Теорія бухгалтерського обліку (2001)

4.5. Узагальнення даних поточного обліку

Діяльність кожного підприємства полягає у виконанні різноманітних господарських операцій. Але в бухгалтерському обліку вони можуть бути відображені тільки тоді, коли їх належно оформлено первинними документами. За браком таких господарська операція не визнається законною і не може бути відображеною в бухгалтерському обліку. На жаль, підприємства часто не дотримуються цього обов'язкового правила. Особливо це стосується операцій, пов'язаних із грошима, відпуском товарно-матеріальних цінностей, розрахунками з підзвітними особами, коли вони здійснюються без відома керівництва чи інших уповноважених на те осіб, що інколи стає причиною не тільки непродуктивних витрат, а й розтрат і зловживань.

Відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку провадиться через запис таких у відповідні регістри синтетичного та аналітичного обліку в розрізі кореспондуючих рахунків. Належно оформлені первинні документи підтверджують сам факт здійснення господарських операцій, у результаті яких відбувалося збільшення чи зменшення засобів господарства та джерел їх утворення. Проте, оскільки за звітний період здійснюється велика кількість господарських операцій, саме тільки відображення цих операцій на рахунках синтетичного й аналітичного обліку є недостатнім.

Для підбиття підсумків виробничої та фінансово-господарської діяльності, визначання показників, упевненості в тотожності синтетичного й аналітичного обліку, забезпечення своєчасності облікових записів (на 1-ше число кожного місяця), а також для перевірки правильності реєстрації господарських операцій на рахунках та отримання нового балансу складають оборотну відомість за рахунками синтетичного обліку.

В оборотній відомості відображуються обороти за відповідний проміжок часу та стан засобів господарства на початок і кінець звітного періоду. Вона використовується також для контролю правильності записів господарських операцій, аналізу діяльності підприємства.

Контрольне значення оборотної відомості ґрунтується на досягненні рівності трьох показників:

підсумків залишків (сальдо) за дебетом і кредитом рахунків на початок звітного періоду;

підсумків оборотів за дебетом і кредитом рахунків за звітний період;

підсумків залишків (сальдо) за дебетом і кредитом рахунків на кінець звітного періоду.

В основу забезпечення рівності сальдо за дебетом і кредитом рахунків покладено обороти, рівність яких є підтвердженням дотримання принципу подвійного відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Підсумки сальдо всіх рахунків за дебетом і кредитом дорівнюють один одному, бо сукупність усіх рахунків, які мають дебетове сальдо, дає актив балансу, а сукупність усіх рахунків, які мають кредитове сальдо, дає пасив балансу, що забезпечує, як відомо, рівність активу й пасиву.

За допомогою оборотних відомостей за рахунками синтетичного обліку (табл. 4.6—4.9) можна відшукати помилки в облікових записах, які було зроблено через порушення правила подвійного запису. Наприклад, коли суму операцій записано на дебет одного рахунка, а за кредитом іншого — пропущено (чи навпаки); або коли на дебет рахунка щодо даної господарської операції записано одну суму, а на кредит — іншу (більшу чи меншу). У таких випадках рівність підсумків оборотів за дебетом і кредитом в оборотній відомості буде порушено, що й свідчитиме про допущену помилку.

Проте оборотна відомість не дає можливості виявити помилки, які виходять за межі порушення подвійного запису. Наприклад, неправильний запис кореспондування рахунків — на дебет чи кредит іншого рахунка або пропуск запису певної господарської операції. Такі помилки виявляються іншими способами, про які йтиметься далі. Для контролю за повнотою відображення господарських операцій в обліку треба орієнтуватися на загальну підсумкову суму всіх операцій за журналом реєстрації господарських операцій. При цьому загальна підсумкова сума всіх операцій за журналом реєстрації має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості за відповідний період.

Значення оборотної відомості для оцінки виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємства полягає в тім, що вона дає змогу скласти точне уявлення про роботу підприємства, його прибутковість, стан запасів, зміну залишків майна на кінець звітного періоду проти таких залишків на його початок.

Проте оборотна відомість за рахунками синтетичного обліку (оборотний баланс), складена тільки у вартісному вимірі, не може задовольнити потреби управління в більш деталізованій інформації. У зв'язку з цим у процесі складання оборотних відомостей доводиться значно розширювати їхню аналітичну частину.

Отже, основне призначення оборотних відомостей — узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку. Оборотні відомості — це один з найважливіших регістрів бухгалтерського обліку, в якому накопичується інформація про початкову наявність, рух за звітний період та залишок на кінець звітного періоду відповідного майна, заборгованості за розрахунками й операціями. Складання оборотних відомостей — кінцевий етап створення передумов для підготовки бухгалтерського балансу. Необхідність складання оборотних відомостей пояснюється й тим, що за розрахунками з дебіторами і кредиторами вивести сальдо на кінець періоду синтезованим способом неможливо. Тому за розрахунковими рахунками (розрахунки з дебіторами і кредиторами, підзвітними особами) сальдо виводять лише аналітичним способом. Оборотні відомості, складені за даними аналітичних рахунків до окремих синтетичних рахунків, називаються оборотними відомостями за аналітичними рахунками. Такі оборотні відомості складають у кількісно-сумарному і сумарному вираженні, тобто вони бувають двох видів:

оборотні відомості за товарно-матеріальними рахунками;

оборотні відомості за розрахунковими рахунками.

В окрему групу виділяють шахові оборотні відомості, котрі, як уже було сказано, можуть бути рекомендовані в разі порівняно невеликої кількості господарських операцій.

