Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2001)

За першою формою фінансуються установи, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів, та інші розпорядники коштів, перелік яких затверджується Кабінетом Міністрів України за поданням Міністерства фінансів України.

Головне управління Державного казначейства перераховує бюджетні кошти з єдиного казначейського рахунка на поточні рахунки ГРК на підставі поданих ними розподілів бюджетних коштів, який складається ГРК за встановленою формою.

ГРК в уповноважених установах банків відкриваються такі поточні рахунки:

а) на видатки установи;

б) для переказу коштів підвідомчим установам.

Порядок відкриття поточних рахунків регламентується Інструкцією № 3 «Про порядок відкриття розрахункових, поточних та бюджетних рахунків в установах банків», затвердженою постановою Правління НБУ від 27.05.96 № 121. Перерахування бюджетних коштів на поточні рахунки здійснюється платіжними дорученнями типової форми № 0401002 в міру акумуляції коштів на рахунку місцевого бюджету. Такий порядок фінансування мобілізує діяльність місцевої адміністрації і фінансової служби на своєчасне та повне виконання дохідної частини бюджету, тобто видатки місцевих бюджетів поставлені в пряму залежність від доходів.

ГРК місцевих бюджетів здійснює фінансування підвідомчих установ шляхом перерахування коштів на їх поточні рахунки в уповноважених банках. Нижчий розпорядник коштів за місцевим бюджетом не має підвідомчих установ, а тому йому в установах банків відкривається тільки поточний рахунок на видатки установи.

Усім розпорядникам коштів відкривається не один, а декілька поточних рахунків на видатки установи. Так, наприклад, центральній лікарні м. Києва відкрито окремі поточні рахунки на виплату заробітної плати, на придбання медикаментів, продуктів харчування.

Для обліку наявності і руху бюджетних коштів призначені два субрахунки активного рахунка № 31 «Рахунки в банках»: субрахунок № 311 «Поточні рахунки на видатки установи» та субрахунок № 312 «Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам».

На субрахунку № 311 обліковують кошти бюджету, що надійшли в розпорядження РК на утримання установи або на централізовані заходи на видатки, передбачені в розділі «Загальний фонд кошторису установи». Ведеться РК всіх ступенів.

На субрахунку № 312 ГРК і РК ІІ ступеня обліковуються кошти, призначені для переказів підвідомчим установам.

Записи по дебету субрахунка № 311, а також по дебету і кредиту субрахунка № 312 здійснюються на підставі виписок з поточних рахунків, які видаються в строки, погоджені з бюджетними установами, і обов’язково на 1-ше число місяця. До виписок додаються відповідні первинні документи, якими оформляється рух коштів на рахунках в банку і на підставі яких складені виписки. Форми виписок з поточних рахунків можуть бути різними залежно від застосовуваних технічних засобів, але загальними для них є такі реквізити: дата звершення операції, номер документа, на підставі якого здійснено запис; номер кореспондуючого рахунка, вид операції, символ статистичної звітності банку.

При використанні виписок банку в бухгалтерії установи для записів на рахунках необхідно пам’ятати, що в банку рахунок № 31 «Рахунки в банках» є пасивним. Унаслідок цього в бухгалтерії банку суми бюджетних коштів, що надійшли бюджетній установі, відображаються по кредиту цього рахунка. Суми у виписках банку наводяться в тому значенні, яке вони мають для банку.

Рух бюджетних коштів на поточних рахунках здійснюється у взаємозв’язку із змінами джерел фінансування, якими є доходи загального фонду.

Облік доходів повинен забезпечити:

— відповідність сум асигнувань кошторисному призначенню (з урахуванням виконання плану розгортання мережі та укомплектування штатів і контингентів);

— правильність використання бюджетних коштів у часі;

— правильність використання бюджетних коштів за їх цільовим призначенням.

Для обліку доходів за загальним фондом і внутрішніх розрахунків, які виникають в процесі виконання кошторисів між вищими розпорядниками коштів і підвідомчими їм установами, призначений пасивний рахунок № 70 «Доходи загального фонду» і субрахунок № 681 «Внутрішні розрахунки за загальним фондом» рахунка № 68 «Внутрішні розрахунки». Рахунок № 70 має два субрахунки: № 701 «Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи» та № 702 «Асигнування з місцевого бюджету на видатки установи та інші заходи» й ведеться тільки у ГРК. У кредит субрахунків № 701 і 702 записуються:

— суми бюджетних коштів, що надійшли на видатки, передбачені кошторисом, згідно із затвердженим бюджетом;

— суми виявлених лишків матеріалів і грошей у касі, а також безоплатно одержані матеріали.

У дебет цих субрахунків записуються:

— суми відкликаних коштів;

— суми фактичних видатків, що списуються наприкінці року на підставі річних звітів;

— суми списаних недостач матеріалів і безнадійних до одержання боргів.

