Бухгалтерський облік у банках України (2001)

Бухгалтерський облік банку можна визначити як систему реєстрування та підбиття підсумків операцій, виконуваних у банківському бізнесі, з дальшим аналізом та перевіркою результатів і складанням відповідних звітів.

Бухгалтерський облік є інформаційною системою, що надає фінансову інформацію про банк як суб’єкт господарської діяльності.

Бухгалтерський облік є процесом визначення, вимірювання та передавання інформації економічного характеру.

Бухгалтерські дані відіграють істотну роль, коли йдеться про функціонування в конкурентному середовищі за умов обмежених ресурсів.

Система обліку — це сукупність процедур, що мають на меті фіксувати всі операції банку, а саме:

визначати зміст здійснених операцій і докладно записувати їх;

описувати операції в часовому вираженні;

підбивати підсумки виконаних операцій згідно з принципами міжнародних стандартів обліку.

На сучасному етапі розвитку банківської системи України постає завдання створення системи внутрішнього контролю банку, яка б охоплювала політику та процедури кожної банківської установи, сприяючи її успішній діяльності.

Зауважимо, що бухгалтерський облік є важливим елементом структури внутрішнього контролю. Так, на управлінські рішення істотно впливає бухгалтерська інформація щодо готівки, стану розрахунків, цінних паперів, які є у власності банку, депозитних операцій, валютних коштів, кредитних ресурсів та кредитного портфеля.

Бухгалтерська інформація базується на документах, які дають змогу простежити рух активів від моменту отримання таких до списання чи реалізації. Те саме стосується й пасивів — від виникнення зобов’язань до їх погашення. Адже банк не може успішно функціонувати в конкурентному середовищі без відповідної системи щоденного обліку всіх своїх операцій і зобов’язань. Лише за такої умови керівництво цієї установи постійно простежує всі аспекти її діяльності, а отже, і ризики, на які вона наражається.

З огляду на сказане система бухгалтерського обліку має задовольняти такі вимоги:

1. Актуальність

Усі здійснювані банком операції слід щодня відображувати в балансі і в оборотно-сальдовій відомості. Завдяки цьому:

банк і клієнти дістають актуальну інформацію;

у разі виявлення помилки клієнт може своєчасно подати рекламацію.

2. Надійність

Помилкових записів уникають завдяки автоматичному контролю та узгодженню в системі автоматизації банку (САБ). У такий спосіб:

скорочуються витрати на виправлення можливих помилок;

не порушується впевненість клієнта в надійності банку.

3. Ефективність

Між банківськими операціями, які дають дохід, і витратами на їх проведення, має виконуватися певне співвідношення, що забезпечуватиме тривале функціонування банку.

Через це:

бухгалтерський облік у банку стає раціонально організованим і спрямованим на те, щоб підтримувати й підвищувати конкурентоспроможність банку.

Зрозуміло, що система бухгалтерського обліку має відповідати чинному законодавству та нормативним документам НБУ.

Отже, бухгалтерський облік базується на певних правилах визначення, записування, класифікування та інтерпретування операцій або подій, пов’язаних із діяльністю банку. Усе це і становить метод бухгалтерського обліку, який складається з таких елементів:

документація та інвентаризація;

оцінка й калькуляція;

рахунки та подвійний запис;

бухгалтерський баланс і звітність.

Бухгалтерські системи банківських установ України комп’ютеризовано, завдяки чому система бухгалтерських проведень — занесення інформації до щоденних балансів, касових книг, оборотно-сальдових відомостей — виконується в автоматичному режимі. Проте навіть за цих умов перелічені елементи методу бухгалтерського обліку є похідними щодо концепції такого обліку.

У процесі збирання даних бухгалтерського обліку застосовують специфічну термінологію. Наведемо визначення найважливіших термінів.

Подія — це обставина (сукупність обставин), що має певні наслідки для банку.

Господарська операція — це така подія, яка спричиняє зміну в активах, зобов’язаннях і капіталі. Для відображення господарських операцій застосовують систему рахунків.

Рахунок — це систематизовані записи, які відбивають вплив операцій та інших подій на конкретний актив, зобов’язання чи акціонерний капітал. Для кожного активу, зобов’язання, доходу, виду витрат та одиниці капіталу ведеться окремий рахунок.

Банк самостійно розробляє технології здійснення банківських операцій, методи внутрішнього контролю та положення про операційну роботу відповідно до вимог Національного банку України.

