Управління бізнесом (2004)
Практичної заняття
* Eisner D. Gospodarowanie czasem wlasnym kierownika jako problem dydak-tyczny / / Doskonalenie kadr kierowniczych. - 1989. - K. 10. - S. 29-39.
Включення даної теми в програму курсу підвищення кваліфікації керівних кадрів має викликати інтерес у слухачів. Заняття, однак, не буде успішним, якщо:
тема буде представлена нудно;
зміст заняття буде далеким від індивідуальних потреб і досвіду слухачів;
• під час заняття слухачі не зроблять власних висновків.
Пропонована методична розробка включає інструкцію до тесту для самооцінки керівника, тест з оціночної шкали і висновками, коментар до висновків і теоретичні пояснення до тесту.
Інструкція. Тест складається з 13 питань до працівника, що займає управлінську посаду. До кожного питання дано п'ять варіантів відповідей. Респондент має відповісти на всі питання, вибравши по кожному з них один варіант відповіді. Вибір фіксується на оціночної шкалою точкою в клітині, що відповідає коду відповіді (а, б, в, г, д). Відповівши на запитання, слід з'єднати точки прямими лініями і приступити до аналізу відповідей. Аналіз завершується розробкою індивідуальних висновків і пропозицій щодо поліпшення використання робочого часу.
Оціночна шкала
| Номер вопроса | Ответ | Выводы и предложения | ||||
| а | б | в | г | д | ||
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
результат?
а) так, знаю точно;
б) знаю приблизно;
в) не знаю, але вважаю, що зможу конкретизувати його в ході
роботи;
г) не знаю, але думаю, що під час роботи він визначиться сам;
д) не знаю, тому що вважаю, що в умовах постійних через
трансформаційних змін це не потрібно.
2. Виконуєте Ви завдання в порядку надходження?
а) ні;
б) в принципі, немає;
в) іноді;
г) часто;
д) завжди.
а) так, постійно;
б) тільки у виняткових випадках;
в) час від часу;
г) дуже рідко;
д) ні, ніколи.
4. Чи знає Ваш секретар, що:
а) в певні години Вам не можна заважати;
б) у певні дні Вам не можна заважати;
в) кожного разу, коли Вам потрібно особистий час, Ви йому про
це говорите;
г) він Вам не заважає, коли пропонує зняти телефонну
трубку, інформує про поточні справи та ін;
д) двері Вашого кабінету завжди відкриті для всіх.
5. Що Ви робите між 9-00 та 12-00?
а) займаюся найважчими питаннями;
б) намагаюся займатися важкими питаннями;
в) вирішую поточні питання;
г) намагаюся вирішувати найпростіші питання;
д) поступово "врабативаюсь".
рішення і підписувати документи?
а) так;
б) в принципі, так, але все одно звертаються за цим до мене;
в) в принципі, так, але не хочу, щоб вони зі мною
проконсультувалися;
г) ні, це моя функція.
7. Виконуєте Чи Ви всі доручення, які надходять до
Вам?
а) ні;
б) іноді намагаюся відмовитися від виконання деяких по -
доручень;
в) коли як;
г) в принципі, так, рідко трапляється, щоб я не виконав
завдання;
д) так, завжди.
8. Чи є у Вас комплект інформації про ваш установі (ввіреному підрозділі)?
а) так;
б) так, з певних питань;
в) так, але це не завжди останні відомості;
г) немає, тому що я багато чого тримаю в пам'яті;
д) немає.
9.Что Ви робите в транспорті по дорозі на роботу та з роботи, очікуючи зустрічі з ким-небудь і ін?
а) завжди що-небудь роблю;
б) часто щось роблю, але не завжди вдається;
в) іноді щось роблю, якщо є під рукою робота;
г) нічого не роблю, хоча мені шкода втраченого часу;
д) нічого не роблю, тому що не можу зосередитися в транс -
порте.
10. Якщо Ви бачите, що хтось з повагою ставиться до Ва -
шему часу, то:
а) Ви і так приділяєте йому час;
б) завжди намагаєтеся подякувати йому за це;
в) час від часу висловлюєте йому вдячність;
г) не звертаєте на це уваги;
д) ставитеся до цього як до дивацтва, так як ніхто інший
Вашого часу не поважає.
11. Якщо Ви бачите, що хтось "краде" у Вас час, то:
а) боретеся з цим всіма засобами;
б) робите йому зауваження;
в) хотіли б зробити зауваження, але Вам не вистачає сміливості;
г) Вас це дратує, але Ви мовчите;
д) не звертаєте на це уваги, тому що аналогічно посту -
Пает більшість навколишніх.
12. Чи прагнете Ви поліпшити використання особистого робо -
чого часу?
а) так, і роблю це регулярно;
б) час від часу;
в) іноді намагаюся щось поліпшити;
г) немає, але треба б почати;
д) немає, ніколи раніше я цього не робив.
13. Чи є у Вас спеціальні способи психологічної
розвантаження?
а) так;
б) так, але я ними рідко користуюся;
в) так, але у мене немає часу ними користуватися;
г) немає, хоча і відчуваю потребу у відпочинку;
д) ні, я ніколи не ставився до відпочинку серйозно.
