Теорія бухгалтерського обліку (2001)

Раціональне ведення бухгалтерського обліку значною мірою залежить від вдало вибраної форми обліку, що застосовується на даному підприємстві, та належної організації роботи. Останнє передбачає, крім усього іншого, також найраціональніші взаємовідносини центральної бухгалтерії з оперативно відокремленими частинами підприємства. Отже, організаційна форма побудови обліку на підприємстві зумовлюється його особливостями, територіальною відокремленістю його структурних підрозділів, системою управління, рівнем самостійності структурних підрозділів, чинною системою контролю та звітності.

Законом передбачено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємствах та дотримання законодавства в процесі здійснення господарських операцій несуть керівники. Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для належного ведення бухгалтерського обліку, забезпечення виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до обліку, вимог головного бухгалтера щодо оформлення та подання бухгалтерських документів. Залежно від розмірів підприємства, організаційної його структури, системи управління, обсягів облікової інформації керівник підприємства для ведення обліку може:

створити бухгалтерську службу як самостійний структурний підрозділ підприємства на чолі з головним бухгалтером;

передати повноваження щодо ведення обліку спеціалізованій організації або централізованій бухгалтерії, коли така є;

найняти бухгалтера-фахівця на договірних засадах;

особисто вести бухгалтерський облік, якщо підприємство не зобов'язане оприлюднювати свою звітність.

Розвиток ринкових умов господарювання зумовлює функціонування підприємств із різною формою власності, різним обсягом господарської діяльності, від чого залежать суттєві відмінності в системі управління, обсязі облікової інформації. Усе це, у свою чергу, є передумовою різноваріантності організаційної побудови облікового процесу на конкретному підприємстві.

Підприємство самостійно організовує ведення бухгалтерського обліку на засадах повної чи часткової його централізації.

Централізована організація бухгалтерського обліку передбачає створення на підприємстві єдиного облікового центру — центральної бухгалтерії, яка і здійснює весь обліковий процес. При цьому документування здійснюваних операцій проводиться у відповідних господарських підрозділах і у встановлені графіком документообороту строки ці документи надходять у центральну бухгалтерію. Остання постійно здійснює оперативний контроль за правильним і своєчасним оформленням документів. Після ретельної перевірки та обробки вони стають підставою для ведення синтетичного й аналітичного обліку. У центральній бухгалтерії облік ведеться за такими напрямками, які забезпечують необхідну інформацію для здійснення контролю як за діяльністю підприємства в цілому, так і за діяльністю його господарських підрозділів. У кінці звітного періоду центральна бухгалтерія складає за даними синтетичного й аналітичного обліку баланс та інші форми звітності.

Така організаційна форма ведення обліку набула поширення на порівняно невеликих підприємствах з компактним розміщенням господарських підрозділів. Вона має багато переваг, зокрема дає змогу ефективніше використати обліковий персонал, раціональніше розподілити обов'язки між конкретними виконавцями, ширше використати обчислювальну техніку в обліковому процесі, забезпечити своєчасне та якісне складання звітності.

Однак така форма організації облікового процесу має й суттєві недоліки. Найважливішим з них є те, що контроль за здійснюваними операціями ведеться відірвано від місця їх проведення та документування, що знижує як його оперативність, так і його дійовість. Крім того, керівники господарських одиниць (цехів, дільниць, бригад) мають недостатнє інформаційне забезпечення під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю за діяльністю господарського підрозділу.

У зв'язку з цим на великих підприємствах, за значної кількості господарських підрозділів, а також тоді, коли окремі цехи, дільниці чи інші підрозділи розміщено на значній відстані від головного підприємства, обліковий процес будується за принципами його часткової централізації. На таких підприємствах обліковий процес здійснюється як центральною бухгалтерією, так і обліковим персоналом (обліковими групами) структурних підрозділів (цехів, бригад, дільниць). Нижчі облікові осередки здійснюють документальне оформлення проведених операцій, обробку та групування документів стосовно руху матеріалів, готової продукції, розрахунків з робітниками і службовцями та ін. У встановлені строки на підставі згрупованих документів облікові групи структурних підрозділів складають звіти, які разом з документами здають в центральну бухгалтерію. Після ретельної перевірки документів та складених звітів центральна бухгалтерія використовує їх для відображення проведених операцій у системі синтетичних і аналітичних рахунків.

