Бізнес-планування (2006)

Основні цілі контролю у проектному менеджменті мають певні відмінності від здійснення цієї функції управління в умовах поточної діяльності фірми. Якщо контроль призначений для забезпечення виконання планових показників, то в умовах проекту така постановка питання не відповідає сутніс-ним ознакам проекту.

Проект — це насамперед унікальна справа. Будь-яка унікальність визначає невизначеність як проходження самого процесу, так і очікуваних результатів. А в разі реалізації нових бізнес-ідей, хід яких включає необхідність вирішення багатьох творчих завдань, така невизначеність значно зростає. За таких умов розробка плану, який би враховував усі аспекти майбутнього процесу його виконання, є малоймовірним. А якщо при цьому контроль буде зосереджений на забезпеченні виконання такого плану, то він буде сприяти лише поглибленню негативних наслідків від планових прорахунків.

Тому система контролю виконання проекту має бути частиною загальної системи управління проектом, між елементами якої є зворотні зв'язки і можливості зміни завдань, які були встановлені раніше. В загальному вигляді систему управління зі зворотним зв'язком подано на рис. 20.1.

Система має вхід, вихід і сам процес виконання, який можна віднести до будь-якої частини проекту, починаючи від елементарної проектної роботи. Ще до закінчення формування вихідних параметрів вони контролюються, порівнюються із встановленими параметрами і в разі їхньої невідповідності аналізуються причини відхилення, за результатами якого приймаються відповідні управлінські рішення.

Чим раніше будуть встановлені ці відхилення та визначені їх чинники, тим ефективніше функціонуватиме система контролю проекту. Саме на це і спрямовані процеси контролю в проектному менеджменті.

Вимоги до здійснення процесів контролю виробляються до початку реалізації проекту за участю зацікавлених сторін і визначають склад інформації, що аналізується, структуру звітів і відповідальність за їх подання, порядок прийняття рішень. Створення ефективної системи контролю проекту передбачає:

ретельне планування всіх проектних робіт, виконання яких необхідне для завершення проекту.

точну оцінку часу, ресурсів та витрат.

облік порядку виконання робіт у розрізі часу, ресурсів та витрат.

постійну переоцінку часу та витрат, необхідних для виконання частини робіт, що залишилися.

багатократне порівняння фактичного виконання та витрат згідно з календарним планом та бюджетом.

Для того щоб ці умови були реалізовані, система контролю має будуватися на таких принципах.

Наявність конкретних планів. Неможливо запровадити якісний контроль щодо планів, які складені неналежним чином. Плани мають бути змістовними, чітко структурованими, фіксованими. Тому передусім треба забезпечити якість планування відповідно до вимог, які були розглянуті в главі 6 цього курсу.

Наявність інформативної системи звітності. Звіти мають висвітлювати стан проекту відносно первісних планів на основі єдиних критеріїв. Для цього потрібно визначити прості процедури підготовки та отримання звітів. Для кожного виду звітів потрібно чітко встановити відповідні терміни подання. Результати звітів необхідно обговорювати на нарадах.

Наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій. У результаті аналізу зібраних даних керівництво проекту має визначитися, чи відповідає наявна ситуація запланованій, і якщо ні, то визначити причини відхилень та оцінити їх наслідки для дотримання параметрів реалізації проекту. Оцінка наслідків передбачає прогнози щодо дотримання термінів виконання проектів та бюджету, змісту наступних робіт та можливої якості їх результатів.

Наявність ефективної системи реагування. Завершальним кроком процесу контролю є дії, які реалізуються на основі управлінських рішень і спрямовані на запобігання негативному впливу відхилень на кінцеві результати проекту. В деяких випадках такі дії можуть призвести до перегляду планових завдань. Саме це не є проблемою. Головне, щоб перегляд плану був своєчасним і відповідав реальним умовам його виконання.

Процеси контролю проекту поділяються на основні й допоміжні і враховують:

загальний контроль за змінами — координацію змін за проектом у цілому;

ведення звітності за проектом — збирання та надання звітної інформації щодо ходу реалізації проекту, враховуючи прогноз наслідків відхилень;

контроль змін змісту;

контроль розкладу — контроль змін у календарному плані проекту;

контроль витрат — відстежування відхилень від планових витрат ресурсів і виконання бюджету проекту;

контроль якості — відстежування конкретних результатів проектних робіт для визначення їх відповідності встановленим плановим нормам та прийняття необхідних рішень, спрямованих на усування чинників, які призводять до порушення характеристик якості;

контроль ризику — реагування на зміни рівня ризику в ході реалізації проекту.

Основною відмінністю побудови системи контролю в проектному менеджменті є її спрямованість на своєчасне виявлення можливих відхилень від термінів виконання проекту та витрат від запланованих. Тобто заздалегідь слід бути впевненими, що план, який стосується унікального продукту, вірогідніше за все не може врахувати всіх аспектів впровадження нововведення, а тому його точне виконання навряд чи можливе. Але якщо своєчасно виявити ці недоробки та внести до плану відповідні корективи, головне завдання проектного менеджменту — забезпечити практичну реалізацію бізнес-ідеї — стає більш реальним.