library.if.ua

Бізнес-планування (2006)

19.4. управління закупівлями у проекті

Управління закупівлями у проекті включає придбання товарів і послуг за межами виконавчої організації. Реалізація будь-якого проекту включає великий обсяг закупівель, під якими в проекті розуміється весь спектр придбань, у тому числі машини й обладнання, матеріали, ліцензії й "ноу-хау", послуг з виконання будівельних та монтажних робіт, консультаційні послуги та ін. Левова частка бюджету проекту складається саме з придбань. Тому правильна організація цього процесу є вирішальним чинником в управлінні витратами за проектом.

Обґрунтування закупівель при реалізації бізнес-ідеї проходить кілька етапів. На етапі формування бізнес-плану проводяться загальні розрахунки номенклатури постачань і визначення загальної суми витрат. Метою цього етапу є з'ясування доцільності реалізації проекту в аспекті витрат на його здійснення і очікуваних результатів. Звісно, що цей етап обґрунтувань не передбачає конкретного оформлення контрактів на закупівлі. Воно здійснюється на базі прайс-листів постачальників або виконавців послуг чи угод про наміри.

На етапі планування проекту базові дані про закупівлі уточнюються. Це робиться при здійсненні декомпозиції плану та визначенні змісту проекту. Тут закупівлі отримують більшу конкретизацію, визначаються групи постачальників, робиться аналіз "зробити або купити", визначається тип контрактів.

Безпосередньо на етапі управління закупівлями провадяться переговори з постачальниками, організовуються тендери, здійснюється адміністрування контрактів та їхнє закриття.

Частіше за все управління закупівлями здійснюється окремим членом (членами) команди під керівництвом менеджера проекту. Це пояснюється тим, що здійснення закупівель передбачає наявність певних знань та досвіду в цій галузі. Тому на роль адміністратора закупівель призначається фахівець з організації постачань, обізнаний у логістиці, менеджменті закупівель, фінансовому обґрунтуванні контрактів на придбання.

Управління закупівлями передбачає використання відомих із курсів маркетингу та фінансового менеджменту методів, але з урахуванням специфіки реалізації проекту.

Основною специфічною ознакою в управлінні закупівлями за проектом є перевага принципу надійності над економічністю в ході проведення обґрунтування. Це визначається обмеженістю терміну виконання проекту. Як ми вже з'ясували раніше, в проекті час має більшу вартість, ніж гроші. Тому при виборі найбільш економічного варіанта закупівель може скластися ситуація, коли проект затримується внаслідок збоїв на етапі придбань. Адже не є секретом, що здешевлення продажу з боку постачальника може визначатися недостатньою якістю продукту, відсутністю комплектності, відсутністю товару на складі постачальника, а також іншими причинами, які можуть призвести до затримки постачань. Коли йдеться про поточну діяльність, ці чинники не мають вирішального значення внаслідок розроблених альтернативних каналів постачань, наявності запасів тощо. Але при реалізації проекту таких запасних шляхів немає, що змушує насамперед забезпечити надійність постачань, навіть за рахунок додаткових витрат.

Планування закупівель — це процес конкретизації проектних потреб, які можуть задовольнятися найкраще за допомогою придбань товарів та послуг за межами виконавчої організації. Він включає визначення того, у кого і що варто купувати та на яких умовах це робити.

Маючи результати розробки бізнес-плану щодо номенклатури закупівель, відповідальними членами КМП здійснюється пошук заходів, які б дали змогу зробити їх якомога дешевшими при обов'язковому забезпеченні їхньої надійності. Це досягається використанням таких методів:

Аналіз "зробити або купити". Цей аналіз є звичайним методом управління закупівлями, який призначений для визначення можливості самостійного виробництва потрібних товарів чи послуг з метою їх здешевлення. Окремим випадком аналізу є пропозиції виконавчій організації чи замовнику проекту щодо використання обладнання, яке вони орендують. При проведенні цього аналізу необхідно узгоджувати інтереси замовника і членів команди. Перші прагнуть зменшити бюджет проекту, а тому винайти засіб здешевлення закупівель. Але це може призвести до ускладнення дій членів команди за рахунок підвищення інтенсифікації їхньої праці або додаткових витрат, тому що більш дешевий варіант придбань зазвичай додає зайвих клопотів.

Обґрунтування форми придбання. Закупівлі можуть здійснюватися способом прямих постачань, тобто придбань за контрактом, придбань через лізинг, поставки на умовах участі постачальника в прибутках. В останньому випадку постачальник стає зацікавленою особою проекту. Цей напрямок обґрунтування також передбачає узгодження інтересів членів команди й замовників. Так, КМП вигідніше використовувати лізингові угоди. У цьому випадку на період її роботи над проектом витрати на закупівлю будуть значно зменшені, що дає надію на створення резервів бюджетних коштів і навіть отримання преміальних за економію бюджетних коштів. Але при цьому левова частка витрат припадає на період за межами проекту і їх здійснення стає проблемою замовника, що в окремих випадках може призвести до зниження показників ефективності проекту.

Вибір типу контракту. Різні типи контракту можуть впливати як на економічні показники проекту, так і на порядок взаємовідносин з постачальниками. Звичайно всі типи контрактів можна віднести до однієї з трьох великих категорій: контракти з твердою ціною, або фіксованою вартістю; контракти з відшкодуванням витрат; контракти з ціною за одиницю.

Застосування методів фінансового менеджменту. Ця група методів призначена для визначення найбільш раціональних варіантів придбань. Вони ґрунтуються на комплексному врахуванні й оцінці в грошовій формі найважливіших факторів відносин з постачальниками — ціни та форми оплати. Методику їх використання розглядає розділ фінансового менеджменту — менеджмент кредиторської заборгованості.

Після підписання контрактів завданням КМП є їхнє адміністрування. Адміністрування контрактів — це процес забезпечення того, що продавець задовольняє параметри контракту. У великих проектах з великою кількістю осіб, які надають продукти й послуги, ключовим аспектом адміністрування контракту є управління зв'язками між різними постачальниками. Роботи з адміністрування контрактів включають роботу з документами, систему відстежування контрактів, процедури вирішення суперечок та рівні повноважень для затвердження змін. Звіти про виконання контрактів з інформацією, наскільки ефективно продавці досягають цілей за контрактом, надаються менеджеру проекту чи уповноваженим службам.

Особливістю закупівель у проектах є широке використання торгів та тендерів. Умови та порядок їх проведення розглядаються в наступному розділі.