Менеджмент (2002)

Ґрунтуючись на системних принципах аналізу організації і приймаючи диференціацію й інтеграцію як головні характеристики організаційно-виробничої системи в ній, необхідно враховувати ключову детермінанту зовнішнього середовища — невизначеність. Диференціація визначається як стан поділу організаційно-виробничої системи, що має тенденцію до розвитку специфічних властивостей відповідно до вимог зовнішнього середовища. Відповідно інтеграція є процесом досягнення єдності зусиль різних підсистем при виконанні завдання підприємства, котре передбачає закінчений відтворювальний цикл деяких продуктів або послуг. Невизначеність характеризується для кожного підприємства з погляду однорідності й різноманітності його зовнішнього оточення оцінюванням ясності інформації, що надходить із зовнішнього середовища; часом зворотного зв'язку стосовно дій, які здійснює організація; ступенем програмованості умов організаційно-виробничої діяльності.

Зовнішнє середовище виступає головним фактором, що визначає організаційну диференціацію й інтеграцію на мікроекономічному рівні господарювання. Між характеристиками ринкового, виробничого і науково-технічного середовища, внутрішньою структурою і механізмом дії підприємницької системи існує стійка залежність. При проектуванні організаційно-виробничої системи, як правило, доводиться вирішувати такі важливі питання: яка невизначеність зовнішнього середовища організації впливає на досягнення її мети; у яких частинах організація має бути механічною, а в яких органічною; як мають підрозділятися підзавдання і як має диференціюватися організація (за функціями, продуктами, матричною схемою тощо); які вимоги до персоналу, до умов роботи й навчання членів організації; які організаційні механізми слід використовувати для координації та інтеграції діяльності; які мають бути витрати на управління?

Відповіді на ці запитання можна шукати різними шляхами й засобами, але важливе значення як орієнтир і допоміжний інструмент проектування має набір організаційних форм та механізмів диференціації й інтеграції, побудований для мінливих характеристик організаційної ситуації. Системний підхід — це не просто набір якихось інструкцій або принципів для керуючих, це спосіб мислення стосовно організації управління.

Досконалість системи зовні виступає у формі ефективності її функціонування. Критерії системності, як правило, дають змогу лише відрізнити систему від несистемного утворення і визначити, яка з порівнюваних структур більш системна. Тим часом знання системності об'єкта не означає ще виявлення його досконалості й ефективності. Справа в тому, що жодне з визначень системи, яке береться як початкова модель (принцип) побудови того чи іншого варіанта організаційної системи, не є функцією досконалості й ефективності. Наприклад, наведемо такі визначення: "Система— це сукупність елементів, взаємозв'язків між собою", "Система — об'єктивна єдність пов'язаних між собою явищ", "Система — впорядкована сукупність елементів, між якими існують певні зв'язки. Зв'язки — це з'єднання між елементами, які впливають на поведінку елементів і систему в цілому".

Різноманітність визначень системи пояснюється специфікою системного підходу і того рівня, на якому він перебуває в структурі наукової методології. Системний підхід і теорія систем як результат його онтологічного обґрунтування передбачають пізнання законів побудови, а в деяких випадках також поведінки об'єкта дослідження. Ці закони, сформульовані у вигляді принципів, виступають як критерії (параметри) системності об'єкта. На основі їхнього застосування можна зрозуміти, як улаштований об'єкт, як взаємодіють його частини на всіх рівнях структурної ієрархії, як пов'язані самі його рівні, як забезпечується його цілісність і спроможність до функціонування. Це означає знання структурних (функціональних) і причинних зв'язків об'єкта, що складають лише його кістяк, не відображаючи глибинних основ поведінки. Таке знання допомагає знайти правильну відповідь на запитання, як улаштований і поводиться об'єкт, але не здатне ще пояснити, навіщо необхідна саме така його структура й така поведінка.

На підставі зазначеного вище можна зробити висновок, що система може розглядатися як такі поняття:

річ, матерія або сукупність речей (з погляду логіки);

множина елементів, початково без зв'язків, а потім із зв'язками між елементами (теоретико-множинний погляд);

сукупність у потоках інформації (інформаційний погляд);

як процес (технологічний погляд) тощо.

До властивостей, якими має бути наділено будь-які організаційно-виробничі системи, належать такі:

цілісність та подільність. Система — це цілісна сукупність елементів, що взаємодіють між собою. Елемент існує лише в системі. Поза системою це лише об'єкти, котрі мають потенційну властивість утворювати систему;

зв'язки. Між елементами системи існують суттєві зв'язки, котрі об'єктивно визначають інтегральні якості цієї системи. Зв'язки між елементами мають бути міцнішими, ніж зв'язки окремих елементів із зовнішнім середовищем, оскільки у протилежному разі система не може існувати;

організація. Наявність системоформуючих факторів у елементах системи лише передбачає можливість її створення. Для появи системи необхідно сформувати впорядковані зв'язки, тобто відповідну структуру свідомо організувати, перетворити в діючу систему;

інтегральні якості. Наявність у системі інтегральних властивостей, тобто властивостей, притаманних системі в цілому, але не характерних для жодного з її елементів зокрема.

