library.if.ua

Основи кадрового менеджменту (2004)

Глава 10 Організація діловодства та оцінка ефективності роботи кадрових служб Основні вимоги до організації діловодства кадрових служб

Ускладнення сучасного виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення кількості інформації в сфері кадрового менеджменту. Обсяг службових документів

щорічно збільшується. Впровадження машинної обробки документів у ряді кадрових служб великих підприємств і об'єднань не скоротило чисельності персоналу, а навпаки, призвело до збільшення кількості працівників, пов'язаних з діловодством. Але оскільки просте збільшення чисельності управлінського персоналу не дає позитивного ефекту, потрібні значні зусилля для вирішення організаційних завдань діловодства кадрових служб.

Від правильної організації і найбільш повної автоматизації процесів обробки документів залежить ефективність всього процесу управління кадрами. Більшу частину часу займає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль за виконанням документів, різних доручень і т. д.

Організація діловодства кадрових служб передбачає вирішення низки питань:

♦ в о - п е р в и х, чіткої організаційної побудови роботи відділів кадрів і вибору найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

♦ в о - в т о р и х, правильного розмежування функцій між окремими виконавцями і підрозділами з їхньої кваліфікації, впровадження сучасних методів ведення діловодства. Це питання вирішується шляхом розробки та впровадження нормативних документів, стандартів, посадових інструкцій. Необхідно звернути особливу увагу на правильну розробку посадових інструкцій інспекторів і референтів кадрових служб;

♦ в - т р е т т и х, правильного нормування праці працівників кадрових служб. Воно покликане забезпечити нормальне завантаження працівників протягом робочого дня, тижня, місяця, року при нормальній напруженості праці на кожному робочому місці, а також допомогти в оцінці роботи кожного співробітника;

♦ в - ч е т в е р т и х, постійного підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрових служб. Організація цього процесу є прямим обов'язком менеджера кадрової служби. Реалізується вона як шляхом створення курсів, семінарів безпосередньо на виробництві з відривом або без відриву від роботи, так і шляхом направлення працівників на курси підвищення кваліфікації в інститути, університети та інші організації, а також шляхом організації стажувань, у тому числі на закордонні підприємства і в організації;

♦ в - п я т и х, раціональної організації робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці. Робоче місце кожного працівника відділу кадрів має бути організоване належним чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання трудових функцій, а не на подолання незручностей у роботі.

Під сприятливими умовами праці розуміють сукупність факторів виробничого середовища, які позитивно впливають на здоров'я і працездатність людини в процесі праці. Такими факторами є санітарно-гігієнічні умови (правильне освітлення, максимальна тиша, оптимальна температура, вологість); належний комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, конторські шафи, столи-приставки для комп'ютерів, стільці підйомно-поворотні, стелажі для зберігання картотек, настільна картотека, набір канцелярського приладдя, телефонні апарати, сшиватели документів, лотки для кореспонденції та ін.)

Робочі місця співробітників кадрової служби повинні оснащуватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. При плануванні та обладнанні робочих місць співробітників відділу кадрів рекомендується враховувати наступні вимоги:

1) встановлювати меблі, обладнання, стелажі для сортування документів так, щоб ними було зручно користуватися;

2) розміщувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій;

3) матеріали, що не потребують термінової обробки, зберігати в спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, їх складають у місця, доступні іншим співробітникам;

4) засоби малої оргтехніки розміщувати в певних місцях, щоб домагатися автоматизму рухів. Всі постійно використовувані матеріали розташовувати так, щоб їх відразу можна було дістати, коли вони будуть потрібні;

5) для швидкого і безпомилкового знаходження документів використовувати різні за кольором папки.

Рекомендовані схеми організації робочих місць інспектора з кадрів і табельника показані відповідно на рис. 17 і 18.

Класифікація документів

Закон - правовий акт вищого органу державної влади, що володіє найвищою юридичною силою. Постанова - правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами державного управління з метою вирішення найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення певних стабільних правил поведінки.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником (головним чином колегіального органу державного управління) з метою вирішення певних питань. Як правило, воно має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Рішення - правовий акт виконавчих комітетів, що приймається у колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань їх компетенції.

Наказ - правовий акт, що видається керівником підприємства, установи, організації з метою вирішення найважливіших оперативних питань. Накази видаються як на виконання нормативних документів вищих органів, так і в ініціативному порядку для керівництва внутрішньою діяльністю установи.

