Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)

На об’єктах управління, які належать до інших, крім виробничих структур, предметні області, що характеризують стан і дії персоналу в організаціях і установах, мають схожості як у структурі, так і в показниках. Тому й процеси збирання та обробки даних про ці предметні області в багатьох випадках ідентичні. До них належить і формування змінних графіків виходів на роботу (в тих організаціях і установах, де практикується позмінна праця); і дані про використання робочого часу та порушення працівниками трудової дисципліни; штатну чисельність та її укомплектованість; наявність і рух працівників; якісний склад керівного персоналу; навчання в закладах освіти та підвищення кваліфікації працівників; відпустки працівників; пільги працівникам; відношення працівників до військової служби; соціально-побутові умови працівників; заробітна плата працівників тощо.

Зрозуміло, якщо в цих організаціях і установах відсутнє виробництво, не застосовуються в них норми виробітку, не потрібні дані про їх виконання, то й не використовуються ці об’єкти інформації. Дещо по-іншому визначається і планова чисельність працівників.

Крім того, в деяких організаціях та установах використовуються специфічні роботи, пов’язані з їхньою діяльністю, і на ці роботи повинні впливати менеджери персоналу. А це означає, що з’являються нові об’єкти інформації. Інформування менеджерів про ці процеси можна здійснювати за аналогією з тими об’єктами, які вже розглянуті в п. 7.3. Але коли аналогії не існує, то потрібно розробляти новий механізм об’єктивного інформування.

А це означає, що вихідні форми про ці об’єкти інформації на різних об’єктах управління цієї сфери формуються на основі аналогічних інформаційних масивів і за єдиною (в основному) методикою, що і на виробничих підприємствах.

Таким чином, щоб виконувати надані повноваження, функціональні права і посадові обов’язки, менеджери персоналу можуть одержати всю об’єктивно необхідну їм інформацію про персонал за тими самими методиками, що й на підприємстві (див. п. 7.3). Тому інформаційна база в основному аналогічна тій, що розглянута в п. 7.2, за винятком того, що описано нижче.

Проте, це один бік справи. Менеджери персоналу таких організацій і установ набагато більше ніж їхні колеги-виробники мають справу з різного роду розпорядженнями, службовими документами, листами від громадян тощо (далі документи), що надходять як від вищих за підпорядкуванням установ, органів місцевого самоврядування тощо, а також від організацій-партнерів (юридичних) і громадян (фізичних осіб), так і внутрішні документи. А ці документи треба обліковувати, виконувати, а в ряді випадків і давати на них відповідь. Це інший бік справи і він стосується виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців різних рівнів, тому й контроль за нею надто високий.

Організацію обліку і роботи над такими документами, а також контроль за її виконанням здійснює система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту за допомогою спеціального її механізму — контролюючої інформації.

Контролююча інформація — це така інформація, яка за допомогою ознаки директивного строку виконання здійснює автоматизований контроль за строками розглядання (виконання) менеджерами персоналу наданих їм для обробки й реагування службових документів, листів тощо.

Ця контролююча інформація формується реєстратором (секретарем, у канцелярії тощо) на ПЕОМ-реєстраторі в спеціальну таблицю контролюючої інформації виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців по установі в цілому (табл. 8.1).

Зазначена таблиця динамічна в її наповненні і включає дві зони:

хто виконавці;

об’єкти інформації.

Хто виконавець — це зона, що включає графи 1–4 і яка формується заздалегідь (наперед). За своєю структурою вона ідентична зоні кому надавати інформацію, яка наведена в таблиці регламентуючої інформації (див. п. 5.2) і містить показники, що характеризують виконавців-менеджерів і фахівців усіх рівнів, яких стосується ця справа.

Зазначимо, що в цьому переліку менеджери персоналу, за необхідності чи для зручного використання, можуть скласти окрему групу. І ще. Коли менеджер персоналу використовує ПЕОМ як особисте АРМ, то графи цієї зони таблиці «структурний підрозділ», «посада», «прізвище та ініціали» можна не заповнювати — вони в даному разі будуть не потрібні. Роль адресата-виконавця виконуватиме код його ПЕОМ.

Джерелом інформації для цієї зони буде штатний розпис організації чи установи (масив аналогічної назви SHTAT) і таблиця спеціальних кодів ПЕОМ, які закріплені за менеджерами-виконавцями і фахівцями всіх рівнів по організації чи установі в цілому.

Об’єкт інформації — це специфічна зона цієї таблиці (графи 5–9) (формується в міру надходження документа), яка заповнюється програмно, на основі даних електронного журналу (табл. 8.2) — граф 1, 4, 8, 10 і 11 в рядку таблиці, що стосується виконавця, зазначеного в графі 9 журналу, і характеризує документ, що надійшов до установи, виконавця і директивний строк його виконання (підготовки відповідей) зазначених документів. Зона таблиці (графи 5–9) заповнюється в рядку проти кожного виконавця (графи 1–4) лише тоді, коли йому передається відповідний документ для підготовки варіантів відповіді на поставлені питання. Після підготовки варіантів відповіді і передачі їх за призначенням, графа 10 таблиці заповнюється тоді, коли заповнюється аналогічна графа 12 електронного журналу.

Як бачимо, таблиця контролюючої інформації формується на ПЕОМ у три етапи:

зона хто виконавець (графи 1–4) формується (заповнюється) наперед на основі відібраних даних штатного розпису чи масиву аналогічної назви;

частина зони об’єкта інформації (графи 5–9) заповнюється в міру надходження документа, визначення виконавця та реєстрації їх в електронному журналі. Заповнюється програмно;

остання частина зони об’єкта інформації (графа 10) заповнюється програмно за даними графи 12 електронного журналу.

