library.if.ua

Бізнес-планування (2006)

18.1. сутність процесів планування у проектному менеджменті

Планування є найбільш важливим процесом у проектному менеджменті. Про це свідчить час, який відводять члени команди менеджера проекту (КМП) на його здійснення, а також існування тісної залежності між ефективністю планування в проектному менеджменті та результатами виконання проекту. Зважаючи на важливість планування, його навіть ототожнюють з управлінням проектами. Звісно, що це не так, але сам факт дуже красномовно свідчить про увагу, яку потрібно приділяти плануванню при виконанні плану здійснення ідеї.

Процеси планування є логічним продовженням передпро-ектної стадії, основною складовою якої є бізнес-план. У цьому документі можна виділити три частини:

обґрунтування доцільності бізнес-ідеї;

обґрунтування ходу реалізації ідеї;

аналіз фінансових показників проекту.

При обґрунтуванні ходу реалізації ідеї визначається доцільність її виконання тільки у розрізі окремих етапів, наприклад придбання та монтаж обладнання, ремонт виробничного приміщення тощо. Але коли настає час виконання проекту, цього здається замало. Щоб реалізація проекту проходила плідно та була б завершена у визначений термін, потрібен більш чіткий план дій. Його розробка і є головною метою процесів планування у проектному менеджменті. Інакше кажучи, сутність процесів планування в управлінні проектами полягає у доведенні положень бізнес-плану, які присвячені порядку втілення ідеї у життя, до рівня календарного плану.

На етапі планування визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту: терміни виконання кожного його елемента, потреби в людських, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, час постачання сировини, матеріалів та послуг. Процедури планування проекту мають забезпечити можливість виконання проекту у визначений термін та з мінімально можливими витратами ресурсів.

Найважливішим завданням планування в проектному менеджменті є доведення сформованих у діловому плані напрямків реалізації бізнес-ідеї до рівня календарного плану. При цьому уточнюються терміни виконання проектних робіт, їхня вартість, ресурси та визначаються відповідальні виконавці.

Створюючи календарний план виконання проекту, треба пам'ятати про нього не тільки як про документ для контролю, а й про можливості оптимізації, яка проявляється в зменшенні сумарного терміну його завершення. Як було зазначено в першій частині курсу, саме ця спрямованість проектного менеджменту визначила його широке застосування у практиці підприємницької діяльності у всьому світі.

Щоб виконати проект, потрібно залучити конкретний перелік ресурсів. Але їх повне забезпечення ще не гарантує досягнення основної мети. Треба ще й спланувати їх використання з максимальною віддачею.

На прикладі рис. 18.1, де подані 3 схеми можливого досягнення події 4, пояснюється, як спланувати досягнення основної мети.



Для досягнення проектної події 4 треба виконати 3 види роботи, їх характеристики вказані поряд зі стрілкою: зверху — термін виконання в днях, а знизу — нормативні витрати однакового ресурсу. Хай ним буде кількість будівельників, а роботами — етапи підготовки орендованого приміщення до монтажу обладнання. Припустимо, що тривалість виконання цих робіт повністю залежить від кількості спрямованих на них ресурсів.

Маючи передзавдання виконання окремих робіт, підрядна організація може спланувати їх окремо одна від одної, як передбачено варіантом 1. Але це не єдиний можливий варіант. Аналізуючи календарний план, можна помітити, що подія 4 залежить від закінчення усіх трьох робіт. Тобто не раніше, ніж завершиться найбільш тривала з них. У нашому прикладі це 10 днів. Якщо це так, то поспішати з виконанням робіт "2—4" та "З—4" раніше цього терміну немає ніякої потреби. Кращим варіантом було б зменшення кількості будівельників, які виконують роботи, що привело б до економії ресурсів без затримки часу настання проектної події (2).

Якщо етап планування здійснюється методично вивірено, він дає змогу не тільки упорядкувати дії з практичної реалізації проекту, а й досягти значно вагоміших результатів. Йдеться передусім про можливість скорочення термінів виконання проектних робіт за рахунок оптимального перерозподілу ресурсів з некритичних робіт на критичні. В результаті досягається прискорення наступу періоду окупності, що позитивно позначається на показниках економічної ефективності проекту. Крім того, реалізація методу критичного шляху дає змогу запобігти нераціональним витратам ресурсів на виконання некритичних робіт, що сприяє економії бюджету проекту.

Якщо перед командою менеджера проекту стоїть завдання скоротити термін виконання проекту, а подія 4 належить до критичного шляху, то потрібно спланувати перерозподіл ресурсів з некритичних робіт на критичні. В цьому випадку термін настання події 4 скоротиться до 8 днів без збільшення бюджету проекту (варіант 3).

Завдання, описане вище, має назву "стиснення тривалості" і вирішується у рамках процесів планування. У проектах, які складаються з великої кількості робіт, воно дуже трудомістке, як і взагалі складання календарного виконання проекту. Крім того, треба пам'ятати, що план реалізації проекту може бути ефективним лише в разі врахування різних його варіантів, що ще більше підвищує трудомісткість цього процесу. Тому сьогодні процеси планування в управлінні проектами практично ніколи не виконуються вручну. Та й потреби в цьому немає, тому що на ринку є багато програмних продуктів, спрямованих саме на автоматизацію процесів планування проектів.

Найбільш поширеними з них є продукти відомих фірм "Microsoft" ("Microsoft Project") та "Primavera" ("Sure Trak Project Management"). У країнах СНД гідну конкуренцію їм складає продукт російських програмістів — "Spider Project". Всі ці та багато інших програм у своїй основі мають алгоритм методу критичного шляху (МКШ) і за великим рахунком відрізняються лише технічними можливостями щодо обслуговування проектів різного обсягу. Під час розгляду практичних питань застосування програмного забезпечення в процесах проектного менеджменту ми будемо посилатися на продукт "Sure Trak Project Management — 1.5", який є русифікованим і до якого Українською асоціацією управління проектами розроблені методичні вказівки.