Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах (2003)

Як уже зазначалося, процес бухгалтерського обліку має бути організований як у часі, так і у просторі. У процесі бухгалтерського обліку здійснюється обробка облікової інформації та її рух. Зазначені дії відтворюються у формі опрацювання носіїв інформації: їх складання, обробки, руху, зберігання. Поєднання всіх перелічених дій становить одне з основних понять організації бухгалтерського обліку — документообіг. Отже, під документообігом розуміють рух документів в установі від моменту їх складання чи отримання до передачі їх до архіву.

Зауважимо, що крім документів як носії облікової інформації застосовують ще облікові реєстри і звітні форми, рух яких, у свою чергу, також потребує упорядкування. Отже, розглядаючи питання в повному обсязі, варто говорити про рух носіїв облікової інформації. Організація руху носіїв облікової інформації полягає у створенні оптимальної системи каналів передавання інформації та зв’язків між виконавцями облікових функцій, а отже, засобом упорядкування руху та своєчасного одержання записів у носіях облікової інформації виступає графік руху носіїв облікової інформації. На практиці форми графіків розрізняють за розглянутими далі класифікаційними ознаками.

1. За формою подання інформації:

схема;

опис робіт.

2. За обсягом поданої інформації:

індивідуальні;

зведені.

Більшість графіків мають табличну форму.

Схематичні графіки можна, у свою чергу, поділити на такі види:

прості схеми, або блок-схеми (рис. 3.5). Ці графіки мають вигляд взаємозв’язаних блоків за видами операцій, що здійснюються від етапу складання до передачі документа до архіву;

оперограми або документограми (табл. 3.3). Такий графік відображає рух певного документа за двома ознаками: операціями — діями та місцем здійснення цих операцій;

графіки-схеми (табл. 3.4). Зазначений вид графіків передбачає подання інформації за певним пакетом носіїв облікової інформації відповідного напрямку обліку за підрозділами чи особами — працівниками установи, які беруть участь у процесі складання і обробки носіїв облікової інформації.

Графіки, подані у вигляді опису робіт, на кожному з етапів руху носія облікової інформації (табл. 3.5) відбивають найсуттєвіші характеристики зазначених етапів, а саме:

виконавців;

термін виконання;

відповідальних за відповідні операції;

кількість примірників тощо.

Індивідуальні і групові графіки різняться кількістю носіїв інформації, рух яких описується цими графіками. Індивідуальні графіки, до яких відносять документограми і оперограми, відображають рух первинних документів за напрямками:

процедур та операцій, видів робіт;

виконавців.

Групові графіки описують просування носіїв облікової інформації за відповідними напрямками обліку (облік запасів; облік необоротних активів тощо) чи складовою напрямку (облік надходження грошових коштів на реєстраційні, поточні, особові рахунки; облік витрачання грошових коштів і т. ін.) (табл. 3.6). Оскільки кожен із носіїв облікової інформації є оригінальним за побудовою, методикою складання та обробки, зведені графіки відображають рух певної сукупності документів за загальними операціями:

складанням;

перевіркою;

обробкою;

передачею до архіву установи чи організації.

Ці операції деталізуються за статтями:

кількість примірників;

відповідальні особи;

строк виконання тощо.

Зауважимо, що порядок та методика складання графіків не регламентуються, а тому вони визначаються залежно від мети і завдань щодо процесу управління і рухом облікової інформації. Втім існує низка вимог, які є спільними стосовно побудови графіків руху носіїв облікової інформації:

простота (зрозумілість для працівників, які виконують облікові функції, зокрема складають первинну документацію, поза бухгалтерською службою);

наочність (інформація, подана у вигляді оптимального поєднання схем і описів, легше сприймається);

чітка конкретизація (складні операції мають бути поділені на прості (елементарні));

ідентифікація (чітке визначення виконавців та відповідальних за певні дії осіб);

часова нормативність (урахування часових термінів, передбачених на виконання операцій зі складання та обробки носіїв інформації);

аналітичність (необхідна умова для подальшого удосконалення руху носіїв облікової інформації).

Крім зазначених вимог можна виокремити завдання, виконання яких на етапі організації руху носіїв облікової інформації забезпечить істотне підвищення рівня організації облікового процесу в цілому. До них належать такі заходи з оптимізації:

мінімізація руху носіїв інформації у просторі (визначення найдоцільнішого шляху просування носія за інстанціями, а отже, усунення пунктів формального візування);

мінімізація руху носіїв інформації у часі (установлення оптимальних норм обробки інформації, створення носія, його передавання та аналізу, тобто визначення мінімального терміну перебування носія інформації в пунктах призначення — структурних підрозділах);

забезпечення рівномірності надходження первинних документів до бухгалтерії (документопотік за умов мінімізації норм часу з обробки документів має бути ритмічним).

Створення графіків руху носіїв облікової інформації починається з ретельного вивчення облікових номенклатур, нормативних матеріалів у частині оперативного обліку різних об’єктів та наявної практики документообігу установи.

Під керівництвом головного бухгалтера група представників відділів чи секторів бухгалтерської служби (як правило, керівників секторів) здійснює розробку графіків руху носіїв облікової інформації. Графік документообороту як нормативний документ внутрішнього поля регламентів затверджується у складі решти положень розділу «Організація бухгалтерського обліку в установі» Наказу про облікову політику.

Як витяг з наказу один примірник графіка руху носіїв облікової інформації передається на робоче місце працівника, що виконує покладені на нього облікові функції, зокрема зі створення, передавання чи візування документів. Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, своєчасне і якісне створення документів, за достовірність даних, наведених у ньому, та за своєчасне передавання носіїв до бухгалтерської служби покладено на осіб, що створюють документ.

Контролює дотримання встановленого порядку документообороту головний бухгалтер. На підставі періодичних перевірок із фіксуванням результатів у вигляді фактичних норм часу та відхилень від графіка аналізується його виконання. Інструментом поточного суцільного контролю є журнал реєстрації з підписами виконавців, де фіксується час складання документа, його передачі тощо. Щоб забезпечити дотримання графіка руху носіїв інформації, дані аналізу його виконання потрібно враховувати, підбиваючи підсумки роботи окремих структурних підрозділів та оцінюючи роботу облікових працівників.

Важливим моментом раціоналізації руху носіїв інформації є вибір способу їх передавання. У сучасних умовах розглядають три варіанти руху носіїв інформації до пунктів обробки:

кур’єрський (через працівників установи);

за допомогою засобів пошти;

за допомогою засобів організаційної техніки (телефаксом, електронною поштою і т. ін.).