Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)
3.3. Методи автоматизації процесів збирання інформації
Від рівня об’єкта управління, поставленої мети і т. ін. залежать методи й засоби збирання первинної інформації. На об’єкті управління вищого рівня (коли йдеться, наприклад, про управління галуззю виробництва) використовується зведена інформація, що надходить від об’єктів управління нижчого рівня (наприклад, від об’єднань або підприємств). На рівні управління комплексною бригадою чи ділянкою використовується первинна інформація, яка збирається в ритмі виробництва і характеризує виробничі операції. Часом її зводять на цьому самому рівні у повному складі ознак. При цьому ритм виробництва встановлюється в кожному конкретному випадку, для конкретного процесу, об’єкта інформації, а також виду інформації.
Технологія в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, як уже зазначалося, починається з одноразового вимірювання первинної інформації, що характеризує переважно типові й масові (багато разів повторювані) процеси та явища, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта управління та його складових ланках. Ця інформація фіксується в ПЕОМ і негайно обробляється за розробленими алгоритмами, а потім використовується менеджерами і фахівцями для виконання їхніх посадових функцій. Для централізованої обробки і зведення по об’єкту управління в цілому зазначену інформацію збирають каналами зв’язку на централізовані ПЕОМ (сервер).
Ефективність системи автоматизованого збирання й обробки інформації насамперед залежить від застосовуваних методів і засобів з вимірювання, фіксування й передавання інформації на обробку, а також від своєчасної обробки її і передавання користувачам різних рівнів. Практика свідчить, що традиційні методи збирання інформації не забезпечують оперативності та якості управління через те, що надто багато часу і завелика частка ручної праці витрачаються на таке збирання. Наприклад, поширений варіант формування фактичної інформації у вигляді первинного документа, який заповнюється вручну, а потім обробляється за допомогою ЕОМ, має ряд відомих недоліків. Зібрана таким чином (із великим запізненням) інформація після її обробки може бути використана лише для бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності. Що ж до інформації, потрібної для оперативного управління виробництвом, то її збирають іншими (паралельно з зазначеними) способами, що ґрунтуються, як правило, не на документованій основі, й через це вона менш вірогідна.
Описана ситуація пояснюється тим, що затримка первинної інформації до її обробки на ЕОМ трапляється тому що, як показує аналіз цих процесів, доводиться дуже довго документально (юридично) оформляти первинні документи, на яких ґрунтується бухгалтерський облік, а також надто недосконалі способи передавання цих документів на обробку.
Аби первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні процеси та явища, які відбуваються на об’єктах управління, після обробки її на ПЕОМ використовувалася управлінським персоналом не лише для обліку, аналізу та складання установленої звітності, а й для вироблення відповідних конкретних рішень у різних режимах (оперативному, поточному тощо), потрібно організувати в ритмі виробництва автоматизоване збирання первинної інформації для її наступної автоматичної обробки на ПЕОМ у такому самому режимі: рівню обробки інформації має відповідати такий же рівень збирання цієї інформації. В іншому разі буде неефективно використовувати ПЕОМ.
Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в ритмі виробництва може бути здійснене, наприклад, за допомогою персональних ЕОМ, використовуваних як АРМ на основі так званого бездокументного методу з наступним підтвердженням переданої на обробку інформації первинними документами чи такими, що їх замінюють (наприклад, щоденні нагромаджувальні відомості). Технологія формування й оформлення в ритмі виробництва первинних показників, що характеризують масові процеси чи явища, впроваджуватиметься автоматизовано завдяки попередньому створенню бібліотеки описаних форм первинних і вихідних (результатних) документів, що видаються на екран або на паперовий носій, а також масивів з умовно-постійною (довідковою, нормативною, плановою, договірною і т. ін.), а іноді й розрахунковою інформацією.