Оборотні відомості різняться між собою і за формою, і за економічним змістом. Якщо, наприклад, оборотна відомість за синтетичними рахунками дає узагальнюючу інформацію про наявність і рух господарських засобів та джерел їх утворення в цілому на підприємстві, то оборотна відомість за товарно-матеріальними рахунками й оборотна відомість за розрахунковими рахунками характеризують стан тільки певної частки майна підприємства.

Для складання оборотної відомості необхідно за поточний місяць за кожним рахунком підбити підсумки оборотів і вивести сальдо на кінець місяця. Проілюструємо цю роботу на синтетичних рахунках (з метою спрощення господарські операції не наводяться).











На підставі даних про сальдо на початок і кінець звітного періоду оборотів за місяць складемо оборотну відомість за синтетичними рахунками (табл. 4.6).



Проте оборотна відомість за синтетичними рахунками не деталізує змісту оборотів. Доповненням і розвитком цієї простої оборотної відомості, покажчиком взаємозв'язку між рахунками є шахова оборотна відомість (табл. 4.7).



Шахову оборотну відомість необхідно складати послідовно протягом місяця. Записи в ній треба робити одночасно з реєстрацією господарських операцій в журналі, тобто шахова оборотна відомість ведеться паралельно з журналом реєстрації господарських операцій. Тоді на кінець місяця підприємство матиме контрольний показник суми оборотів у розрізі коленого кореспондуючого рахунка за дебетом і кредитом.

Шахова оборотна відомість — це таблиця, поділена на клітинки, причому кожна клітинка відображає одночасно дебет одного і кредит іншого рахунка, тобто відображає взаємозв'язок між ними і дає можливість розчленувати загальну суму оборотів за кожним рахунком у розрізі кореспондуючих рахунків (див. табл. 4.7).



Наприклад, на рахунок «Сировина й матеріали» за дебетом записано дві суми — 12 000 і 25 000 грн. Сама будова шахової оборотної відомості свідчить про те, що дебетовий оборот рахунка «Сировина й матеріали» в сумі 37 000 грн. відбувся внаслідок таких операцій: внутрішнього переміщення товарно-матеріальних цінностей — 12 000 грн.; надходження матеріалів від постачальників — 25 000 грн. На рахунку «Виробництво», за загального обороту 13 650 грн. за дебетом, відображено чотири суми: списання на виробництво матеріалів — 9050 грн.; палива — 400 грн.; нарахування заробітної плати робітникам — 4000 грн.; відрахування в амортизаційний фонд — 200 грн.

Візьмімо вертикальну колонку рахунка «Розрахунковий рахунок», її підсумок (кредитовий) дорівнює 20 600 грн., що означає: отримано касою для виплати заробітної плати — 3000 грн.; переказано постачальникам за отримані від них товарно-матеріальні цінності — 13 000 грн.; погашено короткострокову позику банку — 4000 грн.; зроблено добровільний внесок за рахунок амортизаційного фонду — 600 грн.

Контрольне значення шахової оборотної відомості полягає у виявленні помилкової кореспонденції між рахунками. Крім того, шахова оборотна відомість використовується як одне із важливих джерел інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства. На підставі вивчення оборотів за шаховою оборотною відомістю можна дати повну й глибоку оцінку роботи підприємства за визначений проміжок часу. А тому користувачі інформації повинні вміти читати цю відомість і робити обґрунтовані висновки.

Інформації, що міститься в оборотних відомостях за синтетичними рахунками, недостатньо для контролю за забезпеченням виробництва конкретними видами сировини й матеріалів, комплектуючих виробів, палива, запасних частин; її замало також і для поглибленого поточного та перспективного аналізу фінансового стану підприємства, стану розрахунків з постачальниками, дебіторами та кредиторами, оцінки забезпечення підприємства основними засобами та оборотними коштами і т. п. Для ліквідації цих недоліків використовують поточні дані аналітичного обліку та складають оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку, відображаючи обороти за аналітичними рахунками в межах якогось одного синтетичного рахунка. За допомогою таких оборотних відомостей можна висновувати щодо тотожності синтетичного й аналітичного обліку, перевіряти правильність записів на аналітичних рахунках, аналізувати стан матеріальних запасів, контролювати збереження майна та повноту відображення руху товарно-матеріальних цінностей (табл. 4.8).





Оборотні відомості разом із картками складського кількісного обліку є важливим джерелом інформації для осмислювання руху та складу товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Вони сигналізують про наявність неповноцінних, залежалих та неякісних матеріальних цінностей, пересортицю, недостачі та надлишки. Виявляється це перевіркою правильності облікових записів, обстежень, спостережень та інвентаризації ТМЦ. Треба звертати увагу передовсім на ті позиції ТМЦ, які тривалий час перебувають без руху і їхня кількість протягом року з місяця в місяць реєструється як залишки. Така ситуація свідчить або про їх недостачу, або про неповноцінність (пошкодження) чи непотрібність для виробництва у зв'язку зі зміною технології чи асортименту продукції. А якщо у згаданих джерелах інформації будуть кредитові (червоні) залишки, то це свідчитиме про перекручення аналітичного обліку, помилки, пересортицю і може бути підставою для перевірки правильності записів на аналітичних рахунках у поточному обліку чи для проведення суцільної інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.



Оборотні відомості за розрахунковими рахунками (табл. 4.9) за формою схожі з оборотними відомостями за синтетичними рахунками (оборотним балансом), але вони характеризують обороти й сальдо за відповідний звітний період тільки за конкретним синтетичним рахунком.