library.if.ua

Управління проектами

11.4. Порядок проведення підрядних торгів

Організаційна підготовка

Ухвалення рішення про призначення і час проведення підрядних торгів здійснюється замовником виданням офіційного розпорядницького документа: наказу, постанови, розпорядження і т. ін. У цьому документі замовник визначає підрозділ своєї організації, якому доручається виконання функцій організатора торгів, і призначає особу, відповідальну за цю роботу.

Організатором торгів може також виступати будь-яка спеціалізована фірма, що має ліцензію на даний вид діяльності. У такому разі замовник укладає з нею договір, у якому визначаються права й обов’язки сторін та умови виконання ними предмета договору.

Для підготовки і проведення торгів замовник (або організатор торгів) формує тендерний комітет, залучаючи власних фахівців, представників науково-дослідних, проектних, інженерно-консультаційних та інших організацій, окремих консультантів і експертів на підставі укладених з ними договорів відповідно до чинного законодавства.

Організатор торгів або, з його доручення, тендерний комітет підготовляє і публікує оголошення про торги.

Оголошення про торги містить:

найменування замовника й організатора торгів;

найменування виду торгів і предмета торгів;

стислу характеристику місця будівництва;

орієнтовний обсяг і терміни виконання робіт;

умови виконання договору, необхідність ряду обмежень;

адреси, терміни, умови придбання та іншу інформацію, необхідну для одержання тендерної документації;

термін надання оферт.

Оголошення про торги має бути підготовлене за два—шість місяців до терміну подання оферт.

Розробка тендерної документації

Тендерний комітет визначає конкретний склад, порядок та інші умови підготовки тендерної документації відповідно до доручення замовника або організатора торгів. Тендерна документація поширюється за визначену комітетом плату, при цьому валюту платежу встановлює тендерний комітет.

Тендерна документація включає, як правило, такі основні розділи:

запрошення для участі в торгах;

загальні зведення про обсяг і предмет торгів;

технічну частину (проектну документацію) і комерційну частину тендерної документації;

інструкції оферентам;

форму заявки претендента на участь у торгах;

умови і порядок проведення торгів;

проект договору.

Тендерна документація повинна складатися таким чином, щоб усі учасники однаково розуміли інформацію, яка в ній міститься. Конкретний склад, порядок і форми надання інформації, а також інші умови підготовки тендерної документації можуть уточнюватися тендерним комітетом відповідно до доручення замовника чи організатора торгів.

Попередня кваліфікація претендентів

Попередня кваліфікація проводиться у випадку прийняття замовником рішення щодо проведення торгів з попередньою кваліфікацією претендентів.

Проведення попередньої кваліфікації дозволяє забезпечити певні гарантії добору можливих претендентів за умов переходу до ринкової економіки. При цьому як претенденти можуть розглядатися: окрема організація, фірма або консорціум, під чиїм ім’ям подана заявка.

Повідомлення щодо проведення попередньої кваліфікації має бути опубліковане в оголошенні про торги і містити таку інформацію:

найменування й адреса об’єкта торгів, загальний опис предмета торгів, головні параметри робіт і послуг;

терміни проходження попередньої кваліфікації, викупу тендерної документації, подання оферт, початку і закінчення робіт;

стислий опис кредитно-фінансових та інших умов договору;

системи стандартів, вимірів, офіційна мова;

короткий опис будівельного майданчика, місцевих ресурсів, природних умов та ін.

Робочим органом, що здійснює процедуру попередньої кваліфікації, є тендерний комітет.

Розробка оферти претендентом

Для участі в торгах претендент повинен подати до тендерного комітету такі документи:

заявку на участь у підрядних торгах;

тимчасове поручительство у формі гарантії банку;

копію платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку;

довідку про укладені за останні 12 місяців договори із зазначенням основних умов договорів, з переліком субпідрядників, іноземних партнерів, якщо такі є;

оферту, розроблену відповідно до вимог і умов, визначену в тендерній документації.

Оферта складається з двох конвертів. У зовнішньому конверті міститься заявка на участь у торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку, та внутрішній конверт з пропозиціями претендента-оферента і банківською гарантією.

Оферта має бути підготовлена і подана до тендерного комітету згідно з вимогами й умовами, визначеними у тендерній документації.