Перелічені нормативні акти складають основу розробки та формування документів кадрових служб при управлінні персоналом на виробництві. В особливу групу документів входять службові листи, телеграми, телефонограми, які застосовуються для передачі термінових повідомлень, вказівок, звітів, довідок тощо Звітні документи - це різні державні



статистичні звіти про роботу з кадрами, результати аналізу якісного складу кадрів, плинності кадрів та ін До документів з особового складу відносяться накази по особовому складу, заяви, характеристики, трудові книжки, особисті картки або інші документи, пов'язані з особистих справах.

За п р о и с х о ж д е н и ю документи бувають службові та особисті. Сервісні називають документи, що відображають діяльність підприємств, організацій та їх окремих підрозділів; особистими - листи, заяви, складені окремими особами (заяви про прийом на роботу, про надання відпустки без утримання і т. д.).

За м е с т ув о з н и к н о в е н н я документи поділяються на зовнішні і внутрішні. До внутрішніх належать документи, які створюються і застосовуються всередині даної установи, до зовнішніх - документи, що надходять з інших організацій, підприємств, установ.

За с р о ч н о с т і розрізняють документи вельми термінові, термінові й Нетермінові. Дуже термінові й строкові вимагають виконання раніше загального терміну, встановленого нормативними актами для виконання такого роду документів. Терміновість, як правило, вказується в резолюції керівника або на документі проставляється гриф "В. терміново" або "Терміново", що означає позачерговість і негайному виконанню. З нетермінових документами працюють за загальними правилами і ніякого грифа на них не ставлять.

За р л а з н о с т і розрізняють документи секретні, несекретні і для службового користування. Секретні документи мають особливу відмітку про таємності "Цілком таємно", "Таємно" або "К". Із секретними документами працюють співробітники, що мають до них доступ. Несекретні документи можуть публікуватися у відкритій пресі.

За ф о р м е документи поділяються на індивідуальні та типові. Індивідуальними називають документи, текст яких характерний для кожного створюваного заново документа і не повторюється в інших. Типові документи відображають однотипні управлінські ситуації і складаються на основі тексту, взятого в якості зразка (особистий листок з обліку кадрів, особова картка, прийомна записка идр.). Постійна частина таких документів друкується на бланку, а мінлива оформлюється працівником кадрової служби від руки або заповнюється в окремих випадках на друкарській машинці або ЕОМ (наприклад, оформлення нагородного листа).

За с р о к а м х р а н е н н я документи бувають постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

За с т а д і я м і з д а н н я документи можна представити у вигляді чернетки, оригіналу, копії та дубліката. Чернетка - документ в попередній редакції. Оригінал (оригінал) - це перший екземпляр документа, складений відповідно до ставляться. Оригінал має юридичну силу в тому випадку, якщо він підписаний відповідною посадовою особою. Копія - точне відтворення оригіналу з поміткою в правому верхньому куті "Копія". Копії можуть бути прості і завірені (нотаріальною конторою, відділом кадрів, керівником і т. д.).

Іноді потрібно відтворити не весь документ, а тільки його частину. Тоді роблять виписку (наприклад, з трудової книжки, з наказу і т. п.). Різновид копії - дублікат, який видається у випадку втрати оригіналу будь-якого документа (наприклад, дублікат трудової книжки). Він має таку ж юридичну силу, що й оригінал.

Реквізити документів

В даний час застосовується підсистема уніфікованих форм документів з кадрів підприємств і організацій. Ця підсистема є складовою частиною уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Мета її розробки - створити уніфіковані документаційне комплекси, придатні для використання в АСУ і в умовах традиційних методів обробки документів. Ця підсистема документів рекомендується для використання на всіх рівнях управління. До неї входять уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію завдань з прийому, переводу, звільнення, заохочення працівників, надання їм відпусток, оформлення дисциплінарних стягнень, а також інструкція із застосування уніфікованих форм документів.

Реквізити документів

Документи необхідно складати і оформляти згідно з формуляром, прийнятим для різновид -

ності кадрових документів. Формуляр документа називається сукупність реквізитів, розташованих у встановленій послідовності стандартом. Реквізит документа - це обов'язковий елемент певного виду документа. Кожен документ повинен мати такі о с н о в н и е р е к в і з и т и: призначення (крім службового листа), автор, зміст, дата, підпис або затвердження та ін

При вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, в якій викладають прохання про зарахування їх на підприємство, в організацію, установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. Заява про прийом на роботу складається у довільній формі рукописних способом. Для заяви характерні такі реквізити: адресат (кому адресується заява); автор; місце проживання автора; найменування виду документа (заява); текст; підпис укладача; дата складання. У заяві не прийнято писати прийменник "від" (кого). Заява рекомендується складати на папері формату А4. Це забезпечує одноформатность аркушів документів особової справи, в яке воно підшивається. Приблизно так само оформляються інші заяви по особовому складу. Заява про прийом на роботу після її розгляду є підставою для видання наказу про прийом на роботу.