Отже, за часткової централізації обліку всі облікові роботи зі зведення та узагальнення діяльності підприємства здійснюються централізовано — центральною бухгалтерією, а контроль за документацією, її первинна обробка та групування документів, складання на цій підставі звітів проводяться децентралізовано.

Така побудова облікового процесу значною мірою усуває недоліки, властиві повній його централізації. За таких умов суттєво посилюється контроль за роботою структурних підрозділів підприємства та інформаційне забезпечення керівництва в процесі прийняття управлінських рішень. Ця форма організації обліку набуває нині все більшого поширення, особливо за умов впровадження комерційного розрахунку. Вона застосовується на промислових і сільськогосподарських підприємствах, у будівельно-монтажних організаціях, на залізницях та ін.

Проте і названа форма організації обліку має суттєві недоліки: це передовсім збільшення чисельності облікового персоналу, неефективне його використання, ускладнення своєчасного складання звітності.

Укрупнення підприємств, створення їхніх об'єднань, виникнення спільних підприємств та їхніх філій, поширення дочірніх підприємств, зміцнення їхньої самостійності в управлінні зумовили організацію обліку на цих підприємствах на принципах повної децентралізації. Такі підприємства часто розміщено на значній відстані від головного. Тому вони здійснюють облік цілком самостійно. Тут проводиться документальне оформлення здійснюваних господарських операцій, перевірка та групування первинних документів, синтетичний та аналітичний облік, складання та подання звітності, включаючи баланс цього підприємства (філії, підрозділу).

У встановлені строки баланс та інші звітні форми подають у центральну бухгалтерію, яка їх перевіряє та складає зведену (консолідовану) звітність у цілому по об'єднанню.

Таку організаційну побудову обліку передбачено і чинним «Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні», яке наголошує, що підприємство може виділяти на окремий баланс свої філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи (житлово-комунальне, транспортне, підсобне сільське господарство тощо), що входять до складу підприємства.

Отже, децентралізація бухгалтерського обліку зумовлюється передовсім організаційною, територіальною чи технологічною відокремленістю підприємств чи їхніх окремих частин.

Проте децентралізована організація бухгалтерського обліку стосується передовсім головного підприємства, тобто передбачає самостійність та автономність ведення обліку і звітності в його структурних підрозділах. Що ж до самих цих підприємств, чи їхніх філій, які входять в об'єднання, то там залежно від особливостей діяльності облік будується на принципах повної чи часткової централізації. Відтак зберігаються, на жаль, усі, як позитивні, так і негативні сторони цих організаційних форм ведення обліку.

З-поміж організаційних форм побудови обліку особливе місце належить централізованим бухгалтеріям. Головна їхня особливість полягає в тім, що вони обслуговують не одне підприємство чи установу, а цілу групу однорідних господарств певного напряму. Найбільш широкого розвитку набули централізовані бухгалтерії з обслуговування бюджетних установ: шкіл, дитячих дошкільних закладів, лікарень, аптек, окремих промислових підприємств. Слід зазначити, що останнім часом виникла низка малих підприємств та аудиторських фірм, які на договірних засадах обслуговують інші малі підприємства стосовно ведення обліку, тобто виконують функції централізованих бухгалтерій. За таких умов безпосередньо на підприємствах чи установах замість самостійних бухгалтерій створюють обліково-контрольні групи, які займаються документальним оформленням господарських операцій та перевіркою документів. Усі інші облікові роботи та складання звітності виконує централізована бухгалтерія (аудиторська фірма).

Така організаційна форма побудови обліку, як і всі інші, має і переваги, і недоліки. Зокрема на малих виробничих підприємствах дані облікової інформації нерідко становлять важливу комерційну таємницю, зберегти яку нелегко за такого принципу ведення обліку.

У ринковій економіці все більшу роль відіграють підприємства малого бізнесу. Вони мають невеликий обсяг господарської діяльності, дещо спрощену форму обліку, а відтак і певні особливості його побудови. Залежно від обсягу облікової інформації на такому підприємстві може створюватись обліковий апарат або цю роботу доручають виконувати фахівцю за договором. За незначного обсягу облікових робіт їх може виконувати сам власник підприємства.

Громадяни, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, ведуть облік доходів і витрат у порядку, передбаченому податковим законодавством України.