Теорія бухгалтерського обліку (2001)

Побудова та належне функціонування обліку передбачає органічне поєднання методологічних та організаційних принципів його здійснення.

Це, у свою чергу, забезпечує його відповідність як загальнодержавним вимогам з урахуванням галузевих особливостей, так і потребам самого підприємства в інформаційному забезпеченні оперативного управління, контролю та складання звітності. Принципи побудови обліку відповідають вимогам відповідного господарського механізму, процеси якого облік відображає і контролює, будучи його складовою частиною.

За цих умов облік може або сприяти зміцненню господарського механізму, або гальмувати його розвиток. Усе залежить від того, наскільки облік відповідає вимогам діючого господарського механізму. Останній зумовлює мету і завдання обліку, а нерідко й відповідні методологічні рішення.

Проте, якщо методологічні рішення обліку розробляються і встановлюються централізовано — органами, які здійснюють керівництво ним, то організаційні принципи побудови облікового процесу вирішуються самостійно кожним підприємством, виходячи з його структури, особливостей технології та організації виробництва. Отже, організація обліку є творчим процесом на кожному підприємстві і значною мірою залежить від його специфіки, обсягу господарської діяльності, наявності кваліфікованих облікових кадрів, рівня механізації та автоматизації облікових процесів, системи управління, чинної звітності, її періодичності тощо.

Під раціональною організацією обліку розуміють систему заходів, які забезпечують найефективніше виконання функцій бухгалтерського обліку. Цю систему спрямовано на організацію такої побудови обліку, яка забезпечувала б контроль за виконанням зобов'язань підприємства, наявністю й рухом його майна, використанням матеріальних і фінансових ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів, уможливлювала б своєчасне запобігання негативним явищам у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізацію внутрішньогосподарських резервів, формування повної й вірогідної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємства (установи), необхідної для оперативного керівництва та управління, а також для використання інвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, фінансовими, податковими, статистичними і банківськими установами та іншими заінтересованими органами й організаціями.

До важливих передумов раціональної організації обліку належать: визначення обсягу та складу облікової інформації, необхідної для управління та контролю, встановлення структури облікового апарату та розподілу обов'язків між окремими виконавцями, розробка документування та документообороту, обґрунтований вибір форми обліку та графіка звітності. Першочерговим завданням в організації обліку є також глибоке, детальне вивчення організаційної структури підприємства, особливостей технології та організації конкретного виробництва, системи постачання сировини та реалізації виготовленої продукції. З урахуванням цього визначається обсяг та склад облікової інформації як для підприємства в цілому, так і для його структурних одиниць. При цьому особливого значення набуває вивчення законодавства щодо господарської діяльності підприємства та нормативних актів, котрі стосуються побудови та порядку ведення обліку.

За сучасних умов, коли відбуваються часті зміни в обліку, у механізмі господарювання, у податковій системі, забезпечення підприємства чинними нормативними актами, їх детальне вивчення та впровадження є важливою передумовою забезпечення раціональної організації обліку. Нині облік регламентується кількома нормативними актами.

Найважливішими з них є: Закон «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», «Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку», затверджене Міністерством фінансів України від 24.05.1995 р. № 88; «План рахунків бухгалтерського обліку» та інструкція щодо його застосування, затверджені Мінфіном України ЗОЛ 1.99 № 291, а також положення (стандарти) щодо обліку відповідних об'єктів та складання звітності.

Водночас практичне застосування нормативних актів з урахуванням специфіки підприємства, запровадження прогресивних форм і методів обліку, посилення контрольних і аналітичних функцій його цілком залежать від облікової служби підприємства. Отже, органічне, гармонічне поєднання завдань побудови обліку на загальнодержавному рівні та на рівні окремих підприємств є найважливішою передумовою його раціональної організації.

Якщо в цілому по підприємству облікова інформація необхідна для складання звітності, а показники, що підлягають першочерговому контролю, визначаються централізовано відповідними нормативними актами (положеннями, інструкціями), то облікові дані, потрібні для управління структурними підрозділами, визначає підприємство самостійно.

Увесь обліковий процес на кожному підприємстві здійснює бухгалтерський апарат. Залежно від обсягу діяльності підприємства, особливостей технології та організації виробництва, системи управління ним визначається кількісний склад та структура цього апарату. Він і повинен забезпечити практичне здійснення обліку як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах.

З урахуванням специфіки підприємства, наявності облікових кадрів, рівня їх кваліфікації та досвіду роботи на кожному підприємстві головний бухгалтер визначає структуру облікового апарату та розподіл обов'язків між окремими працівниками.

