Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)

Основною передумовою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єкті управління є функціонування системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології.

Соціально-економічний об’єкт управління, чи це підприємство, чи це виробниче об’єднання, акціонерне товариство, фірма, біржа, банк, комерційна структура, установа тощо (далі — підприємство), є організаційно-економічною системою. У цих об’єктах управління (підприємствах) взаємозв’язок керівної і керованої систем визначається через інформаційну систему, в якій інформаційні сукупності, що характеризують нормативні, планові, довідкові та фактичні явища й процеси, також тісно взаємопов’язані і взаємозалежні (див. п. 4.2).

Взаємозв’язок інформаційних сукупностей (внутрішні змінності) розглянемо на прикладі промислового підприємства, де конструкторська і технологічна інформація характеризує структуру й технологію виготовлення виробів, нормативна й розцінкова інформація є базою при плануванні виробництва цих виробів, а довідкова інформація добре доповнює щойно зазначену. Облікова або первинна (фактична) інформація характеризує процеси та явища, що відбуваються, або є у виробничо-господарській та ін. діяльності. Через цю, фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва з виготовлення виробів за всіма параметрами і відповідність їх конструкторським і технологічним вимогам.

Зауважимо, що елементи інформаційної системи — інформаційні сукупності на підприємстві — не лише взаємопов’язані й доповнюють один одного, а й багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторення) вельми ефективно використовується при застосуванні ПЕОМ. Наприклад, якщо нормативно-планова і конструкторсько-технологічна (тобто умовно-постійна) інформація несе повідомлення, що, в якій (заданій) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо треба робити, то фактична (облікова) інформація відповідає на запитання, хто зробив, а також, що, в якій (фактичній) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо вже зроблено. Як бачимо, перша частина інформації — умовно-постійна — доповнюється другою частиною — фактичною. При цьому в обох частинах є чимало спільного. Так, інформація, яка відповідає на запитання, що, як, де, на чому, за допомогою чого і в яких умовах, є в обох частинах, і лише інформація, яка відповідає на запитання хто зробив і в якій кількості, це нове доповнення (тобто змінна інформація). Якщо фактичний показник у якій кількості відповідатиме плановому чи нормативному, то він уже не буде новим доповненням.

Якщо збирання та обробка інформаційних сукупностей виконується вручну, то ці загальні умовно-постійні показники в процесі управлінських та інших операцій багаторазово переписуються фахівцями різних рівнів — конструкторами й технологами, плановиками й бухгалтерами, економістами й нормувальниками.

Інша річ, якщо ці умовно-постійні показники один раз зафіксувати на машинних носіях. Тоді фахівці матимуть змогу багаторазово використовувати ці показники в своїй роботі не лише під час збирання первинної інформації, в обліку тощо, а й при інформуванні менеджерів. Так, коли доповнити їх фактичними показниками, що виникають у виробничо-господарській діяльності, то всю цю інформаційну сукупність можна обробляти автоматично на ПЕОМ.

Зазначені процеси можна здійснити, використовуючи комплекси засобів обчислювальної та інформаційної техніки, за допомогою якої раціонально виконуються чотири групи основних операцій: збір і передача інформації в ПЕОМ, її обробка за заздалегідь розробленими алгоритмами та програмами, видавання обробленої інформації користувачам, зберігання й пошук інформації. Залежно від експлуатаційних можливостей і ступеня застосування зазначеної техніки при виконанні цих операцій відбувається часткова й комплексна механізація операцій, часткова й повна їх автоматизація. Повна чи комплексна автоматизація інформаційних операцій на практиці й у літературі відома як система машинної чи автоматизованої обробки інформації.

У сучасних умовах, коли потрібно не лише збирати й обробляти інформацію, а й мати змогу забезпечувати нею менеджерів і фахівців різних рівнів, зазначена система дістала подальший розвиток і діє як система автоматизованого збирання та обробки інформації.

Щоб організувати систему автоматизованого збирання та обробки інформації, яка використовується для управління об’єктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогідна первинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалася б і фіксувалась (а іноді й первинно оброблялася) й у такому самому ритмі (при потребі) передавалася каналами зв’язку до ПЕОМ користувачів і комплексно (системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) оброблялася (разом з умовно-постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю відповідала б усім вимогам управління об’єктом, у тому числі інформуванню менеджерів і фахівців різних рівнів, а також процесам конструкторської і технологічної підготовки виробництва, нормування й планування, обліку й контролю, складання установленої зведеної звітності й проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різних структурних ланках і об’єкту управління в цілому. В цьому й полягає її сутність.

Така система збирання та обробки інформації може створюватися на різних рівнях, у масштабі різних організаційно-управлінських ланок — цеху чи виробничої одиниці, підприємства чи виробничого об’єднання, галузі, регіону тощо. Зі збільшенням масштабності управлінської ланки значно зростають трудомісткість і складність організації системної обробки інформації.

Тепер розглянемо зазначену сутність цієї системи в деталях.