Відомі два основні способи організації технології автоматизованого збирання масової (за типовими формами) єдиної первинної інформації в ритмі виробництва:
з попереднім автоматичним формуванням документа-заготовки (форма документа, заповнена умовно-постійною інформацією) на екрані ПЕОМ та друкуванням цього документа-заготовки на паперовому носії (фактична інформація вноситься до нього і на екран додатково);
з наступним друкуванням первинного документа (або такого, що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку автоматично формується і повністю заповнюється умовно-постійною, а потім і фактичною інформацією на екрані ПЕОМ.
Отже, первинний документ, складений у цей спосіб, створюється, так би мовити, в два кроки: спершу готується документ-заготовка на папері, а потім остаточно складається первинний документ. Таким способом складається багаторядковий лімітний (лімітно-забірний) документ-заготовка для видачі зі складу матеріальних цінностей до цехової комори, маршрутно-технологічна документація (листок чи картка), що використовується у виробництві і під час поопераційного обліку виготовлюваної партії деталей або виробів і т.ін.
Другий спосіб характеризується тим, що з бібліотеки описаних форм на екран ПЕОМ, яка використовується також як АРМ, видається форма відповідного первинного документа. Ця форма, завдяки серії багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідною умовно-постійною інформацією, що міститься в базі даних. Потім за допомогою клавіатури ПЕОМ у відповідних графах і рядках цієї екранної форми проставляються фактичні (кількісні та ін.) дані. Після перевірки правильності введених на екранну форму даних, принтер автоматично друкує на паперовому носії повний первинний документ. Уведені в пам’ять ПЕОМ дані можуть відразу ж використовуватися (завдяки каналам зв’язку) відповідними користувачами. У такий спосіб складаються первинні документи на матеріальні цінності, що надійшли від постачальників на склад підприємства (багаторядковий прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів тощо); при видаванні готової продукції зі складів для реалізації (накази, накази-накладні, платіжні вимоги) тощо.
Отже, за цим методом формування первинного документа відбувається його повна побудова спочатку на екрані ПЕОМ, а потім і фіксація на паперовому носії.
Переваги зазначених способів автоматизованого збирання фактичної інформації і формування первинних документів очевидні: вони не трудомісткі, оперативні, прості за виконанням тощо.
Автоматизація збирання первинної інформації дає змогу організувати її обробку як в оперативному, так і в поточному режимах.
Оперативна обробка на ПЕОМ первинної інформації, зібраної в ритмі виробництва, полягає в перетворенні цієї інформації за спеціально розробленими для цих цілей алгоритмами відразу після введення її в пам’ять ПЕОМ. Результати обробки звичайно видаються (відповідно до регламентуючої інформації) на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці користувача-фахівця, менеджера, іншого керівника, і використовуються для спостереження та контролю за виробництвом, коригування оперативних планів, проведення оперативного аналізу процесів та явищ, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта з подальшим виробленням і прийняттям управлінських рішень тощо. Себто ця інформація призначена здебільшого для оперативного управління та економічного аналізу.
Поточна обробка первинної (фактичної) інформації полягає в тому, що вона спочатку збирається, накопичується (а часом і первинно обробляється) та групується (разом з умовно-постійною інформацією) з подальшою обробкою за типовими алгоритмами. Далі інформація видається на паперові носії у вигляді документограм (таблиць) або й на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці користувача. Використовується ця інформація як бухгалтерські зведення (документи) і довідки, а також для заповнення установлених форм бухгалтерської та статистичної звітності за різні періоди часу, проведення комплексного економічного аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності як об’єкта управління в цілому, так і його складових. Отже, ця інформація використовується для господарського обліку, складання звітності та інших поточних справ.
Первинна інформація за немасовими операціями може збиратися традиційними способами, якщо автоматизація цих процесів не є ефективною.
