Інформаційні системи в міжнародному бізнесі (1999)

Короткий огляд змісту стандарту показує, що UN/EDIFACT — це сформульована певним чином мова подання комерційних документів, яку доцільно використовувати для зв’язку підприємств із зовнішніми організаціями. Під зовнішніми організаціями тут розуміють бізнес-партнерів, клієнтів, суміжників та ін.

Розглянемо приклад з матеріалів робочої групи WP4. Якщо дві компанії використовують власні внутрішньофірмові стандарти для подання електронних документів, то при обміні інформацією вони потребуватимуть подвійного перетворення форматів повідомлень (рис. 5.3).

При збільшенні кількості партнерів, які беруть участь у інформаційній взаємодії, кількість перетворень зростає згідно з формулою (рис. 5.4)

С = N (N – 1),

де С — кількість необхідних перетворень при використанні різних стандартів партнерами; N — кількість партнерів, які беруть участь у інформаційній взаємодії.

З рис. 5.4 видно, що ефективність використання UN/EDIFACT тим вища, чим більше партнерів обмінюється комерційною інформацією, тому що економічність використання каналів зв’язку і витрати, пов’язані з перетворенням форматів повідомлень, вищі при більших інформаційних потоках.

Водночас не має сенсу казати про використання UN/EDIFACT абстрактно. Існують різні версії стандарту, тому на практиці номер версії та статус повідомлень, які використовуються, обов’язково вказуються в спеціальних угодах між партнерами («Угода про обмін даними»).

На сучасному етапі термін UN/EDIFACT (або просто «EDIFACT») зустрічається в зарубіжних і вітчизняних публікаціях досить часто. Стандарт широко рекламується як перспективний засіб безпаперової технології. З посиланням на європейських експертів повідомляється про виграш у 50–60 млрд. дол. у торгових стосунках між США і Західною Європою при переході на електронний обмін даними. Європейське співтовариство створило спеціальну робочу групу «TEDIS» для координації робіт в області UN/EDIFACT. Преса інформує про введення економічних санкцій за подання документів не в стандарті EDIFACT, отож фірмам, що працюють на зовнішньому ринку, необхідно або освоювати EDIFACT, або платити за кожний переклад документа в цей стандарт.

Може скластися враження, що впровадження міжнародного стандарту не актуально для організацій, які не мають прямого зв’язку з зарубіжними партнерами. Адже вітчизняні підприємства майже не використовують EDIFACT. Проте перехід на використання UN/EDIFACТ у межах окремого підприємства може бути виправданим незалежно від виходу на зарубіжний ринок, а лише у зв’язку із здійсненням автоматизації управління. Розробникам інформаційних систем управління рекомендується при проектуванні власних баз даних використовувати готові структури та синтаксичні характеристики компонентів довідника комерційних елементів даних UNTDED. Якщо виникне потреба в зв’язках із зарубіжними партнерами, це дасть змогу запобігти необхідності адаптації внутрішніх даних до вимог UN/EDIFACT. Якщо ж такої потреби не виникне, все одно краще використати розробки експертів ЄЕК ООН, аніж проектувати власні БД з унікальними структурами.

Для повномасштабного використання стандарту в кожного з учасників обміну комерційними повідомленнями має бути відповідний програмно-апаратний комплекс (рис. 5.5).

АСУ підприємства на підставі інформації, зосередженої в БД, за спеціальними запитами виконавців формує документи в потрібній формі. Якщо потрібно пересилати документи суміжникам, інформація передається транслятору, який перетворює зміст документа в стандартне повідомлення UNSM, яке в свою чергу через електронну пошту передається по каналах зв’язку з кореспондентами. Слід звернути увагу на дві особливості цієї схеми.

По-перше, припускається, що АСУ підприємства функціонує на основі безпаперової технології: як такі документи на бланках в межах підприємства для управлінської діяльності не використовуються. Водночас електронні документи в будь-якій встановленій формі формуються для зв’язку із зовнішніми кореспондентами, а всередині підприємства враховуються і обробляються безпосередньо.

По-друге, безпосередньо перетворенням (трансляцією) з внутрішнього стандарту підприємства в UN/EDIFACT, і навпаки, займається окремий програмний комплекс — конвертор, який зв’язаний з власною БД довідників стандарту UN/EDIFACT.