Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)

Застосування сучасної електронної обчислювальної та інформаційної техніки в економічних процесах, і особливо в управлінні, значно поліпшує форми і методи, надійність і ефективність управління в цілому. Особливо велику користь приносять комплекси ПЕОМ, об’єднані мережею, при функціонуванні інформаційних систем в організаціях і установах.

Якість різних інформаційних систем визначається їхньою надійністю та ефективністю. Основні положення та визначення про це наведено в ГОСТ 24.701-86. «Надежность АСУ», ГОСТ 24.702-86. «Эффективность АСУ».

Надійність — це спроможність системи зберігати в часі в установлених межах значення всіх параметрів, що характеризують здатність системи виконувати потрібні функції в заданих режимах та умовах експлуатації. Надійність інформаційної системи має властивості безвідмовності, ремонтопридатності, а часом і довговічності.

Рівень надійності залежить від таких факторів:

складу та рівня надійності технічних засобів, їх взаємодії та надійної структури;

складу та рівня надійності програмних засобів, їх можливостей і взаємозв’язку в структурі програмного забезпечення інформаційної системи;

раціонального розподілу задач, які розв’язуються системою, між технічними засобами, програмним забезпеченням і персоналом, що обслуговує цю систему;

рівня кваліфікації персоналу, організації робіт і рівня надійності дій персоналу інформаційної системи;

режимів, параметрів та організаційних форм експлуатації комплексу технічних засобів;

ступеня використання різних видів резервування (структурного, інформаційного, часового, алгоритмічного, функціонального);

ступеня використання методів і засобів технічної діагностики;

реальних умов функціонування інформаційної системи.

Ефективність інформаційної системи визначається порівнянням одержаних результатів від функціонування цієї системи і затрат усіх видів ресурсів, необхідних для створення, дії та розвитку цієї системи.

Ефективність таких систем у грошовому вираженні визначається у вигляді трьох основних показників:

річного економічного ефекту;

розрахункового коефіцієнта ефективності капітальних затрат, які пішли на розробку і впровадження системи;

терміну окупності капітальних затрат, які пішли на розробку та впровадження системи.

Ефективність системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як системи з інтелектуальною спрямованістю, визначається не лише в грошовому вираженні, як зазначено вище. Її ефективність збільшується ще й за рахунок піднесення якості управління, яка може визначатися відповідним коефіцієнтом.

Коефіцієнт підвищення якості управління — це умовна величина, що визначається показником поліпшення якості управління порівняно з тим, що було до впровадження нової інформаційної системи, і визначається через показники зменшення часу, який витрачався на збирання інформації, її обробку та доставку користувачам, а також на аналіз і вироблення управлінських рішень. Ідеться про те, що рівень компетентності та інші аналогічні фактори у менеджерів як до, так і після впровадження цієї системи були незмінні. Крім того, функціонування такої системи на об’єкті управління створює реальні умови для вдосконалення форм і методів управління.

Це зрозуміло. Сучасні методи збирання й обробки в ритмі виробництва, зберігання та передавання користувачам інформації при безпаперовій технології в інформаційних системах ґрунтуються на використовуванні високоефективних ПЕОМ, об’єднаних локальними чи багатокористувацькими обчислювальними мережами, та застосуванні передових інформаційних технологій.

Однією з таких інформаційних систем є система автоматизованого збирання та обробки інформації, в якій застосовується інформаційна (безпаперова) технологія. В рамках цієї системи створюється система (на правах підсистеми) об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка за допомогою механізму оперативного інформування автоматично чи автоматизовано на об’єкті управління забезпечує менеджерів і фахівців усіх рівнів об’єктивно необхідною інформацією, відповідно до їхніх повноважень, функціональних обов’язків, посадових прав і міри відповідальності.

При функціонуванні цієї системи на об’єкті управління створюються умови, при яких є можливість менеджерам займатися творчою працею, здійснювати своєчасний контроль за виконанням прийнятих рішень, а також удосконалювати форми й методи управління тощо.

