Менеджмент (2002)

Багато підприємців і керівники люблять повторювати: час — гроші. І справді: значення цього фактора навряд чи можна переоцінити. Час, його використання — альфа й омега нашого успіху в житті. Отже, задамо запитання: як у вас справи з часом? Як ви поводитеся зі своїм часом? Не забуваймо, що успіх будь-якої справи, і особливо підприємництва, залежить не тільки від матеріально-економічних факторів, а й від того, як ми розпоряджаємося найціннішим ресурсом — часом.

Необхідно навчитися ефективно витрачати свій час і ліквідувати прогалини в цій сфері так само, як це робиться, наприклад, у сфері керівництва людьми. А чи часто замислюємося ми, скільки ж часу залишилося в нашому розпорядженні для професійних і особистих справ?

У наш час, коли людина звикла мати справу з мільйонними величинами, швидко зроблений розрахунок змусить нас замислитися. Спробуймо зробити нескладні підрахунки. Мій особистий капітал часу (К):

60 років — пенсійний вік.

60 - (вік у даний час) = А.

Кл = А • 1760 (220 робочих днів, помножені на вісім годин) = ...годин.

Ка — капітал робочого часу, що залишився до пенсії.

Кс =А- 660 (220 робочих днів • 3 години) = ...годин.

Ксв =А * 1740 (145 вихідних днів • 12 годин) = ...годин.

Капітал вільного часу до пенсії складається з вільного часу робочих днів (К ) і вільного часу вихідних днів (Ксв). Якщо скласти обидва розміри (капітал робочого часу плюс капітал вільного часу), то одержимо ваш особистий капітал часу. Для багатьох результат може виявитися несподіваним, тому що в цій моделі капітал вільного часу більший, ніж капітал робочого часу. Звичайно, співвідношення щоденного робочого часу й часу для дозвілля не можуть бути абсолютно однаковими для кожного. Однак в будь-якому разі можна констатувати: найбільший капітал часу, залежно від віку, становить в межах лише кілька десятків тисяч годин! Навіть якщо робочий час складає 10 годин щодня, трудове життя триває загалом 90 000 годин ( 40 років • 220 днів = 88 000 годин).

Якщо скласти разом капітал робочого та вільного часу і виходити з оптимальних прогнозів, то можна досягти максимуму: 200 000 годин!

Чи замислюємося ми над цим? Висновок: потрібна і навіть дуже потрібна інвентаризація часу. Проведемо інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіциту часу. Спостереження соціологів показують, що неправильний робочий день часто має такі ознаки: невідомо, на що взагалі витрачається час; неясно, скільки часу вимагає виконання конкретних завдань; не визначені сильні й слабкі сторони стилю, що практикується; маловивчене питання про те, які особисті й інші фактори стимулюють чи обмежують працездатність.

Лише якщо вдасться конкретно визначити, скільки часу, на що і з ким витрачається, можна розкрити справді важливі, сильні й слабкі сторони свого особистого робочого стилю.

Процедура аналізу використання часу може бути такою. Перший крок — упорядкування інвентарного опису всіх видів діяльності, в яких працівник брав участь як керівник. Для цього пропонуються дві робочі таблиці: "Аналіз видів діяльності й витрат часу" і "Формуляр денних перешкод" (перерв у роботі). Варто заповнити їх послідовно і без пропусків на прикладі трьох типових днів. При цьому треба бути чесним і самокритичним, це у ваших інтересах. Багато хто робить "самокоригування", і тим самим вводить себе в оману. Тільки чесний, неупереджений аналіз, призначений винятково для особистого використання, підкаже, як конкретно поліпшити робочий стиль.

Аналіз видів діяльності й витрат часу

Рекомендації, поради щодо методу заповнення, запису (інвентаризація часу): намагайтеся робити негайну реєстрацію, уникайте записів з пам'яті, бо буде втрачено велику користь від проведеної інвентаризації часу. Бажано обмежитися істотним і зафіксувати всі види діяльності у формі результатів за короткі (15—20 хв) відрізки часу. Спочатку не варто заповнювати колонки, позначені А, Б, В, Г. Вони знадобляться в заключному аналізі витрат часу.

Формуляр денних перешкод

До формуляру денних перешкод слід занести всі перешкоди або перерви в роботі, що гальмують чи порушують запланований трудовий процес (телефонні розмови, незаявлені відвідувачі, час, витрачений на чекання, тощо). Корисно фіксувати все, що відриває від справ: Н — начальник, К — колега, П — підлеглий, С — секретар, Кл — клієнт, См — сім'я, Ін — інші.

При заповненні важливо пам'ятати, що записувати треба не тільки зовнішні перешкоди, а й ті випадки, коли ви особисто порушуєте хід свого трудового процесу (наприклад, під час виконання важливої справи працівник спонтанно хапає слухавку, бо йому спало на думку, що необхідно подзвонити панові N).

Перед тим як приступити до оцінювання результатів анкет, виникає потреба визначити, в якому вигляді можна одержати підсумки. У центр аналізу звичайно ставляться або позитивні, або негативні аспекти. Таким чином, утворюються дві вихідні сфери, з якими можна працювати.