Операційна робота в банку може бути організована централізовано або децентралізовано. Організація операційної роботи передбачає наявність документованих процедур обліку та контролю за всіма видами операцій.

Операційна робота банку має бути організована в такий спосіб, щоб забезпечити:

розподіл обов’язків та повноважень щодо здійснення банківських операцій;

документування — своєчасне, повне та достовірне відображення всіх банківських операцій;

нагромадження та подання детальної інформації про кожну операцію з обов’язковим відображенням даних про учасників операції, визначенням балансових і позабалансових вимог та зобов’язань, можливих змін за цими операціями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходів/витрат;

захист активів банку від потенційних збитків та контроль за їх якістю;

визначення існуючих та можливих ризиків і управління ними;

адекватну систему внутрішнього контролю;

отримання необхідних дозволів на здійснення операцій;

надання інструкцій щодо платежів та здійснення необхідних бухгалтерських проведень;

зберігання інформації про всі операції банку;

установлення лімітів на здійснення операцій;

конфіденційність кожної операції;

можливість прогнозувати ситуації у банківській діяльності.

Банківські операції виконують відповідні працівники незалежно від того, в якому структурному підрозділі вони працюють.

В основу організації операційної роботи покладено принцип надання працівникам прав відповідального виконавця.

Відповідальним виконавцем вважається:

— працівник банку, якому одноосібно доручено оформлювати та підписувати документи, що стосуються певного кола операцій;

— працівник, який контролює правильність оформлення документів та відображення їх змісту в обліку;

— працівник, що технологічно виконує певні процедури.

Внутрішніми документами банку має бути визначена відповідальність посадових осіб за здійснення функцій, що підлягають розподілу, а саме: санкціонування операцій, їх виконання, облік, звіряння, зберігання та розроблення автоматизованих систем бухгалтерського обліку та їх експлуатація.

Кожний працівник повинен отримати посадову інструкцію, в якій визначені його посадові обов’язки і обсяги робіт до виконання. Конкретні зобов’язання працівників різних підрозділів, доручення на здійснення операцій, а також зміни в них мають бути визначені письмово.

Право підписання документів, що надається відповідним працівникам, оформлюється розпорядженням керівника банку. Право контрольного підпису без обмеження суми операцій, що підлягають додатковому контролю, мають за посадою керівники, головні бухгалтери або з їх доручення довірені особи.

Перелік операцій, що підлягають додатковому контролю, а також зразки підписів працівників, що виконують контрольні функції, знаходяться в працівників, що здійснюють додатковий контроль.

Надання права контрольного підпису тій чи іншій особі не виключає можливість здійснення цією особою (крім головного бухгалтера) функцій відповідального виконавця за певним колом операцій за умови, що виконання операцій від початку до кінця не покладатиметься на одну особу.

Операційний процес з відображення операції в бухгалтерському обліку складається з трьох основних етапів:

1. Дозвіл на операцію.

2. Здійснення операції (укладання угоди, складання первинних документів, уведення їх в облікову систему, обробка, платіж).

3. Контроль за операцією (здійснюється протягом усього процесу).

Ініціатором операції є так званий фронт-офіс, котрий відповідає за укладання угод, ідентифікацію операцій з оцінкою ризиків і підрахунком прибутків та збитків.

Метою діяльності фронт-офісу є отримання прибутку, мінімізація впливу ризиків фінансового ринку, протидія конкурентному середовищу, підтримання ліквідної позиції та розширення спектра банківських послуг і банківських продуктів. Суб’єктами діяльності фронт-офісу є клієнти (юридичні та фізичні особи), установи банків, небанківські установи, уряд.

Фронт-офіс належить до центру прибутку, несе відповідальність за розвиток банківських продуктів, ліквідність та виконання нормативів.

Отримані від фронт-офісу документи працівники так званого бек-офісу перевіряють, реєструють, уводять всю необхідну інформацію в автоматизовану систему обробки даних та здійснюють наступний контроль за виконанням операції. Суб’єктами діяльності бек-офісу є підрозділи фронт-офісу, установи банків, податкові, судові та правоохоронні органи, уряд, контрагенти, статистичні органи тощо.

Бек-офіс належить до центру витрат, забезпечує дотримання прийнятих стандартів, виконання відповідних процедур обліку та контролю.

Ідентифікація операції передбачає наявність достатньої інформації щодо природи кожної операції і її реєстрації з визначенням кінцевого результату.