Відповіді на питання характеризують позитивні і негативні сторони організаційної поведінки респондента. Варіанти відповідей розподілені за принципом полярності - від позитивного полюса "а" до негативного "д". Якщо лінія, що з'єднує відповіді по оціночної шкалою, відбувається переважно через клітини "а" і "б", респондент в цілому правильно використовує робочий час, а якщо через клітини "г" і "д" - то неправильно. Результуюча лінія повинна стати приводом для самоаналізу респондента. У кожному випадку, коли відповідь відхиляється від вертикалі "а", необхідно сформулювати пропозиції щодо поліпшення методів особистої роботи, які вносяться у відповідні графи анкети. Такі пропозиції складають індивідуальну програму покращення методів особистої роботи слухача, яка після закінчення курсу повинна опинитися на видному місці його робочого столу.
При аналізі результатів самооцінки доцільно сформулювати слухачам кілька принципів оптимальної організації особистої роботи керівника у зв'язку з кожним з питань анкети.
1. Не приступайте до роботи без чітко поставленої мети.
В якості мети слід розглядати певний результат діяльності, а не процес. Дана установка повинна бути чітко осмислена і усвідомлена керівниками, оскільки, незважаючи на простоту, вона не завжди піддається перекладу на мову практичних дій. Так, 51% опитаних керівних кадрів, які брали участь у навчальних заходах з підвищення кваліфікації, не змогли назвати мету свого підприємства.
2. Концентруйте увагу на пріоритетних завданнях.
У зв'язку з цим корисний метод організації робочого часу керівниками ABC, який дає можливість протягом робочого дня (тижня, місяця, року) визначати значимість виконуваних завдань і відводити на них певну частину часу. Завдання поділяються на три групи: А - дуже важливі, В - середньої важливості, С - несуттєві. На групу А рекомендується витрачати 65% фонду робочого часу, В -20 і С-15%.
3. Працюйте за планом.
План дозволяє рівномірно розподіляти роботи протягом календарного терміну, пов'язувати їх з індивідуальним біоритмів керівника. Певний резерв часу виділяється на непередбачені ситуації. Необхідно не лише розробити план, а й послідовно здійснювати його.
Делите робочий час на укрупнені блоки і не дозволяйте, щоб Вам заважали.
Для вирішення складних проблем використовуйте "кращий час".
Таким часом вважаються періоди з 9-00 до 12-00 і з 15-00 до 17-00. Доцільно виділяти певні години на вирішення концептуальних питань і поставити до відома про це Вашого секретаря.
6. Чітко визначте повноваження Ваших підлеглих і
виконуйте їх.
Обмеження повноважень підлеглих призводить до значних втрат робочого часу керівника. У зв'язку з цим керівник повинен чітко визначити коло проблем, по яких підлеглі можуть самостійно приймати рішення, представляти організацію перед іншими підприємствами, підписувати документи, вирішувати спірні питання, затверджувати плани, графіки та ін, давати розпорядження працівникам.
7. Не привчайте інших до того, що у Вас завжди є
час.
Необхідно володіти сміливістю і вміти відмовитися від завдання, якщо воно не має сенсу (економічного, соціального та ін.) Не слід привчати інших до того, що Ви здатні взятися за будь-яке доручення.
8. Завжди майте під рукою необхідну інформацію.
Інформацію можна класифікувати, наприклад, за такими
критеріями: дані про керованої організації (відділі); дані про основні організаціях-суміжниках; плани різних заходів; фінансові результати; інформацію про основні законодавчих актах; номери телефонів і адреси осіб і організацій, з якими найчастіше доводиться спілкуватися. Комплектуючи фонд інформації, виходите з такого переліку питань:
Які дані найчастіше бувають мені потрібні?
Про що у мене найчастіше запитують?
Про які даних я частіше за все забуваю?
Які дані необхідно знати, перебуваючи в займаній посаді?
Яку інформацію запам'ятати найважче?
9. Будьте готові до виникнення періодів "порожнього" часу.
Такі періоди можна використовувати для читання спеціальної літератури, складання відгуків на службові матеріали, обдумування планів майбутньої діяльності, вивчення іноземної мови та ін Таким чином скорочується витрачання особистого часу на службові потреби.
10. Заохочуйте інших за те, що вони цінують Ваш час.
Необхідно цінувати пунктуальних працівників і приймати
їх в першу чергу, навіть якщо Ви дуже зайняті. Треба, щоб і інші відчули це Ваше перевагу.
11. Уникайте тих, хто "краде" у Вас час.
12. Вдосконалюйте використання Вашого вільного
часу.
Слід почати з аналізу структури використаного робочого часу. Наприклад, доцільно фіксувати всі виконувані процедури протягом однієї або двох тижнів. Після цього проаналізуйте запису за такою схемою:
Чи відповідають виконані мною процедури характеру займаної посади?
Не беру я на себе обов'язки інших?
Чи справді всі ці функції я повинен виконувати особисто?
Чи не можна відмовитися від певних процедур без шкоди для якості роботи?
Які процедури я міг би скоротити?
Які процедури я міг би об'єднати?
Методику виконання будь процедур я міг би змінити?
Що я міг би зробити для скорочення втрат робочого часу?
На які види робіт мені частіше за все не вистачає часу?
13. Не забувайте про відпочинок.
Основною метою даної розробки є представлення теми в яскравій, цікавій формі. Матеріал може бути використаний слухачами для самоосвіти, а викладачами - як зразок для складання методичних розробок з інших тем.