Ринкові відносини значно розширили операції з обміну різною інформацією між об’єктами управління. Проте застосування досягнень науково-технічного прогресу в практиці обміну — комп’ютеризація процесів і безпаперова інформаційна технологія, мережі тощо — значно прискорили процеси цього обміну: технологічна операція з обміну інформаційними повідомленнями між об’єктами управління відбувається за кілька хвилин. При цьому зберігається надійність передавання, вірогідність інформації тощо.
Це стосується насамперед підприємств-партнерів, що здійснюють розрахункові операції, які вони проводять через банківські установи. Розрахунки, що здійснюються через фінансово-розрахункову електрону комерційну мережу, значно прискорюються, вдосконалюються обліково-розрахункові операції та контроль за ними.
Але щоб користуватися цією мережею, яка вже набула значного поширення на підприємствах і в банківських установах, потрібно виконати комплекс відомих підготовчих операцій, пов’язаних з такими розрахунками.
Розглянуті щойно методи автоматизованого збирання вірогідної фактичної інформації в ритмі виробництва для її подальшої обробки на ПЕОМ використовуються на об’єкті управління на різних ділянках:
при обліку виробітку робітників-відрядників, у тому числі при поопераційному обліку руху деталей та готових виробів у виробництві;
при обліку надходження матеріальних цінностей на склади;
при обліку лімітного видавання матеріалів і купованих комплектуючих елементів зі складів цехам;
при обліку виготовлення готової продукції цехами та її відвантаженні покупцям і т. ін.
Крім того, аналогічні методи застосовуються також під час виконання розглянутих процедур автоматизації розрахункових операцій між постачальниками та покупцями через банківські установи (електронні розрахунки), під час збирання інформації про об’єкти зовнішнього середовища тощо.
Розглянемо деякі методи автоматизованого збирання первинної інформації.
Облік виробітку робітників-відрядників. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка форм маршрутно-технологічних документів (масив бібліотеки описаних типових форм первинних документів) і масиву поопераційних маршрутів технологічного процесу виготовлення деталей або збірки складальних з’єднань. Крім того, на виробництві, де виникає і збирається інформація, установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ оформлювача-користувача (майстра, бригадира, контролера та ін.).
Зауважимо, що коли в зазначеному поопераційному масиві буде відсутня розцінкова, довідкова та інша потрібна (для подальших розрахунків) інформація, то потрібно мати ще й ці відповідні масиви з такою інформацією.
На першому етапі з використанням щойно згаданих масивів відбувається формування на екрані ПЕОМ форми-заготовки, наприклад, маршрутно-технологічного листка на виготовлення партії деталей. Кількість деталей у партії, її номер та інші постійні показники «шапки» типової форми вводяться за допомогою клавіатури. Підготовлена таким чином форма-заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок, а потім за допомогою принтера друкується на папері. Така заготовка на папері маршрутно-технологічного листка супроводжує весь технологічний процес повного виготовлення цієї партії деталей від першої до останньої (передача цих деталей до комори на зберігання або до іншого цеху) операції.
На другому етапі, після виконання виробничої операції робітником та її прийняття, оформлювач-приймач (майстер) вручну заповнює відповідні графи рядка цієї операції у паперовій формі-заготовці маршрутно-технологічного листка фактичними показниками, що характеризують виконану виробничу операцію. Це табельний номер, число, дані про брак тощо.
На третьому етапі цей оформлювач з масиву оперативних документів-заготовок на екран ПЕОМ викликає потрібну частину форми-заготовки маршрутно-технологічного листка з потрібною технологічною операцією (форма 3.1, спрощена) і вписує за допомогою клавіатури у відповідну графу даної технологічної операції зазначені щойно (у паперовій формі) фактичні дані. Про це в паперовій формі документа робиться відповідна позначка. Контроль за правильністю введення фактичної інформації в ПЕОМ виконує оформлювач-приймач. Зафіксована на екрані інформація надходить у пам’ять ПЕОМ, де формується в оперативний масив обліку виробітки робітників-відрядників. Процес повторюється до повного заповнення маршрутно-технологічного листка.