Будь-який документ повинен бути оформлений юридично грамотно і містити правильні відомості про всі події, які висвітлює автор. Він повинен бути гранично коротким (але не на шкоду що міститься в ньому інформації), а також грамотним і зрозумілим кожному. Документ необхідно складати на спеціальних бланках або стандартних аркушах паперу. У разі виправлення в документах робиться спеціальне застереження "виправленому на стор ... вірити", яка засвідчується підписом і печаткою. При перекреслювання необхідно намагатися, щоб було видно виправлений текст.

Текст документа рекомендується поділяти на дві основні частини: у першій зазначається підстава складання документа; в другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. При підготовці тексту документа рекомендується використовувати такі правила:

1. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності підприємства, організації (доповіді, звіти і т. п.), діляться на розділи чи глави.

Кожен розділ повинен мати заголовок, що відображає його зміст.

Необхідно заміняти складні речення простими, застосовуючи стійкі словосполучення, а також використовувати в основному прямий порядок слів.

У розпорядчих документах потрібно вживати лише дієслова в невизначеною формі (призначити, відрядити, преміювати, затвердити, зобов'язати і т. п.).

Стиль і мова службових документів повинні відповідати таким правилам:

♦ дотримуватися вимоги офіційно-ділового стилю і норм сучасної мови;

♦ використовуватися слова, закріплені практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, зазначені факти та ін);

♦ широко застосовуватися терміни юридичного та бухгалтерського характеру (позовну заяву, претензія, дебет, кредит і т. д.);

♦ необхідні уніфікація і стандартизація ділової мови в часто повторюваних документах. Використання трафаретних текстів значно прискорює складання документів і підвищує їх грамотність.

Всі документи повинні засвідчувати. Основними способами посвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки. Підпис - обов'язковий реквізит документа. Документ підписується керівним працівником відділу або іншою посадовою особою відповідно до їх компетенції. До складу реквізиту "підпис" входять найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис і його розшифрування, наприклад



Дві і більше підписів проставляються у тому випадку, якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад, у фінансових документах, актах, характеристиках). У такому випадку підписи розташовують один під інший (через 1,5-2 міжрядкових інтервалу) в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:



У документах, складених комісією, зазначають не посади осіб, які підписують документ, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:



Підписи членів комісії розташовують в алфавітному порядку. У разі відсутності посадової особи, підпис якої заготовлено на проекті документа, документ підписує посадова особа, яка виконує його обов'язки, або заступник. При цьому обов'язково зазначаються фактична посада особи, яка підписує документ, що його прізвище (виправлення можна зробити чорнилом або машинописним способом, наприклад: "В. о.", "Заст."). Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косою риси перед найменуванням посади. При підготовці документа його укладач повинен заздалегідь знати, хто його буде підписувати.

На документах, що вимагають особливого посвідчення їх автентичності, ставиться печатка. Відбиток печатки проставляється так, щоб він захопив частину слів назви посади особи, яка підписує документ. Печаткою не засвідчуються службові листи на бланках організацій, підприємств.

Окремі види документів після їх підписання затверджуються. Це особливий спосіб посвідчення документів, що санкціонує поширення їх дії на певне коло осіб. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження. Реквізит затвердження складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", повного найменування посади особи, що затверджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження, наприклад:

Як правило, стверджують наступні види документів: положення (про організації, підприємства, структурних підрозділах та ін); статути підприємств і організацій, звіти і баланси; штатні розклади, структури; поточні та перспективні плани; акти контрольно-ревізійного характеру; акти прийому і передачі справ; окремі різновиди протоколів тощо У затверджені документи не дозволяється вносити будь-які виправлення і додавання без дозволу особи, що затвердив документ.

