Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах (2003)
10.5. Організація подання звітності
Бланки бухгалтерської звітності надходять до бюджетних установ в порядку централізованого забезпечення, виготовляються установами за допомогою засобів комп’ютерної та іншої організаційної техніки, в результаті купівлі в мережі спеціальних магазинів. Спосіб заповнення бланків залежить безпосередньо від джерела надходження. Зокрема, бланки, виготовлені ПК в системі АРМ бухгалтера, на виході із зазначеної системи обробки інформації набувають кінцевого вигляду носія облікової інформації. Бланки звітних форм, отримані шляхом закупівлі, ксерокопіювання, заповнюються вручну чи за допомогою друкарської машинки.
Граничні терміни подання звітних форм визначені порядком подання фінансової звітності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 29.02.2000 № 419 та відповідними нормативними документами Державного комітету статистики та Державної податкової служби України. Так, квартальна фінансова звітність (крім зведеної та консолідованої) подається бюджетними установами чи організаціями не пізніше 25 числа місяця, що настає за звітним кварталом, а річна — не пізніше 20 лютого наступного за звітним року. Місячний звіт про використання бюджетних асигнувань подається бюджетними установами та організаціями не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним, квартальний — не пізніш як 15 числа місяця, що настає за звітним кварталом, а річний — не пізніш як 22 січня наступного за звітним року.
Центральні органи виконавчої влади та інші головні розпорядники бюджетних коштів подають зведену фінансову звітність про виконання кошторисів доходів і видатків розпорядниками бюджетних коштів Державному казначейству та Рахунковій палаті щокварталу не пізніш як 30 числа місяця, що настає за звітним кварталом, та щороку не пізніш як 1 березня наступного за звітним кварталу.
Органи місцевого самоврядування, які здійснюють управління майном підприємств комунальної власності, подають зведену фінансову звітність про використання бюджетних коштів відповідним місцевим органам виконавчої влади щокварталу не пізніш як 25 числа місяця, що настає за звітним кварталом, та щороку не пізніш як 25 лютого наступного за звітним року.
Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади подають зведену фінансову звітність про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів щодо всіх підприємств, які належать до сфери їх управління, а також зведену фінансову звітність про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів щодо господарських товариств, акції (частки, паї) яких перебувають у державній власності, Мінекономіки і Мінфіну щокварталу не пізніш як протягом 45 днів після закінчення звітного кварталу та щороку не пізніш як 15 квітня наступного за звітним року. Про диференційовані терміни подання цієї фінансової звітності повідомляє Мінфін.
Органи місцевого самоврядування подають зведену фінансову звітність про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів щодо всіх підприємств комунальної власності, а також зведену фінансову звітність про фінансове становище товариств, акції (частки, паї) яких перебувають у комунальній власності, відповідним місцевим органам виконавчої влади щокварталу не пізніше 30 днів після закінчення звітного кварталу та щороку не пізніше 10 березня наступного за звітним року. Про диференційовані терміни подання цієї звітності повідомляють місцеві органи виконавчої влади.
Зауважимо, що датою подання фінансової звітності для установ, підприємств, організацій вважається день фактичної її передачі за належністю, а у разі надсилання її поштою — дата одержання адресатом звітності, зазначена на штемпелі підприємства зв’язку, що обслуговує адресата. У разі, коли дата подання звітності припадає на неробочий день, термін подання переноситься на перший після вихідного робочий день.
Конкретні терміни подання фінансової звітності встановлюють адресати і доводять до бюджетних установ і організацій.
Фінансова звітність бюджетних установ подається органам Державного казначейства чи фінансовим органам, а також галузевим міністерствам та відомствам після погодження з органами Держказначейства.
Фінансова звітність може бути передана головним бухгалтером власноруч, надіслана поштою, передана у вигляді файлів з набором значень економічних показників через систему електронної пошти.
На основі визначення відповідних характеристик складаються табелі-календарі зовнішньої і внутрішньої звітності (табл. 10.3 і 10.4).
Роботи зі складання табелів-календарів здійснюються головним бухгалтером у складі організаційно-підготовчих робіт зі складання та подання звітності. Табелі-календарі, як і інші організаційні регламенти, обговорюються і затверджуються на інструктивних нарадах.
Остаточна перевірка звітних форм здійснюється на основі вказівок з ув’язки окремих форм звітності з поданими в інструктивних матеріалах.
Бухгалтерські звіти повинні містити інформацію за отриманими доходами та проведеними видатками, здійсненими в національній грошовій одиниці України та іноземній валюті (за коштами, передбаченими кошторисами доходів та видатків). При цьому операції, здійснені в іноземній валюті, відображаються в національній валюті в сумах, які визначаються шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом Національного банку України, що діє на дату здійснення операцій. Звіти складаються у гривнях, а зведені звіти — в тисячах гривень з одним десятковим знаком.
У бухгалтерських звітах і балансах не повинно бути ніяких підчисток і помарок. Виправлення помилок у звітах здійснюється з дотриманням Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88 (дод. 2).
Після ретельної перевірки бухгалтерські звіти та пояснювальні записки підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства, установи, а при відсутності в установі бухгалтерської служби — спеціалістом, який веде облік. Без таких підписів звіти вважаються недійсними. Бухгалтерські звіти завіряються печаткою установи.