Розглянемо слідуючи основні напрямки удосконалення процесу управління на прикладі промислового підприємства:

удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації;

удосконалення і підвищення наукового рівня планування;

удосконалення форм і методів управління;

удосконалення форм і методів обліку;

удосконалення форм і методів контролю і аналізу;

удосконалення методів складання зведеної звітності.

Удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації. Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання вірогідної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і доставлення її користувачам повністю залежить (при належній компетентності менеджера) якість і своєчасність керування виробничими процесами та господарською діяльністю підприємства в цілому.

Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ там, де виникає масова первинна інформація (комора, склад, виробнича дільниця тощо), можна значно вдосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає в тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою інформацією), а також бібліотеці описаних форм вхідних і вихідних документів, можна форми первинних документів заповнювати, з одного боку, автоматично тією інформацією, яка є для цього документа умовно-постійною (її до 80—85%), з іншого, ручним способом тією інформацією, яка в цьому документі є змінною (15—20%), тобто фактичною (див. п. 3.3).

Такий підхід до організації збирання фактичної інформації дає змогу здійснювати безпаперове (на екран, а потім і в пам’ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування вірогідної первинної інформації та її попередню обробку в ритмі виробництва, а потім передавати цю інформацію в такому самому ритмі всім користувачам для використання.

Зауважимо, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих і господарських процесів та явищ, її оперативна обробка визначаються частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об’єкті, тобто в ритмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то за наявності в цих процесах негативних факторів необхідно збирати, зразу ж обробляти й видавати відповідним керівникам оброблену інформацію про відхилення не пізніше, як за кожні півгодини або три чверті години. Така інформація потрібна менеджерові для оперативного втручання в ці процеси так швидко, щоб усунути наявні причини відхилень до закінчення цих процесів. За такого способу об’єктивного інформування менеджерів можна сподіватися на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним.

Зібрана таким чином оперативна інформація є не лише спільною для всіх користувачів, а й вірогідною, а тому вона може бути використана і для господарського (бухгалтерського) обліку.

Оброблена й узагальнена чи зведена за розробленими алгоритмами інформація на рівні підприємства використовується не тільки для виконання загальновиробничих завдань поточного управління, а й для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.

Удосконалення та підвищення наукового рівня планування. Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлуатаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обґрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково-технічного прогресу, можна серйозно вдосконалити планування виробництва і піднести його на науковий рівень в таких напрямках:

змоделювати кілька варіантів планів, а потім вибрати оптимальний з відповідною організаційною структурою управління підприємством;

збалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва;

здійснити взаємозв’язок прогнозування, перспективного, поточного та оперативного планування;

широко використати нормативні методи на всіх рівнях планування та управління;

удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів;

скоротити термін та розширити простір планування до години чи зміни, робочого місця або дільниці тощо;

прогнозувати і моделювати поведінку об’єкта управління в умовах невизначеності, ризику тощо.

Особливо ефективним є застосування зазначених методів і засобів для вдосконалення планування в часовому та пооб’єктному аспектах. Для цього розробляється система взаємоузгоджених та збалансованих соціально-економічних показників для річних, квартальних (місячних), декадних (тижневих), добових (змінних) планів — часовий аспект, а для кожного робочого місця, бригади, ділянки, як і для цехів та підприємства в цілому — пооб’єктний аспект. Крім того, встановлюється єдиний крок для інформаційних сукупностей в обліку і плануванні, за допомогою якого є можливість оперативно й автоматизовано формувати дані для аналізу.

Усе це дає змогу значно вдосконалити і піднести рівень планування, а разом з тим поліпшити управління виробничими процесами шляхом взаємозв’язку сукупних показників у часовому та пооб’єктному аспектах. Крім того, є реальна можливість вивільнити менеджерів і фахівців, зайнятих розрахунками планових показників і складанням планів, від стомливої і малоефективної ручної праці.