Приймання і реєстрація оферт

Терміни подачі та розгляду тендерних пропозицій (оферт), годину і місце розкриття конвертів, а також дату закриття торгів визначає тендерний комітет. Приймання оферти здійснюється секретаріатом тендерного комітету або уповноваженою ним особою з негайною її реєстрацією в спеціальній книзі. При цьому оферентові видається розписка, що підтверджує прийом і реєстрацію його оферти.

Оферент також має право подати, крім оферти, альтернативну пропозицію. У процесі приймання оферти тендерний комітет перевіряє наявність необхідних документів, за винятком тих, що містяться у запечатаному конверті. Якщо у зовнішньому конверті оферти відсутній один із зазначених вище документів, тендерний комітет може прийняти рішення про відмовлення у прийманні оферти.

Прийняття рішення про відмовлення у прийманні оферти здійснюється на засіданні тендерного комітету й оформлюється протоколом, після чого секретаріат висилає претендентові повідомлення про відмову у прийнятті його оферти до реєстрації з додатком протоколу тендерного комітету.

Забезпечення заявки на участь у торгах

Як уже зазначалося, для участі в торгах претендент подає до тендерного комітету комплект документів, у тому числі заявку на участь у торгах і певне забезпечення заявки.

Основним зобов’язанням сторін у торгах є укладання договору між переможцем і замовником. Усі можливі види забезпечення мають гарантувати саме укладання договору.

Способом забезпечення конкурсної заявки може бути задаток, банківська гарантія, застава або поручительство. Розгляньмо різні способи забезпечення заявок з погляду ефективності результатів торгів і відповідних витрат, під якими варто розуміти не пряме грошове вираження відповідних витрат, а час і зусилля всіх діючих осіб конкурсного процесу і можливі неприємні наслідки, пов’язані з вибором того чи іншого способу забезпечення. Важливо дотримати обов’язкову умову: забезпечення і його оформлення, по можливості, не повинні містити потенціалу до порушення цивільного законодавства і заважати досягненню головної мети торгів — вибору найкращої сторони майбутнього договору (відповідно до критеріїв, обраних заздалегідь).

Процедура торгів

Підрядні торги на об’єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів. Датою відкриття торгів є:

для відкритих торгів — дата офіційної публікації оголошення в засобах масової інформації;

для закритих торгів — дата розсилання офіційних запрошень учасникам торгів поштою, телефаксом і т. ін.

Усі зареєстровані оферти мають бути вчасно доставлені на місце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчується в цілості конвертів.

Секретаріат тендерного комітету розкриває оферти і проводить експертизу внутрішніх конвертів у присутності його повноважного складу, в результаті чого тендерний комітет за допомогою експертів пересвідчується у повноті поданих документів у внутрішньому конверті, а також у відповідності їх основним вимогам тендерної документації.

Якщо подана оферта не відповідає вимогам, що містяться в тендерній документації, і виправлення недоліків змінює пропозицію оферента, ця оферта не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.

При виявленні недоліків у розглянутій оферті, що не змінює пропозиції оферента, тендерний комітет має право вимагати приведення поданих документів у відповідність до умов, зазначених у тендерній документації. Якщо оферент не виконує ці вимоги, подана ним оферта не підлягає розгляду, що знаходить висвітлення в протоколі засідання тендерного комітету.

Залежно від складності об’єкта і предмета торгів тендерний комітет установлює відповідний термін експертизи оферт, що не може перевищувати шести місяців з моменту розкриття внутрішнього конверта.

Тендерний комітет у процесі розгляду оферт експертними групами має право запрошувати оферентів для роз’яснень, запитувати в них і з інших джерел додаткові відомості, що підтверджують надіслану інформацію.

Оференти не вправі самостійно вносити зміни у свої оферти в процесі торгів і після прийняття їхніх оферт для розгляду. Якщо оферент відкликає власну оферту після її реєстрації, йому не повертається внесений задаток.

Вибір переможця визначається критеріями, що містяться в тендерній документації.

До системи показників для оцінки технічної частини оферт можуть входити:

показники, що характеризують тимчасові параметри виконання зобов’язань оферента;

показники якості продукції або послуг, наданих оферентом;

показники, що відображають організацію виконання оферентом робіт, дотримання вимог безпеки, охорони здоров’я працівників і охорони навколишнього середовища;

показники, що характеризують рівень організації оферентом управління процесами підготовки і реалізації проектування, будівництва або виконання комплексів робіт, рівень кваліфікації робітників і адміністративно-управлінського персоналу;

показники, що відображають технічний рівень засобів виробництва, які використовує оферент;

показники міри використання місцевих ресурсів іноземними підрядчиками;

показники, що характеризують технічні та майнові гарантії, що представляються оферентом;

інші показники технічної частини оферт, обумовлені замовником для кожного конкретного випадку.