Із загальнонаукового підходу класифікація систем здійснюється за такими ознаками: видами (класами); природою;

особливостями структури; властивостями; поведінкою систем (рис. 45).

Найбільш розвинутою є класифікація за системними властивостями.

У теорії менеджменту виробничі системи класифікуються за ознаками складності, рівня сфери функціонування, виду внутрішніх організаційних зв'язків, ставлення до зовнішнього середовища (рис. 46).

З погляду складності (вид, кількість елементів та зв'язків) розрізняють прості, складні та великі системи (рис. 47).

Залежно від сили зв'язку між системою, що розглядається, і зовнішнім середовищем розрізняють закриті та відкриті системи. Закрита система має жорстко фіксовані межі, її дії незалежні від зовнішнього середовища. Годинник — приклад закритої системи. Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Енергія, інформація, матеріали — це об'єкти обміну із зовнішнім середовищем через проникні межі системи. Така система не є самозабезпечувальною, вона залежить від енергії, інформації та матеріалів, що надходять із зовні. Крім того, відкрита система повинна мати спроможність пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі. Керівники в основному займаються відкритими системами, тому що всі організації є відкритими системами. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього світу.

Доцільність тієї чи іншої організаційної структури виявляється в узгодженості поведінки окремих її елементів відповідно до структури мети підприємства, що й визначає в кінцевому підсумку досконалість організаційно-виробничої системи.

Уперше до раціонального розв'язання проблеми доцільності взагалі підійшли класики німецької філософії, і результатом їхнього теоретико-філософського аналізу було розуміння доцільності як особливого способу або виду організованості органічних цілісностей. Вона, за І. Кантом, полягає в досконалій взаємодії причин і дій, мети й засобу, частини й цілого. Ф. Шеллінг, І. Кант, Г. Гегель розглядали доцільність як властивість органічного цілого, в якому безупинно підтримуваний потік причин і дій замкнутий, завдяки чому воно й виявляється здатним до саморегуляції.

Зовнішнє середовище — одне з основних понять загальної теорії систем. Виділення будь-якої матеріальної системи ґрунтується на відокремленні елементів, що включаються в цю систему, від іншого матеріального світу, котрий називається середовищем.

Система і середовище перебувають у постійній складній взаємодії і взаємовпливі один на одного. Для конкретно взятої системи середовище є сукупністю всіх об'єктів, зміна яких впливає на систему, а також тих об'єктів, чиї властивості змінюються в результаті поведінки системи. Взаємодія системи з навколишнім середовищем описується цілим рядом понять: стійкість, нерухомість, рівновага, адаптація тощо.

Система перебуває в рівновазі тоді, коли кожний елемент її перебуває в стані рівноваги, зумовленому іншими елементами. Найпростіший випадок стійкого стану — рівність. Стійкість характеризує стан системи, в якому вона залишається як завгодно довго, якщо немає негативних впливів середовища. Організаційно-виробнича система завжди є частиною зовнішнього середовища, тому у відповідь на її зміни вона має пристосовуватися до функціонування в нових умовах. Стійкість системи — це випадок більш складної рівноваги із середовищем, що виявляється в динаміці їхньої взаємодії.

Адаптація — це спроможність системи виявляти цілеспрямовану поведінку, завдяки якій вона пристосовується до складного середовища, а також сам процес такого пристосування. Адаптація системи може виявлятися в саморегулюванні, самонавчанні, самоорганізації та самовдосконаленні.

При саморегулюванні система відповідає на зміни середовища цілком визначеною реакцією своїх елементів за жорстко заданою програмою.

При самонавчанні система здатна змінювати програми регулювання й способи дії своїх елементів.

При самоорганізації система змінює не тільки програму регулювання, а й свою внутрішню структуру.

Системи, що самовдосконалюються, можуть перебудовувати свою структуру не тільки в межах заданого набору елементів, а й шляхом розширення цього набору за рахунок середовища.

У сучасному підприємництві спостерігається перехід від загальної теорії систем до теорії процесів, зумовлений наявністю різноманітних видів невизначеності відтворення організаційно-виробничих систем з позиції управлінської діяльності. До головних із них належать: невизначеність факторів планування й вартості; невизначеність стратегічного контексту; технічні невизначеності; статистичні невизначеності.