Удосконалення форм і методів управління. Відомо, що в умовах системного збирання й обробки інформації менеджери і фахівці різних рівнів своєчасно й повністю забезпечуються необхідною об’єктивною інформацією, яка характеризує, з одного боку, внутрішній стан та процеси, що відбуваються на об’єкті управління, а з іншого — різноманітні ситуації, які складаються на ринку (зовнішнє середовище). Знання обставин, що складаються у внутрішньому й зовнішньому середовищі, — важливий важіль у конкурентній боротьбі за виживання в ринкових умовах.

Всебічне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів суттєво впливає на їхні посадові права та функціональні обов’язки. Крім того, дотеперішні форми і методи управління виробництвом на підприємствах у реаліях ринкової економіки не завжди ефективні. Щодо цих реалій, при системній обробці інформації і широкому застосуванні ПЕОМ як АРМ користувачів різних рівнів, треба створювати нові форми та раціональніші методи управління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління може бути, наприклад, об’єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов’язків, а також міри відповідальності за виконання своїх посадових функцій менеджерами і фахівцями різних рівнів.

Посадові права, функціональні обов’язки та міра відповідальності працівників управління тієї чи іншої структури (ресурсу) розробляються для нових умов функціонування, а тому вони будуть основою при формуванні регламентуючої інформації (докладніше про цю інформацію йдеться в п. 5.2). При їх складанні слід враховувати те, що всі процеси із збирання, обробки, зберігання та видавання користувачам інформації, а також деякі логічні операції виконуватимуться в системному порядку та автоматизовано. Крім того, при розробці посадових прав і функціональних обов’язків потрібно дотримуватися принципу відповідності (parіty prіncіple), згідно з яким керівництво має делегувати тому чи іншому менеджерові достатньо повноважень, щоб він був спроможним виконувати ті завдання, за які несе відповідальність.

При системному збиранні та обробці інформації створюються умови і для вдосконалення методів управління виробництвом. Так, наприклад, можна буде застосовувати метод управління за відхиленнями (див. п. 4.2).

Завдяки організації управління за методом відхилень значно зменшуються обсяги інформації, що надходять менеджерові чи фахівцеві, і скорочуються строки підготовки та вироблення того чи того управлінського рішення.

Удосконалення форм і методів обліку. В умовах ринкової економіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут неабияке значення має оперативне збирання та обробка показників, простота й доступність цих показників усім користувачам у часовому та пооб’єктному аспектах. Тому дотеперішні форми й методи обліку з його традиційним позадачним підходом при збиранні та обробці економічної інформації в нових умовах не придатні. Крім того, на основі системи автоматизованого (що діє в ритмі виробництва) збирання та обробки інформації доцільно організувати лише один — господарський облік замість трьох його видів (оперативного чи оперативно-технічного, бухгалтерського і статистичного), які існують нині на підприємствах. Це можливо, оскільки:

по-перше, використовується для нього лише одне (спільне для всіх згаданих видів обліку) джерело фактичної інформації — це виробничо-господарська та інша діяльність підприємства та його ресурси;

по-друге, збирається ця фактична інформація одноразово, в ритмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як вірогідна, обробляється (за різними алгоритмами) і записується в базу (бази) даних ПЕОМ (АРМ), поставлених у місцях масового виникнення інформації; передається (також у ритмі виробництва) каналами зв’язку всім іншим користувачам більш високого рівня, які використовують цю інформацію (разом з іншою умовно-постійною) для складання (також на ПЕОМ) аналітичних та синтетичних таблиць різного (в тому числі й бухгалтерського) призначення, а також для підготовки та прийняття управлінських рішень тощо.

Таким чином, завдяки безперервному технологічному процесові та єдиній первинній (фактичній) інформації, що збирається і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити вірогідність цих даних, повну ув’язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведеному) аспектах, який завгодно ступінь деталізації чи групування за станом на певну дату чи за будь-який час.

