library.if.ua

Основи кадрового менеджменту (2004)

Організація обліку та звітності з кадрів

Крім обліку особового складу підприємства (організації) відділ кадрів веде облік і по інших напрямках, наприклад облік відпусток, трудових книжок, резерву на висунення, стягнень, заохочень та ін Порядок оформлення та обліку відпусток. Відпустка оформляють у відділі кадрів. Відповідно до графіка робітники і службовці за два тижні отримують записку про надання відпустки, погодять дату відпустки з керівником підрозділу і повертають бланк записки про відпустку з його підписом у відділ кадрів. Працівник відділу кадрів вносить записи про чергове відпустці в особисту картку і журнал обліку відпусток. Потім записку про надання відпустки передають у бухгалтерію для розрахунку. На керівників підрозділів, а також матеріально відповідальних працівників крім записки про відпустку оформляють наказ із зазначенням заміщають співробітників. Після закінчення поточного місяця працівник з кадрів, що відає урахуванням відпусток, підводить підсумок кількості працівників, що перебували у різного роду відпустки, і складає зведену довідку.

Облік і ведення трудових книжок робітників і службовців здійснюються в порядку, передбаченому інструкцією.

Облік нагороджень робітників і службовців орденами і медалями, присвоєння їм почесних звань ведеться у відділі кадрів у спеціальному журналі. Заохочення оголошуються в наказі або розпорядженні, доводяться до відома працівників і заносяться до трудової книжки працівника. Працівники відділу кадрів ведуть також облік стягнень, які оголошуються в наказі (розпорядженні) і повідомляються працівнику під розпис. Дисциплінарні стягнення до трудової книжки не заносяться. Журнал обліку дисциплінарних стягнень ведеться за такою формою: номер по порядку; прізвище, ім'я, по батькові, номер і дата наказу; посаду і місце роботи; характер порушення; вигляд і зміст дисциплінарного стягнення. Крім журналів в особових справах щодо персонального обліку кадрів повинні бути листи заохочень і стягнень, в яких відображається, за що і як заохочений або покараний працівник.

Облік резерву кадрів на висування здійснюється відділом кадрів за допомогою складання списків і картотеки резерву. Списки резерву складаються окремо по кожній номенклатурі. Одночасно зі списками на кожного працівника, зарахованого в резерв, заводяться спеціальні картки. Картки обліку резерву складають картотеку резерву, всередині якої формуються розділи, що відповідають затвердженим номенклатурами посад. Розділи резерву за номенклатурами, у свою чергу, діляться на групи по конкретній посадовій ознакою кандидатів на висунення. Наприклад, у розділі картотеки "Номенклатура керівника підприємства, організації" можуть бути виділені наступні підрозділи: резерв начальників цехів; резерв начальників відділів технічного профілю; резерв начальників відділів економічного профілю і т. д. Картки обліку резерву крім обов'язкових соціально-демографічних даних претендентів включають відомості про підвищення їх кваліфікації та загальноосвітнього рівня, тимчасове заміщення інших посад, відрядження та стажування, виконання спеціальних доручень, виконуваній роботі та ін Списки резерву кадрів на висунення складаються за наведеною далі формою.

№ п/пНа какую должность планируетсяФамилия, имя, отчествоГод рожденияОбразование (какое учебное

заведение и когда окончено)
Место работы и должность (с какого времени)


Крім перерахованих відділом кадрів ведуться і інші види обліку. Так, окремим списком здійснюється облік сумісників, неповнолітніх працівників, молодих спеціалістів і молодих робітників, а також табельний облік, облік з професійного навчання та підвищення кваліфікації робітників і службовців та ін

Облік різних сторін управління кадрами на виробництві передбачає також складання різної поточної інформації та державної статистичної звітності.

При організації обліку кадрів за допомогою підсистеми АСУ "Кадри" міністерства та відомства забезпечують свої підприємства та організації спеціальними інструкціями, програмами та положеннями зі складання та обробки кадрової інформації [2].

Обробка інформації в підсистемі АСУ "Кадри" здійснюється в двох основних режимах:

1) за встановленим графіком з видачею даних з табельної обліку і даних для складання звітності;

2) у запитання-відповідь "за заявками керівників структурних підрозділів.

Видача персональних даних можлива в таких режимах:

♦ розділи особового листка по обліку кадрів (режим перечитування);

♦ дані з особистого листка за стандартними запитами (стандартне запиту);

♦ дані по довільному набору кадрових показників (режим нестандартного запиту);

♦ аналітичні таблиці, що включають результати розрахунків по заданому алгоритму (режим обчислення);

♦ вводяться і корректіруемие дані (режим вводу).

За допомогою комп'ютерів можна вирішувати також завдання АРМ "Кадри" (такі як підготовка різних довідок для керівництва підприємства, об'єднання, галузі, державної статистичної звітності, облік і аналіз руху кадрів, підбір кандидатур для висунення, направлення на навчання, нагородження і т. д. ).

Подальший розвиток автоматизованих інформаційно-довідкових систем з управління кадрами на виробництві впритул підводить до створення електронної служби відділу кадрів, яка дозволить організатору кадрової роботи отримувати в режимі діалогу з комп'ютером будь-які необхідні відомості, що містяться в інформаційній базі.

Впровадження у практику кадрової роботи сучасних засобів і методів управління, оснащення кадрових служб необхідною комп'ютерною технікою, а також підвищення ролі відділів кадрів в активізації людського чинника розвитку виробництва передбачають також раціональну організацію робочих місць та створення кращих умов праці для працівників кадрової служби. На думку фахівців, робочі приміщення служби кадрів залежно від характеру виконуваних у них робіт слід розділити на ф у н к ц і о н а л ь н и е з о н и:

• управління (робочі приміщення заступника керівника підприємства (організації) з кадрів, начальників відділів кадрів, підготовки кадрів та інших керівних працівників кадрової служби);

^ Очікування (тут відвідувачі чекають прийому співробітниками кадрової служби і одночасно отримують первинну інформацію про підприємство, при необхідності заповнюють бланки кадрових документів);

^ Роботи з відвідувачами (включає зону робочих місць інспекторів з кадрів і зону відвідувачів, обладнану необхідними меблями);

^ Роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для отримання інформації, обробки, зберігання та видачі документів і матеріалів);

^ Контакту, або приватного спілкування з відвідувачами (представляє собою ізольоване приміщення з інтер'єром, що розташовує до довірчій бесіді);

• кодування документів (призначена для кодування різного кадрової інформації в умовах застосування ЕОМ);

^ Зберігання документів (тут знаходяться картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про кадрової роботи та інші документи з кадрів). Як показують розрахунки, оптимальний розмір приміщення кадрової служби на підприємстві з чисельністю працюючих до 3 тис. чоловік становить близько 150 квадратних метрів.