До складу показників для оцінки комерційної частини оферт можна віднести:

запропоновану оферентом ціну предмета підрядних торгів (здійснення будівництва, виконання комплексу робіт, надання послуг, постачання продукції) із вказівкою, в якій валюті й у цінах якого періоду розрахована запропонована ціна;

запропонований оферентом метод обліку під час здійснення розрахунків за виконані роботи, наступних змін рівня цін у зв’язку з інфляційними процесами, зміною законодавства в галузі податкової політики та іншими питаннями;

пропозиції оферента щодо умов і порядку фінансування і кредитування підрядних робіт.

Аналіз та оцінку конкурсних пропозицій здійснює тендерний комітет або експертні групи (експерти), що залучаються додатково на термін, установлений тендерним комітетом.

Тендерний комітет обирає переможцем торгів оферента, пропозиція якого найповніше відповідає усім вимогам, що містяться в тендерній документації.

Рішення тендерного комітету про вибір переможця торгів приймається простою більшістю голосів від числа членів повноважного складу, присутніх на засіданні, та оформлюється протоколом. У випадку рівності голосів приймається рішення, за яке проголосував голова тендерного комітету. Тендерний комітет може оголосити торги такими, що не відбулися, якщо:

до моменту закінчення терміну закриття торгів не надійшло жодної оферти;

усі подані оферти не містять банківських гарантій.

Якщо всі подані оферти не відповідають умовам тендерної документації, торги вважаються такими, що відбулися, але мають негативний результат. У цьому разі замовник може призначити повторні торги.

Затвердження результатів торгів

Результати торгів тендерний комітет у формі протоколу подає організаторові торгів на затвердження у триденний термін після ухвалення відповідного рішення. Організатор торгів протягом тижня розглядає подані документи і приймає рішення про затвердження результатів торгів. У разі незатвердження результатів торгів організатор приймає мотивоване рішення і надсилає його в тендерний комітет.

Замовник при розгляді протоколу про результати торгів може прийняти рішення:

про проведення повторних торгів;

про затвердження переможця торгів і запрошення його на підписання протоколу про наміри після укладення підрядного договору;

про затвердження переможця торгів і запрошення його на процедуру підготовки й укладання договору.

Завершення торгів

Оферент, що виграв торги, зобов’язаний внести другий задаток на розрахунковий рахунок замовника в термін, установлений тендерним комітетом; у противному разі організатор торгів може скасувати присудження замовлення даному переможцеві.

Після внесення другого задатку переможець торгів укладає із замовником договір на умовах, що передбачені в тендерній документації й оферті переможця торгів.

Замовник не має права вести будь-які переговори щодо предмета торгів як з учасниками торгів, так і з іншими особами, починаючи з моменту оголошення про проведення торгів, аж до висновку договору.

Якщо в ході переговорів з переможцем торгів претендент висуває умови, не передбачені в тендерній документації, тендерний комітет за узгодженням із замовником вправі розпочати переговори з претендентом, що зайняв наступне місце.

Останнім етапом проведення торгів є підписання договору (контракту) з фірмою, що виграла торги. Умови договорів, що укладаються за результатами торгів, мало або зовсім не відрізняються від умов звичайних договорів. Однак іноді вони містять деякі специфічні умови. Угода за результатами торгів може укладатися також із застосуванням акцепту пропозиції оферента без наступного підписання договору обома сторонами.

Особливості торгів на закупівлю послуг

Закупівля послуг є новою в сучасній практиці сферою діяльності порівняно із закупівлею інших видів продукції, як-от товари або роботи.

Під послугами мається на увазі діяльність, у процесі виконання якої не створюється новий матеріально-речовинний продукт, що не існував раніше, але змінюється якість уже наявного, створеного продукту. Саме надання послуг і є предметом і результатом діяльності. До послуг належать: транспортне обслуговування, послуги зв’язку, консалтинг, банківські послуги, послуги з науково-дослідної діяльності, навчання тощо.