Системна обробка інформації не сумісна з формами, що існують у бухгалтерському обліку при ручній або напівручній обробці інформації. Ці форми не можна заповнювати машинним способом: вони дуже складні. Крім того, в них є ряд показників, які багаторазово повторюються, тощо.

В умовах, коли ПЕОМ використовується як АРМ і таким чином забезпечується в ритмі виробництва збирання та обробка (при єдиному процесі) всієї первинної інформації в місцях її виникнення, а потім передавання її каналами зв’язку всім користувачам різних рівнів, відкриваються широкі перспективи для нової автоматизованої чи електронної форми обліку.

Слід зазначити, що в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації на ПЕОМ (АРМ) принципова відмінність нової форми обліку від тих, що діють, полягає в тому, що автоматизований обліковий процес починається не з обробки первинних документів, а з одноразового (в ритмі виробництва) запису на магнітний носій (пам’ять ПЕОМ) усіх первинних даних, які виникають при виробничо-господарській та іншій діяльності. Ці дані (разом з іншими умовно-постійними) обробляються, передаються каналами зв’язку користувачам різних рівнів, а тоді зберігаються певний час. Видача обробленої інформації користувачам усіх рівнів здійснюється в різних режимах, за різними формами й на різних носіях, за будь-який період часу і за станом на будь-яку дату, а також — про різні об’єкти інформації. При цьому фактична інформація може видаватися після її обробки не лише повністю і самостійно, а й в порівнянні зі зведеними нормативними, плановими та іншими даними, із записаними натуральними відхиленнями і відносними величинами та іншими показниками. Така інформація може використовуватися в економічному аналізі та для прийняття управлінських рішень.

Удосконалення форм і методів контролю та аналізу. Маючи єдину базу даних, що включає нормативну і планову, довідкову, договірну та іншу умовно-постійну інформацію, а також фактичні показники (які збираються у ритмі виробництва) і встановлений єдиний крок для інформаційних сукупностей у плануванні й обліку, можна автоматично та оперативно порівнювати планові (часом і зведені нормативні) дані з фактичними в різних аспектах і отримувати відхилення (кількісні та вартісні) з відносними величинами цих відхилень. Інформація про відхилення потім використовується користувачами різних рівнів. Виконуються й інші обчислення та порівняння. Слід зазначити, що записи (позиції), в яких планові та фактичні показники збігаються за тією чи іншою ознакою, як правило, користувачам (особливо керівникам вищого рівня) можуть не видаватися.

Такий метод автоматичного контролю та економічного аналізу дозволяє не лише звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, а й підняти управління на вищий ступінь, прискорити вироблення й прийняття оптимальних рішень тощо.

У цих умовах є можливість робити пофакторний аналіз і таким чином встановлювати фактори, що впливають на виконання тих чи інших процесів і операцій. При розрахунках показників для оперативного й поточного аналізу використовуються також не лише традиційні прийоми та засоби економічного аналізу (абсолютні, відносні та середні величини; методи порівняння, групування й ланцюгові підстановки; балансовий, індексний та інші методи), а й математичні методи (графічні методи, кореляційний і регресивний аналіз, лінійне і динамічне програмування, матричні методи, методи імітації і т.ін.).

Організація економічного аналізу таким чином значно скорочує час не лише для відбору необхідних для цієї мети даних і оперативного проведення аналізу, а й для прийняття управлінських рішень. При цьому оброблена інформація про відхилення буде тією, що слугуватиме при організації управління за методом відхилень.