Зафіксована в такий спосіб фактична інформація, вірогідна і документально оформлена у ритмі виробництва, може бути відразу оброблена за відповідними алгоритмами (розрахована сума заробітку, визначений нормативний час і т.ін.), передана разом з іншою (наприклад, плановою) інформацією (каналами зв’язку чи дискетою) на ПЕОМ інших користувачів і використана, по-перше, для вироблення та прийняття управлінського рішення при оперативно-виробничому управлінні, коригування виробничих програм тощо; по-друге, в господарському обліку для нарахування і накопичення заробітної плати робітникам-відрядникам, поопераційного обліку деталей, обліку незавершеного виробництва тощо.
Оскільки останній рядок — технологічна операція маршрутно-технологічного листка — характеризує передачу партії повністю готових деталей до комори чи іншого цеху, то ніяких інших документів для оформлення цієї передачі не слід використовувати. Це годиться також і в тому разі, коли обробка партії деталей у поточному місяці не буде закінчена і триватиме в наступному. В цих випадках роль первинних документів на передачу їх з одного місця (цеху) до іншого (цеху чи комори) виконують екрани ПЕОМ, установлені на різних робочих місцях користувачів.
Маршрутно-технологічний листок після закриття (закінчення всіх операцій технологічного процесу) та остаточного його оформлення далі використовується у бухгалтерії як первинний документ для контролю за правильністю «бездокументального» введення в пам’ять ПЕОМ фактичної інформації оформлювачем-приймачем (майстером) згідно з установленим порядком.
Облік надходження матеріальних цінностей на склад. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка форм прибуткових документів — прибуткових ордерів і актів про приймання матеріалів (масив бібліотеки описаних форм документів), а також масивів назв міст (населених пунктів), постачальників, та перелік договірних поставок. Зауважимо, що в договорі з постачальниками коди матеріальних цінностей, а також ціни (крім цін постачальників) зазначаються ті, що діють на підприємстві. Ці коди й ціни потім використовуються при обробці фактичних показників. Крім того, на складі матеріальних цінностей установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу. Формування первинного документа здійснюється в чотири етапи.
Перший етап. На основі супровідного документа (накладної, товаро-транспортної накладної тощо) постачальника матеріальних цінностей та з використанням багаторівневого меню користувач (завідувач складу) виконує послідовний пошук повного найменування постачальника (назви міста та імені) у масивах назв міст та постачальників. Знайдене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного документа-договору з переліком матеріальних цінностей, які постачаються цим партнером, що є в масиві договірних поставок. Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів викликається на екран ПЕОМ форма потрібного документа. В цю форму автоматично записується (з масиву договірних поставок) повне найменування постачальника, а також перелік (коди і найменування) матеріальних цінностей, їх одиниці вимірювання, а інколи й ціни. Крім того, програмно чи за допомогою клавіатури в цю форму вводяться інші ознаки (номер документа, дата тощо). Ось, таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка первинного документа.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує у форму, що є на екрані, до відповідних рядків (найменувань) фактичну кількість прийнятих на склад матеріальних цінностей. Не заповнені рядки зазначеним показником з форми стираються методом редагування. Крім того, користувач після контролю правильності заповненого документа на екрані проставляє свій персональний код у зазначеному місці.
На третьому етапі автоматично (програмно) визначаються суми: за кожним рядком (найменуванням матеріалів) множенням фактичної кількості на ціну (підприємства), за всі матеріальні цінності, тобто за документом у цілому.
На четвертому етапі принтером друкується первинний документ або щоденна нагромаджувальна відомість такого самого, як і документ, змісту. Створений документ відповідно оформлюється і передається за призначенням до бухгалтерії.
