library.if.ua

Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах (1999)

4.4. Автоматизація обліку та регулювання валютних операцій

Валютні операції відіграють важливу роль у діяльності банківських установ. Вони здійснюються в «Укрексімбанку», у комерційних банках та їх філіях, на міжбанківській валютній біржі та в інших фінансових установах. Контролюють і регулюють операції з валютою структурні підрозділи НБУ. Щоб підвищити ефективність роботи зазначених підрозділів і оперативність обліку валюти, уникнути помилок, а також мати змогу діставати необхідну інформацію для контролю та приймати рішення під час регулювання валютних операцій, у ІБС виокремлюють підсистему «Валюта». З її допомогою облік операцій з іноземною валютою можна організувати так, що за кожним кодом валюти та кожним клієнтом відкривається окремий особовий рахунок. За вільно конвертованими валютами клієнтам банку може бути відкрито один мультивалютний рахунок.

Важливою особливістю зазначеної підсистеми є те, що одночасно із занесенням до регістрів бухгалтерського обліку валютних документів відображається проведення за рахунками гривневого покриття в національній валюті згідно з курсом на початок операційного дня. Це дозволяє на будь-який час отримати консолідований баланс, що включає суми на рахунках гривневого покриття як еквівалент валютних коштів, що перебувають у банку.

На практиці існують два підходи до організації автоматизованого обліку валютних операцій. Перший полягає в тому, що валютні операції обліковуються протягом дня за допомогою окремого програмного комплексу ОДБ, а наприкінці дня формується консолідований баланс. Другий, прогресивніший підхід означає, що рух коштів у національній та іноземній валютах обліковується за допомогою одного ОДБ. Згідно із цим підходом обробляють інформацію в банківських системах розвинених країн. У такому разі в пакеті ОДБ усі програми з обслуговування особових рахунків і формування звітності працюють для підрахування національної та іноземної валюти. Технологію використання таких програм наведено в підрозд. 4.1. Крім того, в ІБС є ряд засобів, які призначені виключно для роботи з іноземною валютою. Вони здебільшого підпорядковані в ієрархії меню пакета ОДБ пункту «Валютні операції», куди входять такі підпункти:

нормативно-довідкова інформація щодо валюти;

введення, оплата, пошук і редагування валютних документів;

автоматизація обліку операцій в обмінних пунктах;

котирування (переоцінювання залишків на валютних рахунках у разі зміни курсів валют);

нарахування процентів за валютою;

засоби для інсталяції та спеціальні регламенти за валютними операціями;

нагромадження даних і формування вихідних форм за валютою.

Зазначені функції в ІБС виконуються з допомогою таких автоматизованих робочих місць: АРМ операціоніста, АРМ технолога чи адміністратора БД, АРМ касира, АРМ бухгалтера, АРМ спеціаліста валютного відділу, АРМ керівників. Залежно від організаційної структури банку для кожного АРМ компонується конкретний набір функцій.

Зауважимо, що на окремі АРМ можуть виводитися завдання обробки даних про валюту, які не введені до головного меню. Наприклад, на АРМ фахівця валютного відділу виконуються завдання визначення попиту (та пропозиції) на валюту і т.ін. В ієрархії меню функції наводяться в тій послідовності, в якій найчастіше до них звертаються, а вивчати їх доцільно в послідовності, яку закладено в технології виконання.

Першим етапом в технології є налагодження керуючих параметрів підсистеми, виконуване для встановлення режимів роботи в підсистемі «Валюта». Початкове значення параметрів завантажується в БД під час установлення програмних модулів.

У разі закритого ОД параметри змінюються через меню за ієрархією (ланцюжком) «Підсистема «Валюта» ® «Параметри системи» ® «Налагодження системи». Перелік і зміст параметрів визначає розробник системи. Сукупність параметрів можна розбити на три групи.

Першу групу становлять коди валют для консолідованого балансу; перелік балансових рахунків, за якими не слід виконувати котирування; назва файла для вводу курсів валют; назва файла для вводу залишків на валютних рахунках і т.ін.

Другу групу утворюють параметри спеціальних регламентів щодо валюти, які визначають відповідність між рахунками, використовуваними для виконання проводок з відображення валютних операцій на бухгалтерських рахунках.

Третя група — це параметри для складання валютних документів, таких як валютні виписки, валютний баланс та інші форми бухгалтерської і статистичної звітності.

Нормативно-довідкова інформація щодо валюти вводиться, коригується і видається користувачеві через пункт меню «Довідник валют», котрий надає доступ до довідників валют, країн, курсів валют, банків, які працюють з валютою, платників і одержувачів коштів у форматі S.W.I.F.T., клієнтів, відкритих валютних особових рахунків, банківських операцій, балансових рахунків і т.ін. Технологія формування й підтримання зазначених довідників аналогічна застосовуваній під час обліку національної валюти.