Звернемося до деяких історичних аспектів цієї теорії.

Невизначеність на початку розвитку системного підходу виявлялась у тому, що довгий час теоретики системного підходу не могли визначити межі поняття система. Невизначеність поняття система породила різні варіанти загальної теорії систем, котрі якісно відрізняються один від одного.

У виробничій і науковій практиці як універсальний застосовується теоретико-множинний погляд на поняття система.

Системний аналіз як теорія рішень містить велику кількість системних концепцій і теорій, котрі управлінці намагаються використовувати в господарській практиці. Одною із суттєвих перешкод на цьому шляху є основні види невизначеностей, з якими доводиться стикатися на практиці, коли використовуються ці теорії (табл. 23).

Як правило, в теорії управління криза розглядається як криза економічної системи. Однак криза економічної системи — це криза теорії і практики систем. Не можна не враховувати, що будь-яка криза завжди починається з теорії (закладена в ній), а тільки потім вона виявляється на практиці. Це логічно випливає із соціальної природи дії людини як доцільної діяльності. Тому тривала криза — це не просто криза системи, а криза загальної теорії систем.

З цих логічних міркувань випливає, що будь-який керівник у разі кризи має насамперед подумати про зміну теорії, що лежить в основі методології рішень. Проста заміна однієї системи на іншу нічого не дає або дає дуже мало, якщо стара методологія залишається.

Головна помилка в трактуванні природи кризи економічних систем (підприємств) полягає в тому, що це не просто криза системи, а насамперед криза методологічних концепцій і теорій систем. Якщо ж ми розглядаємо кризу як кризу системи, то, як правило, попереджувальні кризові дії зводяться до знищення існуючої системи управління при збереженні старого теоретичного підґрунтя рішень, що приймаються.

При системному підході в міру поглиблення рівня аналізу спостерігається невизначений перехід від простих до складних і великих систем. Це породжує проблему невизначеності меж системи. Таку невизначеність може бути усунуто шляхом виокремлення елементів процесу праці.

Одна справа — приймати рішення на основі теорії підприємства як соціально-ринкової системи, інша — на основі теорії виробничих процесів. Рішення тут можуть бути прямо протилежними.

З гносеологічного погляду знання процесів завжди вторинне стосовно знання систем як таких. На певній стадії вивчення підприємства як системи потрібно зібрати дані про устрій і структурні елементи підприємства; проте для того, щоб вони успішно функціонували, необхідно знати процеси, котрі забезпечують його управління та контроль. Системні властивості підприємства — ефективність, організованість, цілісність та ін. — забезпечують тільки початкові знання, а зміни цих властивостей у процесі функціонування підприємства створюють певний стан останнього стосовно зовнішнього середовища. Можна вивчати вартість як системну властивість, а можна вивчати приріст вартості, і це будуть дві різні теорії.

Дуже часто в кризах і спадах у роботі фірми звинувачують менеджерів. Проте це неправильна методологічна позиція. Щоб попередити кризи і спади в практиці господарювання, потрібно змінити методологію управління — перейти від концепції організаційно-виробничої системи до концепції організаційно-виробничих процесів, тому що перша є результатом другого. Проста (механічна) зміна складу і структури адміністративних органів, тобто перехід від однієї системи управління до іншої, може викликати зростання проблем, замість розв'язання наявних. Нова система управління, нові організаційні структури при старих методах управління і старій методології також малоефективні. Неможливо управляти виробничою системою, не управляючи виробничими процесами.

Досягнення кібернетики дали змогу розкрити принцип регуляції внутрішнього і зовнішнього середовища, котрий забезпечує спосіб та умови спрямованої поведінки будь-якої високоорганізованої системи на основі принципу зворотного зв'язку. Однак оскільки сам по собі принцип зворотного зв'язку не визначає напряму процесу, то залежно від програми управління він може призводити до різних, іноді прямо протилежних, результатів (позитивний або негативний зворотний зв'язок). Головним виявляється кінцевий результат перетворення системи, якому має відповідати програма управління (регуляції) процесу перетворення. Кінцевий результат виступає як мета зміни системи, а поведінка елементів і всієї системи в цілому — як функція досягнення цієї мети.

