Основи менеджменту (2014)

Кінцевим продуктом управлінської діяльності, її основою є рішення керівника, тобто вибір ним найкращого варіанту дій із багатьох можливих.

Саме життя примушує на чому-небудь зупинитись, прийти до якогось єдиного рішення. Французький вчений, фізик, логік Жан Буридан склав дотепну притчу про осла, який здох з голоду, оскільки не зміг вибрати одного із двох однакових оберемків сіна, які залишив йому господар. Це дуже гарна ілюстрація того, що може статися, якщо у керівника відсутня воля. В енциклопедії рішення визначається як "один із необхідних моментів вольової дії".

Прийняття рішень вимагає вибору першочергових завдань і справ. Прийняти рішення — значить встановити пріоритетність.

Деякі із основних проблем керівників полягають в тому, що вони:

часто хочуть відзразу виконати дуже великий обсяг роботи;

розпилюють свої сили на окремі, часто несуттєві, але які здаються необхідними, справи.

В кінці напруженого робочого дня керівник нерідко доходить висновку, що хоч зроблено ніби немало, однак дійсно важливі справи залишилися незавершиними, або взагалі не зрушилися з місця. Багато керівників виправдовуються в такій незадовільній ситуації: "Я кожен день змушений робити стільки важливих справ!" Удачливі менеджери відрізняються тим, що вони, встигаючи вирішити під час робочого дня багато різних питань, протягом певного часу бувають зайняті тільки од-ним-єдиним завданням. Вони завжди завершують за один раз одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Для цього необхідно скласти відповідний список пріоритетів і дотримуватись його.

Для ілюстрації цієї взаємозалежності є відома історія під назвою "Порада вартістю в 25000 доларів".

Чарльз М.Шваб, будучи президентом компанії "Бетяєм етил", поставив перед Івом Лі, радником з підприємницької діяльності, незвичне завдання: "Покажіть мені можливість кращого використання мого часу. Якщо Вам пощастить, я заплачу Вам будь-який гонорар в розумних межах". Лі запропонував Швабу лист паперу і сказав: "Складіть список найважливіших справ, які ви повинні зробити завтра, і пронумеруйте їх черговість у відповідності до значимості. Завтра вранці почніть із завдання № 1 і працюйте над ним до тих пір, поки воно не буде вирішене. Перепровірте потім встановлені Вами пріоритети ще раз і приступайте до завдання № 2, але не йдіть далі до тих пір, доки не закінчите і цю справу.

Потім переходьте до справи № 3. Навіть якщо Ви не зможете виконати весь свій план за день - це не трагедія. До кінця дня будуть, у крайньому разі, завершені найважливіші справи, перш ніж Ви потратите час на завдання меншої важливості. Ключ до успіху в тому, щоб щоденно робити відносно значимі завдання, які чогось варті.

Приймайте рішення за пріоритетами, складіть їх список, відобразіть його в плані дня і дотримуйтесь його.

Хай це буде звичною справою кожного робочого дня. Якщо Ви впевнитесь в цінності цієї системи, "передайте" її далі своїм співробітникам.

Застосовуйте її так довго, скільки вважаєте за потрібне, а потім випишіть мені чек на суму, якої, на Вашу думку, ця система варта".

Через декілька тижнів Шваб прислав Лі чек на 25000 доларів.

Пізніше він сказав, що ця прослухана ним лекція була найбільш цінною з усього того, що він засвоїв за час свого менеджменту.

Встановити пріоритетність — значить прийняти рішення про те, яким із завдань слід надавати першочергове, другорядне і т. д. значення.

Тому необхідно свідомо встановлювати однозначні пріоритети. Послідовно і систематично виконувати завдання, які враховуються в плані, у відповідності до їх черговості. Завдяки регулярному складанню завдань ("табеля за рангами") ви зможете: працювати тільки над справді важливими і необхідними завданнями; вирішувати питання у відповідності до їх невідкладності; концентруватися на виконанні тільки одного завдання; більш цілеспрямовано приступати до справи і вкладатися у встановлені строки; скористатися найкращим способом досягнення поставленої мети при заданих обставинах; вилучити справи, які можуть бути виконані іншими; в кінці планового періоду (наприклад, робочий день) зробити найважливіші справи; не залишати невиконаними завдання, які Вам справді під силу.

Позитивні наслідки:

витримуються встановлені терміни;

Ви одержуєте більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

одержують задоволення підлеглі, колеги і Ваш безпосередній керівник;

вдається уникнути конфліктів;

Ви самі уникаєте стресових перевантажень.