Бізнес-планування (2006)

Дії з моніторингу проектних робіт включають контроль, аналіз, облік, відстежування та упорядкування звітів про фактичне виконання проекту згідно з розробленим планом.

Першим кроком процесів контролю є збирання та обробка даних про хід виконання проекту. Керівництво проекту має постійно слідкувати за етапами виконання проекту, визначати ступінь завершеності робіт. А вже з урахуванням отриманих даних робити висновки щодо подальшої долі проекту в цілому та окремих його частин.

Якщо календарний план проекту розроблений за допомогою відповідних програмних продуктів, то і контроль результатів доцільно впровадити на тій же базі. Це сприяє гнучкості управлінських рішень та дотриманню принципу системності проектного менеджменту. У пакеті ST, використання якого розглядалося при висвітленні процесів планування, є всі відповідні можливості.

У проектному менеджменті використовуються такі методи контролю фактичного виконання робіт.

Метод простого контролю, котрий також має назву метод "0—100". За його допомогою відстежуються тільки моменти завершення елементарних робіт (є тільки два ступені завершеності проектних робіт: 0 % та 100 %). Іншими словами, здійснення контролю починається після факту завершення роботи.

Метод детального контролю, котрий передбачає оцінювання проміжних станів завершення роботи. Цей метод більш складний, тому що потребує від менеджера оцінювати відсоток завершеності робіт, які перебувають у процесі виконання.

Модифікаційними варіантами методів детального контролю є:

Метод 50/50, в якому є можливість обчислення певного проміжного результату для незавершених робіт. Ступінь завершеності робіт визначається в той момент, коли на роботу витрачено 50 % її бюджету.

Метод за віхами, який застосовується для контролю терміну виконання робіт. Кожна з них поділяється на частини, віхи, кожна з них визначає конкретний ступінь завершеності роботи.

Простий метод контролю доцільно використовувати щодо простих робіт, які не мають на меті творчі здобутки, а при плануванні їх використовуються нормативні методи.

Детальні методи контролю дають ефект для складних робіт, які мають значний термін виконання і потребують використання значної номенклатури ресурсів. У них реалізується принцип, згідно з яким контролюватися має не результат, а процес його досягнення.

З моменту безпосереднього виконання проектних робіт оцінювання їх фактичних параметрів порівняно з запланованими стає основним обов'язком менеджера проекту. Порівняння запланованих і реалізованих до відповідного терміну результатів називається контролем прогресу виконання проекту. Він здійснюється порівнянням базового плану і фактичних показників реалізації проекту.

У процесі виконання проекту здійснюється аналіз фактичного стану проекту. При цьому враховуються повністю завершені роботи, досягнуті проміжні результати, а також роботи, які виконуються і фактичний стан яких може бути оцінений.

Оцінки щодо виконаних та належних до виконання робіт також можуть бути корисними для:

перегляду оцінок терміну виконання робіт;

визначення чинників затримок;

вартісного аналізу ходу реалізації проекту.

Визначивши причини відхилення проекту від календарного плану, менеджер повинен впровадити певні дії. Чим раніше будуть здійснені коригувальні дії, тим краще для кінцевих результатів проекту. Можна визначити 5 основних варіантів можливих дій при визначенні відхилень від плану:

знайти альтернативні рішення. У першу чергу треба розглянути можливості, пов'язані з підвищенням ефективності за рахунок нових технологічних або організаційних рішень. Це може бути перерозподіл виконавців, зміна послідовності виконання робіт та ін.;

перегляд вартісних параметрів. Цей підхід означає призначення додаткових ресурсів: залучення додаткового устаткування, матеріалів, персоналу. Він використовується в разі необхідності усунення затримок щодо критичних робіт;

перегляд термінів. Цей підхід припускає, що термін виконання окремих робіт може бути продовжено. Керівництво проекту може піти на такий крок у разі неможливості знайти інше рішення, в разі необхідності перерозподілу ресурсів з некритичних робіт, жорстких вартісних обмежень щодо виконання критичних робіт;

перегляд змісту проекту. Цей підхід припускає, що в процесі аналізу може бути виявлена можливість або доцільність виключення ряду робіт з числа проектних, якщо ця зміна не призведе до погіршення якості проектних рішень. Наприклад, можна відмовитися від ремонту фасаду орендованого приміщення, використавши призначені для цього ресурси на роботи з монтажу обладнання;

припинення виконання проекту. Якщо в процесі виконання проекту стає очевидним, що запланованих результатів не вдасться досягти і їх можливий рівень не буде відповідати затратам на здійснення проекту, то прийняття рішення про його дострокове закриття може виявитися найбільш раціональним. Так хоча б вдасться запобігти витратам зайвих коштів на завершення проекту та його подальшу експлуатацію.