Теорія бухгалтерського обліку (2001)
3.1. Бухгалтерський баланс як елемент методу, його зміст і побудова
Баланс — це не просто складова методу бухгалтерського обліку, його елемент; це найважливіший документ бухгалтерської звітності, суттєве джерело інформації для управління, планування, організації виробництва, нормування, аналізу, контролю. Баланс є обліковою категорією, синтезом облікових записів, а тому його треба вміти читати і критично оцінювати з погляду змісту, будови, раціонального використання даних.
Слово «баланс» походить від латинського слова «bilanx», що означає «двошальковий»; bilanx разом зі словом «libra» (терези) означало у римлян двошаль-кові терези (libra bilanx). Відтак у багатьох мовах з'явились слова, близькі до слова «bilanx», які означають «терези»: італійське — la bilancia, французьке — 1а balance, англійське — balance і т. д.
Як обліковий термін слово «баланс» має два значення:
рівність, рівновага двох підсумків протилежного значення, що має місце в рахунках, відомостях і таблицях: рівність сум чи кількості прибутку і витрат, дебету і кредиту, активу і пасиву. У цьому розумінні слово баланс зберігає близький зв'язок зі своїм первісним значенням: однакові підсумки ніби відповідають збалансованим шалькам терезів;
таблиця, яка відображає результат облікової реєстрації, майновий стан підприємства в грошовій оцінці на відповідний момент, тобто стан його активів і пасивів.
Баланс як облікове поняття існує вже понад 500 років. Перші достовірні відомості про застосування цього слова в бухгалтерській практиці подаються в розрахунковій книзі певного італійського банкірського дому в 1408 р. У літературі слово «баланс» уперше з'являється в праці відомого італійського математика Луки Пачолі, що побачила світ в 1494 р., та в книжці Бенедикта Котрульї, яку було написано в 1458 р., але видано тільки 1573 року у Венеції. У законодавстві про баланс уперше згадує Торговий кодекс Наполеона, який було видано 1807 року.
У своєму другому значенні, тобто як таблиця, що відображає майнову статику, а інколи й динаміку господарства, баланс є тісно пов'язаним із поточним обліком господарської діяльності, його організацією, формами і методами. Але існують ще й інші підходи та погляди, коли баланс розглядають як принципово незалежне від системи бухгалтерського обліку поняття. Проте в прихильників такого напряму втрачається баланс як облікова категорія, як облікове поняття. У зв'язку з цим відомий український учений-економіст О. П. Рудановський зробив спробу більш ґрунтовно визначити поняття балансу, розглядаючи його не просто як таблицю чи форму вираження результатів облікової реєстрації, а як сукупність конкретних властивостей господарства, притаманних йому реально, незалежно від того, наскільки і як вони відображуються рахівництвом. Такий баланс, підкреслює О. П. Рудановський, репрезентує в кожному господарстві сукупність усього обчисленого, усього того, що в господарстві підлягає грошовій оцінці.
Такій оцінці підлягають основні й оборотні засоби, самі гроші, що перебувають на даний момент у господарстві, його юридичні відносини до третіх осіб і до власника господарства: інакше кажучи — це права й обов'язки господарства, його витрати й доходи. Сукупність виражених у грошовій формі матеріальних засобів, прав господарства і його витрат — з одного боку, і сукупність зобов'язань та доходів господарства з другого — на кожний момент перебувають у рівновазі, тобто балансуються, незалежно від того, як обліковуються ці об'єкти.
Слово «баланс» має ще й третє — цілком інше значення, коли його застосовують для кількісних зіставлень певних економічних явищ. У таких балансах може і не бути рівності активу й пасиву: їх називають активними, наприклад, активний торговий баланс, коли вивіз перевищує ввіз, чи пасивними, коли потреби перевищують наявність відповідних ресурсів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів.
Формування бухгалтерського обліку пройшло тривалий еволюційний шлях. Його зміст і будова змінювались залежно від форм власності, рівня продуктивних сил та розвитку виробничих відносин суспільства. Кожному етапу розвитку суспільства властива своя побудова балансу, який поділявся за відповідними ознаками. До найтиповіших ознак (починаючи з 1925 року) в Україні відносили: джерела складання; строки складання; обсяг даних; зміст; форму.
