library.if.ua

Упраління підприємством (процесний аспект) (1998)

3.1 Методологічні основи і завдання організації процесу управління

3.1.1. Сутність поняття «організація»

Слово «організація» належить до числа найбільш часто вживаних. Це пояснюється омонімічностью його як терміна. Воно вживається, щонайменше, у трьох значеннях:

організація як система;

організація як стан;

організація як процес. Організації як системі властиві:

^ Цілісність - передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів з притаманними тільки їм властивостями та характером взаємозв'язку. Таким чином, система виділяється з нескінченного розмаїття об'єктів матеріального світу; ^ подільність - передбачається, що система допускає розподіл її на підсистеми і елементи, які, у свою чергу, володіють системними властивостями. Сама ж досліджувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня. Для організаційних систем характерна наявність мети - одне і те ж безліч взаємопов'язаних елементів представляє різні системи в залежності від мети, щодо якої вона розглядається. Так, наприклад, верстат є системою, призначеної для виконання певних технологічних операцій. А для інженера-дослідника це - система, призначена для отримання динамічних або експлуатаційних характеристик. В за -

лежно від мети повний бізнес план досліджуються ті чи інші властивості елементів системи та їх зв'язок.

Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв'язками між її елементами. Відомі три типи зв'язків:

^ Функціонально необхідні - за допомогою їх формуються відносини, визначені для даної системи (наприклад соціально-економічної) відносини управління, підлеглості, соціальні відносини і т. д.;

^ Синергічний (сумісної дії) - при спільні дії деяких частин елементів системи вони забезпечують збільшення загального ефекту цих дій до величини, що перевищує суму ефектів від тих же частин, що діють незалежно;

^ Надлишкові - зайві чи суперечливі.

Коли йде мова про стан системи, то мається на увазі її організованість, тобто наявність певного порядку або ступінь впорядкованості системи, у тому числі в її будові та функціонуванні.

Багато недоліки виробничої діяльності пояснюються організаційними причинами. Тому підвищення організованості на основі застосування теорії організації та її законів - важливий резерв підвищення ефективності виробничих систем.

Організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому сенсі є створення нових та якісне вдосконалення створених і функціонуючих систем будь-якого виду. Тому організувати - означає або створити нову систему, або поліпшити стан попередню в процесі її функціонування у відповідності з різними внутрішніми та зовнішніми умовами.

Організація як форма громадської діяльності завжди конкретна, як і інші види праці. Конкретність організації обумовлюється її об'єктом. Для виробничої системи велике значення має організація виробництва, праці та управління.

Організація як процес здійснюється людьми. Вона оформилася у величезний за масштабами самостійний об'єкт, тому виділилася також і особлива група професійних працівників, які називаються фахівцями з організації виробництва, праці, управління. У своїй практичній діяльності вони широко використовують організаційні методи, що забезпечують реалізовуваність організаційних впливів. Застосування заходів організації як засобу якісного вдосконалення систем припускає наявність спільних організаційних основ. Такими є об'єктивні закони організації.

Організація процесу управління, як і будь-яка організація взагалі, припускає розподіл і закріплення робіт по етапах, регламентування і нормування їх послідовності і термінів, встановлення заходи дисциплінарних стягнень, введення обов'язкових вимог здійснення процесу управління.

Організація процесу управління - це всебічне його впорядкування, яке визначає чіткість, послідовність і припустимі границі його здійснення. Інакше кажучи, це доцільне побудову процесу управління в часі і просторі відповідно до потреб узгодження спільної праці у соціально-економічній системі із завданнями підвищення ефективності управління виробництвом.

Організація процесу управління включає встановлення:

• необхідної послідовності виконання різних його циклів, етапів, стадій і операцій, а також можливої і необхідної в певних умовах паралельності виконання різних робіт;

• часових меж виконання робіт певного виду і їх угруповання за факторами інтенсифікації управління;

• чіткого порядку надходження необхідної і достатньої інформації для нормального і своєчасного здійснення кожного з етапів процесу управління та всіх його операцій;

• порядку участі різних ланок системи управління по етапах процесу управління;

• процедур процесу управління як обов'язкових операцій для певного виду робіт (операцій узгодження, обговорення, візування, затвердження, інформування тощо).