Автоматизація обліку операцій в пунктах обміну валюти здійснюється за допомогою комп’ютера або касового апарата. Останній спосіб не є перспективним, тому розглянемо комп’ютерну технологію обробки даних у пунктах обміну валюти. Полягає вона в тому, що організується АРМ касира, перед упровадженням якого в пунктах обміну валюти налагоджується відповідна система. Перше входження до неї відбувається з використанням паролів адміністратора та податкового інспектора за замовчуванням. Далі вводять загальну інформацію фіскальної пам’яті та робочі параметри через пункт головного меню «Податковий інспектор» (підпункт «Загальні параметри»).

Загальну інформацію фіскальної пам’яті становлять заводський номер комп’ютера, заводський номер нагромаджувача на жорсткому диску, дата занесення номерів, реєстраційний номер комп’ютерної системи, дата реєстрації. Робочими параметрами системи є назва уповноваженого банку, номер і назва обмінного пункту, адреса обмінного пункту, дата початку роботи пункту. Надалі коригування наведених параметрів можливе після входження в систему через пароль податкового інспектора. Під час налагодження вводять також низку пускових параметрів, граничний розмір комісійних винагород і водночас формують довідники валют, підзвітних осіб, номери довідок та інкасаторських сумок. Коли систему налагоджено, касир може виконувати належні операції. Він входить до пункту головного меню «Операційний день», де в таблиці наведено перелік його функцій, зокрема відкриття операційного дня, введення курсів валют, авансування, підкріплення касира та інкасація валюти, обмінні операції, закриття операційного дня. Основною процедурою є обмінні операції: купівля та продаж валюти або обмін купюр. На моніторі касир вибирає вид операції, код валюти і вводить суму. Після цього на екран виводяться сума й назва валюти, що її касиру необхідно прийняти або видати. На принтері друкується довідка для клієнта.

Закінчивши роботу, касир закриває операційний день обмінного пункту і формує звіт через відповідний пункт меню. До розділу звітів входять реєстр проданої валюти, реєстр купленої валюти, реєстр обміну валюти, реєстр необмінних операцій (авансування, інкасації, підкріплення та передавання валюти), звіт касира, курс купівлі/продажу валюти. Уся звітна інформація записується в архів, звіт касира роздруковується і передається до банку.

Ввід, оплату, пошук і коригування валютних документів виконують засобами ОДБ. Вводить валютні документи відповідальний виконавець із пункту меню «Підсистема «Валюта» («Ввід валютних документів»). Відповідна програма забезпечує виконання таких процедур: ввід і вхідний контроль валютних документів, установлення початкового статусу документа, запис документа в БД, друкування реєстру валютних документів.

Процедура «Оплата» валютних документів здійснюється технологом системи. Перед оплатою документа технолог може продивитись його реквізити та додаткову службову інформацію. В результаті виконання процедури «Оплати» змінюються залишки на валютних рахунках в масиві «Сальдо». При оплаті виконується проведення як в іноземній, так і в національній валюті.

Пошук і коригування електронних валютних документів здійснює відповідальний виконавець чи технолог системи. Якщо документ коригується до виконання з ним процедури «Оплата», то таке коригування полягає лише в зміні реквізитів документа, а коли змінюється зміст документа, з яким уже виконано процедуру «Оплата», то постає потреба змінити залишки на рахунках, скоригувавши основний оперативний масив за валютою та масив «Сальдо».

Котирування залишків на валютних рахунках виконується в разі зміни облікового курсу НБУ. Тоді переоцінюється лише гривневий еквівалент іноземної валюти, а сума на валютних рахунках лишається незмінною. Алгоритм розрахунку сум у національній валюті під час котирування ґрунтується на зіставленні суми, обчисленої за поточним курсом валюти, з фактичним залишком у національній валюті на даному рахунку. Бухгалтерське проведення складається на різницю цих сум. До алгоритму включено також процедури округлення сум. У процесі виконання котирування формуються записи за рахунками прибутків або збитків, на які заносяться фінансові результати. Результати обробки даних не лише записуються у файли, а й формуються у відомості котирування.

Нагромадження даних, формування вихідних (звітних) форм є найважливішим етапом технологій автоматизованого обліку й регулювання валютних операцій.