Зафіксована таким чином фактична інформація, вірогідна і документально оформлена в ритмі виробництва, формується в оперативний масив прибуткових документів (невідфактуровані поставки), а потім використовується для оперативного управління (контроль за виконанням договорів на поставку матеріалів), обліку, аналізу тощо. Крім того, ці дані також фіксуються в електронній картці обліку матеріальних цінностей на складі, що є в ПЕОМ (АРМ завідувача складу).
Формування вихідних документів здійснюється в чотири етапи.
На першому етапі користувач-бухгалтер за даними платіжного документа (наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах (як і під час приймання матеріалів на складі). Знайдене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, в оперативному масиві прибуткових документів (невідфактуровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли в зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних платіжного документа формується оперативний масив матеріалів у дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.
На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного документа з аналогічними (кількісними) показниками форми прибуткового документа, що є на екрані. Збіг даних бухгалтер під- тверджує вводом з клавіатури в додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документа, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), сума податку на додану вартість, інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), а також свій персональний код.
На третьому етапі формується масив «парних» документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона потрібними показниками, взятими з платіжних документів. Такі «парні» документи бувають двох видів: оплачені та не оплачені документи (відрізняються кодом виду сплачення). Зазначені прибуткові документи вилучають з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок), і на їх основі формується масив «парних» документів. Прибуткові документи, що залишились у масиві після вилучення «парних» документів, характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.
На четвертому етапі здійснюється формування й видавання результатної інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (документограму):
дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву «парних» документів. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах підприємства, а також автоматично визначається різниця в сумах за матеріальні цінності в цінах постачальника й підприємства. В кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків;
дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці місяця на основі прибуткових документів, що залишилися в оперативному масиві прибуткових документів після вилучення «парних». Вони характеризують ім’я постачальника, номер прибуткового документа і його дату, назви матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також загальну суму по документу. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні «парних» документів;
дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на основі аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, назви матеріальних цінностей, одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в цілому. Крім того, є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються при формуванні «парних» документів;
дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються на основі масиву «парних» документів. Перша їх частина характеризує проведені фактичні розрахунки з постачальниками (відбір даних здійснюється за кодом виду оплати); друга їх частина характеризує неоплачені документи. Частини одинакові за формою, в яку включаються: код виду оплати, ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума й відповідна кореспонденція рахунків. Дані другої частини використовуються в наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками матеріальних цінностей.
Облік лімітного видавання матеріальних цінностей зі складу цехам. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є підготовка форми лімітно-забірних документів (масив бібліотеки описаних форм документів) і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів. Цей масив формується при оперативно-виробничому плануванні, коли розраховуються показники матеріалів, купованих комплектуючих елементів тощо, які необхідні для виконання місячних (квартальних, тижневих) виробничих програм цехами, комплексними бригадами й т. ін. Крім того, на складі, який видає матеріальні цінності, і в цехах (коморах), які одержують ці цінності, встановлюються ПЕОМ для використання їх як АРМ завідувача складу і комірників.
На першому етапі відбувається формування заготовки багаторядкового лімітно-забірного документа, який використовується як підстава для наступного видавання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані принтером у двох примірниках, заготовки передаються відповідно до складу й цеху (до комплексної бригади тощо), де вони використовуються за призначенням. Сформована заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок.
На другому етапі, коли проведене фактичне видавання матеріальних цінностей зі складу до комори цеху в межах установленого ліміту, користувач — завідувач складу — у відповідних рядках і графах паперової форми заготовки цього документа проставляє вручну фактичні показники про видані матеріальні цінності, а підтверджує ці дані своїм підписом комірник (мастер цеху), який одержав ці цінності.
На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з оперативного масиву документів-заготовок відповідну частину форми цього документа (потрібну назву матеріалу) і вписує за допомогою клавіатури в рядок і графу цього матеріалу зазначені щойно (в паперовій формі) фактичні дані (кількість). Величина ліміту, що залишається, визначається автоматично й записується у графі залишку. Про такі введення даних до ПЕОМ у паперовому документі робиться відповідна відмітка.
