Основи менеджменту (2014)

Як уже зазначалося раніше, планування - це підготовка до реалізації мети. В цьому випадку говорять також про цільові плани. Людина може зовсім по-іншому сприймати навколишній світ, коли знає, чого вона хоче, тобто якщо має конкретний план витрачання часу.

Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді.

Плани дня, які тримають в голові, легко відкладаються.

Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.

План, який фіксується письмово, має психологічний ефект самомоти-вації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на дотримання чіткої програми дня.

Якщо є чіткість відносно того, що треба зробити протягом дня, то менеджер автоматично намагається раціоналізувати свою працю і, крім того, свідомо протидіє "перешкодам" внутрішнього або зовнішнього порядку. В цьому випадку його не відволікають телефонні розмови, він обмежується тільки найбільш суттєвим. Реалістичний план дня повинен мати в собі лише те, що можна зробити цього дня.

Запропонований в книзі ЗайвертаЛ. ("Ваше время — в Ваших руках") метод "Альпи" відносно простий, його легко можна запам'ятати, оскільки він грунтується на мемотехніці: початкові букви символізують предметні поняття. Метод містить п'ять стадій:

1. Складання завдань.

Необхідно записати все те, що потрібно зробити наступного дня. Вживайте при цьому скорочення, які відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "план дня":

В — візити, наради;

Д — делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у справі;

ПВ - поїздки, відрядження;

ПР — письмова робота, ділові листи, диктування;

С — секретарка;

Т — телефонні розмови;

Ч — процес читання (звітів, законів, постанов, газет тошо).

Складений в такий спосіб список завдань може мати вигляд:

ПК — продавець "БМВ" (автомашини, які були у користуванні);

В - пан Кирилюк (програма ЕОМ);

В — пан Озерський (експертна оцінка);

П — проект вивчення ринку;

Т - пан Тимохін (статистика збуту продукції);

ПР - пан Сокол (лист);

Ч - спеціальний журнал для менеджерів;

Т - пан Олійник (відсутність персоналу).

Потім ви зможете скласти список завдань в такій спосіб, щоб: у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю, на затяжні й короткі, недовготривалі; перепровіряти завдання, пов'язані з особистими контактами, на предмет можливості виконання їх більш раціональним способом (за допомогою телефону).

Реалістичний план повинен бути завжди обмежений тим, що менеджер у змозі фактично зробити.

2. Оцінка продовженості акцій.

Поставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, підсумуйте і визначіть приблизно загальний час.

Ви зможете заперечити, що подовженість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно Це правда, однак після накопичення досвіду Ви зможете покласти його в основу планування свого часу.

Слід мати на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Так що встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви спонукаєте себе вкладатися саме в цей проміжок часу.

Людина працює значно зосередженіше і більш послідовно позбавляється від перешкод, якщо під певне завдання в неї відведено відповідний час.

Спробуйте упродовж 10 днів складати письмові плани, і Ви станете відчувати себе при цьому дедалі вільніше.

3. Резервування часу про запас.

При складанні плану слід дотримуватися основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено 60 % Вашого часу і приблизно 40 % повинно бути залишено як резервний час для неочікува-них справ.

Якщо виходити з 10-годинного робочого дня, то це значить, що в Ваших інтересах охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою повинен бути восьмигодинний робочий день, то при цьому запланований час повинен бути приблизно 5 годин.

Якщо заплановано більше 60 % свого часу, то слід довести складений список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений на наступний день, або викреслений, або зроблений за рахунок надурочних.

4. Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочення і передоручення.

Мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня до 5-6 го

дин.

Встановити одноразові, однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад, за допомогою аналізу уточніть у відповідності зними завдання. Потім необхідно перепровірити скалькульовану Вами потребу в часі і скоротити час на всі справи до досконало необхідного; намагайтесь при цьому залишатися на грунті реальності.

Кожну акцію слід розглядати з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації.

5. Контроль і перенесення незробленого.

Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати і не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити на наступний день.

Якщо одну і ту ж справу переносити багато разів, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості:

Ви накінець рішуче за неї беретесь і доводите до кінця;

Ви відмовляєтесь від цієї справи, оскільки інколи проблема вирішується сама по собі.

Буває, що для планів у звичайних календарях місяця не вистачає, тому рекомендується працювати зі спеціальним щоденником часу, що буде розглянуто далі.

Раціоналізація використання часу за допомогою бюрографії. Можна ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд з буквеними скороченнями для позначки важливих елементів використовувати інші скорочення і графічні символи, так звану бюрографію.

Наприклад:

терміново !важливо ? вияснити + пріоритет категорії А

завдання виконано

• завдання виконано особливо добре 0 перенесення на більш пізній час

X невиконана справа.

Що дає метод "Альпи"? Щоденні затрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом "Альпи" принесуть Вам кращий виграш у часі. Ось 20 переваг методу "Альпи":

краший настрій на робочий день, який буде;

планування наступного дня;

чітке уявлення про завдання дня;

упорядкування робочого дня;

подолання забудькуватості;

концентрація на найсуттєвішому;

зменшення обсягу "паперової роботи";

досягнення цілей дня;

виокремлення більш важливих і менш важливих справ;

прийняття рішень про встановлення пріоритетів і передоручення;

раціоналізація шляхом групування завдань;

скорочення перешкод і небажаних перерв;

самодисципліна при виконанні завдань;

зменшення стресів і нервового збудження;

спокійне сприйняття непередбачених подій;

покращання самоконтролю;

відчуття успіху наприкінці робочого дня;

підвищення задоволеності та мотивації;

ріст особистих результатів;

виграш у часі за рахунок методичної організації часу. При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці Ви зможете щоденно економити від 10 до 20 % Вашого часу: старайтесь кожен день виграти годину — "золотий час".