Основи менеджменту (2014)
26.3. Організація робочого місця в апараті управління
Виділення і планування робочого місця Робочим місцем менеджера є окремий кабінет чи частина загального приміщення, де здійснюється його трудова діяльність і маються необхідні засоби праці відповідно до змісту робіт, що виконуються.
Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс). Під кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5 (не більш 1:2), із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати — 3,25 м, а мінімальна ширина — 2,5 м [75, с 131—132]. Площа кабінету визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м.
Однак ці загальні норми площі робочих місць службовців можуть служити лише орієнтиром при організації і плануванні робочих місць, тому що вони не враховують усієї розмаїтості умов праці різних професій, що служать. Тому набагато зручніше використовувати для визначення необхідної площі робочого місця в кожному конкретному випадку сумарний метод розрахунку, в якому окремо враховується площа кожної з перерахованих вище трьох частин робочого місця:
де Пзаг —уся площа робочого місця; П —площа, необхідна для роботи і пересування співробітника; По — площа, яку займає обладнання; Ппр — площа проходів.
При такому методі підрахунку можна врахувати також необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках для устаткування, використовуваного колективно. При використанні сумарного способу розрахунок ведеться відповідно до нормативів на окремі елементи робочого місця.
Площа, яку займають меблі й обладнання, розрахувати просто: кожний із предметів устаткування має визначені габарити. Однак габарити ці встановлюються не довільно, вони підлеглі вимогам ергономіки, і насамперед антропометрії. Людина, сидячи за робочим столом, кульманом чи пультом управління може охопити лише визначений робочий простір, обмежений відстанню його витягнугих рук. Цей простір називають максимальною робочою сферою досяжності, і складає воно 65-70 см у довжину (при витягнутих уперед руках) і 150-160 см у ширину (при розведених у сторони руках). Виходячи з цих вимірів, конструюються в даний час стандартні письмові столи для більшості службовців — 750 х 1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000 х 2000 мм) призначаються для керівників, які проводять наради з одним — трьома відвідувачами, що розташовуються за цим же столом.
Якщо робочу сферу менеджера потрібно ше збільшити, це досягається за рахунок повороту його на обертовому стільці вправо чи вліво. Відповідно до такої можливості конструюються напівкруглі пульти ЕОМ, диспетчерські пульти.
Робоче місце може знаходитися й у загальному приміщенні. Але тоді воно повинно мати більшу площу, ніж у підлеглих, і розташовуватися окремо від них. Для часткової зорової і звукової ізоляції можна використовувати шафи, збірно-розбірні екрани, боксові розділові перегородки, декоративні рослини, пересувні перегородки, що збираються зі стандартних елементів легкої конструкції, та інші підручні засоби. У ряді випадків робоче місце розміщають на узвишші, щоб менеджеру були видні робочі місця виконавців. Якщо в одному кабінеті розташовано два робочі місця, то між ними повинен бути прохід шириною не менше 100 см.
Кабінет менеджера рекомендується поділяти на три функціональні зони: робочу, нарад і відпочинку. Кожній з них повинна відповідати обстановка. У набір меблів робочої зони входять: двотумбовий стіл, підйомно-поворотне крісло, шафа для книг чи кабінетна стінка, стіл-приставка, бокс для документів, технічні засоби, які використовуються в процесі роботи. Бажано, щоб: письмовий стіл розташовувався перпендикулярно до вікна; світло з вікна падало ліворуч; письмовий стіл і крісло були вилучені від джерела тепла; вхідні двері знаходилися в полі зору. Меблі і технічні засоби треба розташовувати так, щоб можна було, не встаючи, дістати якнайбільше предметів.
Зону відпочинку рекомендується розташовувати в частині кабінету, протилежній робочій зоні. її обладнують кріслами для відпочинку, журнальним столиком, телевізором, локальним освітленням.
Меблі і все устаткування кабінету можуть бути різної конструкції, розмірів, форми і кольору. Але вони повинні відповідати санітарним нормам, розміщатися з урахуванням взаємозв'язків з підлеглими, послідовності робіт, що виконуються, бути підібраними зі смаком, забезпечувати комфортні умови праці, виключати втрати часу, зв'язані з нераціональним переміщенням.