При створенні системи автоматизованого збирання та обробки інформації насамперед необхідно організувати комплекси АРМ, об’єднані, наприклад, локальною мережею, за допомогою яких збиралася б первинна інформація в місцях її масового виникнення в ритмі виробництва (тобто в час, близький до реального) при безпаперовій інформаційній технології. При цьому мають бути визначені єдині кроки для інформаційних сукупностей у плануванні та обліку виробничо-господарської й іншої діяльності. Це означає, що нормативно-планові показники мають бути розраховані з урахуванням почасового (тобто на годину робочого часу, зміну тощо) і пооб’єктного (тобто на робоче місце, бригаду, цех тощо) факторів, як це притаманно фактичним (обліковим) показникам.

Проведені дослідження підтверджують, що комплекси АРМ на великих виробництвах, наприклад, об’єднаннях, за ресурсозабезпечувальною ознакою (матеріальні, трудові, фінансові ресурси, а також основні засоби, готова продукція і загальновиробнича діяльність), організувати доцільніше, ніж за іншими ознаками.

Такий підхід до організації системи комплексів АРМ на об’єкті управління дасть змогу:

забезпечувати взаємозв’язок і контроль процесів збирання й обробки інформації по горизонталі (між структурними підрозділами) на кожному рівні, за кожною предметною областю — ресурсозабезпечувальною підсистемою;

оперативно і всебічно забезпечувати по кожній підсистемі й на всіх рівнях (по вертикалі) вирішення функціональних питань управління (нормування і регламентація, планування, облік і контроль, зведена звітність, економічний аналіз і прийняття управлінських рішень) за всіма видами виробництва;

оперативно здійснювати інформування менеджерів і фахівців різних рівнів вірогідною, повною й об’єктивно необхідною інформацією про стан ресурсів, особливо пріоритетних в управлінні виробництвом, а також про процеси й операції, що відбуваються на підприємстві і в його структурних ланках;

вирішувати проблему своєчасного автоматизованого формування достовірних результатів (показників) виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства в цілому, а також одержання зведених фінансових показників для формування установленої звітності за різні періоди часу.

У практичному плані система комплексів АРМ на підприємстві може мати таку структуру, яка утворить технічну основу оперативного автоматизованого управління виробництвом на високому якісному рівні. Це:

Комплекс АРМ з управління виробництвом, випуском і відвантаженням готової продукції включає такі основні АРМ:

ланка низового рівня — АРМ майстра виробничої дільниці (це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток робітників-відрядників), АРМ завідувача складу і (або) комірника;

ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ технолога, АРМ менеджера;

ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ комерційного керівника, АРМ керівника.

Комплекс АРМ з управління основними засобами включає такі основні АРМ:

ланка низового рівня — АРМ майстра з устаткування;

ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, керівника;

ланка найвищого рівня — АРМ плановика, АРМ головного технолога, АРМ керівника.

Комплекс АРМ з управління матеріальними ресурсами включає такі основні АРМ:

ланка низового рівня — АРМ завідувача складу і (або) комірника;

ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ нормувальника, АРМ менеджера, керівника;

ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ керівника.

Комплекс АРМ з управління трудовими ресурсами включає такі основні АРМ:

ланка низового рівня — АРМ майстра дільниці (це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток), АРМ табельника;

ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ кадровика, АРМ менеджера персоналу;

ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника.

Комплекс АРМ з управління фінансовими ресурсами включає такі основні АРМ:

ланка низового рівня — АРМ касира та банківських розрахунків;

ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника;

ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ старшого плановика, АРМ старшого економіста, АРМ керівника.

Слід зауважити, що назви зазначених вище АРМ користувачів мають насамперед функціональну (за ресурсною ознакою), а не посадову, спрямованість, оскільки на об’єктах управління одні й ті самі посади користувачів, особливо в умовах ринкової економіки, мають різні назви.

Крім зазначених комплексів АРМ, є й такі ПЕОМ, що використовуються по підприємству в цілому:

як централізовані (сервер), для розміщення розподіленої бази (баз) даних, бібліотеки описаних форм первинних (вхідних) і вихідних документів, текстів-заготовок, регламентуючої та іншої інформації;

для формування зведених показників по підприємству в цілому;

як централізовані (сервер), для зв’язку з зовнішніми об’єктами управління, що пов’язані з даним підприємством і розташовані в зовнішньому середовищі;

для головного керівництва підприємства;

для архіву, служби маркетингу, інших потреб.

Коли створюють систему комплексів АРМ різних рівнів, то слід мати на увазі, що кількість ПЕОМ на тій чи тій ланці (робочому місці) цілковито залежить від обсягів інформації, що збирається на цьому АРМ, строків її обробки та періодичності видачі її користувачам. Тому допускається, щоб одна ПЕОМ використовувалася кількома користувачами.

Режим праці зазначених АРМ не однаковий. Якщо АРМ ланки низового рівня звичайно працюють у ритмі виробництва, тобто тоді, коли виконуються виробничо-господарські чи інші масові операції та інформація про них фіксується в ПЕОМ, то АРМ ланок старших рівнів або ті, що виконують поодинокі операції, працюють у більш «вільному» або «поблажливому» режимі.