Фрагменти (відповідні рядки цієї таблиці, які стосуються того чи іншого виконавця) цієї таблиці формуються на ПЕОМ виконавця в міру необхідності й зберігаються до установленого терміну (наприклад, квартал або рік).

Джерелом інформації для цієї зони таблиці, як уже зазначалося, є електронний журнал реєстрації вхідних документів і листів, які надходять до установи (табл. 8.2). Журнал заповнюється реєстратором, наприклад, завідувачем канцелярії на ПЕОМ-реєстраторі (тобто на ПЕОМ, яка призначена для реєстрації пошти, що надходить до установи), або іншою посадовою особою (оператором абощо).

Структура цього журналу включає п’ять зон:

перша зона характеризує документ, який надійшов до установи (графи 1–8);

друга — виконавця, який повинен підготувати варіанти відповіді, і директивний строк виконання (графи 9–11);

третя — дату фактичної підготовки варіантів відповіді (графа 12);

четверта — дату і вихідний номер документа, відправленого за призначенням (графи 13, 14);

п’ята — дату передачі рядка-запису про цей документ до архіву (графа 15).

Відповіді на поставлені в вихідних документах питання формуються, як правило, на бланках текстів-заготовок, які розміщуються в установленому порядку в бібліотеці описаних бланків текстів-заготовок BIBTEX.

Технологія ведення електронного журналу реєстрації вхідних документів на ПЕОМ-реєстраторі здійснюється у вісім етапів.

Перший етап. Документ надходить до канцелярії установи через підприємство зв’язку (пошту) на паперовому носії, через електронну пошту на ПЕОМ, факс тощо. Реєстратор викликає на екран ПЕОМ зазначену форму журналу і за допомогою клавіатури заповнює в ньому першу зону (дані про документ, що надійшов до установи — графи 1–8). Одночасно проставляє вхідні номери й дату надходження на цих документах.

Другий етап. Зареєстровані таким чином документи передаються керівникові-розпоряднику, який визначає виконавця та встановлює директивні строки виконання того чи іншого документа. Звичайно про це позначка в журналі не проставляється.

Третій етап. На основі резолюцій розпорядника реєстратор за допомогою клавіатури записує до журналу імена виконавців і строки виконання (графи 9–11).

Четвертий етап. Інформація про документи, виконавців і директивний строк виконання, що є в цьому електронному журналі, потім програмно, по мережі передається до таблиці контролюючої інформації (зона об’єкта інформації, графи 5–9), що є на ПЕОМ-реєстраторі, по кожному, що зазначено, виконавцю.

Формування цієї таблиці потрібне для дальшого контролю та інформування менеджерів вищого рівня про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу.

П’ятий етап. Інформація про виконавців і об’єкти інформації, яка щойно зафіксована в таблиці контролюючої інформації (див. четвертий етап), по мережі програмно передається рядками, тобто по виконавцях (графи 1–9 таблиці) на ПЕОМ тих виконавців, яких це стосується. Водночас передаються (кур’єрським чи іншим способом) документи для виконання.

Шостий етап. Виконані документи з варіантами відповіді виконавця передаються до канцелярії (до ПЕОМ-реєстратора), на основі чого заповнюється графа 12 журналу, а потім і графа 10 таблиці. Варіанти відповіді розглядаються, вибирається остаточний, який і оформлюється як відповідь.

Сьомий етап. На документі-відповіді позначається дата і вихідний номер, а потім установленим порядком (поштою, електронною поштою тощо) цей документ надсилається за призначенням. Водночас в електронному журналі заповнюються графи 13 і 14.

Восьмий етап. Записаний рядок в електронному журналі (графи 1–14), який стосується документа, що виконаний, передається до архіву, про що робиться відповідний запис у графі цього журналу.

Таблиця контролюючої інформації представляється спеціальним масивом контролюючої інформації KONTRI. Структура цього масиву включає два блоки і має такий вигляд:

Блок 1.

Хто виконавець:

код ПЕОМ;

структурний підрозділ;

посада;

прізвище та ініціали.

Блок 2.

Об’єкти інформації:

дата надходження документа до виконавця;

директивний строк виконання;

вхідний номер документа;

тип документа;

короткий зміст(ключові слова) документа;

дата фактичного виконання (підготовки варіантів відповіді).

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — код ПЕОМ, вхідний номер документа.

Електронний журнал реєстрації вхідних документів і листів представляється спеціальним масивом електронного журналу реєстрації вхідних документів і листів REGVHOD.

Структура цього масиву включає п’ять блоків і має такий вигляд:

Блок 1.

Дані про документ:

порядковий (вхідний) номер документа;

дата реєстрації;

від кого надійшов документ;

тип документа;

дата документа;

номер документа;

кількість аркушів;

короткий зміст (ключові слова).

Блок 2.

Виконавець і строки виконання:

код ПЕОМ виконавця;

прізвище та ініціали виконавця;

директивний строк виконання;

дата одержання документа виконавцем.

Блок 3.

Підготовка варіантів відповіді:

дата підготовки варіантів відповіді.

Блок 4.

Оформлення документа з відповіддю:

дата документа;

вихідний номер документа.

Блок 5.

Передача до архіву:

дата передачі до архіву відповідних рядків журналу записів вхідних документів.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — вхідний номер документа, код ПЕОМ виконавця.

Таким чином, організація оперативного обліку документів і контролю за виконавчою дисципліною менеджерів зазначеним методом може повністю задовольнити інформаційні потреби керівників організацій та установ.