Теорія бухгалтерського обліку (2001)

Бухгалтерський облік є складною системою інформаційного забезпечення користувачів достовірними й повними даними про діяльність підприємства для прийняття рішень. У цьому, як ми вже неодноразово зазначали, і полягає призначення бухгалтерського обліку, а тому його ведення є обов'язковим для кожного підприємства від дня його реєстрації аж до ліквідації.

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечення неухильного виконання всіма підрозділами та службовими особами правомірних вимог головного бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів. У зв'язку з цим підприємствам надано широкі методологічні та методичні повноваження відносно визначення облікової політики, вибору форм бухгалтерського обліку, порядку й способу реєстрації та узагальнення інформації з урахуванням особливостей діяльності і технологій обробки облікових даних. Підприємство визначає також працівників, що мають право підписувати бухгалтерські документи, затверджує правила документообороту, додаткові регістри аналітичного обліку.

Отже, бухгалтерський облік, відображаючи всі господарські операції безперервно в міру їхнього здійснення, перетворюється на організовану систему накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації в управлінні. Обов'язковою передумовою при цьому є складання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту та обсягу. А тому документація в бухгалтерському обліку виступає як спосіб первинного спостереження за всією виробничою та фінансово-господарською діяльністю.

Документацію якнайтісніше пов'язано з рахунками. Тільки документи можуть бути підставою для записів на рахунках бухгалтерського обліку. Від якості документів значною мірою залежить якість бухгалтерського обліку.

Відомо, що кожна господарська операція — це відповідний обсяг економічної інформації. І щоб можна було цю інформацію контролювати, її треба не просто записати на рахунках бухгалтерського обліку, а спочатку оформити документально. Відтак первинний документ стає основним, найважливішим носієм інформації. З моменту оформлення первинного документа починається бухгалтерський облік.

Під час оформлення первинного документа аналізується сама господарська операція з погляду її законності та економічної доцільності, тобто відбувається поточний контроль, що перетворює документацію на засіб суцільного й безперервного спостереження за господарськими операціями, засіб обґрунтування облікових записів.

До первинних та зведених облікових документів ставляться певні вимоги щодо форми та змісту. Так, для кожного документа обов'язковими є такі реквізити:

назва документа (форми);

дата й місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

короткий виклад змісту та обсягу господарської операції, зазначення одиниці вимірювання;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Значення документації важко переоцінити. Без документа немає обліку. Правильно оформлений документ засвідчує відповідні права та обов'язки фізичних та юридичних осіб: заповнені реквізити об'єднують певну кількість показників, котрі, як правило, характеризують економічний бік операції; наявність усіх необхідних підписів — юридичний її бік.

Неоціненне значення має документація для забезпечення збереження майна підприємства — необоротних і оборотних активів, коштів та ін. Особливо це стосується збереження нематеріальних активів і основних засобів, сировини й матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, палива, незавершеного виробництва, готової продукції; раціонального та ефективного використання виробничих запасів, достовірності незавершеного виробництва. Достовірність даних про стан дебіторської та кредиторської заборгованості визначається тільки на підставі первинних документів. Це стосується і таких показників, як власний капітал, довгострокові та короткострокові кредити банку тощо.

Так само на підставі первинних документів здійснюють попередній, поточний та наступний контроль. Отже, первинні документи завжди відіграють роль арбітра чи судді під час доказу не просто фактів здійснення господарських операцій, а підтвердження набуття однією стороною прав, а другою — обов'язків. Для здійснення контролю використовується й синтезована інформація, але її теж побудовано на даних первинних документів.

Значну роботу з первинними документами, що обґрунтовують законність і доцільність господарських операцій, достовірність синтетичного й аналітичного обліку та звітності, проводять під час комплексних ревізій виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємств, у процесі яких використовуються різноманітні методичні" засоби контролю (суцільні та вибіркові інвентаризації, зустрічні перевірки, коли підставою для висновків і пропозицій стають ті самі первинні документи).

Всебічно використовуються первинні документи під час аудиторських перевірок для експертної діагностики та оцінки (аналізу) фінансово-господарської діяльності підприємства. Немає жодної управлінської функції (планування, організація, стимулювання, контроль), для здійснення якої не користувалися б даними бухгалтерського обліку, побудованого на первинних документах.

Оскільки існує величезна кількість господарських операцій, то й первинних документів, які групуються за певними ознаками і записуються на рахунках бухгалтерського обліку, також є безліч. Накопичення документів — це процес створення інформаційної бази, масивів первинних документів, які групують, обробляють, узагальнюють і використовують для внутрішніх і зовнішніх потреб.