Інформаційне забезпечення системи комплексів АРМ передбачає організацію такої інформаційної бази, яка б регламентувала інформаційні зв’язки, забезпечувала необхідними даними всі АРМ тощо. Централізована ПЕОМ (сервер) містить у собі розподілену базу даних і забезпечує підтримку й роздрібнення її на підбази, що розміщуються на окремих АРМ; простоту доступу до будь-якої підбази з урахуванням санкціонованого доступу; високу продуктивність маніпулюванням даними і т. ін. Структура ж інформаційної бази має бути такою, яка б забезпечувала мінімальну надмірність даних, зручність організації архіву тощо.

Зазначені комплекси АРМ забезпечують безперервність і всеосяжність інформаційного циклу (служба маркетингу — конструкторська розробка — технологічна підготовка — планування — виробництво — облік — відвантаження виробів — розрахунки з покупцями — складання зведеної звітності — аналіз — управління виробництвом), які повністю відображаються в інформаційній системі та в її базі (базах) даних.

Структурно система комплексів АРМ об’єднується переважно локальною мережею, в якій мікро-ЕОМ, ПЕОМ, термінали та інша інформаційна техніка взаємозв’язані за допомогою каналів як поміж собою, так і з однією чи кількома середніми чи великими (центральними) ЕОМ.

У системі комплексів АРМ підприємства, в яку ПЕОМ об’єднані локальною мережею, принципово по-іншому організуються інформаційні потоки між користувачами або процесами. Наприклад, фактична інформація про рух матеріальних цінностей на складі формується на АРМ завідувача складу (ланка низового рівня). Потім вона автоматично, відповідно до регламентуючої інформації менеджерів і фахівців різних рівнів (див. п. 5.2), передається на ПЕОМ — АРМ відповідних користувачів. Так, дані про надходження матеріальних цінностей на склад, сформовані на АРМ завідувача складу, передаються в ритмі виробництва:

на АРМ бухгалтера матеріальних цінностей (ланка середнього рівня) для контролю за точністю і правильністю оприбуткування цих матеріалів на складі, а також для формування даних про заготівлю матеріальних цінностей (у тому числі виявлення різниці в цінах постачальників і підприємства), розрахунків з постачальниками тощо;

на АРМ економіста відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня) для контролю за виконанням договірних поставок постачальниками та інших операцій (контроль забезпечення запасів на складі тощо);

на АРМ керівника відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня), а в ряді випадків і на АРМ заступника першого керівника (ланка вищого рівня), який відповідає за забезпечення цим ресурсом виробництва в цілому, а також для вироблення і прийняття рішень, особливо за дефіцитною номенклатурою матеріальних цінностей;

на АРМ старшого бухгалтера (ланка вищого рівня) для зведення даних про матеріальні цінності в різних аспектах по підприємству в цілому.

Отже, застосування технічних засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій відчутно знижує трудомісткість збору та обробки фактичної (первинної) інформації, значно зменшує кількість помилок, вивільняє багато часу в керівників і фахівців для виконання інших, творчих обов’язків. Більше того, на об’єкті управління створюються реальніші умови для всебічного одноразового збору та багаторазової обробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникає вперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (склад виробу) інформація, зафіксована на машинному носії, на різних етапах управлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, а далі нормативною, плановою і, нарешті, фактичною інформацією. Усе це свідчить про те, що перехід від механізації чи автоматизації на окремих ділянках обліку й планування до системного автоматизованого збору й обробки інформації по підприємству в цілому є не лише об’єктивною необхідністю, а й реальністю.

Завдяки вдосконаленню технічних засобів і методів збирання та обробки інформації виникла реальна можливість збирати масову первинну інформацію в ритмі виробництва, тобто за час, близький до реального, перейти від розв’язування окремих обліково-планових і нормативних задач до системного виконання завдань управління підприємством у цілому. Цьому сприяє і впровадження безпаперової інформаційної технології.

Крім того, функціонування цієї системи сприяє розробці вдосконалених форм і методів управління підприємством і ефективнішому його використанню для виробничих цілей, а також створює умови для піднесення культури управління, скорочує терміни вироблення та прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо (див. п. 9.1).

У міжнародній практиці терміни «система автоматизованого збирання і обробки інформації за новою інформаційною технологією» і «система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту» разом з механізмом об’єктивного інформування менеджерів (керівників) і фахівців різних рівнів у ряді випадків відповідає терміну «система обробки даних» (data — processing system) або терміну «управлінська інформаційна система» (management information system), яка вважається формальною системою, що забезпечує керівників інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень.

Тож, використовуючи комплекси АРМ і їх мережі при застосуванні безпаперової інформаційної технології, можна організувати не тільки систему автоматизованого збирання та обробки інформації, а й систему об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як на об’єкті управління в цілому, так і на його структурних ланках. Проте ПЕОМ, об’єднані комунікаціями, можуть бути ефективно використані для збирання та обробки необхідної інформації не лише на даному об’єкті управління, а й за його межами.