library.if.ua

Бізнес-планування (2006)

15.3. процеси управління проектами

Усі роботи, які потрібно виконати, щоб проект став дійсністю, складаються з процесів. У загальному плані процес — це серія дій, що ведуть до результату. До процесів у проектному менеджменті відносять:

процеси ініціалізації та закриття;

процеси планування;

процеси виконання;

процеси здійснення контролю.

Вся подальша змістова частина цього курсу буде присвячена вивченню порядку здійснення основних процесів проектного менеджменту. Тому зараз подано лише їх основні характеристики й завдання, а також визначено зв'язки між ними.

Процеси ініціалізації та закриття належать до суто технічних рішень щодо початку проекту в цілому або його окремих етапів, а також протоколювання їх логічного завершення й перехід до наступних кроків виконання проектних завдань. Ця група процесів тісно пов'язана з процесами планування та контролю. Перші ставлять завдання, а другі дають змогу отримати вичерпну інформацію щодо прийняття відповідних управлінських рішень.

Процеси планування починають здійснюватися відразу після прийняття рішення про початок виконання проекту. їх головна мета полягає в тому, щоб конкретизувати ту частину бізнес-плану, в якій ідеться про реалізацію нововведення та доведення її до рівня календарного плану. На цих етапах уточнюються параметри часу та витрат на виконання робіт і проекту в цілому, визначаються відповідальні виконавці за їх проведення. Дуже важливою є робота з оптимізації календарного плану проекту, яка полягає у перерозподілі ресурсів з некритичних на критичні роботи. Алгоритм цього завдання реалізований у програмних засобах. Одним із них є пакет "Sure Trak PM", який буде вивчатися на практичних заняттях.

Здійснення планування ходу виконання проекту, крім того, надає необхідну інформацію для ефективного контролю за ходом його реалізації. Виділення у календарному плані критичних робіт дає змогу проектній групі зосередити увагу на тих моментах, які спроможні викликати затримку завершення проекту.

Процеси виконання насамперед зводяться до координування штату та інших ресурсів для здійснення плану. До складу ресурсів у проектному менеджменті відносять, крім традиційних, також роботи за проектом, які виконуються субпідрядниками та іншими організаціями, що залучені до виконання проекту. Виконання проекту здійснюється у межах відпущеного на те бюджету. Тобто якщо у бізнес-плані визначається саме сума витрат на проект, то при здійсненні процесів виконання вирішуються питання більш раціонального її використання. Особливе значення при цьому мають закупівлі, питання про здійснення яких вирішується відповідальними виконавцями проекту.

Процеси здійснення контролю полягають у перевірці того, що завдання проекту розв'язуються згідно з затвердженими планами і в разі необхідності — здійснення дій щодо коригування проекту. Контроль ведеться за всіма керованими параметрами проекту: якості проектних рішень, терміну виконання проекту в цілому та окремих його етапів, дотримання бюджету. У проектному менеджменті основна увага приділяється аналізу причин відхилення від запланованого графіка реалізації проекту та прийнятті у зв'язку з ним відповідних управлінських рішень.

Взаємозв'язок між процесами управління проектами характеризується схемою, поданою на рис. 15.1.



На ній стрілками відображаються потоки документів та документованих елементів.

Процеси пов'язані між собою за їхніми результатами — вихідний результат одного процесу є вхідним щодо іншого.

Розглянуті характерні риси проекту формують об'єктивну невизначеність ходу його здійснення. Через це помилки у плануванні не стільки цілком ймовірні, скільки неминучі. Якщо їх своєчасно не виявити та не внести відповідні корективи у проект, він може опинитися під загрозою зриву. Тому процеси контролю в управлінні проектами запроваджуються вже на початкових стадіях його виконання. Тобто контролюється сам процес реалізації проекту, а не його проміжні чи кінцеві результати.