Контроль за правильністю введеної інформації виконує сам користувач. Зафіксована на екрані інформація формується в оперативний масив виданих матеріальних цінностей зі складу в цехи (комори). Потім ця інформація обробляється за відповідними алгоритмами з метою одержання сум витрат за матеріали (множенням кількості на ціну), передається каналами зв’язку на ПЕОМ інших користувачів (відповідно до регламентації), де використовується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних цінностей на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю цехів; у господарському обліку тощо. Крім того, показники виданих зі складу матеріальних цінностей одночасно записуються в підзвіт комірникові цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються в електронній картці обліку матеріальних цінностей на складі.
Документи на паперових носіях, як первинні документи, після закриття та остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються для контролю за правильністю «бездокументального» введення фактичної інформації до ПЕОМ користувачем.
Облік відвантаження готової продукції покупцям за договорами. Передумовою збирання цієї інформації є попередня підготовка форм первинних відвантажувальних документів — рахунків-платіжних вимог, накладних, платіжних вимог тощо (масив бібліотеки описаних форм документів) і масиву договірних поставок готової продукції покупцям. Крім того, на складі готової продукції встановлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу готової продукції.
На першому етапі завідувач складу на ПЕОМ формує форму-заготовку первинного документа про відвантаження готової продукції покупцям за договорами. На підставі довідки про підготовку готової продукції до відвантаження покупцю чи іншого документа завідувач складу, використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук щойно викладеним методом повного найменування покупця, а також повний перелік договірних відвантажувань йому готової продукції (масив договірних поставок). Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів на екран ПЕОМ викликається відповідна форма первинного документа на відвантаження готової продукції покупцям, наприклад, накладна. В цю форму автоматично й записується (з масиву договірних поставок готової продукції) повне найменування покупця, а також перелік готової продукції, одиниця вимірювання й ціна. Крім того, за допомогою клавіатури до цієї форми вводяться інші ознаки (номер документа, його дата, якщо вони не заносяться в цей документ програмно й т. ін.). Таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування готової продукції покупцям за договором.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму, що на екрані) до відповідних рядків у графу «фактична кількість» показники кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Рядки, не заповнені зазначеним показником, з форми автоматично стираються методом редагування. Потім програмно визначаються суми за кожним рядком (найменуванням готової продукції) перемноженням кількості на ціну; підсумкова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки тощо), загальна сума, сума податку на додану вартість, загальна сума по документу в цілому.
На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в необхідній кількості примірників. Створені документи відповідно оформляються і передаються за призначенням.
На четвертому етапі формується (за даними накладної) платіжний документ, наприклад, платіжна вимога, також у необхідній кількості примірників, який після відповідного оформлення передається за допомогою ПЕОМ через фінансово-розрахункову електронну комп’ютерну мережу або кур’єрським способом до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової продукції.
Сформована в такий спосіб вірогідна і документально оформлена фактична інформація фіксується в пам’яті ПЕОМ, що є на складі, тобто — в оперативний масив відвантаженої готової продукції покупцям, який використовується для: оперативного управління (контроль за виконанням договорів на відвантаження продукції), господарського обліку готової продукції та розрахунків з покупцями на АРМ відповідного бухгалтера, для відбиття відвантаженої кількості відповідної продукції покупцям в електронній картці обліку готової продукції на складі тощо.
Облік розрахункових операцій між постачальниками й покупцями через банківські установи. Розглянемо технологію (в скороченому викладі) безготівкового розрахунку (електронний розрахунок) між зазначеними об’єктами при безпаперовій технології, наприклад, за відвантажену готову продукцію, оформлену відповідним платіжним документом (платіжною вимогою) через банківську установу (порядок формування цих документів розглянуто раніше).