За джерелами складання розрізняли інвентарні, книжні та генеральні баланси. Інвентарні баланси складались тільки на підставі повного опису інвентарю і були його скороченим та спрощеним викладом. Такі баланси виконувались або за створення нового господарства на певній майновій основі, або за зміни господарством форми власності, або за впровадження в господарстві нової, більш раціональної системи обліку.
Книжні баланси складались на підставі записів у книгах, попередня перевірка яких з допомогою інвентаризації не проводилась. Такі баланси О. П. Рудановський називав пробними, попередніми.
Генеральний баланс, що його як виняток заміняли інвентарні та книжні баланси, був синтезом того й іншого. Він складався за рік і тільки на підставі опису інвентарю та пробного балансу.
За строками складання баланси поділялись на вступні, операційні, ліквідаційні.
Вступний баланс складався на момент створення підприємства і був здебільшого балансом інвентарним.
Операційні баланси складались періодично протягом року і охоплювали окремі аспекти (як правило, виробничі) діяльності підприємства.
Ліквідаційний баланс складався на день початку ліквідації підприємства, припинення ним свого нормального існування. Операційні баланси, які складалися протягом усього періоду ліквідації, називались ліквідаційними, а останній — завершальним ліквідаційним балансом.
Залежно від обсягу інформації баланси поділяли на прості, складні і зведені. У простому балансі відображали майновий стан (а інколи й динаміку) простого господарства, тобто господарства, в якому немає структурних підрозділів, допоміжних виробництв та допоміжних підприємств із самостійним обліком. У таких господарствах провадиться єдине самостійне рахівництво і єдиний, простий баланс.
Складного балансу потребували складні господарства, що мали відділи, філії чи підприємства, які самостійно вели рахівництво і складали прості баланси. Простих балансів у цих структурах складалось стільки, скільки було окремих самостійних систем рахівництва. Із простих балансів в цілому складався складний (зведений) баланс, який отримували з допомогою механічного постатейного підсумовування даних з простих балансів і підбиття в особливій колонці загальних підсумків активу і пасиву. У такому балансі окремі колонки характеризують стан окремих самостійних одиниць господарства, а колонка «Усього» відображає загальний стан господарства в цілому. Якщо окремих одиниць забагато, їх можна згрупувати — «Філії», «Виробничі підприємства» і т. п.
Відтак статті активу і пасиву балансу окремо відображали майновий стан підприємства в цілому і майновий стан його структурних підрозділів. У тогочасних балансах найбільш характерними статтями активу були: майно; товари; матеріали; кошти; цінні папери; паї та акції інших підприємств; підзвітні суми; акції; розрахунки акціонерів за придбані акції; дебіторська заборгованість; векселі; цінності в дорозі; витрати майбутніх років. Статті пасиву балансу відображали: капітали — основний і амортизаційний; фонди; передплату на акції; розрахунки з кредиторами; векселі видані; суми до з'ясування; доходи майбутніх років.
За змістом баланси поділялись на сальдові, оборотні, результатні, проміжні, шахові та порівняльні. Сальдові баланси включали тільки сальдо рахунків, що характеризують майновий стан господарства на відповідний момент. Оборотні баланси включали, крім сальдо, і обороти за рахунками. Відтак за формою вони були оборотними відомостями за певний період, а за змістом — давали уявлення не тільки про стан господарства, а й певною мірою і про динаміку його господарських оборотів. Результатний баланс — це баланс прибутків і збитків або доходів і витрат господарства, що визначає своїм сальдо чистий прибуток або чистий збиток.
Проміжні баланси складали тільки за потреби. Це були особливої форми пробні баланси, які за формою, змістом і структурою наближались до кінцевого балансу.