До основних елементів ідентифікації операції належать:

організація операції у фронт-офісі;

класифікація операції за відповідним типом (міжбанківська, господарська тощо);

надання унікального номера угоди;

визначення конкретних строків згідно з договорами;

уведення інформації про контрагента;

доповнення інформації про операцію (кредит, депозит, тип процентної ставки тощо);

формування первинних документів (із зазначенням дати розрахунку);

оформлення підписами відповідальних осіб (відповідальний за операцію — представник фронт-офісу, відповідальний за перевірку — представник бек-офісу).

Функціональні обов’язки підрозділів банку (фронт-офісу та бек-офісу) мають бути чітко визначені згідно з процедурами здійснення операцій.

Усі банківські операції оформлюються відповідними документами, що містять інформацію про характер операції та підтверджують її законність.

Первинні документи поділяються:

— за місцем складання:

на зовнішні (одержані від клієнтів та інших банків);

внутрішні (оформлені в банку);

— за змістом:

на касові;

меморіальні (для здійснення безготівкових розрахунків за господарськими та адміністративними операціями банку);

позабалансові та інші (для обліку цінностей, майбутніх вимог, зобов’язань банку тощо);

— за призначенням:

на розпорядчі;

виконавчі.

Операції, що здійснюються без участі клієнтів, оформлюються внутрішніми документами банку відповідно до процедур бухгалтерського обліку, зокрема:

— для здійснення операцій з готівкою — прибутковими та видатковими касовими ордерами;

— для безготівкових операцій — меморіальними ордерами, позабалансовими ордерами;

— розпорядженнями та наказами.

Меморіальні ордери використовуються для оформлення внутрішньобанківських операцій: видача та погашення кредитів, нарахування та погашення процентів, придбання та вибуття основних засобів, нарахування амортизації, заробітної плати і різних нарахувань на неї, обліку доходів та витрат, формування і використання прибутку тощо. Меморіальні ордери складаються на типових бланках або програмним способом і оформлюються в установленому банком порядку.

Для скорочення записів за однотипними операціями можуть складатися зведені меморіальні ордери. Зведений меморіальний ордер містить кілька номерів рахунків за дебетом чи кредитом. У разі виключення зі зведеного меморіального документа окремої суми, яка не може бути зарахована або списана з рахунка з будь-якої причини, ця сума викреслюється з виправленням загальної суми за документом. Кожне таке виправлення оформлюється підписом виконавця та засвідчується контрольним підписом уповноваженої особи.

Операції, що обліковуються на рахунках класу 9 «Позабалансові рахунки», оформлюються так:

— вимоги та зобов’язання банку, які можуть виникнути в майбутні періоди та за якими банк наражається на ризик — меморіальними ордерами;

— документи й цінності, які зберігаються у сховищі банку, — позабалансовими прибутковими та видатковими ордерами;

— розрахунки за операціями з приватизації — меморіальними ордерами тощо.

Електронні розрахункові документи повинні містити всі обов’язкові реквізити розрахункових документів. Паперові копії електронних розрахункових документів призначено для зберігання як підтвердження здійсненої операції. За передавання документів у електронному вигляді має бути забезпечене використання аналогів власноручного підпису, кодів, паролів або інших засобів, які підтверджують, що розпорядження складене вповноваженою особою.

Первинні документи з виправленням таких реквізитів, як сума, назва та номер рахунка клієнта є недійсними та не підлягають прийманню банком. За приймання документів у електронному вигляді, а також за здійснення міжбанківських розрахунків внесення будь-яких виправлень також не дозволяється.

Помилки, допущені клієнтами під час заповнення тексту документів (крім реквізитів, названих вище), можуть бути виправлені за умови, якщо це виправлення засвідчене тими самими особами, якими цей документ підписано.

Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться у формі спеціальних книг (журналів), відомостей тощо, у вигляді електронних баз даних (файлів), а також на магнітних носіях.

Обов’язковими регістрами синтетичного та аналітичного обліку в комерційних банках є:

оборотно-сальдовий баланс;

оборотна відомість (бухгалтерський журнал);

відомість залишків на особових рахунках (перевірочна відомість);

особові рахунки клієнтів та виписки з них;

особові рахунки з обліку банківських операцій;

касовий журнал;

книги реєстрації відкритих рахунків тощо.