Нагромадження даних про валютні операції здійснюється протягом дня у БД обмінних пунктів, у файлах оперативної інформації, що формуються пакетом програм ОДБ у філіях чи головних банках. На підставі цих даних можна отримати відповіді на запити, а також аналітичні таблиці про поточний стан обігу валютних коштів, залишки коштів на валютних рахунках клієнтів та інші зведення. Наприкінці робочого дня, коли закрито пакет «Операційний день банку», оперативна інформація надходить до архівної БД і формуються бухгалтерські та статистичні зведення й звіти. Ці документи охоплюють інформацію за день або за деякий інший календарний період. Вони поділяються на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні вихідні документи формуються на моніторах АРМ фахівців та керівників і при потребі роздруковуються. До таких документів належать зведення про купівлю/продаж валюти, інформація про рух і залишки коштів на валютних рахунках, реєстр ордерів валютного відділу, відомості про валютні ресурси тощо. Ці документи використовуються для аналізу валютних операцій і прийняття управлінських рішень.

Зовнішні вихідні документи передають клієнтам НБУ, податковій інспекції та іншим державним структурам. Вони спочатку видаються на монітор фахівців для аналізу, а далі надсилаються до відповідних структур у вигляді виписок з валютних рахунків для клієнтів, звітних файлів для НБУ чи звітних паперових документів для податкової адміністрації.

Виписки з валютних особових рахунків клієнтів формують щодня у двох примірниках, один з яких передається клієнтові, а другий залишається в банку як архівний документ. Кожна виписка включає такі реквізити: назва банку; дата і час формування звіту; номер особового рахунку; назва організації (власника коштів); назва і код валюти; курс цієї валюти; вхідний залишок; обороти й сальдо на рахунку в іноземній і національній валюті; проведені документи (вид операції); МФО кореспондента; особовий рахунок кореспондента; номер документа; сума за документом в іноземній і національній валюті.

Виписка за валютними особовими рахунками формується в кількох режимах. Так, у режимі «Виконавець» формуються виписки для кожного виконавця за закріпленими за ним рахунками. У режимі «Клієнт» видаються виписки за всіма чи зазначеними клієнтами. У режимі «Банк-Клієнт» формуються виписки, які надсилаються клієнтам по каналах зв’язку. Виписки можуть формуватися за попередній операційний день, на зазначену дату чи будь-який період.

Особливу групу вихідних документів становлять пробний баланс, баланс, оборотно-сальдова відомість у валюті, консолідований баланс. Баланс формується за поточний день за вказаним кодом валюти чи за всіма валютами. Усі суми у звіті наводяться в національній та іноземній валютах. Протягом дня (під кінець) формується пробний баланс для попереднього аналізу. Остаточний варіант балансу складається після закриття операційного дня. Усі пакети ОДБ, що використовуються у банках, дають змогу складати баланс за поточний день, баланс на задану дату, баланс за вказаний період.

Зауважимо, що комп’ютерні системи дозволяють формувати на монітор сальдовий і оборотно-сальдовий баланс, який на практиці часто називають оборотно-сальдовою відомістю.

Заключною процедурою процесу обробки даних засобами пакета ОБД є складання консолідованого балансу. Спочатку складається пробний консолідований баланс для оперативного аналізу інформації, а після закриття операційного дня видається остаточна форма консолідованого балансу. Баланс формується за всіма валютними рахунками так, що суми перераховуються в одну валюту, код якої необхідно вказати у вхідних параметрах режиму.

Для обліку валютних операцій і формування відповідних вихідних документів використовуються АРМ:

операціоніста валютного відділу — ведуться валютні рахунки клієнтів, рахунки підзвітних осіб (касирів пунктів обміну валюти), проводяться експортно-імпортні операції, контролюється розподільний рахунок і т.ін.;

технолога валютного відділу — виконуються операції зі встановлення курсів валют, переоцінювання валют, передачі на оплату всіх введених бухгалтерських документів, проведення змін залишків на рахунках та операції із закриття ОДБ;

операціоніста ОДБ — функції, аналогічні тим, які виконує операціоніст валютного відділу (їм підпорядковані спільні рахунки, що їх вони безпосередньо контролюють).

формування звітності і друкування вихідних форм — складається баланс, оборотно-сальдова відомість, меморіальні ордери за особовими рахунками клієнтів. За допомогою пакета «АРМ статистична звітність» формуються звітні файли, а саме: 01 — дані про залишки на рахунках (щоденний); 39 — дані про курс та обсяги операцій з іноземною валютою (щоденний); 40 — дані про рух коштів на кореспондентських рахунках іноземних банків в Україні (щоденний) та інші звітні файли.

Сформовані звітні файли — щоденні і ті, що характеризують валютні операції за місяць, квартал і рік, — передаються засобами електронної пошти до Регіонального управління НБУ, а після узагальнення — до валютного управління центрального апарату НБУ, де за їх даними аналізуються та регулюються валютні операції.