Шаховий баланс, що отримав свою назву від своєрідної форми, яка нагадувала шахову дошку, можна називати й динамічним балансом, бо він відображав як стан господарства на початок і кінець звітного періоду, так і рух майна. При цьому обороти в шаховому балансі давалися в розрізі кореспондуючих рахунків, що уможливлювало визначення його економічного змісту, оскільки зрозуміло було, звідки надійшла сума на рахунок і на що саме її було витрачено. А тому шаховий баланс, складений за звітний період після річного звіту, можна вважати і сальдовим, і оборотним, і результатним балансом.
Порівняльний баланс мав на меті порівняти статті звітного балансу з минулими періодами. Ці порівняння давались в абсолютних і відносних величинах, тобто статті активу й пасиву балансу показувались у відповідних сумах і відсотках на початок і кінець звітного періоду.
Крім шахових, за формою розрізняли ще й баланси двосторонні та односторонні. Найбільш поширеними були двосторонні баланси, що в них ліворуч розміщувалися активи, а праворуч — пасиви. Односторонні баланси відрізнялися від двосторонніх за зовнішнім виглядом — у них пасив розміщувався не поряд з активом, а після нього, під ним. Отже, ця форма балансу була менш наочною, бо вона ніби приховувала ідею протиставлення актива пасиву, яка характерна для самої природи балансу.
Перелічені види балансів існують і нині. Всі вони називаються бухгалтерськими, бо складаються на підставі даних бухгалтерського обліку. Але кожному виду балансів притаманні специфічні особливості, що безпосередньо пов'язані з джерелами, строками, способами, методами і технікою складання, підпорядкуванням підприємств, використанням даних балансів в управлінні.
Вступний баланс має виключно внутрішньогосподарське призначення. Він складається на момент створення підприємства, причому підприємства самі вибирають — складати їм вступний баланс чи ні. Однак досвід свідчить, що для поліпшення інформаційного забезпечення системи управління та контролю за збереженням майна починати виробничу та фінансово-господарську діяльність ліпше, коли є вступний баланс. На це треба звертати особливу увагу в процесі організації бухгалтерського обліку і звітності, бо дані вступного балансу мають відповідати даним на початок звітного періоду затвердженого кінцевого балансу.
Кожний сучасний баланс можна також назвати і порівняльним, бо в ньому всі показники наводяться в абсолютних величинах на початок року і на кінець звітного періоду. Це дає змогу протягом календарного року оцінювати показники балансу в динаміці, осмислювати їхні зміни.
Потреба в складанні проміжних балансів визначається тільки внутрішніми потребами самого підприємства. Підставою для складання таких балансів можуть бути процеси реструктуризації, реорганізації, ефективнішого використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, забезпечення збереження майна, зміцнення фінансового стану підприємства. Характерною особливістю проміжних балансів є їхній спрощений вигляд: інвентаризації основних і оборотних засобів, нематеріальних активів, розрахунків з дебіторами і кредиторами не проводяться; необхідні обчислення виконуються наближено; записи на розподільних та порівняльних рахунках роблять оперативним способом.
Підприємства та установи складають місячну, квартальну й річну бухгалтерську звітність, в якій відображають склад майна і джерела його формування. Квартальна бухгалтерська звітність подається підприємством не пізніше 25 числа місяця, наступного за звітним періодом. Річна бухгалтерська звітність — не пізніше 15 лютого року, наступного за звітним. Установи, які утримуються за рахунок бюджету, подають місячну, квартальну й річну бухгалтерську звітність у визначені керівним органом строки.
Важливим документом бухгалтерської звітності, як було вже сказано, є бухгалтерський баланс. Бухгалтерський баланс — це спосіб узагальненого відображення та економічного групування засобів господарства за їхніми видами та джерелами утворення в грошовій оцінці на відповідний момент, як правило, на 1-ше число місяця.
Баланс будується у формі таблиці, що складається з двох частин: ліва — актив, права — пасив (у перекладі з лат. слово «актив» означає дійовий, діяти, діяльний; слово «пасив» — утримуваний, бездіяльний). В активі наводиться склад і розміщення господарських засобів, у пасиві — джерела господарських засобів і призначення коштів (рис. 3.1).