3.1.2. Загальні закони організації

У добре організованих системах кожний елемент (як частина) необхідний для підтримки та функціонування цілого і поза цілого існувати не може. Інакше кажучи, частина необхідна для існування цілого, а ціле необхідне для існування частини.

Основний закон організації - закон синергії - полягає в тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує «арифметичну» суму властивостей, які є у кожного, хто входить до складу цілого окремих елементів. При цьому під властивістю елемента розуміється що характеризує його склад параметрів, їх взаємозалежність, зміни в часі.

На істота цього закону звертали увагу філософи і економісти А. А. Богданов, П. Самуельсон, П. Канохін та ін Г. Хаген у своїй праці «Синергетика» (М.: Світ, 1986), досліджуючи хімічні, фізичні та біологічні системи , встановив, що велика кількість «систем проявляє вражаючі аналогії в поведінці при переході від неупорядкованого стану до впорядкованого. Це сильний аргумент на користь того, що функціонування таких систем підкоряється одним і тим самим фундаментальним принципам ». І далі він резюмує: «Після осмислення того факту, що кооперація багатьох підсистем будь-якої системи підкоряється одним і тим же принципам незалежно від природи підсистем, я прийшов до висновку, що настав час шукати ці аналогії на стиках різних наук - у тій галузі досліджень , яку я називаю синергетикою ».

Необхідно зазначити, що фахівці, що представляють різні галузі знання, схожим чином формулюють основне організаційне співвідношення. Воно дійсно носить загальний характер, тому що присутня в системах різної природи. В абстрактному вигляді закон синергії можна подати так:



Ефект синергії виникає за рахунок взаємної співучасті, взаємодії елементів, що знаходяться в рамках цілого. Він має різноманітні практичні додатки. У соціально-економічних системах цей організаційний ефект піддається розкладу на такі складові, як спеціалізація, синхронність, ритмічність, односпрямованість. Взаімоусіленіе організації - ось джерело її додаткової енергії.

Потенціал системи (соціально-економічної) більше суми потенціалів її частин тільки за певних умов. Якщо ці умови не дотримуються, він дорівнює, а то й менше суми потенціалів частин. Якщо в бригаді кожен буде робити продукт від початку до кінця так, як ніби поруч нікого немає, то він зробить не більше, ніж без бригади, а якщо члени бригади будуть заважати один одному, то зроблять ще менше, ніж кожен окремо.

Підприємства створюються саме для отримання ефекту посилення індивідуальних дій. І його значення для суспільства настільки велика, що організацію сміливо можна назвати одним з найбільших винаходів людства, хоча вона й удосконалюється дуже і дуже повільно.

Закон єдності аналізу та синтезу полягає в тому, що процеси поділу, спеціалізації, диференціації і т. п., з одного боку, необхідно доповнюються протилежними процесами - з'єднання, універсалізації, інтеграції і т. п. - з іншого.

Використання цього закону передбачає вибір ознак чи підстав спочатку для поділу (класифікації), а потім для з'єднання (угруповання) в нові класи. Істотно важливо при цьому встановити порівняльні «плюси» і «мінуси» допустимих варіантів як поділу, так і з'єднання, а також їх впливу на результати (ефективність) діяльності.

Розглянутий закон в усіх випадках виражає вимогу поділу діючих систем на такі підсистеми, перегрупування (трансформація) яких в нові системи забезпечувала б їх ефективне функціонування.

Закон пропорційності передбачає необхідність певного співвідношення між частинами цілого.

Закон композиції висловлює таку вимогу: мета діяльності підсистеми одночасно є однією з підцілей діяльності всієї системи.

Відповідно до закону самозбереження кожна реальна фізична (матеріальна) система прагне зберегти себе як цілісне утворення і, отже, економніше витрачати свої ресурси.

