Менеджмент (2002)

5.2. Функція планування

Функція планування передбачає розв'язання двох глобальних питань: якою має бути реальна мета організації і що слід робити членам організації, щоб досягти її. За допомогою планування можна перевести фірму як систему із вихідного, базового рівня на заданий рівень розвитку шляхом маневрування і зосередження сил та засобів на пріоритетних напрямах своєї діяльності, а також визначати перспективи розвитку і майбутній стан фірми. Планування як цілеспрямована спеціалізована управлінська діяльність здійснюється на принципах об'єктивності, реалістичності, системності, комплексності, оптимальності; пріоритетності та єдності інтересів фірми, її персоналу і споживачів; збалансованості; обґрунтованості планів, програм, проектів, моделей розвитку; гнучкості шляхів соціально-економічного розвитку.

Передумовою планування є прогнозування. Воно являє собою виявлення об'єктивних (реальних) тенденцій, станів розвитку бізнесу в майбутньому, а також альтернативних шляхів розвитку і термінів здійснення їх. Прогнози будуються відповідно до мети фірми, яка використовується як базис в операціях планування. Прогноз має дати бізнесмену уявлення про напрям розвитку, про способи досягнення мети, про результат його дій. Успіх майбутнього визначає не лише теперішнє, а й минуле. Прогноз в умовах постійно змінюваного середовища є органічною частиною планування. Це положення стосується не лише підприємства в цілому, а й кожного з його структурних елементів.

Планування є головною функцією управління, від якої певною мірою залежать усі інші функції. Менеджер, займаючись управлінням, намічає мету організації та прагне визначити найкращі способи її досягнення. Він аналізує бюджети, розклади, інформацію про стан галузі та економіки в цілому, ресурси, що є в розпорядженні підприємства, і ресурси, які воно спроможне придбати. Важливим аспектом планування є ретельне оцінювання вихідних даних. Оскільки підприємство розвивається значною мірою під впливом умов, що склалися в минулому, то зміни їх зумовлюють необхідність нових методів діяльності підприємства. Ця функція вимагає від менеджера володіння аналітичними навичками.

План — це система заходів, спрямованих на досягнення мети і завдань. Плани, як і мета, поділяються на кілька взаємопов'язаних рівнів. Кожному рівню мети відповідає свій рівень планів, у яких виробляються (намічаються) конкретні шляхи досягнення відповідної мети. Наприклад, стратегічні плани передбачають дії, спрямовані на досягнення стратегічної мети. Стратегічні плани, як правило, є довгостроковими і визначають дії на період від 2 до 5 років. Вони розробляються менеджерами вищого рівня після консультацій з менеджерами нижчої ланки управління.

Тактичні плани передбачають дії, спрямовані на досягнення тактичної мети і на підтримку стратегічних планів. Вони розробляються менеджерами середньої ланки, які обговорюють плани з менеджерами нижчої ланки, а потім подають їх вищому керівництву.

Оперативні плани передбачають дії, спрямовані на виконання оперативної мети і підтримку тактичних планів. Оперативні плани, як правило, охоплюють період часу менше року. Вони розробляються менеджерами нижчої ланки при консультуванні з менеджерами середньої ланки.

Зв'язок між трьома рівнями управління, метою та завданнями, які визначаються на кожному рівні, і відповідними планами можна показати так (рис. 12).



Система внутрішньофірмового планування включає комплекс планів (виробничі, фінансові, капітальних вкладень, збуту, НДДКР, організаційного розвитку і т. ін.), складених з урахуванням стратегії та мети фірми, її виробничого профілю і специфіки діяльності на ринку. Основу внутрішньофірмового планування складають такі підходи: врахування у планах усіх взаємозв'язків між виробничою, збутовою й обслуговуючою діяльністю фірми; ієрархічність планів від стратегічних до індивідуальних; послідовне проходження планової документації і багатоступеневість процесу планування — від вищого керівництва фірмою до робочого місця і навпаки.

Зауважимо, що універсального, придатного для всіх підприємств механізму внутрішньофірмового планування не може існувати в силу різноманітності їхніх розмірів, галузевої специфіки, організації системи управління, зовнішнього оточення, форм власності тощо. Тому внутрішньофірмове планування насамперед має враховувати особливості підприємства. Ефективність планування залежить від вчасного отримання й аналізу даних про основні загальноекономічні та ринкові умови; впливу на ринок самої фірми та її конкурентів; минулих прибутків і продажу; визначення оптимальної товарної структури виробництва в кожний момент часу з урахуванням останніх досягнень НТП; оперативного та гнучкого маневрування наявними ресурсами; встановлення контролю за виконанням планів і вчасного коригування їх у разі потреби.

