMI і BIBFORV.
Для аналізу причин плинності кадрів складають відповідні довідкові зведення про прийняття працівників на роботу чи про припинення ними трудової діяльності в межах структурного підрозділу, чи по підприємству в цілому за певний період часу. Вони складаються в різних варіантах, характеризуючи, наприклад, причини такого руху (переміщення), кваліфікацію (категорію, професію), вік, освіту й т. ін. За потреби можна скласти відомості розглянутими щойно методами, вносячи до них не лише кількісні показники за даними ознаками, а й відповідні відносні величини (у %).
Припинення трудового договору працівниками. Дані, що характеризують у різних аспектах працівників, які припинили трудовий договір (яких звільнили з роботи), можна одержати таким способом. Використовуючи відбірковий масив про припинення трудового договору працівниками VBKADR, можна відібрати з масиву про наявних і прийнятих працівників KADR записи звільнених з роботи працівників, до яких (записів) заносять дані про звільнення (у Блок 13 записують відповідні дані).
Метою складання вихідних відомостей є отримання для аналізу даних про працівників у різних аспектах, які припинили трудовий договір із підприємством.
Використовуючи відібрані записи (з даними у Блоках 1 і 13) з масиву KADR, та спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV, можна скласти вихідні дані, що характеризуватимуть працівників, які припинили трудовий договір з різних причин. Наприклад, зведені відомості про звільнених працівників підприємства по видах звільнення, категоріях персоналу і по структурних підрозділах за конкретний період мають в основному таку саму форму з довідковою структурою, як і для прийнятих працівників, але складеною з зазначенням видів звільнення.
Звітні форми про наявність і рух персоналу. Складання цих форм у такому вигляді інколи прямо не включається до об’єктів інформації, про які здійснює інформування менеджерів персоналу система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу, але цю, об’ємну і трудомістку роботу виконують окремі, на те уповноважені, менеджери персоналу за допомогою ПЕОМ. Це передусім складання зведених відомостей по підприємству в цілому, які б характеризували склад наявного персоналу на початок і кінець звітного періоду, його рух за певний (звичайно звітний) період тощо.
Для складання зазначених зведених відомостей по підприємству в цілому використовуються: масив про наявних і прийнятих працівників підприємства KADR за станом на початок звітного періоду, масив про прийнятих (на постійну роботу) працівників на підприємство KADR за звітний період, масив про припинення трудового договору працівниками VBKADR в звітному періоді, а також спеціальні масиви REGLAMI i BIBFORV.
Розглянемо одну з них. Вихідна форма, складена за довідковою структурою по підприємству в цілому, яка характеризує, наприклад, зведені відомості про наявність і рух персоналу по підприємству в цілому в звітному періоді, має графи, у яких зазначаються: елементи об’єкта інформації — категорія персоналу, а також кількість персоналу — за станом на початок звітного періоду, тих, які прийняті за звітний період, тих, які припинили трудовий договір у звітному періоді, та за станом на кінець звітного періоду.
Підсумки кількості персоналу одержують по кожній категорії персоналу і підприємству в цілому по всіх чотирьох графах відомості. Одержані дані використовуються для заповнення необхідних показників у звітних формах.
Якісний склад керівного персоналу
Якісними формальними ознаками керівного персоналу насамперед є, як відомо, об’єктивні дані про освіту (з урахуванням її підвищення), професійну кваліфікацію, наявність ученого ступеня чи звання, вміння працювати на комп’ютері, знання іноземних мов, наявність заохочень або покарань, а також результати голосування при обранні й наступних атестацій тощо. Тільки на підставі всієї сукупності зазначених формальних та інших об’єктивних даних можна скласти правильне уявлення про того чи іншого керівника.
Метою складання вихідних відомостей є отримання для аналізу інформації, яка б характеризувала якісний склад керівного персоналу різних рівнів із різних аспектів.
Вихідні форми з результатною інформацією про якісний склад керівного персоналу використовуються менеджерами персоналу вищого рівня (відділу кадрів) при відбиранні працівників для підвищення по службі або кваліфікації, відряджень, наприклад, для роботи в інших країнах тощо.
Необхідні відомості про якісний склад керівного персоналу складають за формою довідкової структури в різних аспектах по підрозділах і підприємству в цілому на певну дату, використовуючи для цього масиви про наявних та прийнятих працівників KADR, а також спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV. До граф форми відомості у поіменному складі вносять усі формальні ознаки, що характеризують якісний склад керівників. Іноді складають вибіркові довідкові відомості у поіменному складі за окремими ознаками — умінням працювати на комп’ютері чи водити автомобіль, знанням іноземних мов, наявністю вченого ступеня або звання й т. ін.
Крім того, складають відомості для різних рівнів керівників про якісний склад керівного персоналу зі скороченим обсягом ознак і за станом на певну дату.
Для складання цих зведень використовуються ті самі масиви, про які йшлося раніше, а часом і додаткові (про результати атестації, голосування при виборах на посаду тощо).
Так, для складання зведеної відомості про працівників, які мають вчені ступені і звання, а також володіють іноземними мовами по підприємству в цілому за станом на певну дату (форма 7.8) використовують дані Блоків 1 і 4 масиву KADR та спеціальні масиви REGLAMI і BIBFORV.
Кількість працівників по категорії персоналу і підприємству в цілому, які мають вчені ступені і звання, а також володіють іноземними мовами, підраховується по кожній графі і зазначається по кожній категорії персоналу та в кінці зведеної відомості.
Користувач цієї зведеної відомості має змогу оперативно одержати відомість-розшифровку (форма 7.9), яка складається на основі даних Блоків 1, 3 і 4, а також спеціальних масивів REGLAMI і BIBFORV.
Складають і інші відомості, які характеризують якісний склад керівного персоналу, на основі масиву KADR і масивів REGLAMI та BEBFORV. Тому дані масиву KADR мають регулярно відновлюватися з метою встановлення їх відповідності дійсному значенню.
Навчання та підвищення кваліфікації працівників
Працівники підприємств підвищують свій освітянський і професійний рівень, як правило, без відриву від виробництва двома шляхами:
через навчання (вечірня чи заочна форма) в закладах освіти — загальноосвітніх школах, технікумах, коледжах, вищих навчальних закладах (інститутах, університетах, академіях) тощо;
через різні курси підвищення кваліфікації та школи майстерності тощо.
Все це сприяє значному підвищенню продуктивності праці на підприємстві. Ось чому підвищення рівня освіти і кваліфікації працівників без відриву від виробництв