Послуги поділяються на дві групи:

технічні послуги — як правило, більшою чи меншою мірою стандартизовані та з відомими головними параметрами і результатами (транспортні послуги, послуги зв’язку та ін.);

інтелектуальні послуги — характеризуються більшою невизначеністю параметрів і кінцевих показників (консалтинг, науково-дослідна, інша творча діяльність).

Для послуг цього типу з об’єктивних причин у багатьох випадках важко з достатньою чіткістю сформулювати результат, описати його (іноді навіть по завершенні договору, не кажучи вже про стадію його укладання). У таких видах інтелектуальних послуг, як, наприклад, банківське обслуговування, навчання, легше формалізувати правила і результати. У такому виді послуг, як консалтинг, багато критеріїв, показники, результати визначаються в ході самого процесу консалтингу.

У частині технічних послуг немає ніяких особливих способів закупівель. Світовий досвід рекомендує закуповувати їх на загальних підставах — як товари або роботи.

До інтелектуального виду послуг повинні застосовуватися особливі процедури. Різниця виникає саме внаслідок того, що ціна результату може бути абсолютно непорівнянна, по-перше, з витратами, по-друге, з ефектом, що передбачається одержати при подальшому використанні результатів закупівлі, та, по-третє, в унікальності цих результатів. Головна відмінність інтелектуальних видів послуг від звичайних полягає в тому, що при закупівлях таких послуг допускаються прямі переговори, включаючи переговори про ціну. Звідси — і два методи закупівлі: із проведенням переговорів і без проведення їх. Світовий досвід дійшов цього років десять тому, раніше такі закупівлі здійснювалися на загальних підставах.

Інша важлива особливість торгів щодо закупівлі інтелектуальних послуг пов’язана з підвищеними вимогами до кваліфікації постачальника послуг. Це не веде до змін у процедурних аспектах, мається на увазі деяка жорсткість самих вимог, більша, ніж для простих закупівель, їхня кількість, можливість ранжирування по них учасників.

Вибір того чи іншого способу закупівлі (з проведенням і без проведення переговорів) залежить від предмета закупівлі. Інтелектуальні послуги також можна поділити на дві підгрупи: послуги більш-менш стандартні й унікальні.

Типи контрактів

Головним критерієм класифікації контрактів є спосіб їхньої оплати.

Контракт, що відшкодовується. Це найбільш гнучкий тип контракту. Уcі прямі витрати оплачуються клієнтом, a також обговорюється прибуток підрядчика. Використовується звичайно на початку робіт за проектом, коли існує ймовірність значних змін. У подальшому тип контракту може бути змінений.

Контракт із фіксованою ціною. Підрядчик пропонує клієнтові фіксовану ціну проекту, куди включаються усі витрати, пов’язані з оплатою праці, матеріалів, устаткуванням, інфляцією і ризиками. Потім підрядчик надає клієнтові повний перелік робіт, і після цього відбувається підписання контракту. Підготовка документації коштує від 1 до 3 % контрактної ціни.

Контракт із використанням цін за одиницю продукції. Цей тип контракту укладається на основі обговорених ставок оплати специфічних робіт. Прийнятний для проектів, де клієнт не може надати достатньо інформації для укладання контракту з фіксованою ціною.

Контракт «під ключ». У даному типі контракту підрядчик несе відповідальність за здійснення усього проекту — від стадії розробки до здачі об’єкта.

Контракт на професійне керування проектом. Звичайно укладається для планування та управління проектом. За такого контракту команда керуючих проектом служить доповненням до управлінської структури замовника. Перевага — спеціалізація і досвід минулих проектів.

Запитання та завдання для самоконтролю

Стисло охарактеризуйте процедури закупівель.

Чи можна ділити необхідну закупку на менші частки?

Чи можна відкликати подану раніше тендерну пропозицію?

У який термін учасників торгів інформують про їх результати?

Яким є мінімальний термін подання тендерної пропозиції за процедурою відкритих торгів?

Практична ситуація.

Тендерний комітет отримав цінові пропозиції від чотирьох різних фірм на поставку продукції відповідно до тендерної документації. Три учасники тендера запропонували ціну на продукцію, діапазон якої перебуває в межах 50—65 тис. гривень. Четвертий учасник тендера запропонував дуже низьку ціну — 35 тис. гривень. Ваша думка і пропозиції щодо цієї ситуації?