library.if.ua

Бізнес-планування (2006)

14.1. визначення та основні характеристики проекту в проектному менеджменті

Під час розгляду матеріалу посібника ми постійно зверталися до терміна "проект". Ця категорія може розглядатися дуже широко. В літературі можна знайти цілу низку визначень категорії "проект". У загальному плані проект — це те, що замислюється або планується (словник "Webster"). Тому цілком справедливо, коли під проектом розуміють і викладену ідею, і розроблений діловий план, і результат відтворювання нововведення, і процес його практичного впровадження у практику.

Але з метою більш точного упорядкування визначень та термінів слід прийняти більш вузьке значення цього терміна, як це робиться у проектному менеджменті — напрямку діяльності з практичної реалізації ідей. Тут проект розглядається як остання стадія життєвого циклу бізнес-ідеї, після якої вона стає підприємницькою практикою. Процес створювання проекту поданий на рис. 14.1.



Ділова ідея створює умови щодо початку розробки проекту. Він формується у процесі ділового планування. А аналіз проекту призначений для його перевірки на життєздатність. Але зрозуміло, що віддача від проекту досягається не під час розробки тих чи інших рішень щодо впровадження ділової ідеї, а після їх практичного здійснення. Тому проект насамперед — це сукупність дій з практичної реалізації того, що сформовано переліченими попередніми стадіями.

На відміну від стадій створення проекту, етап його практичного втілення у життя є процедурою досить стандартизованою, тому тут не має такого великого значення творчий елемент. Головне — здійснити компетентні дії з виконання раніше намічених напрямів створення нововведення.

У "Посібнику з питань визначення компетентності й сертифікації українських професійних керівників і фахівців з управління проектами NBC (ua)" подано 4 визначення проекту:

1. Проект — унікальна сукупність дій, яка виконується у специфічних умовах, таких як обмежений час, вартість, визначена якість тощо, диференційована за видами діяльності організацій, що здійснюють проект.

Проект — сукупність дій, у яких людські, матеріальні й фінансові ресурси організовано для виконання унікального набору робіт визначеного змісту в умовах обмеженої вартості та часу. Проект має життєвий цикл, у межах якого відбуваються необхідні зміни відповідно до встановлених кількісних і якісних цілей.

Проект — унікальний набір скоординованих робіт з визначеними початковою й кінцевою датами. Проектом управляє окрема особа або організація для досягнення цілей і отримання очікуваного результату за визначеним графіком робіт в умовах обмеженої вартості

Проект — унікальний набір скоординованих дій, спрямованих на досягнення фокусованого корисного результату необхідної якості в умовах обмеженості використовуваних ресурсів.

У цих визначеннях підкреслюються окремі риси проекту як об'єкта управління. Узагальнюючи наведені ознаки, можна навести його характеристики.

По-перше, проект починається не на голому місці, а є логічним продовженням процесу створення нововведень. Для початку проекту необхідні визначення цілей, розробка плану їх досягнення, а також визначення потреби у ресурсах для цього. Наприклад, для проектів, які пов'язані з випуском нового продукту, такою основою є бізнес-план. Цей документ має декілька призначень. Серед них — обґрунтування напряму або кроків реалізації бізнес-ідеї з визначенням потреб у ресурсах та термінах їх здійснення.

Маючи завдання досягти конкретного результату, а також дістати необхідні для цього ресурси, окрема група спеціалістів втілює їх у життя. На певний час ця діяльність стає для них головною. Вони більшою чи меншою мірою звільняються від виконання своїх безпосередніх обов'язків з метою зосередження на завданнях реалізації положень бізнес-плану.

Підкреслюючи важливість саме безпосередніх дій з втілення положень планів реалізації ідеї у життя, серед менеджерів-прак-тиків найбільш поширеним є визначення проекту як термінового підприємства, призначеного для створення унікального продукту чи послуг. Звісно, що мова йде не про підприємство у юридичному значенні цього терміна, а про відносно відокремлену організаційну структуру з конкретно визначеними функціями та напрямками діяльності. З погляду управління, це особливе підприємство має багато спільного з традиційним, але водночас і певні особливості, які формують особливості проекту.

Із поданих визначень проекту випливає, що його потрібно розглядати не як окремий документ або комплекс документів, а як сукупність дій. Маючи в основі конструкторські, технологічні, будівельні, економічні розробки, проектна стадія передбачає їх впровадження у життя.

До характерних рис проекту, які відрізняють його від поточної діяльності фірми відносять:

тимчасовість,

унікальність,

цільову спрямованість.

Тимчасовість означає, що кожний проект має певний початок і кінець. Звичайно, початком проекту є його схвалення інвесторами та, відповідно, відкриття фінансування проекту. Кінцем вважається час, коли цілі досягнуті, або коли стає зрозумілою безперспективність подальшого продовження робіт. Тимчасовість необов'язково означає короткочасність проекту; є приклади, коли деякі з них тривають кілька років. Проте в будь-якому разі проект через певний час стає поточною роботою, що і означає його кінець. Далі йде етап експлуатації проекту, тобто отримання від нього комерційного результату.

Із характеристики тимчасовості випливає, що проект або проектна стадія впровадження бізнес-ідеї безпосередньо не досягає періоду окупності вкладених коштів, а тим паче отримання прибутків. Термін, передбачений у діловому плані щодо проекту, можна поділити на три періоди (рис. 14.2).



