Антикризове управління підприємством (2005)

Усі комунікації в організації засновані на одержанні, обробці, передачі й збереженні даних. Дані — це повідомлення, зведення будь-якого походження, виду і призначення, результати розумової діяльності. Управлінська інформація — це частина даних, що несуть у собі новизну і корисність для прийняття фахівцем обґрунтованого рішення.

Інформація являє собою найважливіший елемент інформаційного середовища управління (ІСУ). Крім неї ІСУ включає:

інформаційні технічні засоби управління (комп'ютер, телефон, факс й ін.);

технології;

професіоналізм працівників апарату управління і працівників сфери виробництва;

загальну культуру управлінських, відносин;

систему документообігу.

Рівні розвитку складових ІСУ повинні взаємно відповідати, при цьому середовище відіграє активізуючу роль, виступаючи як додатковий ресурс. При великій неузгодженості складових ІСУ один щодо одного інформаційний процес стає неефективним (ефект негативної синергії). Так, при переважно ручній обробці інформації (друкування на звичайних машинках, обчислення на калькуляторах, архівування в папках) варто використовувати прості системи передачі інформації і запрошувати фахівців із середнім рівнем освіти в галузі інформатики.

Основне завдання ІСУ — доведення до конкретного працівника потрібної інформації в потрібний час.

Якщо відповідність елементів в ІСУ буде порушена, то вся система саморуйнується і починаються труднощі, що доводять до відторгнення інформації. Інформація, що прийшла раніше, може загубитися в течії справ, а та, що прийшла пізно, вже не має споживчої вартості. Організаційна сторона формування ІСУ дуже важлива. Хто конкретно повинен займатися питаннями управління механізмом ІСУ? Ми думаємо, що ним повинен бути фахівець з організації управління, знайомий з основами інформатики, а не фахівець з інформатики, знайомий з елементами теорій управління чи організації (як це часто і буває).

Робота з документами без підписів і печаток, високий престиж ділового слова характеризують високий рівень управлінських відносин.

Завдання надання характеристикам управлінської інформації вимірюваного виду ще не вирішене.

Звичайно інформацію поділяють на два великих класи:

об'єктивну, упредметнену в товарі;

суб'єктивну, відображену, організовану людьми. До об'єктивної відноситься інформація, отримана від об'єкта управління як споживчої вартості. Наприклад, інформація про працівника: диплом про освіту, його патенти і свідчення про винаходи, трудова книжка, місце проживання і т.д.; інформація про конкурента: прайс-листи на продукцію, його реклама, місцезнаходження, зведення про персонал і т.д. Основну частку складає клас суб'єктивної інформації. Співвідношення суб'єктивного й об'єктивного у відбитій інформації залежить від багатьох факторів, у тому числі від рівня професійної підготовки і культури людини, потреб та інтересів, складності процесу і часу на управління, рівня і технічних засобів управління.

Таким чином, хоча саме джерело інформації носить об'єктивний характер, але інформація про нього суб'єктивна, тому що при відображенні відбуваються прийом, перетворення і передача її людиною. Працівник може і сам організовувати інформацію (складання інструкцій, наказів, розпоряджень і т.д.). У даному випадку суб'єктивність інформації закладена на самому початку.

Суб'єктивність інформації не можна ототожнювати з помилковістю, невірогідністю — це різні категорії. Суб'єктивна інформація може мати високий рівень об'єктивності й вірогідності.

Категорія "інформація" має сенс лише тоді, коли є джерело (інформатор) і її одержувач (інформант). Людина може одночасно бути інформатором й інформантом. Так, здійснюючи управлінський вплив на об'єкт управління, керівник одержує інформацію про хід впливу і результати діяльності об'єкта управління (зворотний інформаційний зв'язок).

Завдання суб'єкта управління в ІСУ полягає в наступному:

відокремити цінну інформацію від "шумів";

виділити з інформації найбільш важливу частину, що дозволяє аналізувати поточний стан об'єкта управління і виробити правильне рішення. Важливе значення має робота зі слухами. У типовий перелік тем для слухів входить наступна інформація:

майбутні скорочення;

нові дисциплінарні й економічні заходи покарання;

зміни в структурі організації;

прийдешні кадрові переміщення і підвищення;

подробиці суперечок керівників;

подробиці особистого життя керівників.