Елементи обстановки кабінету повинні відповідати антропометричним даним менеджера і співробітників. Оптимальною висотою робочої поверхні столу вважається: при зрості до 160 см — 70 см, від 161 до 170 — 72, від 171 до 180 — 75, понад 180 — 78 см. Оптимальна висота сидіння в стільців і крісел складає: при зрості 161 — 170 см-45 см, 170— 180 — 47, понад 180 —49см
[97, с. 193 — 194]. Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, напівтверду спинку і поручні. Поверхня меблів повинна бути твердою і гладкою. Матеріал покриття не повинен давати відблисків.
У даний час науково-дослідні і проектні організації розробили типові проекти організації робочих місць менеджерів і інших категорій фахівців. Проекти складаються звичайно за такими розділами: введення, зміст праці й інформаційні зв'язки, розташування робочого місця, його оснащення і планування, інформаційне обслуговування робочого місця; матеріально-господарське обслуговування; умови праці й естетичне оформлення; економічна ефективність від упровадження проекту. Типовий проект прив'язується до конкретного місця з урахуванням можливостей підприємства й особливостей роботи менеджера.
Устаткування робочого місця
Робочі місця менеджерів можуть бути оснащені засобами адміністративного зв'язку і сигналізації, складання, копіювання, збереження і пошуку текстових документів, виконання креслярських робіт і відображення аудіовізуальної інформації, обчислювальної техніки, іншими технічними засобами і пристроями, настільною оргтехнікою і канцелярськими пристосуваннями.
Найважливішим елементом устаткування робочого місця менеджера є засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань — автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін.
Телефонна техніка для менеджерів постійно удосконалюється. Робочі місця менеджерів можуть обладнатися комутаторами оперативного (директорського) зв'язку. Усе ширше застосовуються радіотелефони. Для зв'язку керівників із секретарями й окремими працівниками використовуються гучномовні телефонні пристрої. Терміновий виклик менеджерів чи підлеглих можна здійснювати за допомогою безпровідних пошуково-викличних систем сигналізації.
У кабінетах секретарів менеджерів вищого рівня може бути встановлена апаратура факсимільного зв'язку. Вона забезпечує повну автоматизацію процесів прийому і передачі інформації і діє цілодобово, тобто і при відсутності абонента. З її допомогою (використовуючи спеціальний пристрій, що кодує — МОДЕМ) можна передавати будь-яку документальну інформацію (схеми, графіки, фотографії та ін.) з високою надійністю й оперативністю. Машинописний текст на листі стандартного формату А4 (297 х 210 мм) передається по факсу протягом 10— 180 с [97, с. 201].
До засобів складання і копіювання текстових документів відносяться комп'ютер, диктофон, машини й автомати, що пишуть. На друкарських машинах і автоматах менеджери, як правило, безпосередньо не працюють, але трапляються виключення. Найбільш перспективним засобом складання і копіювання текстових документів вважається персональна ЕОМ (ПЕОМ).
Диктофон є різновидом магнітофона, призначеного для запису усного мовлення і його наступного відтворення для використання надалі. Його застосовують:
для підготовки листів, розпоряджень, наказів, доповідей, довідок, доповідних і пояснювальних записок;
запису заміток, нагадувань, резолюцій, указівок, запитів у процесі оперативної діяльності менеджера;
запису ходу нарад, збір, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень тощо. Використання диктофонів приводить до значної економії часу — до 20 %, підвищення продуктивності праці друкарки на 25-45%, збільшення обсягу робіт, що виконуються, на 40-50% у порівнянні з обсягами при ручному записі [97, с 195— 196].
Як засоби збереження і пошуку документів, що знаходяться в кабінеті менеджера, можуть використовуватися: устаткування для картотек (адресних, контрольних і інших довідкових — вертикальних, плоских, підвісних, поворотних, настільних, пересувних), бокси для документів, папки-реє-стратори та ін. Для виконання технічних операцій з обробки документів застосовують пристосування для скріплення і склеювання, ручні й електричні зшивачі.
У кабінетах менеджерів, що керують виконанням технічних функцій управління виробництвом (головний інженер чи технічний директор підприємства, головні фахівці та ін.), можуть знаходитися біля засобів для виконання креслярських робіт: креслярський верстат, пристосування, інструменти і пристрої для креслення.