Удосконалення методів складання зведеної звітності. Система автоматизованого збирання й обробки, а також зберігання інформації в базі (базах) даних істотно впливає на методи складання встановленої зведеної звітності. Існуючі типові форми бухгалтерської, статистичної та іншої звітності абсолютно не пристосовані для машинного заповнення; в них включається багато дублюючих, постійних і похідних показників. Тому ці форми слід замінити іншими, придатнішими для машинного заповнення, а також значно спрощенішими. При цьому слід виходити з того, що складання звітності має відбуватися автоматично не лише на підприємствах, а й на всіх зовнішніх (вищих за субординацією, територіальних) рівнях.

Автоматично складати звітність на рівні підприємства можливо тому, що є, з одного боку, база даних, де фактична інформація може бути згрупованою в потрібних напрямках і узагальненою необхідними доповненнями; з іншого боку, є масиви-довідники з кодами рахунків бухгалтерського обліку, що відповідають рядкам і графам типових форм діючої звітності. Крім того, існує масив бібліотеки описаних типових форм вихідних (звітних) документів, які можна видавати як на екран ПЕОМ, так і на паперовий чи магнітний носій. Одночасно зі складанням звітності на підприємстві формують машинні носії з такою самою інформацією як і в звітності, що потім передається каналами зв’язку (або іншим способом) у зовнішні організації, де вона також автоматично зводиться у форми. При її зведенні ряд показників програмно контролюється. Можлива також міжмашинна передача даних.

Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації, застосування нових методів автоматизованого складання звітності на різних рівнях, а також заміна чинних типових форм звітності досконалішими і придатними для машинного складання, за інших їх кількості, змісту та зовнішньому вигляді приводять до значного усунення ручної праці відповідних фахівців управління.

Таким чином, в умовах ринкових відносин при функціонуванні системи автоматизованого збирання та обробки інформації, в рамках якої діє система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, є можливість значно підвищити якість і оперативність вироблення й прийняття управлінських рішень, а також:

застосувати нові методи управління (управління за відхиленнями), що спрямовані на його спрощення і підвищення якості керівництва;

спрощувати організаційні структури об’єктів управління за рахунок ліквідації проміжних ланок, наприклад, цехової структури на промислових підприємствах;

забезпечувати в ритмі виробництва менеджерів і фахівців різних рівнів через екрани їхніх персональних ЕОМ (або на інших носіях) об’єктивно необхідною інформацією (методом автоматичного чи автоматизованого інформування), відповідно з їхніми повноваженнями, функціональними обов’язками та посадовими правами й мірою відповідальності;

використовувати релевантну вихідну (результатну) інформацію для аналізу, вироблення і прийняття управлінських рішень. При цьому, у вихідних формах результатної інформації вже є елементарний аналіз даних (абсолютні і відносні величини — відхилення, середні, порівняння, групування, застосування балансового методу та індексного аналізу тощо), які необхідні для вироблення та прийняття конкретних управлінських рішень;

звільняти менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарного аналізу й надати змогу їм зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням прийнятих управлінських рішень.

Крім того, є можливість удосконалення первинного обліку, складання зведеної звітності за рахунок її автоматизації тощо. Це:

зниження на 80—85% ручної праці при автоматизованому збиранні первинної фактичної інформації на місцях масового її виникнення. При цьому є можливість вводити до первинного документа мінімум необхідної інформації, а одержувати максимум при її обробці;

спрощення форм первинних документів при їх автоматизованому заповненні за рахунок виключення з них похідних показників, проміжних підсумків тощо;

зведену звітність складати автоматизовано на основі первинної інформації, а також значно вдосконалити її форми, інформація яких передається каналами зв’язку до вищих за підпорядкованістю установ;

об’єднати три види обліку (оперативно-технічній, статистичний і бухгалтерський) в єдиний господарський, так як уся первинна інформація одноразово збирається в ритмі виробництва, з єдиних джерел, а тому є єдиною і використовується також у процесах управління.

Є й інші вигоди від застосування обчислювальної та інформаційної техніки в процесі управління на об’єкті, де діє та чи інша автоматизована інформаційна система. Ці системи з мережами постійно розвиваються, вдосконалюються тощо.