Досвід господарювання свідчить, що менеджеру постійно доводиться передбачати, якими будуть потреби його клієнтів. Як відомо, точно це передбачити надзвичайно важко, тому йому доводиться спрямовувати зусилля на зниження ризику. Точна інформація про минуле дає менеджеру можливість для більш точного передбачення майбутнього, оскільки планування, як правило, ґрунтується на минулій діяльності організації. Кажуть, що історик — це людина, яка дивиться у заднє скло віконця автомобіля, щоб визначити, куди він їде. Менеджер також мусить певною мірою мати таку здатність. Інформацію про минуле слід фіксувати й аналізувати так, щоб її можна було оптимально використовувати для майбутніх планів. Широке використання ЕОМ у бізнесі дає можливість сьогодні робити аналіз минулої діяльності точно, докладно і швидко.

Однак електронно-обчислювальна техніка не всесильна. Незважаючи на те що вона дуже допомагає в прийнятті рішень, пов'язаних із плануванням, вона не може здійснювати планування, приймати рішення щодо нього. Це функція менеджера. Менеджерам відомо, що складання одного плану, навіть дуже детального, і точне його виконання буває недостатнім для загального успіху. Іноді необхідно скласти кілька різних планів: перший — що ґрунтується на реальних умовах, інші — на випадок, якщо ці умови зміняться.

Багато менеджерів, прочитавши якусь книгу або прослухавши виступ, приймають рішення серйозно зайнятися плануванням, а потім, з'ясувавши, що їхні ретельно розроблені плани потрібно змінювати відповідно до зовнішніх обставин, які не можна було точно передбачати під час розробки планів, розчаровуються і повертаються до колишньої практики прийняття рішень, що видаються доцільними в даний момент. Характерно, що чим нижче ми опускаємося по лінії субординації, тим ближче стаємо до дійсності й детальнішим стає планування. Так, у сфері бізнесу висококваліфікована рада директорів фірми може планувати в ряді випадків потреби в персоналі та підготовці кадрів на багато років наперед. Разом із тим окремі управлінські ланки не мають часто можливості прогнозувати свої дії на тривалий період господарювання. Наприклад, виконавчий директор має детальні фінансові бюджети на 2 роки наперед, комерційний директор планує розширення збуту на рік уперед, а технічний директор планує виробництво на 6— 12 місяців наперед і забезпечує наявність необхідних для цього матеріалів, устаткування та робочої сили. Звичайно, для різних галузей ці терміни різні, але принцип залишається тим же. Функція менеджменту планування відповідає на такі запитання.

Де ми перебуваємо в даний час? Керівники мають оцінити сильні й слабкі сторони організації в таких важливих галузях господарської діяльності, як фінанси, маркетинг, виробництво, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Це потрібно для того, щоб визначити, чого може реально домогтися дана організація.

Куди ми хочемо рухатися? Оцінюючи можливості й перепони навколишнього середовища (конкуренція, клієнти, закони, політичні фактори, економічні умови, технологія, постачання, соціальні й культурні зміни), керівництво визначає, якою має бути мета організації і що може завадити досягненню цієї мети.

Як ми збираємося зробити це? Керівники мають вирішити як загалом, так і конкретно, що повинен робити кожний член організації для реалізації мети.

Планування — один із способів, за допомогою якого менеджери формують єдиний напрям зусиль трудового колективу на досягнення загальної мети підприємницької діяльності.

Традиційна система планування орієнтована, як правило, на функціонування підприємства. В умовах швидко змінюваного внутрішнього і зовнішнього середовища стає насущною потребою переорієнтування планування підприємства з функціонування на розвиток.

Кінцева мета планування розвитку підприємства полягає в тому, щоб змоделювати (а потім обновляти відповідно до змін умов, можливостей, потреб) бажаний майбутній стан підприємства, а також шляхи і засоби його досягнення (реалізації). При визначенні тривалості планового періоду в довгостроковому плануванні варто враховувати дві обставини: а) план розвитку має ставити досить серйозну мету і завдання, які справді відповідали б перспективним інтересам колективу підприємства, могли б його захопити і надихнути на творчу високопродуктивну працю; б) тривалість має бути достатньою для якісної, високоефективної підготовки та реалізації плану.