Особові рахунки клієнтів є регістрами аналітичного обліку, що містять записи операцій, які здійснено протягом операційного дня. Особові рахунки та виписки з них мають такі обов’язкові реквізити:

номер особового рахунка;

дата здійснення останньої (попередньої) операції;

дата здійснення поточної операції;

код МФО банку, в якому відкрито рахунок;

код валюти;

сума вхідного залишку за рахунком;

код МФО банку-кореспондента;

номер рахунка кореспондента;

умовне позначення документа;

номер документа;

сума операції;

сума оборотів за дебетом та кредитом рахунка;

сума вихідного залишку.

Порядок відкриття (закриття) та використання рахунків клієнтів регламентується нормативно-правовими актами Національного банку України про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті.

Порядок відкриття особових (аналітичних) рахунків для накопичення інформації з обліку господарської діяльності банку, доходів, витрат, формування капіталу, результату діяльності тощо визначається банком самостійно. Відкриття всіх рахунків реєструється в книзі реєстрації відкритих рахунків.

Виписка з особового рахунка клієнта передбачається для видачі або відсилання клієнту. Виписки з особових рахунків, що роздруковуються з використанням обчислювальної техніки, надаються клієнтам без штампів і підписів працівників банку. Якщо з будь-яких причин ведення рахунка здійснювалося вручну або на машині, крім ЕОМ, виписка, що видається клієнту, оформлюється підписом та штампом відповідальної особи.

Порядок надання виписок із особових рахунків клієнтів обумовлюється договором на розрахунково-касове обслуговування, що укладається між банком і клієнтом за відкриття рахунка, але не рідше одного разу на місяць станом на перше число місяця, наступного за звітним.

У разі втрати клієнтом виписки з особового рахунка дублікат виписки видається клієнту тільки з письмового дозволу керівника банку або вповноваженої особи за наявності заяви клієнта, де вказано причину втрати. Заява клієнта має бути підписана керівником та головним бухгалтером суб’єкта господарської діяльності та засвідчена відбитком печатки. Дублікат виписки видається представникам суб’єктів господарської діяльності, що мають право першого або другого підпису, чи іншій довіреній особі під розписку на заяві. Заява зберігається в банку.

На титульній частині дубліката виписки має бути зазначено: «Дублікат виписки за «___» ________200__р.».

Оборотна відомість (бухгалтерський журнал) є регістром синтетичного обліку, відображає накопичені дебетові та кредитові обороти за певний період. Її складають за балансовими та позабалансовими рахунками в розрізі рахунків четвертого порядку з проміжними підсумками щодо рахунків третього і другого порядку. Відомість (журнал) перевіряють і підписують керівник і головний бухгалтер або особи, ними вповноважені.

Вимоги щодо формування щоденного оборотно-сальдового балансу визначені «Положенням про бухгалтерський облік та звітність у банківських установах України», затвердженим постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 за № 566.

Суми, що відображені на рахунках аналітичного обліку, мають відповідати сумам, що відображені за рахунками синтетичного обліку.

Аналітичний облік ведеться на підставі первинних документів.

Отже, банки мають змогу контролювати операції як за змістом, так і за формою. Крім того, дані аналітичного обліку становлять базу економічного аналізу та використовуються для складання фінансової звітності.

Методи перевірок відповідності даних синтетичного і аналітичного обліку можна розподілити за такими категоріями.

1. Перевірка узгодження — здійснюється з допомогою порівняння проміжних і остаточних сум. Порівнюють дані, ураховані в системі аналітичного та синтетичного обліку, а отже, і в різних носіях інформації (первинних документах, щоденному балансі, оборотно-сальдових відомостях, в особових рахунках). Зрозуміло, що суми мають збігатися.

2. Перевірка перенесення — визначається правильність перенесення даних з одного носія інформації на інший. Зауважимо, що з автоматизацією ведення бухгалтерського обліку цей вид перевірок поступово втратив своє значення.

3. Перевірка підрахунків (обчислень) — має на меті встановити правильність суто числових розрахунків.

Первинні документи перевіряють за двома напрямами.

1. Суми, зазначені в документах, звіряють з відповідними сумами, занесеними до регістрів аналітичного обліку.

2. Документи контролюють щодо правильності заповнення (повноти реквізитів).

Окремо виконується вартісна перевірка, мета якої — встановити відповідність числового матеріалу його економічному обґрунтуванню.

Систему відповідності матеріалів синтетичного та аналітичного обліку унаочнює рис. 1.1.