Кредитовий залишок цих субрахунків протягом року показує суму асигнувань з бюджету наростаючим підсумком з початку року (за мінусом нестач матеріалів і безнадійних до одержання боргів). Сальдо на 1 січня наступного року показує суму невикористаних асигнувань з державного та місцевих бюджетів, тобто залишок грошових коштів на поточних рахунках у банку, а також суми тих видатків, які залишилися в залишках на матеріальних і розрахункових рахунках бухгалтерського обліку.

Субрахунок № 681 залежно від того, у розпорядника коштів якого ступеня він застосовується, може бути активним, пасивним і активно-пасивним. У ГРК субрахунок № 68 завжди є активним і призначений для обліку розрахунків з підвідомчими установами за сумами проведеного перерахування їм із загального фонду. Структуру субрахунка № 681 наведено на рис. 2.3.

Сальдо субрахунка № 681 протягом року відображає суму асигнувань підвідомчих установ. Оскільки останні повинні відзвітуватися перед ГРК щодо раціонального використання отриманих асигнувань відповідно до затверджених кошторисів, то це сальдо слід розглядати як дебіторську заборгованість. Після списання у кредит субрахунка № 681 видатків, здійснених підвідомчими установами на підставі їх річних звітів, сальдо цього рахунка на кінець року показує суму невикористаного підвідомчими установами асигнування за загальним фондом. З характеру внутрішніх розрахунків, що виникають в процесі виконання кошторисів, випливає, що сума дебетового залишку рахунка № 681 у ГРК має дорівнювати сумі кредитових залишків на субрахунках № 681 усіх підвідомчих установ. При складанні зведеного балансу ці залишки взаємно виключаються.

У нижчих розпорядників коштів, які не мають підвідомчих установ, субрахунок № 681 пасивний і використовується для обліку сум загального фонду, отриманих від вищого розпорядника коштів. Структуру рахунка наведено на рис. 2.4.

Сальдо наростаючим підсумком протягом року показує отримані суми загального фонду, а сальдо на кінець року — суму невикористаних коштів загального фонду.

У нижчих розпорядників коштів, які мають підвідомчі установи, субрахунок № 681 активно-пасивний. Він призначений для обліку сум, одержаних від вищих розпорядників коштів (пасивний субрахунок), і для обліку сум проведеного перерахування із загального фонду підвідомчим установам (РК ІІІ ступеня). Структура цього рахунка і зміст його сальдо збігаються зі структурою і змістом сальдо активного субрахунка № 681 у ГРК і пасивного субрахунка № 681 у РК ІІІ ступеня, тобто записи по цьому субрахунку здійснюються за принципом активного і пасивного рахунків.

Характеристики бухгалтерських рахунків для обліку надходження бюджетних коштів і доходів загального фонду дають змогу розглянути порядок записів операцій бюджетних установ, що утримуються за рахунок різних бюджетів (табл. 2.1).

Наведені бухгалтерські записи відображаються в щомісячних накопичувальних відомостях ф. № 381, об’єднаних з меморіальними ордерами № 2, які складаються за кожним субрахунком рахунка № 31. Вони побудовані за шаховою формою і за наявності кількох рахунків у банку нумеруються відповідно № 2а, 2б і т. д.

За субрахунками № 311 і 312 для обліку надходження грошових коштів складається машинограма «Відомість обліку грошових коштів за датами і кореспондуючими рахунками».

Аналітичний облік надходження грошових коштів ведеться за кожним субрахунком в розрізі кодів функціональної класифікації (КФК) на картках аналітичного обліку грошових коштів (ф. № 294-а).

За рішенням головного бухгалтера аналітичний облік надходження грошових коштів може бути суміщений з аналітичним обліком касових і фактичних видатків в книзі обліку асигнувань і видатків (ф. № 294).

У разі машинної обробки облікової інформації регістром аналітичного обліку за рахунком № 31 є машинограма «Зведена відомість грошових коштів».

Аналітичний облік доходів за загальним фондом ГРК за рахунком № 70 ведеться в багатографних картках ф. № 283 у розрізі показників, передбачених у довідці «Про рух асигнувань загального фонду», яка наводиться на останній сторінці балансу виконання кошторису установи. Нижчі розпорядники коштів аналітичний облік внутрішніх розрахунків за загальним фондом ведуть у такому ж порядку, як і ГРК за рахунком № 70.

На субрахунку № 681 вищі розпорядники коштів ведуть також облік внутрішніх розрахунків за загальним фондом з підвідомчими установами. Аналітичний облік цих розрахунків ведеться в «Книзі обліку розрахунків по фінансуванню підвідомчих установ» (ф. № 302) за кожною установою в розрізі КФК.