Упраління підприємством (процесний аспект) (1998)

3.5.1. Загальні положення проектування

Як уже зазначалося, організація процесу управління є формою реалізації змістовної сторони управління. Управління (з позиції процесу) являє собою перш за все забезпечення раціонального вирішення управлінських завдань. Тому проектування організації управлінських завдань можливо тоді, коли вони поставлені, коли визначено їх взаємозв'язок і ясні методи їх рішень. Маючи своїм предметом опис умов і порядку реалізації інформаційних процедур, проектування організації управлінських процесів призводить до визначення методів вирішення завдань і технологій вироблення керуючих впливів. Цей порядок повинен забезпечити реалізацію конкретних функцій управління на всіх рівнях системи. Таким чином, проектування організації процесу управління полягає у встановленні порядку вирішення задач управління і розробці процедурних характеристик процесу управління та регламентаційних документів. Розглянемо набір завдань проектування організації процесу управління, що приводять в кінцевому підсумку до їх регламентації. Ці завдання виконуються як на стадії передпроектного обстеження та розробки технічного завдання на організаційне проектування, так і при проектуванні.

Результати їх рішення повинні відповідати призначенню стадій розробок (табл. 5).

Тут знаком (+) позначається на необхідності розробки на даній стадії. Рівень деталізації опису завдань і процедур визначає як спрямованість вдосконалення технології управління, так і можливість використовувати при проектуванні ті чи інші методи розробки. У загальному випадку це опис має дозволити судити про ступінь визначеності і як результат вирішення того чи іншого управлінського завдання. В даний час відсутні загальноприйняті методи кількісного вимірювання якості та ефективності управління, однак, проектуючи процес управління та його інформаційне забезпечення, необхідно хоча б на якісному рівні оцінити: • наскільки повна і достовірна необхідна для вирішення управлінського завдання вихідна інформація; • яка ймовірність того, що існуючий (або проектований) порядок отримання її виконавцем надійний; • як пов'язано якість рішення з кваліфікацією виконавця, його зацікавленістю в якісному вирішенні; • чи немає можливості перейти до більш ефективного методу вирішення цього завдання і які умови його використання. Проектувальник завжди повинен пам'ятати, що визначеність результатів рішення окремої управлінського завдання впливає на якість всього процесу управління. Існує велика кількість задач (найчастіше задач оперативного планування і управління), де визначеність в отриманні результатів у тому чи іншому часовому інтервалі (оперативність рішення) важливіше оптимізації результатів. Проектування здійснюється за наступними напрямками: • проектування логічно обгрунтованою і найбільш раціональною в даних умовах послідовності виконання робіт в процесі управління. Виділення робіт та встановлення їх послідовності можуть бути обгрунтовані різними міркуваннями; • проектування процедур управління, яке включає розробку обов'язкових актів діяльності (таких, як затвердження, узгодження, обговорення, інформування і т. д.). При цьому особливу увагу слід звертати на об'єктивність тих чи інших процедур, що визначає їх організаційної роллю, впливом на якість рішень, витратами часу на їх проведення, а також їх соціально-психологічним змістом. Відомо, наприклад, що деякі процедури можуть призвести до безвідповідальності, інші можуть виглядати актом недовіри, треті - тільки перевантажувати окремі ланки або підвищувати ступінь централізації управління. Процедурна основа процесу управління повинна бути ретельно обдумати, повинні бути передбачені всі її необхідні і бажані наслідки, позитивні і негативні сторони; • проектування витрат часу в процесі управління включає визначення початку виконання роботи, часу за окремими видами робіт, можливості паралельного їх виконання в рамках встановленої послідовності. Основне завдання проектування використання часу полягає у досягненні економії часу за рахунок паралельного виконання робіт та організаційно чіткого їх розподілу між ланками системи управління; • проектування взаємодій ланок і рівнів процесу управління. Об'єктами проектування стають організація взаємодії ланок і рівнів в процесі управління, регулювання характеру, змісту, організаційної форми і заходи такого взаімомодействія з метою прискорення процесу управління, підвищення його ефективності.

