library.if.ua

Облік видів економічної діяльності

16.3. Документування готельних послуг

Інструкцією [8] затверджено форми первинних документів для обліку готельних послуг, рекомендовані для підприємств, що надають готельні послуги, незалежно від форми власності та підпорядкування (табл. 16.2):

Таблиця 16.2



При оформленні проживання у готелі заповнюють форми № 1-Г, 2-Г, 3-Г.

При поселенні в готель громадянин України за наявності паспорта або документа, що його замінює, заповнює анкету мешканця (форма № 1-Г) в одному примірнику. В ній наводяться паспортні дані, дата прибуття і вибуття. Анкета передається адміністратору для реєстрації і зберігається в готелі в період проживання громадянина і протягом місяця після його вибуття.

Іноземні громадяни та особи без громадянства заповнюють реєстраційну картку (форма № 2-Г) на підставі документа, що засвідчує особу. Реєстраційні картки зберігаються в готелі два роки.

Після оформлення проживання громадянину видається візитна картка (форма № 3-Г) готелю, яка надає йому право

на отримання ключів від номера та обслуговування службами готелю. Візитна картка заповнюється адміністратором.

Для оперативного обліку готельних послуг, отримання інформації про кількість проживаючих у готелі і кількість вільних місць (номерів) використовуються форми № б-Г, 6-Г, 9-Г, 10-Г.

Журнали 5-Г та 6-Г заповнюються адміністратором готелю в одному примірнику при поселенні мешканців. Журнал 5-Г застосовується для обліку всіх осіб, які проживають у готелі, і заповнюється на підставі анкет мешканця та реєстраційних карток (форми № 1-Г та 2-Г). Журнал 6-Г ведеться за формою, затвердженою МВС України, на підставі реєстраційних карток, паспортів та віз.

Відомість обліку руху номерів у готелі (форма № 9-Г) заповнюється черговим адміністратором щоденно станом на 9 годину і використовується для оперативного обліку звільнення номерів (місць), заселення в номери і проведення ремонтних робіт у номерах.

Журнал обліку проживаючих на поверсі (форма № 10-Г) заповнюється щодня черговим на поверсі і містить відомості, необхідні покоївкам для прибирання номерів.

При бронюванні номерів адміністратором заповнюється Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (форма № 7-Г) на підставі телефонних дзвінків, телеграм, листів на бронювання, які надійшли від фізичних чи юридичних осіб. Оплата за бронювання стягується в розмірі 50 % вартості місця (номера) за добу. В разі запізнення громадян стягується додатково плата за фактичний час невикористання місця, але не більше, ніж за добу; при запізненні понад добу броня анулюється.

Оплата готельних послуг оформляється документами за формами № 4-Г і 8-Г. Плата за проживання справляється відповідно до єдиної розрахункової години — 12 години дня з використанням РРО або з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів (тільки в разі оплати готельних послуг, при цьому окремо послуги ресторанів тощо оплачуються тільки через РРО). Під час оплати готельних послуг адміністратором виписується рахунок (форма № 4-Г) у двох примірниках: перший видається мешканцю, другий щодня здається до бухгалтерії. В рахунку наводиться вартість основних і додаткових послуг (користування телевізором, холодильником тощо) з урахуванням ПДВ. Рахунок оформляється за будь-якої форми обробки документа (ручної, електронної) і за будь-якого виду розрахунку (готівкового, безготівкового).

На підставі складених рахунків касир, портьє або інша особа, яка виконує розрахунки, складає в одному примірнику касовий звіт (форма № 8-Г), який щоденно здається до бухгалтерії разом з одним примірником рахунку та касовою стрічкою РРО. В рахунку наводиться перелік наданих послуг, і за кожною з них — кількість наданих послуг та їх вартість. Суми ПДВ наводяться в цілому по рахунку. Окремо зазначається сума повернених коштів.

Повернення коштів здійснюється, якщо сплачена при поселенні сума не використовується повністю (наприклад, у разі дострокового від'їзду), і оформляється згідно з Інструкцією [8] у такому порядку:

— адміністратор отримує від мешканця попередні розрахункові документи;

— мешканець подає заяву про повернення коштів на ім'я керівництва готелю у довільній формі, яка є підставою для повернення коштів;

— касир повертає кошти після пред'явлення паспорта (або іншого документа) з оформленням видаткового касового ордера або з реєстрацією видачі коштів через РРО;

— мешканцю повертають розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаної суми.