Заповнена форма платіжної вимоги підприємства-постачальника, виведена на екран ПЕОМ, передається через фінансово-розрахункову електронну мережу до банку, що обслуговує цього постачальника. Право вести діалог з банком, тобто передавати таку інформацію, надається довіреному фахівцеві й оформлюється наказом по підприємству, який погоджується з банком (аналогічно оформленню права підписання розрахункових документів через банк). Платіжна вимога, яка надійшла до екрана ПЕОМ банку, приймається до виконання, про що підприємству-постачальнику може сповіщатися у формі стандартної відповіді (хто й коли прийняв — години і дата, інші встановлені дані). Потім ця екранна платіжна вимога аналогічним способом передається до банку, що обслуговує підприємство-покупця, яке, в свою чергу, так само передає її на екран ПЕОМ підприємства-покупця. Підтвердження купівлі і згода (акцепт) на оплату підприємство-покупець надсилає в зворотному порядку до свого банку, а цей банк іншому банку й підприємству-постачальнику. Згідно з цим здійснюються й безготівкові операції.
Отже, розрахунки виконуються банком у реальному часі завдяки електронній пошті. Обмін інформацією в цьому разі здійснюється за такою схемою: постачальник — банку, що його обслуговує, і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — банку покупця і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — покупцеві і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; згода покупця на оплату — передача цієї згоди банку та зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — банку постачальника про переказ коштів і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — постачальникові про зарахування йому грошей і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації. В окремих випадках зворотне підтвердження може не здійснюватися.
Усі операції на пунктах приймання — передачі інформації протоколюються на ЕОМ автоматично, а дані прийнятих документів також автоматично обробляються за розробленою (на даному об’єкті) методикою.
Розглянута методика організації електронних розрахунків при безпаперовій технології на прикладі безготівкових обліково-розрахункових операцій за готову продукцію, як на підприємствах-партнерах, так і в банках, які їх обслуговують з використанням сучасної обчислювальної, інформаційної техніки і каналів зв’язку, дає змогу досягти значного зиску від її застосування. До того ж, значно прискорюються обліково-розрахункові операції між підприємствами-партнерами, підвищуються точність і вірогідність даних. Водночас при такій технології первинний облік усіх операцій, що виконуються в зазначених об’єктах управління, а також бухгалтерські операції за цим видом розрахунків здійснюються автоматично, за заздалегідь розробленими алгоритмами.
Збирання інформації про об’єкти управління зовнішнього середовища. Збирання комерційної чи іншої інформації про об’єкти зовнішнього середовища (фірми тощо) здійснює служба маркетингу за визначеною технологією, використовуючи централізовану ПЕОМ (сервер) для зв’язків з зовнішнім середовищем.
Одержана в такий спосіб комерційна чи інша інформація формується у відповідні масиви, ідентифікується як елемент того чи іншого об’єкта управління, а тоді вже використовується для інформування всіх керівників і фахівців, відповідно до регламентуючої інформації.
В інших випадках, коли інформація записана в довідниках, проспектах, каталогах, газетах, журналах та на інших паперових носіях, необхідні дані переносять до ПЕОМ за допомогою сканера чи клавіатури. Необхідну інформацію можна перенести до ПЕОМ також і з дискети.
Безпаперова інформаційна технологія принесе також значний зиск, коли її використовувати при передаванні звітних даних об’єкта управління до вищої за субординацією, територіальної та інших установ; при формуванні заявок на потребу в робочій силі через державні служби (центри) зайнятості тощо.
Тож описані деякі автоматизовані способи збирання фактичної інформації, що базуються на використанні сучасних ПЕОМ і інформаційної техніки, каналів зв’язку і мереж, та безпаперової інформаційної технології, дають змогу значно спростити й автоматизувати облікові, розрахункові та інші операції, знизити трудомісткість їх виконання, значно піднести оперативне забезпечення менеджерів усіх рівнів об’єктивно необхідною інформацією, яка потрібна для вироблення, прийняття рішень та кон