Менеджмент (2002)
19.3. Аналіз організаційної структури управління заводом
Вироблення навичок аналізу організаційних структур управління.
Набуття навичок побудови організаційних структур управління.
Набуття навичок роботи в малих групах і вироблення колективних рішень.
Вихідна інформація
Об'єкт аналізу — машинобудівний завод з індивідуальним виробництвом, структура управління якого така (рис. 59).
До складу апарату управління заводу входить (без керівництва) 21 підрозділ, розподіл чисельності наведено в табл. 32. Необхідність створення структурних підрозділів треба всебічно обґрунтувати. Найважливішими критеріями є чисельність і кваліфікаційний склад працівників кожного підрозділу, характер виконуваної роботи. Основним структурним підрозділом в апараті управління багатьох підприємств є відділ. У відділах зосереджено близько 75 % усіх ІТП, службовців і технічних виконавців заводоуправління. Тому насамперед слід враховувати ті організаційні умови, за яких доцільне створення відділу, і лише потім формувати його внутрішню структуру. Для відділу, як правило, мінімальна чисельність становить 10 чоловік, для бюро — 7, для конструкторських і технологічних підрозділів— у відділі 21, а в бюро — 16 чоловік. При меншій чисельності працівників рекомендується призначати старших фахівців і фахівців.
Для обґрунтованого вибору того чи іншого варіанта внутрішньої структури можна використовувати таку математичну залежність:
Y2 = 0,06 + 0,0925Х;
УЗ = -0,26 + 0,2567Х;
У4 = -1,66 + 0,6272Х, де Y1 — чисельність заступників начальника відділу; Y2 — кількість бюро у відділі (начальників бюро); УЗ — кількість груп (старших виконавців); Y4 — чисельність виконавців; X — чисельність службовців відділу.
Рекомендації та порядок проведення ділової гри
Керівник поясняє учасникам ділової гри її зміст, мету й порядок проведення. Потім навчальна група розбивається на команди, і визначаються керівники проектів. Керівники отримують необхідну документацію для проведення ділової гри.
Учасникам пропонується в процесі ділової гри провести аналіз організаційної структури управління заводу й запропонувати проект нової, більш прогресивної. Завдання учасників можна конкретизувати в такий спосіб.
Відповідно до даних табл. 32, їм варто визначити, які підрозділи відповідають вимогам мінімальної чисельності відділу, бюро, а які ні, й тому мають бути реорганізовані.
На основі наведених формул визначити склад посадових категорій для апарату управління даного підприємства в цілому і звести в табл. 33. Необхідно також визначити відхилення за кожною категорією, зробити аналіз (табл. 33).
Пропонується також зробити розрахунки тих самих посадових категорій у рамках кожного підрозділу, наведеного в табл. 34. Проаналізувати нормативну й фактичну чисельність за кожним підрозділом і кожною категорією.
На основі проведеного аналізу й розрахунків слід розробити пропозиції щодо укрупнення структурних підрозділів відповідно до нормативів кількості працівників у відділі й бюро. Однак зробити це можна лише після ретельного аналізу змісту їхньої роботи на основі вивчення документообороту й інших чинників.
Провівши укрупнення окремих підрозділів за рахунок ліквідації інших, необхідно зробити відповідні розрахунки й звести їх у табл.35. Об'єднання частини відділів внесе зміни в кількість об'єднаних відділів, що потребує повторного розрахунку їхніх посадових категорій. Учасникам ділової гри рекомендується обґрунтувати, за якими ознаками й чинниками проведено укрупнення окремих підрозділів, а відтак і пояснити, чому зроблене злиття саме цих підрозділів.
На основі аналізу складових досліджуваної проблеми учасникам ділової гри необхідно побудувати нову структурну схему управління підприємством з урахуванням норми керованості вищого керівництва підприємства.
Підведення підсумків ділової гри
які підрозділи не відповідають вимогам мінімальної чисельності відділу, бюро і їх варто реорганізувати;
результати аналізу складу посадових категорій відповідно до табл. 33;
аналіз нормативної і фактичної чисельності за кожним підрозділом відповідно до табл. 34;
пропозиції щодо укрупнення структурних підрозділів відповідно до нормативів щодо чисельності працівників у відділі й бюро (табл.35). Важливо уточнити підходи кожної команди до аналізу змісту роботи всіх підрозділів, щоб учасники ділової гри при розгляді структури управління відійшли від сформованих підходів та інструкцій. Отже, потрібні нові, більш прогресивні, підходи і гнучкіші структури управління виробництвом.
* н — нормативна; ф — фактична чисельність.
На основі обговорення запропонованих проектів розробляється і формулюється остаточний варіант організаційної структури управління підприємством.
Можна також спробувати виконати завдання й на нижчому ієрархічному рівні управління.