Аналіз сильних сторін. Кожний менеджер володіє множиною технічних прийомів, що приводять до успіху, — інакше він не зміг би день у день справлятися з лавиною справ. У цьому розумінні вже зараз є можливість вважатися фахівцем, який володіє технікою самоменеджменту.

Аналіз слабких сторін. Як тільки розкриються особисті слабкі сторони, можна розробити шляхи та стратегію усунення їх. Після того як зроблено облік своєї трудової активності за кілька типових робочих днів, корисно переглянути кожну із заповнених таблиць і оцінити весь робочий день за такою схемою.

Дайте оцінку кожній виконаній вами роботі, виду діяльності за такими критеріями: а) чи була робота необхідна? (так, ні). Відповідь "ні" занесіть також у графи А, Б, В, Г; б) чи виправдані витрати часу? (так, ні); в) чи доцільне виконання роботи? (так, ні); г) чи свідомо визначено часовий інтервал для виконання роботи? (так, ні). Відповіді, що стосуються кожного виду діяльності, заносьте в окрему колонку.

Визначте загальну тривалість роботи кожного дня (ТД).

Порахуйте в кожній колонці тривалість робіт, які отримали відповідь "ні" ( А, Б, В, Г).

Якщо більше ніж 10 % випадків у момент виконання було визначено спонтанно, то є проблеми з плануванням робочого часу. Інвентаризація часу — ключ до успішного самоменеджменту.

Опрацювання даних "Формуляра денних перешкод"

Спробувати визначити чинники й причини перешкод.

Запитання для опрацювання даних: які перешкоди, за суб'єктивною оцінкою, були найбільше дорогими; які телефонні дзвінки виявилися марними; які відвідування були непотрібними; хто найбільш часто і без потреби відривав від справ; яких термінових заходів можна вжити, щоб спонукати відповідного співробітника заходити до працівника, скажімо, не п'ять, а один раз у день із блоком питань?

Аналіз часових втрат

За допомогою анкети проаналізуйте робочий стиль, що практикувався досі, й визначтесь, у яких сферах ви гаєте час.

Втрати часу при визначенні мети (так, ні)

Чи роблю я систематичний огляд усіх проблем, що виникають у сфері моєї діяльності?

Чи маю я достатнє уявлення про взаємозв'язок своєї роботи з функціонуванням усього підприємства?

Чи не занадто багато справ мені доводиться виконувати?

Чи застосовую я в керівництві своїми підлеглими принцип постановки конкретної мети?

Чи регулярно я працюю над собою: розвиваю нові ідеї, вдосконалюю свій інтелект, майстерність, професійні навички?

Втрати часу при плануванні

Чи відомий мені зразковий розподіл часу (у процентному відношенні), необхідний для виконання майбутніх справ?

Чи готовий я до можливих труднощів (кризових ситуацій) при виконанні роботи?

Чи передбачено мною резервний час для непередбачених випадків?

Чи вживаю я належних заходів проти перешкод, що відривають мене від роботи?

Чи не занадто багато ділових візитів або службових відряджень я здійснюю?

Чи записані терміни і завдання в моєму щоденнику часу?

Втрати часу при розробці рішень

Чи оцінюю я роботу, перш ніж приступити до неї (чи вимагає вона витрат часу)?

Чи встановлено мною пріоритетність справ залежно від їхньої важливості?

Чи приділяю я окремим справам необхідну кількість часу відповідно до їхнього значення?

Чи не занадто багато часу я витрачаю на телефонні розмови, прийоми відвідувачів або наради, що не мають суттєвого значення?

Чи не занадто багато часу я приділяю дрібним незначним справам?

Чи не занадто багато часу забирають у мене рутинні справи?

Чи не займаюся я занадто багато деталями при вирішенні якогось питання, хоч знаю про більш важливі для мене речі?

Чи не занадто тривалі приватні розмови, які я веду в перервах між виконанням окремих справ?

Втрати часу через погану організацію роботи

Чи не занадто довго я працюю над однією проблемою, через що віддача зменшується?

Чи схильний я до того, щоб усе робити самому?

Чи є у мене співробітники або помічники, яким я міг би доручити виконання відповідного завдання?

Чи постійно завалений паперами мій письмовий стіл?

Чи використовую я сучасні допоміжні засоби, що можуть полегшити мою працю (диктофон, автонабір для телефону й т. ін.)?

Чи цікавлять мене питання систематичного спрощення праці у моїй сфері діяльності?

Чи виникають у мене в подібних робочих ситуаціях ті самі труднощі?

Втрати часу на самому початку роботи

Чи планую я напередодні свій наступний робочий день?

Чи базікаю я з колегами або секретаркою, перш ніж приступити до роботи?

Чи не займаюся я в першу чергу особистими справами?

Чи читаю я газети на початку дня?

Чи потрібний мені спочатку певний час, щоб приступити до роботи?

Чи не починаю я кожну справу спонтанно, без попереднього опрацювання її?