Закон організованості - інформованості свідчить, що в системі не може бути більше порядку, ніж інформації.

Закон онтогенезу визначає, що кожна організація проходить у своєму розвитку такі фази життєвого циклу: становлення - розквіт - згасання.

На закінчення необхідно відзначити, що універсальні закони організації діють не ізольовано, а у взаємозв'язку.

3.1.3. Принципи організації процесу управління

Існує досить велика група принципів, що відображають динаміку управління і виступають у якості основних правил побудови організації процесу управління. Ось основні з них.

• Організація процесу управління повинна забезпечувати максимально можливу керованість. Категорія «керованість» - це якісна характеристика процесу управління. Система керована, якщо в заданий час досягає мети управління і укладається при цьому в обмеження по ресурсах. Система некерована, якщо не досягає мети, погано керована, якщо досягає наміченої мети не точно, а приблизно або виходить за встановлені обмеження по ресурсах. Ступінь керованості визначається співвідношенням керованих і некерованих процесів у системі управління.

^ Процес управління повинен бути орієнтований не на усунення збурюючих впливів, а на досягнення поставлених цілей. Мета повинна бути організаційним чинником процесу управління. Для цього необхідно організаційне оформлення цільових установок процесу управління, їх використання в якості критеріїв оцінки, контролю, стимулювання і т. д.

• Організація процесу управління повинна забезпечувати всебічний облік існуючих умов роботи, з'єднання при врахуванні загального та особливого, типового і конкретного.

• Організація процесу управління повинна забезпечувати рівномірність розподілу робіт з його етапах і по ланках системи управління. Це забезпечує ритмічність процесу управління.

• Відповідно до потреб процесу управління - забезпеченням його послідовності, безперервності, циклічності, ритмічності і т. д. - повинно бути організовано інформаційне забезпечення

^ Необхідно прагнути до гранично можливого спрощення процедурної частини при організації процесу управління, тобто потрібно дотримуватися принципу обгрунтованої необхідності відповідних процедур, їх організаційної значущості.

• Ефективна організація передбачає виключення або зведення до мінімуму зворотно-поступальних шляхів процесу управління, особливо в міжрівневого взаємодії ланок системи управління.

• Процес управління повинен бути організований так, щоб максимально виключити вплив суб'єктивних факторів і щоб можна було досить успішно здійснювати його незалежно від зміни кадрів.

^ Важливу роль в організації процесу управління грає узгодження процесу управління як у просторі, так і в часі. Просторове здійснення процесу управління часто виявляється неузгодженим, непорівнянні з тимчасовим.

• В організації процесу управління велику роль відіграє раціональне сполучення регламентів, нормативів, інструкцій. Необхідна певна міра регламентації та нормування для відображення оцінки загального і приватного, стійкого і випадкового, типового і того, що минає.

• Організаційні форми використання сучасних технічних засобів повинні відповідати організації процесу управління і бути його невід'ємним організаційним елементом.

Ці та інші принципи організації процесу управління повинні враховуватися у всьому комплексі та у взаємозв'язку.

На основі наведених загальних законів організації і принципів організації процесу управління можуть бути в загальних рисах сформульовано деякі вимоги.

Сучасний стан економіки країни і крайня необхідність виведення її з економічної кризи ставить цілий ряд проблем, серед яких вимоги підвищення ефективності управління виробництвом є одними з основних. Ці вимоги в основних галузях економіки країни включають:

• інтенсифікацію і прискорення процесу управління на основі наукової його організації, широкого та комплексного використання персональних ЕОМ для виконання рутинних операцій;

• посилення цільової орієнтації процесу управління, забезпечення цільової послідовності у вирішенні проблем виробництва;

• скорочення циклів вироблення управлінських рішень за рахунок можливого спрощення процедурних операцій процесу управління;

• інформаційне впорядкування процесу управління з тимчасовим і якісним характеристикам управлінського рішення, широке використання сучасної обчислювальної, розмножувальної техніки та техніки зв'язку.