Беручи загалом, можна сказати, що актив — це система показників, які відображують склад і розміщення засобів господарства, згрупованих у якісно однорідні групи; пасив балансу — це система показників, які відображають джерела утворення й цільове призначення засобів господарства, також згрупованих в якісно однорідні групи. З погляду політичної економії пасив є сумою вартостей, отриманих із різних джерел, а актив — це конкретні форми існування цих вартостей.
Засоби господарства і джерела їх утворення показуються в балансі в розрізі окремих економічних груп, які називаються статтями балансу. До кожної статті балансу включаються однакові за економічним змістом засоби господарства чи джерела їх утворення. Кількість статей балансу визначається галузевими особливостями діяльності підприємств.
Статті балансу розподіляються на однойменні та комплексні. Однойменні статті відображають стан якогось одного виду господарських засобів чи джерел їх утворення. Наприклад, основні засоби, нематеріальні активи, готова продукція, статутний капітал, пайовий капітал. Комплексні статті відображають стан кількох видів господарських засобів чи джерел їх утворення. Наприклад, стаття «Виробничі запаси» об'єднує матеріали, паливо, запасні частини, напівфабрикати, комплектуючі вироби; стаття «Цільове фінансування» — показники за видами цільового фінансування і цільового надходження тощо.
Наведемо спрощену форму бухгалтерського балансу (табл. 3.1).
Як бачимо, кожний розділ балансу об'єднує відповідний цільовий напрям показників, які доповнюють один одного й усебічно характеризують діяльність підприємства. Але для поглибленої оцінки виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємства даних балансу недостатньо, у зв'язку з чим залучають додаткову інформацію оперативного та статистичного обліку. Особливо це стосується першого й другого розділів активу балансу, де неможливо дати характеристику технічного стану основних засобів, збереження виробничих запасів та інших товарно-матеріальних цінностей, реальності незавершеного виробництва, якщо не будуть проведені обстеження, спостереження, контрольні обміри фактичних обсягів виконаних робіт, контрольні запуски сировини і матеріалів у виробництво, інвентаризація.
Значну увагу необхідно приділяти незавершеному виробництву, зокрема, достовірності його оцінки. Це потребує інвентаризації незавершеного виробництва на кожну квартальну дату складання балансу. А оскільки інвентаризація незавершеного виробництва є дуже складним і тривалим процесом, її не завжди проводять своєчасно. Відтак його балансові залишки часто не відповідають дійсності.
Згруповані в розділі II активу балансу статті характеризують кошти, розрахунки та інші активи. На цих статтях відображаються товари відвантажені, розрахунки з дебіторами, кошти та інше. Дебітори зазначаються в балансі розгорнуто: за товари, роботи і послуги; за векселями одержаними; за розрахунками з бюджетом; за авансами виданими і під. кошти (в касі, на розрахунковому рахунку, валютному рахунку, інші кошти) — це найважливіший показник, що характеризує фінансовий стан підприємства, його платоспроможність. Наявність достатніх коштів — це гарант стійкості і мобільності підприємства, забезпечення стабільності його роботи.
Статті розділу IV пасиву балансу характеризують розрахунки та інші пасиви. Це кредиторська заборгованість підприємства банкам (за короткострокові кредити й позики), постачальникам, бюджету, зі страхування, з оплати праці, дочірнім підприємствам, іншим кредиторам і т. д.
Природа балансу потребує рівності його активу й пасиву. Це зумовлено тим, що і в активі, і в пасиві відображаються ті самі засоби. Звідси випливають такі правила:
Актив (А) дорівнює пасиву балансу (Р), тобто підсумки активу і пасиву мають бути однаковими:
А = Р.
Загальний підсумок активу (А) дорівнює сумі показників всіх його статей (а,, а2,...), тобто А = (а, +а2+а3 +...ап).
Сума показників усіх статей активу дорівнює сумі показників усіх статей пасиву балансу
Процес складання балансу регламентовано Урядом України та відповідними державними органами. Особливо це стосується кінцевого (річного) балансу, складання якого потребує обов'язкової інвентаризації всіх його статей. Тому практичні працівники, причетні до складання місячних, квартальних та річних балансів, повинні дотримуватись таких вимог:
Своєчасність балансу — складання та подання балансу за призначенням у належний термін.