Чи піклуюся я про достатню підготовку моєї трудової активності?

Чи не часто я відкладаю важливі справи?

Чи не займаюся я складними проблемами або завданнями в середині або кінці робочого дня?

Чи не відкладаю я розпочату справу, не довівши її до кінця?

Втрати часу при впорядкуванні розпорядку дня

Чи знаю я свій особистий трудовий ритм і графік продуктивності?

Чи знаю я час найбільшої продуктивності своєї праці — ранком або ввечері?

Чи відповідає розпорядок мого робочого дня ритму продуктивності?

Чи планую я сприятливий час дня для найважливіших завдань, щоб повною мірою використовувати мої здібності?

Чи займаюся я в години своєї вищої продуктивності рутинною роботою, сторонніми справами або другорядними проблемами?

Втрати часу при опрацюванні інформації

Чи відбираю я матеріал для читання з урахуванням його важливості?

Чи я "пробігаю" спочатку друковану інформацію, щоб схопити головну думку і потім ближче ознайомитися з важливими місцями?

Чи закінчую я телефонну розмову або нараду, якщо продовження їх здається недоцільним?

Чи перевіряю я мету розмови співрозмовників і свою особисту, щоб виключити даремну витрату енергії та часу?

Чи позначаю я свою кореспонденцію простими або деталізованими помітками?

Чи уникаю я заміток, що можуть знадобитися в найнеймовірнішому випадку?

Чи використовую я формуляри для рутинної роботи?

Яким виявився ваш результат? Нехай вас не бентежить велика кількість відзначених слабких місць. Спробуйте у висновку ідентифікувати причини часових втрат. Перегляньте список, що складається з 30 найістотніших "марнотратників" або "пасток" часу.

Нечітка постановка мети.

Відсутність пріоритетів у справах.

Спроби занадто багато зробити за один раз.

Відсутність повного уявлення про майбутні завдання і шляхи розв'язання їх.

Погане планування робочого дня.

Особиста неорганізованість.

Надмірне читання.

Недосконала система досьє.

Нестача мотивації (байдуже ставлення до роботи).

Пошуки записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів.

Недостатня кооперація або поділ праці.

Телефонні розмови, що відривають від справ.

Незаплановані відвідувачі.

Нездатність сказати "ні".

Неповна, запізніла інформація.

Брак самодисципліни.

Невміння довести справу до кінця.

Відволікання (шум).

Недостатня підготовка до розмов і обговорень.

Відсутність зв'язку.

Балаканина на приватні теми.

Зайва комунікабельність.

Надмірність, невпорядкованість ділових зв'язків.

Синдром відкладання.

Бажання знати всі факти.

Тривалі чекання.

Поспіх, нетерпіння.

Занадто рідке делегування (передоручення) справ.

Недостатній контроль за передорученими справами.

Визначте самі.

Насамперед проаналізуйте "марнотратники" часу і знайдіть способи подолання їх.

І "Поглинач часу" Можливі причини Заходи для їхнього усунення іІ І втрат часу

Після інвентаризації часу й аналізу свого робочого стилю можна з кращим знанням проблем самоменеджменту продовжити самоосвіту.

Запропонована нижче анкета допомагає подивитися збоку на стиль роботи, який ви практикуєте.

Анкета Наскільки добре ви справляєтеся зі своєю роботою?

Самооцінка в балах: 0 — майже ніколи; 1 — іноді; 2 — часто; 3 — майже завжди.

Заощаджую час на початку робочого дня для підготовчої роботи, планування.

Передоручаю все, що може бути передоручено.

Письмово фіксую завдання й мету із зазначенням термінів їхньої реалізації.

Щодня складаю список майбутніх справ, упорядкований за пріоритетами. Найважливіше роблю в першу чергу.

Кожний офіційний документ прагну обробляти за один раз і остаточно.

Свій робочий день прагну по можливості звільнити від сторонніх телефонних розмов, незапланованих відвідувачів і несподіваних нарад.

Своє денне завантаження намагаюсь розподілити відповідно до графіка особистої працездатності.

У плані в мене є "вікно", що дає змогу реагувати на актуальні проблеми.

Намагаюсь спрямувати свою активність так, щоб у першу чергу зосереджуватися на деяких життєво важливих проблемах.

Умію говорити "ні", коли на мій час претендують інші, а

мені необхідно зробити більш важливі справи.

Якщо підсумувати бали, то можна одержати такі результати:

0 — 15 балів — ви не плануєте свій час і перебуваєте у полоні зовнішніх обставин. Інколи своєї мети досягаєте в стресовому стані (повної мобілізації та напруження своїх сил);

16 — 20 балів — намагаєтеся опанувати свій час, але не завжди послідовні, щоб мати успіх;

21 — 25 балів — у вас добрий самоменеджмент;

26 — 30 балів — ви приклад для наслідування в раціональному використанні часу.

Якщо ви набрали менше 20 балів, треба використати свою енергію на усунення своїх перешкод як менеджера. Це буде першим кроком на шляху до систематичного самоменеджменту.