Під функцією в більшості випадків розуміється конкретний спосіб діяльності того або іншого органу, а функціонування ототожнюється з їхньою діяльністю взагалі. Проте справа в тому, що діяльність одного й того ж органу може сприяти досягненню ринковою організаційною системою визначеного результату, але може й протидіяти або бути нейтральною. У першому разі відношення діючого органу до системи в цілому — його функція, а в другому — дисфункція. Функцію може бути визначено як особливе відношення частини до цілого, при якому існування або будь-який вид вияву частини забезпечує існування або певну форму вияву цілого. У цьому визначенні функції частина ніби виявляє мету своєї поведінки — забезпечення існування цілого (або досягнення його мети). Саме з такої уявної тотожності функції і мети виникла в історії науки тенденція заміни поняття функції поняттям мети. Істотна відмінність між ними полягає в тому, що функція — явище об'єктивне, а мета — суб'єктивне. Сутність зв'язку між ними полягає в тому, що мета — це суб'єктивний образ реально існуючої спрямованості функції. Поняття мети спочатку носило соціально-економічний характер, виражаючи спрямованість поведінки окремих людей або груп у формі способу того стану свого зовнішнього або внутрішнього середовища, якого вони прагнули досягти своєю діяльністю або бездіяльністю.

Організаційна спільність між структурою і поведінкою фірми в конкретному ринковому середовищі існування є результатом співвідношення суб'єктивно сформульованої менеджментом підприємства мети і реально здійснюваних ним функцій. Майбутній корисний результат є своєрідним акцептором дії, поведінки фірми, завдяки чому бажане майбутнє діє (впливає) на теперішнє як організуючий фактор. Саме мета як майбутній корисний результат виступає головним організуючим фактором, тобто не сама об'єктивно виконувана функція, а те, що ми хочемо мати.

Параметри результату формулюються менеджментом у вигляді певної моделі. Разом з тим слід підкреслити, що мета і визначення результату виникають раніше, ніж може бути отримано сам результат, тобто мета і результат — речі багато в чому різні.

Стимулом для управління поведінки фірми є сама реальна дія та її результат, реальні параметри цього результату. Якщо при цьому врахувати, що дія саме і є результатом поведінки фірми, то виникає запитання, як розуміти сам термін результат — у причинному чи оціночному аспектах.

Тут варто виділити дуалістичне розуміння змісту поняття результат: результат як мета поведінки і результат як якість реальної дії, що безпосередньо веде до зміни системи. Очікуваний результат як мета закладений в акцепторі результатів дії та його програмі. В акцепторі результатів дії відбувається порівняння реальних результатів з очікуваними (запрограмованими). Невідповідність очікуваних і реальних дій стає стимулом для зміни поведінки (дії) системи з метою реалізації їхньої відповідності. Для виконання такого завдання система повинна мати програму, у якій є різні варіанти алгоритмів її поведінки, що відповідають можливим варіантам одержання результатів дії. Потрібний варіант спрацьовує, і система виявляється доцільно діючою.

Доцільність дії елементів системи, з погляду останньої, передбачає (потребує), що мета поведінки системи певним чином закладена в механізмах мотивації і програмі. Адже майбутнє може бути сформульоване як мета, і самостійно воно ніяк не виявляє себе, якщо всі елементи системи існують і діють ефективно. В узагальненій схемі системи виявити мету взагалі не вдається. Можна лише допустити, що мета визначає мотивацію поведінки. Мотивація — це механізм кращого вибору, але потрібно знати, що визначає переваги в кожному конкретному випадку. Таким визначальним моментом є спрямованість дій програми поведінки системи. Саме спрямованість і сприймається нами як цілеспрямування, а кінцевий стан системи, зумовлений програмою, як мета її поведінки. Як особливий інструмент регуляції поведінки мета є найвищою формою відображення свідомої діяльності людини. Підприємство реагує (має реагувати, якщо хоче жити) не на майбутні, а на відчутно діючі фактори.

Сферу організаційного управління окреслити досить важко через невідтворюваність у дрібних деталях процесу управління в часі. Тому вчені та консультанти постійно закликають адміністраторів і керівників звернути увагу на ту чи іншу дисципліну, новий метод. Не дивно, що керівники промислових підприємств часто розгублюються, їм складно розібратися в усіх цих дисциплінах і ще складніше відокремити безумовно цінні й корисні методи від методів дуже сумнівних.

Дослідження такої наукової дисципліни, як організація виробництва, передбачає дослідження складних економіко-виробничих систем, до яких входять люди, машини, фінанси та найрізноманітніші матеріали, причому ці системи вивчаються переважно шляхом побудови математичних або аналогових моделей, які описують, як функціонує система, що розглядається. Якщо будь-яка операція (процес) вивчається в такий спосіб і справді будується певна модель, то проводиться справжнє організаційне дослідження. Якщо ж цього не робиться, тоді ми маємо справу з окремими елементами процесу виробництва.

При розгляді сфери організаційного управління необхідно підприємство або виробничу діяльність розглядати в цілому, виходячи з визначення й опису поняття системи. Для того щоб різноманітність операцій і об'єктів можна було розглядати як організаційну систему, слід задовольняти чотири чітких критерії: система повинна мати зміст, структуру, зв'язки й підлягати управлінню.