На практиці найбільш широко застосовується так звана предметна структура облікового апарату, коли створюють окремі відділи або облікові групи відповідно до найважливіших ділянок облікового процесу: облік основних засобів та нематеріальних активів, облік матеріалів та малоцінних предметів, облік коштів і фінансових результатів, облік розрахунків, облік розрахунків з оплати праці, облік виробництва й калькуляції собівартості продукції та ін. В окремих господарствах нерідко структура бухгалтерського апарату будується за виробничою ознакою. Так, у сільськогосподарських підприємствах нерідко виділяється відділ (група) обліку роботи автотранспорту, машинно-тракторного парку, тваринництва та ін. На промислових підприємствах за цим принципом створюють групи обліку діяльності основних і допоміжних цехів та ін. Кожний з розглянутих варіантів має як переваги, так і недоліки.

Якщо предметну структуру бухгалтерського апарату підпорядковано, головним чином, забезпеченню облікової інформації в цілому по підприємству, то виробничу структуру націлено на забезпечення контролю за здійсненням технологічного процесу, за діяльністю окремих підрозділів.

Визначальним для встановлення структури облікового апарату є обсяг облікових робіт. Так, на великих підприємствах, як правило, застосовується перший варіант. Він сприяє ефективнішому використанню апарату, збільшенню оперативності виконання облікових робіт, спеціалізації та підвищенню професійного рівня облікових працівників.

На порівняно невеликих підприємствах з нескладною структурою управління може застосовуватись другий варіант. Він сприяє наближенню облікового апарату до об'єкта обліку, унаслідок чого поглиблюються та конкретизуються знання конкретних облікових працівників про характер та особливості роботи закріпленого підрозділу, підвищується персональна відповідальність за доручену справу.

Проте така система потребує облікових працівників більш високої кваліфікації з одночасним виконанням ними технічних облікових робіт, відтак знижується можливість розподілу облікових робіт між працівниками та ефективність використання обчислювальної техніки.

Досить тісно з структурою облікового апарату переплітається і розподіл обов'язків між конкретними обліковими працівниками. Це є важливою частиною організації облікового процесу на підприємстві, яка є у віданні головного бухгалтера.

Він стежить за тим, щоб усі облікові роботи було розподілено між конкретними виконавцями залежно від часу, потрібного для обробки відповідних даних і забезпечення належної інформації.

Для конкретних облікових працівників розробляється посадова інструкція, якою і визначається коло їхніх службових обов'язків.

При цьому за кожним працівником закріплюється ведення відповідних облікових регістрів, складання певних звітних форм тощо.

Основною засадою побудови бухгалтерського обліку є бухгалтерські документи. Адже будь-який запис в обліку може здійснюватись лише на підставі належно оформлених та перевірених документів. Тому визначення та обґрунтоване використання документів є невід'ємним елементом раціональної організації всього облікового процесу.

Згідно з установленою структурою бухгалтерського апарату підприємства та розподілом обов'язків між окремими його працівниками організовується документооборот, тобто шлях проходження документа від його складання до здачі в архів. У графіку документообороту вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає та наступне використання цього документа. Графік документообороту затверджує головний бухгалтер, який і здійснює контроль за його дотриманням.

Наявність такого графіка та дотримання його дає можливість запровадити належну ритмічність у роботу облікового персоналу, посилити контрольні функції обліку, забезпечити необхідну інформацію для складання відповідної звітності в установлені строки.

Виходячи з конкретних умов діяльності підприємства, обсягу облікової інформації, рівня її механізації та автоматизації, наявності кваліфікованих кадрів, необхідності та можливостей здійснення оперативного контролю на певних стадіях виробничого процесу головний бухгалтер встановлює (вибирає) належну форму ведення обліку. Ця форма має забезпечувати максимум інформації за мінімальних витрат на здійснення облікового процесу.

Кінцевим етапом організації обліку є встановлення складу й обсягу оперативної, бухгалтерської і статистичної звітності та строків її подання. Це дає змогу заздалегідь визначити обсяг і склад інформації, необхідної для складання звітності, а також для встановлення напрямків, за якими слід узагальнювати дані поточного обліку для потреб звітності та контролю.

Отже, продумана, обґрунтована система заходів з побудови обліку має гарантувати своєчасне, повне інформаційне забезпечення для прийняття управлінських рішень та вжиття заходів щодо вдосконалення виробництва й управління.

Відтак організація обліку передбачає попереднє вивчення всіх передумов, що сприяють його раціональності, тобто такій побудові поточного обліку, котра забезпечує, як уже було сказано, необхідну облікову інформацію за мінімальних витрат на її створення.