Повнота балансу — відображення в ньому стану майна всіх структурних підрозділів, відділків, філій, що входять до складу підприємства.
Об'єктивність балансу — вірогідність балансу, що базується на даних поточного бухгалтерського обліку.
Реальність балансу — відповідність його статей дійсності.
Наступність балансу — зв'язок звітного балансу з попередніми балансами за формою, будовою, змістом, відповідністю кореспонденції та оцінки.
Точність балансу — відповідність показників балансу показникам інших звітних форм.
Ясність балансу — доступність для розуміння не тільки особами, що його складали та підписували, а й усіма спеціалістами, які його вивчатимуть.
Кожна вимога відіграє важливу роль у системі бухгалтерського обліку і назвати якусь із них найголовнішою неможливо. Усі вони пов'язані між собою, доповнюють одна одну і націлені на забезпечення достовірного, доступного, об'єктивного і дійового бухгалтерського обліку (рис. 3.2).
Рисунок наочно свідчить, що всі вимоги тісно пов'язані між собою і щодо балансу перебувають у прямому зв'язку. Але такі вимоги, як своєчасність, наступність, реальність, об'єктивність, точність мають ще й зворотний зв'язок між собою.
Дотримання вимог під час складання балансу забезпечує його багатогранність та значущість. А тому баланс необхідно розглядати з технічного, економічного, правового та наукового боку як вершину облікового процесу, найважливіше джерело інформації для оцінки, аналізу, планування, управління підприємством, як джерело для наукових досліджень.
Мета балансу — відобразити стан господарських засобів та джерел їх утворення на певну дату. Звідси випливає, що баланс є синтезом професійних дій фахівців з обліку, рушієм правильного ведення обліку, інструментом визначення економічних, юридичних та господарських відносин підприємства, передумовою для ефективного нормування, поточного та перспективного планування, найважливішим звітним документом.
Значущість балансу важко переоцінити. Передовсім баланс є зовнішнім відображенням тієї господарської єдності, яка властива кожному підприємству. Діяльність підприємства є багатогранною, складною й динамічною; підприємство не має постійних зовнішніх меж, які б встановлювали реальні рубежі його діяльності та визначали її дійсний зміст. Такі реалії змальовує тільки баланс, даючи порівняльну грошову оцінку всім економічним, юридичним та адміністративно-господарським відносинам підприємства на кожний даний момент. Тільки баланс дає можливість наочно усвідомити обсяг і зміст виконаної за звітний період роботи.
Баланс з особливою чіткістю відображає фінансовий стан підприємства, показуючи, чиї кошти вкладено в підприємство, як їх розміщено, чи є довгострокові позики, чи забезпечено покриття зобов'язань перед кредиторами і т. п.
Користуючись низкою щорічних балансів, можна чітко уявити собі динаміку економічного розвитку підприємства та його господарської діяльності. Порівнянням точних цифр балансових даних у належній обробці з'ясовують, наскільки раціонально й економно велася на підприємстві робота, якою ціною досягнуто кінцевих результатів, чи достатньо матеріальних запасів, чи надійні дебітори і т. п.
Наявність своєчасних та правильно складених балансів дає можливість кожному керівникові, обмірковуючи всі позитивні та негативні сторони діяльності підприємства, свідомо вести господарство, пошук внутрішніх резервів та запровадження їх у дію.
Баланс, як звітний документ, має неоціненний практичний зміст. Цим документом підприємство звітує перед своїм керівним органом, податковою адміністрацією, статистичними органами, кредитними установами. На підставі балансу та відповідних звітних форм визначають правильність указаного чистого прибутку, установлюють величину податків, обов'язкових внесків та платежів.
Значення балансів для наукових досліджень полягає в тому, що вони дають у стислому викладі точні, систематизовані дані про майновий стан і господарську діяльність, статику й динаміку окремих господарств, їхніх об'єднань, цілих галузей промисловості. Без ретельного вивчення й усебічного дослідження таких балансів неможливе практичне опрацювання дійових засобів для розвитку та піднесення економіки України.