Теорія бухгалтерського обліку (2001)

Ведення обліку завжди передбачає, що дані будь-якої господарської операції, відображені у відповідних документах, після їх належної перевірки мають бути записані в облікові регістри. Останні й призначено для відображення, накопичення та зберігання облікових даних.

Облікові регістри — це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи.

Оскільки в обліку відображається наявність та рух усіх засобів підприємства, джерел їх утворення та здійснюваних господарських процесів, для кожного об'єкта обліку необхідна інформація, яка б найбільш повно його характеризувала, відображаючи його специфічні особливості. Саме цим пояснюється необхідність застосування різних облікових регістрів.

Використання тих чи тих регістрів зумовлюється також технікою і технологією ведення бухгалтерського обліку, рівнем використання обчислювальної техніки.

У бухгалтерському обліку використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки та ін. З метою детального вивчення регістрів, з'ясування їхнього змісту, призначення та порядку ведення їх класифікують за певними якісно однорідними групами за такими ознаками: призначення і характер запису, обсяг змісту, зовнішній вигляд, будова (рис. 9.1).

За призначенням і характером запису регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані.

До хронологічних належать регістри, що в них господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення. З таких регістрів можна назвати реєстраційний журнал операцій, журнал обліку надходження вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції та ін. Характерною рисою таких регістрів є те, що жодного групування операцій у них не проводиться, а призначено їх для реєстрації та контролю за даними документів про обсяг виконаних робіт, для своєчасного оприбуткування вантажів, що надійшли в господарство, обліку відвантаженої продукції тощо.

До систематичних облікових регістрів належать такі, що в них господарські операції групуються, систематизуються й відображаються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. Отже, всі регістри, в яких розміщено синтетичні й аналітичні рахунки, є систематичними.

Комбінованими називають такі регістри, в яких поєднується хронологічний і систематичний запис. Найбільш характерним прикладом є Журнал—Головна книга , в якій перша частина є практично журналом реєстрації господарських операцій, а друга — групуванням, відображенням цих самих операцій на відповідних синтетичних рахунках. Отже, тут поєднано в одному регістрі характерні риси хронологічних і систематичних облікових регістрів.

Записи в хронологічних і систематичних облікових регістрах проводяться одночасно, при цьому в них відображаються ті самі операції, але під різним кутом зору. У зв'язку з цим підсумок за хронологічним регістром відповідає дебетовому чи кредитовому обороту за відповідним систематичним регістром. Це найбільш наочно виявляється в Журналі-Головній і має важливе контрольне значення.

За змістом облікові регістри поділяються на регістри синтетичного обліку, аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ ґрунтується на відмінності й призначенні синтетичних і аналітичних рахунків, різній мірі узагальнення на них облікових даних. Структура синтетичних регістрів залежить, головно, від форми обліку. Будь-який обліковий регістр, в якому ведеться облік за певним синтетичним рахунком чи групою рахунків, є синтетичним обліковим регістром. Це Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна, машинограми. Усі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.

На практиці часто вживають скорочену назву — Журнал-Головиа.

У регістрах аналітичного обліку ведуться записи за аналітичними рахунками. Структура цих облікових регістрів залежить від особливостей обліковуваних об'єктів. Кожний регістр, в якому ведеться облік за аналітичними рахунками, є регістром аналітичним. До таких регістрів належать книги, картки, машинограми.

У бухгалтерських книгах окрема сторінка чи кілька їх відводиться для певного аналітичного рахунка. У разі ведення аналітичного обліку на картках для кожного такого рахунка відкривають окрему картку.

Характерною рисою сучасних облікових регістрів є поєднання в них синтетичного й аналітичного обліку. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, машинограми.

За формою облікові регістри поділяються на бухгалтерські книги, картки, окремі листки, машинограми.

Бухгалтерські книги — це зброшуровані облікові синтетичні чи аналітичні регістри. Книги, в яких зброшуровано синтетичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами синтетичного обліку. До таких належать Головна книга, Журнал-Головна. Книги, в яких зброшуровано аналітичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами аналітичного обліку. Усі сторінки в них мають бути пронумеровані. За великого обсягу книги і значної кількості обліковуваних у ній об'єктів (аналітичних рахунків) складають їх перелік (зміст) із зазначенням відповідних сторінок, що полегшує користування нею.

Бухгалтерські книги — це найнадійніший спосіб збереження облікових регістрів. Вони досить широко застосовуються для ведення складського обліку.

Проте ці регістри мають і суттєві недоліки. Зокрема, вони ускладнюють розподіл робіт між окремими виконавцями, у книгах важко визначити наперед оптимальний обсяг (кількість сторінок) для конкретного аналітичного рахунка, а його вимушене перенесення ускладнює обліковий процес.

Ці недоліки практично усуваються застосуванням карток, які призначено для ведення аналітичного обліку на відповідних рахунках протягом тривалого часу. З метою збереження карток та контролю за їх наявністю кожну відкриту картку в обов'язковому порядку реєструють. Картки легко сортувати за потрібними ознаками. Залежно від обліковуваного об'єкта картки аналітичного обліку поділяються на картки кількісно-сумарного обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, контокорентні, призначені для обліку розрахунків, та багатостовпчикові, призначені для обліку витрат на виробництво. В останніх відображається не лише відповідний процес у цілому, а й фіксуються окремі види витрат, для відображення кожного з них і передбачено окремий стовпчик. Крім типових форм карток з урахуванням особливостей обліковуваних об'єктів можуть застосовуватись ще й інші спеціальні форми, як, наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки та ін.

Окремі листки як облікові регістри досить широко використовуються в бухгалтерському обліку. Кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. Це дає змогу систематизувати вказані облікові регістри відповідно до вимог контролю, складання звітності. До таких регістрів належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні таблиці.

Машинограми — це облікові регістри в машинній обробці облікової інформації, тобто відповідні таблиці, де відображено облікову інформацію в запрограмованих розрізах та з передбаченою деталізацією. Вони можуть бути синтетичними, аналітичними чи комбінованими. Взаємоузгодженість показників, наведених у цих регістрах, контролюється, як правило, автоматично.

За своєю будовою облікові регістри є досить різноманітними і залежать головним чином від обліковуваних об'єктів, обсягу та деталізації інформації про них, періодичності її узагальнення, потреб контролю та звітності.

Ці регістри можуть бути односторонніми, двосторонніми та шаховими.

Односторонні регістри передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одному боці аркуша. До них належать, наприклад, усі типові форми карток аналітичного обліку.

Двосторонні регістри передбачають поділ сторінки на дві частини: одну з них призначено для обліку дебетових оборотів за певним рахунком, а інша — кредитових.

Шахова будова регістрів передбачає їхній поділ вертикальними і горизонтальними лініями на клітинки (у вигляді шахової дошки), де кредитові обороти відображають по горизонталі, а дебетові — по вертикалі. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль за відображенням операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку.

Ця будова регістрів знайшла широке застосування в журнально-ордерній формі обліку.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється в міру їх надходження для обробки, але з урахуванням забезпечення можливості своєчасної виплати заробітної плати, складання відповідної звітності, подання декларацій та ведення розрахунків.

Відповідальність за правильність та повноту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх.

Підприємства та установи, що складають облікові регістри на машинозчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.