Кабінети менеджерів, у яких розглядаються проекти, проводяться наради з демонстрацією зображень, зафіксованих на фото- і кіноплівці, можуть оснащуватися засобами відображення аудіовізуальної інформації — екраном, проекційною апаратурою, планшетами для планування.
Робоче місце менеджера повинно бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки і канцелярських приладів. До них відносяться: картотечні шухляди, лотки для документів і канцприладдя, електронний годинник, мікрокалькулятор, лічильно-довідкові лінійки, різнобарвні рейтери, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка, що склеює, скріпки, папір для заміток і записів, картки, зшивачі з затисками тошо.
Прогресивним напрямом удосконалення організації праці робітників різних категорій є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) фахівців, утому числі й менеджерів. Основою АРМ є ПЕОМ. Робоче місце обладнується набором засобів збору, збереження і передачі інформації: дисплеєм, терміналом, копіювальною машиною, засобами зв'язку і швидкісним друком, інтерфейсним устаткуванням для включення терміналу в локальну мережу, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних. Технічні засоби АРМ не тільки збирають і зберігають інформацію, але й аналізують її, обробляють, класифікують, підготовляють проекти оптимальних рішень. У цілому АРМ полегшують працю менеджера, підвищують його ефективність, піднімають менеджмент на більш високий інтелектуальний рівень.
Умови праці менеджера
Повнота реалізації трудового і творчого потенціалу менеджера, його працездатність, продуктивність праці, здоров'я і тривалість життя значною мірою залежать від виробничого середовища на робочому місці, тобто умов його праці.
Створення інтер'єру робочого місця
Під умовами праці розуміється сукупність елементів виробничого середовища (хімічних, фізичних, біологічних) і власне трудового процесу (психофізіологічних), що роблять вплив на стан організму людини — його здоров'я, працездатність, задоволеність працею, процес відтворення робочої сили й ефективність праці [75, с 156].
Стан умов праці на робочих місцях усіх працівників, у тому числі і менеджерів, регулюється законодавчими актами, нормативами і стандартами. Наприклад, у Кодексі законів про працю України адміністрація підприємств, установ, організацій зобов'язана забезпечити здоров'я і безпечні умови праці. У Сніп 2.09.04-87 "Адміністративні і побутові будинки" зазначені вимоги до адміністративних будинків. Загальна площа будинків визначається за Сніп 2.09.02-85.
Специфіка праці менеджерів обумовлює ряд особливостей у роботі зі створення сприятливих умов наїхніх робочих місцях. Основними елементами процесу оптимізації виробничого середовища для них є:
розробка інтер'єру службових приміщень;
забезпечення необхідного світлового режиму;
всіляке усунення шуму;
забезпечення необхідних параметрів повітрообміну, температури і вологості повітря.
Інтер'єр — це архітектурне і художнє оформлення внутрішніх приміщень будинку. Робочі приміщення менеджерів якоюсь мірою є обличчям підприємств, організацій чи установ. По їхньому оформленню найчастіше судять про дане виробництво чи про надійність підприємців як партнерів за угодами. Крім того, вони впливають на продуктивність праці, оскільки працювати в красиво оформленому приміщенні приємніше і продуктивніше.
Головна вимога до оформлення інтер'єру робочого місця менеджера — це об'ємно-просторова єдність усіх його складових: планування й архітектурно-будівельного оформлення кімнати, робочих меблів, устаткування, іншого оснащення. Повинні враховуватися не тільки функціональні й ергономічні, але й психофізіологічні та естетичні вимоги.
Для інтер'єру важливе фарбування, оскільки існує визначена залежність між колірним оформленням середовиша і зоровим стомленням. Різні кольори й у різних співвідношеннях неоднаково сприймаються оком і впливають на працю людини. Червоний, жовтогарячий і фіолетовий кольори діють збуджуюче, дратують і стомлюють. Зелений, голубий і близькі до них відтінки радують, заспокоюють. Чорний колір створює враження більшої ваги, чим білий.
