library.if.ua

Упраління підприємством (процесний аспект) (1998)

3.4 Циклічність процесів управління

Процес управління виробництвом, що здійснюється апаратом управління, має циклічний безперервний характер і протікає в часі і в просторі. За своїм тимчасовим параметрами він може вимірюватися тривалістю - від декількох хвилин до декількох місяців. Просторові характеристики процесу управління можуть сягати від груп, бригад виконавців до підприємства в цілому. Таким чином, цикл управління характеризується двома видами вимірів: часом циклу і просторовими рамками циклу. Загальна тривалість процесів управління (циклів управління) складається з часу на збір, передачу та обробку інформації; вироблення і прийняття рішень; організацію виконання рішень. Звідси витікає велике значення чинника часу в управлінні організаціями і підприємствами. Необхідно скорочувати час на виконання окремих операцій, спрощувати організаційні й документальні процедури, використовувати технічні засоби для виконання ряду управлінських операцій.

Діяльність керівника виробництва за своєю технологією ділиться на три основних цикли, в рамках яких виконуються різні операції та процедури (рис. 30); 1) інформаційний цикл - І (пошук, збір, передача, обробка, збереження науково-технічної, економічної, облікової та іншої інформації. Цим займаються переважно технічні виконавці і фахівці); 2) логіко-розумовий цикл - вироблення та прийняття управлінських рішень - Р (дослідження, науково-технічні та інші розробки, техніко-економічні розрахунки, прогнози, вироблення рішень з економічних, організаційних, соціальних та інших питань. Тут зайняті в основному фахівці та керівні працівники підприємств та організацій); 3) організаційний цикл - організаційний вплив на об'єкт управління для реалізації рішення - Про (підбір і розстановка кадрів, інструктаж, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, організація трудових процесів персоналу, диспетчеризація, координація, контроль виконання і т. п. Тут зайняті переважно лінійні керівники). На вході циклу І приймається три види інформації: 1) зовнішня (а); 2) внутрішня, від об'єкта управління (б]); 3) інформація, що входить через цикл О (в ході організаційного впливу на об'єкт управління формується безліч потоків інформації між окремими ланками керуючої системи). На виході циклу І (і на вході циклу Р) знаходиться належним чином оброблена інформація, необхідна керівникові для підготовки та прийняття відповідного управлінського рішення.

На виході циклу Р (відповідно на вході циклу О) приймаються усні чи письмові рішення, розпорядження зразок бізнес плану завантажити безкоштовно, накази, вказівки і інша директивна інформація. Нарешті, на виході циклу Про здійснюються функції організації виробництва, які виконують керівники за допомогою відповідної системи методів управління. Технологія роботи організатора виробництва має однаковий циклічний характер незалежно від рівня керуючої системи (рис. 31). На будь-якому рівні управління виконуються всі три цикли процедур. Вони поєднуються один з одним (за рівнями) через цикли О-І, тобто на рівні керівництва підприємством (організацією) у числі організаційних операцій здійснюються постановка завдань, передача директивної інформації і вказівок керівникам нище рівня, які, у свою чергу, прийнявши і обробивши директивну, планову й іншу інформацію, приймають рішення, організовують їх виконання та здійснюють той же процес по відношенню до наступного рівня і т. д.





Різниця у виконанні операцій і процедур проявляється лише в ступені поділу праці. Наприклад, керівник низового рівня управління сам виконує всі три цикли процедур; у начальника великого підрозділу велику частку у витратах робочого часу займають процедури Р і О (інформаційні процедури виконуються переважно службовцями і фахівцями цього підрозділу); директор і його заступники також мають для виконання інформаційних процедур спеціальний функціональний апарат (відділи та служби). Питома вага різних видів робіт в загальних трудових витратах за вказаними вище технологічних циклів розподіляється приблизно таким чином (табл. 4). Як видно з табл. 4, керівник витрачає свій робочий час на всі три основних цикли управлінських робіт. Співвідношення цих витрат, зрозуміло, по-різному і залежить в основному від посадового становища (наприклад, у майстра, начальника дільниці в бюджеті робочого часу до 60% займає організаторська робота, а у директора підприємства, до 60% робочого часу займають процедури прийняття рішень). Отже, професійний організатор повинен володіти технологією роботи з усного та документальної інформацією, підготовки та прийняття управлінських рішень іорганізаторской роботи (організаційної технологією). Необхідно також, щоб керівники підприємства вміли здійснювати проектування організаційної технології, тобто порядку і схеми виконання тих чи інших процедур процесу управління.



Проектування організаційної технології процесу управління включає: • чіткий розподіл функцій управління між окремими ступенями, ланками і працівниками управлінського апарату (функціональний розподіл праці), закріплення функціональних обов'язків за допомогою спеціальних організаційно-правових документів (положень про відділи і служби, посадових інструкцій); • визначення необхідної кількості працівників апарату управління за спеціальностями (професіями) й посадами (професійний та кваліфікаційний поділ праці); • проектування схем виконання окремих управлінських операцій, їх поєднання - процедур, технологічних циклів (пошук, збір, передача, обробка інформації, підготовка та прийняття рішень, організація виконання рішень, тобто опе-раціон-технологічне розподіл праці в керуючої системі); ^ Проектування технології процесу управління підприємством, тобто створення комплексної системи розподілу і кооперації праці працівників керуючої системи; ^ проектування окремих систем (облік та оцінка якості праці працівників апарату управління: облік робочого часу; контроль виконання; регламентування трудових процесів; обслуговування апарату управління і т. д.); ^ проектування технології управлінських робіт із застосуванням організаційної та обчислювальної техніки. Щоб проектувати управлінські операції і процедури та створювати організаційну технологію, слід ретельно вивчити діючу систему роботи, скасувавши формальні дії, тобто такі, які не мають реального впливу на процес управління (їх називають «баластними процедурами»), модернізувавши потрібні процедури, виконання яких здійснюється малоефективними методами, а також об'єднати однорідні процедури і т. п. Особливе значення організаційне проектування процедур набуває в умовах впровадження сучасних технічних засобів управління, зокрема електронно-обчислювальної техніки. Впроваджуючи ЕОМ, необхідно відповідно змінювати організаційні та інші процедури, що виконуються в апараті управління. Якщо цього не зробити (а на практиці таке буває), різко знижується ефективність експлуатації дорогої електронно-обчислювальної техніки. Проектування управлінських процедур в апараті управління здійснюється з метою: • уніфікації виконання працівниками різних підрозділів однакових інформаційних, логіко-розумових або організаційних процедур; • забезпечення контролю за виконанням трудових процесів технічними виконавцями і фахівцями; • якнайшвидшого оволодіння новими співробітниками виконанням необхідних операцій і процедур; ^ Передачі кваліфікованими співробітниками управлінського апарату передового досвіду роботи починаючим працівникам; ^ Забезпечення взаємозамінності працівників (у разі тимчасового заміщення, надзвичайних обставин); ^ Забезпечення подальшої раціоналізації процедур, якщо в цьому виникає необхідність (наприклад, при впровадженні машинно-інформаційних систем на базі ЕОМ для ув'язки нової технічної системи з існуючими процедурами).