Управляти такою інформацією необхідно. Якщо усе пустити на самоплив, то інформація може досить швидко перетворитися в дезінформацію, шкідливу як для керівників, так і для підлеглих. Для роботи зі слухами існує два основних методи:

виховання лояльних співробітників і встановлення моральних і матеріальних стимулів і відповідальності за поширення несанкціонованої побутової інформації;

інформування працівників про питання, що їх цікавлять, у засобах внутрішнього мовлення, інформаційних бюлетенях і т.д. На ряді японських фірм введена посада інформатора з побутових і загальфірмових питань. Будь-який працівник може одержати в інформатора відповіді на свої питання, наприклад, чому його колега не вийшов на роботу, скільки дітей у родині керівника компанії і т.д.

Управління інформаційним процесом, пов'язаним зі слухами, істотно поліпшує мікроклімат у колективах і в компанії в цілому.

Звичайно в управлінні виділяють наступні характеристики інформації: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість і відкритість. Розглянемо підхід до цих характеристик.

Обсяг інформації повинен розглядатися з двох сторін — як обсяг символьної і сприйманої інформації.

Обсяг символьної інформації визначається кількістю букв, знаків, символів і звичайно виражається в символах чи байтах (наприклад, у документі є 900 символів).

Обсяг сприйманої інформації характеризує повноту інформації про який-небудь об'єкт управління для ухвалення обґрунтованого рішення. Він залежить від символьного обсягу, форми представлення (текст, графіка, формули, звук), тимчасового інтервалу на її обробку, складності інформації чи її обробки, індивідуальних характеристик інформанта, поточного стану об'єкта управління (актуальність, зміна стану об'єкта). Обсяг сприйманої інформації має три рівні:

інформаційна надмірність;

субмінімальний рівень;

недолік інформації (інформаційний голод).

Інформаційна надмірність про об'єкт управління підвищує якість рішення, однак збільшує час на ухвалення рішення і підвищує вартість інформації. Для прийняття важливих рішень іноді потрібне дублювання інформації, тобто створення інформаційної надмірності.

Недолік інформації утруднює вироблення правильного рішення, збільшує ступінь ризику, вимагає сучасних економіко-математичних методів для підвищення імовірності правильного рішення. Недолік інформації часто виникає штучно через монополізацію різних зведень. Монополізація виявляється в двох напрямках:

засекречування (обґрунтоване чи необґрунтоване) частини необхідних зведень;

прагнення окремих осіб чи організацій монопольно мати інформацію для підвищення свого соціального і матеріального статусу.

Вихід повинен бути в демократизації інформаційних процесів, тобто в широкому доступі до інформації через різні канали всіх зацікавлених осіб. Субмінімальний рівень інформації— це мінімальноповний обсяг інформації для конкретної людини, при якому вона може прийняти обґрунтоване управлінське рішення. Природно, цей рівень — величина суб'єктивна і його варто підлаштовувати під конкретну людину. Технологія визначення цього мінімуму повинна враховувати індивідуальність людини. У цьому зв'язку концепція побудови автоматизованих робочих місць (АРМ) може добре реалізувати даний рівень інформації.

Методика оцінки рівня обсягу сприйманої людиною інформації заснована на експертних методах.

Сучасні керівники приватних організацій (вони ж і власники) постійно вирішують нелегке для себе завдання: яку інформацію й у якому обсязі варто давати тому чи іншому працівнику? Вважається, що витік 20% комерційної інформації може привести організацію до краху.

Вірогідність інформації — це відсоток реальних зведень до загального обсягу інформації (надалі під обсягом інформації будемо зрозуміти обсяг сприйманої інформації). Вірогідність має три рівні:

абсолютний (100%);

довірчий (більше 80%);

негативний (менше 80%).

Вірогідність багато в чому залежить від методики документообігу. Чим менше людей беруть участь у зборі, передачі й обробці інформації, тим вище її вірогідність. Про одні й ті самі події можна одержати різну інформацію в залежності від методики її збору й обробки. Вірогідність залежить від часу проходження інформації. Навіть абсолютно достовірна інформація, що прийшла до інформанта занадто пізно, може стати помилковою, наприклад, інформація про курси акцій на біржі. Вірогідність може бути штучно підвищена в результаті обробки більшого, ніж звичайно, обсягу інформації з ефективних методик чи алгоритмів. Так, абсолютний рівень вірогідності інформації можна одержати, обробляючи інформацію з довірчим і навіть з негативним рівнем вірогідності.