З урахуванням фізіологічної функції елементи інтер'єру потрібно фарбувати в такі кольори, що мають найбільший коефіцієнт відображення світла. Знання психологічної функції кольору дозволяє знижувати несприятливі впливи навколишнього середовища на працю. Наприклад, рівне, спокійне фарбування сприяє зосередженню уваги в роботі. Яскраві, підбадьорливі кольори доцільні при одноманітній роботі. Естетична функція кольору повинна враховуватися при прив'язці визначених колірних гам до конкретних архітектурних форм. Наприклад, за допомогою колірних рішень можна виправляти недоліки архітектури приміщення, прикрашати його.
З огляду на всі три функції фарбування елементів інтер'єру, стіни в кабінетах менеджерів рекомендується оклеювати шпалерою чи фарбувати в кольори, що сприятливо впливають на нервову систему: ясно-зелений, світло-бежевий, ясно-жовтий, колір слонової кістки чи голубий [97, с 190]. Стелю краще фарбувати у світлі тони.
Важливим естетичним елементом службових кабінетів менеджерів є озеленення. Рослини в кімнатах, крім виконання декоративної функції, поліпшують склад повітря й очищають його, знижують нервове і зорове стомлення.
Забезпечення сприятливих кліматичних умов праці. Праця менеджера, пов'язана з передачею і переробкою великих масивів текстової, цифрової й графічної інформації, вимагає особливого режиму висвітлення. Заданими закордонних дослідників, за допомогою органів зору працівники управління одержують 83% інформації, тоді як через слух — 11%, запах — 3,5%, дотик-15%.
Раціональна освітленість робочого місця знижує стомлюваність і підвищує продуктивність праці.
Фізіологічним особливостям праці менеджера найбільшою мірою відповідає природне освітлення. Тому бажано, щоб кабінети менеджерів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну сторону на вікнах повинні бути світлорозсіюючі штори чи жалюзі.
Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги:
достатність освітлення за рівнем і рівномірністю;
правильний набір джерел;
раціональний розподіл світла в приміщенні;
відсутність прямих променів і відбитих відблисків;
поєднання загальних і місцевих джерел світла.
Більш зручним вважається освітлення з використанням люмінесцентних ламп, їхнє світло близьке за спектром до сонячного. При їхньому використанні збільшується гострота зору, знижується стомлюваність, поліпшується настрій. При однаковій з лампами накалювання витраті електроенергії вони забезпечують збільшення освітленості в 2-2,5 раза, що робить їх економічно вигідними. Але є й недоліки: миготіння, тріск стартерів.
Як джерела місцевого освітлення рекомендується застосовувати пересувні лампи, що повертаються, на гнучкому шлангу чи на спеціальних шарнірах. Потужність ламп повинна бути не менш 60 Вт. М'яке, несліпуче світло повинно падати на робоче місце ліворуч.
Несприятливий вплив на роботу менеджерів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел. Для порівняння вкажемо, що в звичайній житловій кімнаті рівень шуму складає 40 децибел, у будинку на вулиці з напруженим рухом при закритому вікні — 60, а при відкритому — 70, у будинку біля аеропорту — 100. Літак при зльоті утворить шум у 120 децибел.
Джерелами шуму на робочих місцях менеджерів, особливо якщо вони знаходяться в загальних приміщеннях, можуть бути: робота устаткування в сусідніх виробничих підрозділах, робота управлінської техніки, процес обробки документів, пересування стільців, розмови, ляскіт дверей, зайві ходіння співробітників і відвідувачів, телефонні розмови.
Для зниження рівня шуму на робочих місцях проводяться заходи за двома напрямами:
технічні: установка амортизаторів під управлінську техніку, усунення несправностей у меблях і устаткуванні, усунення ляскоту й оббивка дверей, пристрій звуковбирних ковпаків над телефонними апаратами, заміна звукової викличної сигналізації світловою, облицювання стін, стелі, підлог адміністративних приміщень звуковбирними матеріалами;
організаційні: заборона голосних розмов у службових приміщеннях, оформлення попереджувальних написів, перепланування робочих місць, усунення непродуктивних ходінь співробітників по приміщенню, виділення спеціальних кімнат для прийому відвідувачів і телефонних розмов.