3.5.2. Процедурне та технологічне проектування (загальні положення)

Сутність процедурного і технологічного проектування полягає в наступному. У сучасних умовах переходу країни до ринкової економіки в практичній діяльності керівника будь-якого рівня виникає необхідність або створити новий апарат управління (наприклад, при реструктуризації, створення нових підприємств і т. п.), або реконструювати, модернізувати діючу систему управління (наприклад, при корпоратизації підприємств , зміні форм власності і т. п.). Щоб апарат управління працював ефективно, функціонував з високим ступенем надійності, при проектуванні управлінської технології необхідно дотримуватися наступних основних організаційно-технологічних правил (вимог). 1. Чітко спроектувати технологію процесу управління перед - прийняттям (установою). Для цього: • закріпити шляхом посадових інструкцій, положень про відділи і служби обов'язки, функції, права, відповідальність посадових осіб та окремих підрозділів управлінського апарату; • провести спеціалізацію ланок управління (за кожним відділом слід закріпити одну основну функцію); • по можливості виключити подвійне підпорядкування (кожен підрозділ має представляти собою організаційне ціле, кероване однією особою, кожен працівник повинен мати тільки одного безпосереднього начальника); • забезпечити певні межі керованості, тобто обмежити число осіб або підрозділів, підпорядкованих одному керівнику; • чітко розділити основні та допоміжні операції і процедури, не допускати використання кваліфікованих фахівців на технічних операціях (забезпечити кваліфікаційне розділення праці в апараті управління); • розробити нормативні, інструктивні документи на всі або більшість операцій і процедур для уніфікації їх виконання, нормування та контролю. 2. Забезпечити принцип єдності розпорядництва. Це означає, наприклад, що розпорядження директора підприємства повинні адресуватися виконавцям лише через начальника відділу, цеху. 3. Створити систему внутрішнього контролю виконання документів, наказів, розпоряджень та ін 4. Організувати ретельний облік кількісних і якісних показників роботи виконавців в апараті управління за допомогою відомих систем контролю якості праці. 5. Забезпечити високу виконавську, технологічну дисципліну працівників апарату управління. 6. Впровадити оперативну внутрішній зв'язок в апараті управління. 7. Розробити систему матеріального і морального заохочення за високу якість управлінських робіт. 8. Своєчасно переглядати застарілі нормативні, інстру - руктівние документи, що регламентують процеси управління. Систематично вивчати і впроваджувати досягнення науки і передової техніки у технологію управлінських робіт. 10. Підвищувати організаційну, правову, економічну, технічну, інформаційну культуру керівників, спеціалістів та технічних виконавців. При проектуванні нових процедур управління використовують певну техніку їх подання у вигляді оперограмм, процеду-рограмм та інших графічних образів. Головним у процедурному проектуванні є точність опису дій, які повинні здійснюватися в рамках тієї чи іншої процедури. Це є запорукою їх успішного виконання, полегшує розуміння завдань виконавцями. Якщо використовується графік у вигляді оперограмми, то до неї рекомендується докласти специфікацію, де більш докладно викладено операції та їх елементи в такій формі (див. табл. 6).