Цінність інформації характеризується зниженням рівня витрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на ухвалення правильного рішення. Цінність інформації має чотири рівні:

нульовий;

середній (скорочення рівня витрат чи підвищення прибутку більше ніж на 10%);

високий, скорочення рівня витрат більше ніж у z. рази у;

надвисокий (скорочення рівня витрат більше ніж у 10 разів).

Цінність характеризує інформацію як товар, що має споживчу

вартість. Нульову цінність має інформація, що повторює відомі характеристики об'єкта управління чи, що представляє непотрібні для прийняття рішення характеристики. Середній рівень цінності має інформація, створювана сумлінними фахівцями, які втратили інтерес до роботи. Високу цінність являють собою імітаційні моделі організацій, що дозволяють керівнику правильно передбачити можливі наслідки реалізації при різних варіантах рішення. Надвисоку цінність являє собою інформація, пов'язана з інноваційними технологіями, маркетинговими дослідженнями. Іноді дуже цінна інформація має кримінальне джерело.

Насиченість інформації— це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація служить для кращого сприйняття корисної (професійної) інформації за рахунок:

поліпшення настрою;

підняття емоційного рівня;

попереднього настроювання уваги на задану тему. Фонова інформація може включати: жарти, анекдоти, зведення про матеріальне і моральне стимулювання, попередження про майбутню інформацію, допоміжну і вхідну інформацію. Якщо фонової інформації нема, то корисна оцінюється людиною як "суха" і погано сприймається.

При великій кількості фонової інформації можна пропустити чи сприйняти необхідний обсяг корисної інформації частково. У таких випадках говорять, що в повідомленні, доповіді, розпорядженні багато "води". Насиченість має три рівні: високий (80-100%);

нормативний (50-80%);

низький (менше 50%).

Вироблення найкращого співвідношення корисної і фонової інформації поки що належить до мистецтва управління. Сучасною тенденцією інформаційного забезпечення процесу управління є збільшення насиченості інформації (наявність великої кількості тексту, таблиць і цифр). Відкритість інформації — це можливість надання її різним контингентам людей. Існує три рівні відкритості інформації:

секретна (державна таємниця) — відтворює глобальні потреби суспільства і має обмеження на використання. Наприклад, інформація про оборону країни. Ступінь таємності інформації відображається в грифах: особлива важливість, абсолютно таємно, таємно;

конфіденційна (для службового користування) інформація відображає інтереси суспільства, потреби групи чи колективу людей. Має обмеження на використання. До конфіденційної відносять інформацію з високим рівнем цінності (скорочення рівня витрат більше ніж у 2 рази) і зведення про потенціал організації (кадровий, технологічний, науковий і т.п.);

інвестиційні програми і плани інвестицій, майнове становище організації, методи вивчення ринку збуту і продажів, зведення про партнерів і клієнтів, спосіб виробництва продукції і структура ціни, умови угод і контрактів;

публічна (відкрита) — відбиває інтереси суспільства, потреби й інтереси людей. Не має обмежень на використання.

Наприклад, в організації, не пов'язаній з державними військовими замовленнями, не повинно бути секретної інформації.

Розглянуті п'ять характеристик інформації впливають одна на одну. Коректування однієї з них впливає і на інші. Так, підвищення вірогідності інформації викликає необхідність збільшення її обсягу і відкритості.

Процес формування заданих характеристик інформації може йти за двома варіантами: за попередженнями і за результатами. Формування за попередженням вимагає гарного набору статистичних даних, аналітичних методів і сучасних інформаційних технологій. У єдину систему перераховані складові ще не зведені.

Особливості закону інформованості-впорядкованості

Інформаційне середовище у вигляді його важливості є об'єктом управління поряд з персоналом, фінансами, виробництвом та ін. ІСУ підкоряється чинності закону інформованості-впорядкованості. Під впорядкованістю розуміється гармонійний розвиток всіх елементів організації: системи управління, персоналу, підрозділів, економіки і т.д., а також наявність між елементами встановленої взаємодії (взаємовпливу) — коефіцієнтів пропорційності.

Формулювання закону інформованості-впорядкованості: чим більшою інформацією володіє організація про внутрішнє і зовнішнє середовище, тим вона має більшу імовірність стійкого функціонування (самозбереження).

Математична інтерпретація закону має наступний вигляд:

За другою формулою обчислюється похідна за часом від відношення ресурсів компанії до ресурсів, спрямованих на її ліквідацію. Вона ставить за обов'язок керівникам обмежити збір такої інформації розумними рамками самозбереження. Наведене співвідношення регулює вибір рівнів характеристик інформації і її кількість.