Важливим моментом в роботі з кадровими документами є їх з о г л а з о-в а н и е. Перш ніж затвердити або підписати документ, що його необхідно узгодити, тобто поставити підпис (візу) посадової особи, яка має відношення до тексту документа. Погодження повинно забезпечити правильне вирішення питання про якість підготовленого документа, його доцільності, своєчасності, економічної і науково-технічної обгрунтованості, відповідності змісту

документа чинному законодавству і правовим актам, що визначає компетенцію відділу, що видав документ. Узгодження документів може бути внутрішнім і зовнішнім. Внутрішнє узгодження проводиться з різними підрозділами і посадовими особами свого підприємства, зовнішнє - з підлеглими і непокора організаціями.

Внутрішнє узгодження зазвичай оформляється візуванням проекту документа. Віза складається з підпису візує і дати узгодження. Зауваження і доповнення до документа викладаються на окремому аркуші, а на проекті документа робиться запис: "Зауваження додаються". На внутрішніх документах (наприклад, наказах по особовому складу) візи ставляться на останній сторінці першого примірника документа нижче реквізиту "підпис". Вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються в організації або її структурних підрозділах. Зовнішнє узгодження можна оформити грифом погодження, довідкою погодження або поданням протоколу обговорення проекту документа на засіданні будь-якого колегіального органу.

Гриф погодження складається зі слова "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, його розшифровки та дати, наприклад:



к правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Вказівка про виконання документа дається одному або декільком посадовим особам. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців. Резолюція пишеться керівником рукописних способом під реквізитом "адресат" паралельно основному тексту документа. Поміщати резолюції на тексті, адресата та інших реквізитах документа не рекомендується.

Після виконання документа на ньому робиться відповідна відмітка, і він прямує у справу. Реквізит позначки про виконання включає слова "у справу", індекс справи, в яке буде підшитий документ для зберігання, короткі відомості про виконання документа по суті питання з посиланням на знову складений документ, дату і підпис керівника підрозділу, наприклад:



Основні реквізити наказу: найменування підприємства і його підвідомчість, назва виду документа (наказ), місце видання, дата, індекс, заголовок, підпис, позначка про узгодження. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та директивної (розпорядчого). У констатуючій частині даються посилання на директивні документи вищестоящих організацій, директивна частина починається зі слова "наказую". Кожен пункт наказу обов'язково починається з вказівки прізвища конкретного виконавця в давальному відмінку, потім слідують позначення наказува дії (дієслово в невизначеною формі) і термін виконання.

Проекти наказів готують відповідальні посадові особи та візують на першому примірнику. Підписує наказ і проставляє на ньому дату керівник підприємства, який може вносити поправки в підготовлений проект. При підготовці проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилки, тираж, список структурних підрозділів. Накази по кадрах оформляють на спеціальних бланках. У заголовку до тексту такого наказу пишуть: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу; про звільнення; про надання відпустки; про заохочення; про порушення; про накладення дисциплінарного чи адміністративного стягнення. У наказах з кадрів констатуюча частина може бути відсутньою. Розпорядча частина поділяється на пункти. Кожен пункт наказу з кадрів починається дієсловом, що означає дію: ВЗЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, оголосила подяку, ЗВІЛЬНИТИ, ЗВІЛЬНИТИ і т. п. Ці дієслова друкують прописними літерами. Прізвище друкують повністю прописними літерами, а ім'я та по батькові - малими, потім указують посаду, структурний підрозділ, зміст дії щодо особи, про який видається наказ. У пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається працівник. У наказі про надання відпустки називають вид відпустки, кількість наданих днів і дати початку та закінчення відпустки. У наказі про звільнення від займаної посади (звільнення) вказують причину відповідно до закону, статтю КЗпП, на підставі якої проводиться звільнення.

Договір - документ, що фіксує угоду сторін про встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини. Для того, щоб укласти договір, підприємство, організація, установа повинні мати право юридичної особи. Громадяни можуть укладати договори як з юридичними особами, так і між собою, але за умови, що вони є дієздатними. Таким чином, договір - це документ, що закріплює угода двох або більше сторін про встановлення, зміну або припинення їх прав та обов'язків.

Договори укладаються дуже різні, але в роботі кадрових служб найчастіше зустрічаються такі з них: на навчання, на виробничу практику, трудовий договір на певний термін роботи і т. п. Залежно від виду договори мають такі реквізити: назву документа; місце укладання договору ; дата; короткий зміст; найменування сторін, що уклали договір; посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які підписали договір; відповідальність сторін, термін дії договору; юридичні адреси, підписи та печатки сторін, що уклали договір.