З погляду формування кінцевих фінансових результатів, весь термін виконання ділового плану можна поділити на два відрізки: період витрат та період дохідності. В першому здійснюються інвестиційні, інші початкові витрати та деякі операційні витрати (наприклад, у створювання запасів, оплати всіх поточних витрат до початку реалізації продукту проекту тощо). Завершується він тоді, коли створюється продукт і починається його реалізація. З цього час проект починає приносити доходи.

У свою чергу період дохідності поділяється на період окупності, тобто час, поки доходи від реалізації продукту проекту не перевищать видатки витратного періоду, та період прибутковості, коли засновники проекту отримують від нього певні дивіденді.

З погляду функцій, які виконуються організацією, період реалізації ділового плану поділяється на проектну та експлуатаційну стадії. Перша збігається із періодом витрат, а друга — з періодом дохідності. Тобто проектна стадія завершується тоді, коли продукт проекту реально створюється.

З огляду на ознаку тимчасовості проект обмежується рамками витрат на створювання його продукту. Тобто він ніяк не пов'язаний з доходами, а тільки з витратами. Проект призначений для того, щоб реально створити той продукт, параметри якого розроблені діловим планом та конструкторсько-технологічними рішеннями. Після цього проект стає частиною повсякденної діяльності фірми, яка експлуатує його і за рахунок цього отримує певні прибутки.

Наступною ознакою проекту є унікальність, тобто проект є таким, коли роботи з його реалізації відрізняються від тих, що здійснюються фірмою у своїй поточній діяльності. Наприклад, коли проект присвячений випуску нового продукту на ринок, він може включати дії, які у звичайних умовах фірмою не здійснюються. Так, процеси виробництва пробної партії значно відрізняються від серійного виробництва; для налагодження виробництва потрібно змінити якісний склад основних засобів, що також не є специфікою виробничої діяльності тощо.

Отже, унікальність є наступною характерною рисою проекту, яка полягає в тому, що здійснення будь-якого нововведення передбачає необхідність проведення специфічних дій, які у звичайних умовах не є профільними для організації. Після закінчення проектних робіт виробництво нового продукту стає повсякденністю або втрачає ознаки унікальності. А це, у свою чергу, означає завершення проекту.

Унікальність проекту не означає, що дії з його здійснення мають неповторний характер. Ця унікальність відносна і стосується тільки відповідних умов. Тобто для одних фірм конкретний комплекс робіт може бути унікальним, а для інших — навпаки. Наприклад, фірма яка займається виробництвом та продажем конкретної номенклатури продукції, у своїй поточній діяльності значну увагу зосереджує на питаннях маркетингової стратегії. Тому в проекті, присвяченому новому продукту, питання маркетингової частини ділового плану, звісно в разі відсутності принципових нововведень щодо проведення маркетингової стратегії, не є складовою проекту. Це не означає їх другорядність, просто вони вирішуються у рамках поточної діяльності паралельно з проектом.

Але водночас щодо іншого проекту маркетингова частина може передбачати створення нових каналів збуту, засобів забезпечення сировиною тощо. І якщо цими питаннями фірма досі не займалася, то вони стають відносно унікальними саме для неї і включаються до складу проектних робіт.

Ознака унікальності має велике значення для окреслення кола проектних робіт. Як буде зазначено нижче, для успіху проекту велике значення має визначення складу проекту. Тобто він повинен враховувати з усього комплексу робіт, обґрунтованих у діловому плані, саме унікальні та приділити їм особливу увагу. Необхідність врахування цієї ознаки пояснюється тим, що саме унікальні процеси можуть породжувати майбутні проблеми для безпосередніх виконавців проекту.

Терміновість та унікальність проекту формують єдиний проектний цикл, тобто проект не є циклічним процесом, що також відрізняє його від звичайної діяльності.

Цільова спрямованість проекту означає, що коло завдань, які вирішуються в ході реалізації проекту, суворо окреслено тими з них, які безпосередньо ведуть до мети проекту. Іншими словами, всі функції, якими б важливими вони не були, але які безпосередньо не визначають термінів виконання проекту, залишаються зовні проектного середовища. Наприклад, у бізнес-плані створення і виходу на ринок нового продукту може бути обґрунтовано багато напрямів, які необхідно здійснити для його виконання.

За всіма з них розраховуються кошториси витрат, визначаються відповідальні виконавці та керівники, розраховуються терміни здійснення робіт. Але не всі вони обов'язково входять до змісту проекту. У більшості випадків до складу проекту не потрапляють маркетингові роботи, роботи з фінансового менеджменту тощо. Вони обов'язково виконуються, але у складі не проекту, а поточної діяльності, частіше за все замовника проекту.

Крім того, цільова спрямованість допомагає більш точно встановити часові рамки проекту.

Мета проекту має бути максимально конкретною. Вона досягається після етапу безпосереднього створення продукту проекту. Наприклад, щодо проекту, який присвячений випуску нового продукту, метою є випуск першої партії (дослідної) у визначеній кількості, приміром 100, 200, 300 одиниць. Завершенням проекту з відкриття супермаркету є запланований день, коли відчиняться його двері, в які увійде перший покупець.

Така організація роботи допомагає відповідальним виконавцям проекту зосередитися на питаннях, які визначають майбутні результати проекту, на виконанні його у планові терміни та згідно зі встановленим кошторисом.