При модернізації та новому проектуванні організаційних процедур слід спиратися, перш за все, на результати аналізу існуючої системи управління. Розглядаючи операцію за операцією, можна досить глибоко аналізувати зміст організаційного процесу, його ефективність, способи виконання, технологію процедури і т. д. Чи всі організаційні процедури повинні проектуватися заново? Адже в апараті управління підприємством зайняті часом сотні людей, а кількість різних процедур сягає кількох тисяч. У принципі, слід прагнути до того, щоб протягом певного періоду (рік-два) була розроблена організаційно-проектна документація на всі без винятку процедури, а в початковий період введення нових процедур проаналізувати і організаційно спроектувати хоча б основні, вузлові процедури. (Іноді аналіз свідчить про ефективність виконання існуючої процедури, і мова йде тільки про її організаційному оформленні - у вигляді схеми, графіка, описи і т. д.). Для графічного аналізу або проектування процедур застосовуються різні схеми. Існує декілька способів зображення процедур: • гілкуються дерево коренем вниз (при такому способі початкові операції розташовуються у верхній частині креслення, а кінцеві - у нижній, рис. 32); • гілкуються дерево корінням догори (при цьому способі зображення початкові операції розташовуються в нижній частині креслення, а кінцеві - у верхній, рис. 33). Процедурограмми, показані на рис. 32 і 33, служать для комплексного проектування операцій, їх послідовності, визначення виконавців і трудовитрат. Процедурограмма за існуючою встановленою процедурою виконується в процесі обстеження конкретного підрозділу на основі спостережень, «фотографій» і «самофотографія» робочого дня. Розглянуті вище процедурограмми служать для проектування організаційних процедур в апараті управління. Вони відповідають головним чином на питання, хто, в якій послідовності і в якій взаємозв'язку виконує ті чи інші операції, пов'язані з певною процедурою. Однак процес управління в силу своєї натхнення, постійного ускладнення і насичення апарату технічними засобами має потребу в технологічному проектуванні, завданням якого є розробка поряд з процедурограммамі технологічних карт на одну операцію, групу операцій або процедуру в цілому. Технологічні карти визначають склад виконавців операції, зміст робіт, потреба в технічних засобах і матеріалах. У ряді випадків доцільно в технологічні карти включати і нормативи часу, особливо по документаційному операціях. Нормативи трудомісткості окремих управлінських операцій є науковою основою проектування технології роботи в апараті управління. Для розробки норм потрібно достовірна статистична база, яка може бути створена в ході обстеження роботи апарату.

З часом можна буде скласти технічно обгрунтовані норми на переважну більшість повторюваних операцій і перейти від інтуїтивного, а часом і суб'єктивного способу встановлення чисельності працівників управлінського апарату до науково обгрунтованого розрахунку штатів персоналу.

При розробці такої системи нормативів необхідно враховувати чотири основні вимоги до них: ^ Універсальність, тобто можливість застосовувати розроблені норми при нормуванні однакових робіт у різних підрозділах; ^ Точність, тобто ступінь похибки між нормативними і фактичними трудовитратами; • прогресивність, тобто ступінь відображення у нормативах передових методів праці ІТП і службовців, передового досвіду, наукових рекомендацій, зарубіжної практики; • простоту, тобто мінімально необхідний термін для розробки нормативних матеріалів; Проектування технології управління засноване на ретельному вивченні операцій і процедур, що виконуються керівниками, фахівцями й технічними виконавцями, їх вимірі, моделюванні, експериментуванні і організаційному проектуванні, що вимагає відповідної підготовки, обробки вихідних даних. Аналітичні та проектні етапи включають: Ретельне ознайомлення з матеріалами обстеження та аналізу технології окремих операцій, процедур, циклів управління, функцій працівників, посадової професійного складу апарату управління. Вивчення інформаційних матеріалів по окремих аспектів технологічного проектування (журнальних статей, монографій, довідкових публікацій, реферативних матеріалів по закордонних публікацій, наукових звітів дослідницьких інститутів, розроблених проектів з іншим підприємствам, звітів по закордонних відряджень, матеріалів виставок). Ознайомлення з досвідом передових підприємств по раціоналізації технології управлінських робіт. Проведення, якщо це необхідно, експериментів (економічних, організаційних) в окремому підрозділі, перш ніж рекомендувати якийсь захід по раціоналізації в масштабах всього підприємства, а також виконання моделювання (наприклад, з інформаційних процедур). 5. Виконання техніко-економічних розрахунків (наприклад, із застосування оргтехніки, впровадження систем документування), на підставі яких можна вибрати ті чи інші проектні варіанти. Схема вихідних даних для розробки технології управлінських робіт показана на рис. 34, а послідовність етапів розробки - на рис. 35. На закінчення відзначимо, що багато управлінських процедури нітрохи не простіше за своєю технологією, ніж обробка на верстатах самих складних деталей, тому що в них взаємодіють десятки заводських служб, сотні керівників, фахівців, технічних виконавців. Все це вимагає від керівників виробництва глибокого вивчення цих питань з метою підвищення своєїпрофесійної майстерності.