Самопочуття менеджера, а виходить, і ефективність його роботи багато в чому визначаються повітрообміном і температурно-вологим режимом на робочому місці. По силі впливу на продуктивність праці працівників розумової праці ці фактори стоять на другому місці після світлового режиму.
Робота людей у закритому приміщенні призводить до зниження вмісту кисню. Це викликає погіршення хімічного складу крові, що викликає сонливість, різко знижує продуктивність розумової' праці. Тому потрібно забезпечувати провітрювання адміністративних приміщень. Повітря повинне бути чистим. Неприпустимі протяги. Необхідно з'ясувати також, наскільки надійно забезпечена ізоляція адміністративних приміщень від виробничих ділянок і технологічних процесів з несприятливими умовами праці — загазованістю, високим вмістом у повітрі хімічних речовин.
Найбільш сприятливою температурою в адміністративних приміщеннях вважається 22-23°С, а вологість — порядку 40-60%. Розрахунки температури і кратності обміну повітря в адміністративно-конторських приміщеннях повинні відповідати Санітарним нормам проектування промислових підприємств (СН-245 — 89) і Системі стандартів безпеки праці (ССБТ).
Спільне одночасне регулювання повітрообміну, вологості повітря і його температури являє собою кондиціонування. Воно набуває особливого значення в літню пору при підвищеній температурі, коли різко знижується працездатність. Розрахунки й дослідження показали ефективність установки кондиціонерів в адміністративних приміщеннях, незважаючи на їхню значну вартість і збільшення витрат на електроенергію.
Оргтехніка в роботі менеджера. Крім персонального комп'ютера менеджер повинен уміти працювати з диктофоном, калькулятором й іншими орг-технічними пристроями. Розглянемо більш докладно роботу менеджера з диктофоном. Навчитися працювати з диктофоном як вітчизняного, так і закордонного виробництва досить просто. Більш складною справою представляється саме диктування і техніка оволодіння нею.
Робота з диктофоном надає менеджеру багато переваг. Насамперед значно заощаджується час, тому що надиктувати, наприклад, діловий лист набагато простіше і швидше, ніж його написати. Фонодрукарка з голосу менеджера швидко надрукує текст ділового папера і дасть йому на підпис. Диктування змінює мову менеджера, змушує говорити в більш спокійному темпі, чітко, ясно й однозначно формулювати свої думки. Нарешті, диктування дозволяє менеджеру почути свій голос і ніби глянути на нього з боку, що часто приводить до бажання працювати над своєю мовою, спробувати розвинути можливості голосу.
Як треба диктувати текст управлінського документа?
1. Розуміння тексту диктограми фонодрукаркою чи технічним секретарем залежить від темпу диктування. Оптимальним прийнято вважати темп диктування 120слів/хв.
Необхідно стежити за довжиною фрази. Фраза, що складається більш ніж з 11 слів, значно знижує якість сприйняття людиною, що працює з дик-тограмою.
Диктувати потрібно весь підготовлений матеріал за пропозиціями, говорити треба не прямо в мікрофон, а трохи вбік.
Диктувати необхідно чітко, не проковтуючи закінчень слів, змінюючи тембр голосу в тих місцях, де даються вказівки, що друкувати не треба.
Необхідно диктувати крапку, кому, абзац і інші знаки. Усі прізвища, спеціальні терміни і вираження, важкі іноземні слова диктуються по буквах. Спочатку слово диктується звичайно, потім ви включаєте в текст службову фразу "диктую по буквах".
Якшо в тексті багато спеціальних термінів, то до диктограми прикладається і передається фонодрукарці рукопис.
Ділові папери містять службову частину, що також необхідно диктувати: це — дата (число, місяць, рік); найменування підрозділу: номер телефону; ініціали і прізвище виконавця диктограми: вид документа і його формат; тираж (кількість копій); необхідний термін виконання; куди (кому) треба направити машинописний оригінал і копії.
Використання диктофона й уміння диктувати — це тільки один з напрямків роботи менеджера, що допомагає йому більш успішно вирішувати управлінські задачі, що стоять перед ним. Формування стійкої установки на використання оргтехніки і придбання кваліфікації в цій сфері є для менеджера складовими успіху в його основній діяльності.