Підготовка документів до подальшого зберігання і використання

подальшого зберігання і використання

У кадрових службах підприємств і організацій складається велика кількість документів, що відображають різноманітну діяльність цих служб. Цінність таких документів різна. Значна частина документів носить разовий характер; такі документи після використання втримується в них, втрачають значення, і подальше їх зберігання стає недоцільним. Інші документи зберігають значення протягом ряду років. Є документи, які, беручи до уваги їхню цінність, повинні зберігатися вічно.

У ході всієї поточної роботи з кадровими документами повинна здійснюватися їх підготовка до подальшого зберігання і використання. Вона включає експертизу їх практичної цінності, формування справ, їх опис, забезпечення збереження документів у відділі кадрів, передачу справ до архіву підприємства, організації.

Експертиза документів - це визначення їх соціального та іншого значення з метою відбору на зберігання і встановлення термінів зберігання. У процесі експертизи документів відбираються ті з них, які підлягають постійному зберіганню. Експертиза цінності документів здійснюється в три етапи.

П е р в и й е т а п експертизи проводиться на стадії поточної роботи з документами:

• при розробці номенклатури справ відділу кадрів, коли визначають цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;

• при реєстрації у відділі кадрів вступників та створюваних там документів, коли визначається їх приналежність до конкретної справи з встановленим на його обкладинці терміном зберігання.

В т о р о й е т а п експертизи здійснюється на стадії підготовки справ для передачі до архіву підприємства після завершення роботи з ними. Ця робота проводиться персоналом відділу кадрів і контролюється експертною комісією підприємства (організації).

Т р е т и й е т а п експертизи проводиться на стадії підготовки справ для передачі на державне зберігання. Експертизу здійснюють працівники відомчого архіву, члени експертної комісії підприємства та працівники державного архіву.

У загальній масі документів відділу кадрів є документи, що відображають його основну діяльність (статути, положення, штатні розклади, накази, перспективні та річні плани роботи з кадрами, річні та зведені звіти, протоколи нарад і зборів колективу, листування з вищестоящими організаціями, матеріали з перевірок виконання постанов, вказівок по роботі з кадрами, всі документи з особового складу і т. п.). Щоб правильно оцінити їх, необхідно застосовувати критерії цінності документів. До основних критеріїв відносяться значущість змісту, час і місце створення; справжність та копійность; юридична сила; фізичний стан. Критерій значущості змісту - найважливіший.

При відборі документів на зберігання перевага віддається оригіналах. Проте деякі документи (статистичні звіти, доповідні записки, різні довідки тощо) є тільки в копіях, оскільки оригінали направляються в інші інстанції.

Юридичної силою володіють тільки правильно оформлені документи. У деяких випадках юридичну силу мають також їх другі примірники (трудових договорів, актів).

При експертизі цінності документів важливим довідковим посібником є різні види переліків документів. На підприємствах, в організаціях розробляються перелік типових документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також перелік документів з термінами зберігання до п'яти років, які підлягають знищенню без затвердження архівною установою, і перелік документів, що підлягають прийому в державний архів.

На всіх підприємствах і в організаціях створюються експертні комісії. На великих підприємствах і в об'єднаннях створюються центральні експертні комісії, які координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Експертні комісії призначаються наказом керівника підприємства (організації) у складі не менше 3-5 чоловік під головуванням одного з керівних працівників.

Основним завданням експертних комісій є забезпечення регулярного збору, відбору та підготовки документів до архівного зберігання після завершення їх діловодством. Експертні комісії керуються діючими правилами, інструкціями, переліками і номенклатурами справ.

Експертна комісія підприємства, структурного підрозділу виконує такі функції:

♦ розглядає проекти номенклатур справ підприємства (організації) і структурних підрозділів;

♦ організовує щорічний відбір документів на зберігання та знищення;

♦ розглядає описи справ постійного зберігання, що підлягають передачі в державний архів, та описи справ з особового складу постійного і тимчасового зберігання (більше 10 років);

♦ розглядає акти про виділення до знищення справ, що не підлягають подальшому зберіганню;

♦ розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів;

♦ бере участь у підготовці та розгляді проектів переліків документів, типових і примірних номенклатурних справ;

♦ здійснює контроль за діяльністю експертних комісій структурних підрозділів.

Члени експертної комісії перевіряють правильність проведеного відбору документів на зберігання та знищення шляхом перегляду описів, актів та інших документів. Засідання експертної комісії оформляються протоколами, а відбір документів і справ на знищення - актом. Акти розглядаються експертними комісіями підприємства (структурного підрозділу), їх підписуються головою і членами, затверджуються керівництвом підприємства.