library.if.ua

Бізнес-планування (2006)

19.1. склад процесів виконання у проектному менеджменті

Процеси виконання в проектному менеджменті спрямовані на реалізацію календарного плану проекту. У цих процесах члени КМП можуть виступати в ролі прямих виконавців, але здебільшого виконують менеджерські функції, основним завданням яких є просування до кінцевих цілей проекту.

До складу процесів виконання входять:

Безпосереднє виконання плану проекту. Тобто виконання членами КМП окремих робіт, де вони є безпосередніми виконавцями. В нашому прикладі це передусім робота, пов'язана з оформленням контракту, розробкою документації для проведення сертифікації продукції й т. ін.

Перевірка змісту проекту або контроль за виконанням робіт, до яких залучені субпідрядники чи інші зацікавлені сторони проекту. Ці роботи становлять більшість проектних робіт, щодо яких члени КМП виконують переважно менеджерські функції.

Управління якістю проекту. Під забезпеченням якості в проектному менеджменті розуміється чітке дотримання технічних, економічних, екологічних та інших параметрів проекту.

Управління командою проекту, яке полягає в удосконаленні індивідуальних і групових навичок КМП задля поліпшення роботи в рамках проекту. Робота з командою базується на відомих принципах менеджменту персоналу. Але водночас, виходячи з особливостей проекту, цей напрямок процесів виконання має певні відмінності.

Поширення інформації, що включає своєчасне надання необхідних даних щодо ходу виконання проекту його зацікавленим особам. Якісне виконання цієї роботи дає змогу вносити своєчасні зміни в плани проекту та реагувати на можливі негативні наслідки.

Управління закупівлями. Цей процес має дуже важливе значення в усій системі проектного менеджменту. Фактично він полягає у використанні бюджетних коштів, необхідних для придбання матеріальних ресурсів, обладнання, послуг. Процес управління закупівлями складається з клопотань, вибору джерела постачань та адміністрації контрактів.

Схематично участь процесів виконання у системі проектного менеджменту зображено на рис. 19.1.



Виконання плану проекту — це головний етап комплексу робіт, у ході якого формуються основні практичні результати втілення його ідеї. У здійсненні цих процесів менеджер проекту і його команда повинні скоординувати та спрямувати різні технічні й організаційні зв'язки, які визначені календарним планом проекту.

Вхідні дані процесів виконання формуються на етапі планування проекту. Тобто календарний план проекту, допоміжні плани (план управління змістом, план закупівель та ін.), встановлені методи контролю є основними вхідними даними процесів виконання.

Хоча план і є головною метою при здійсненні безпосереднього виконання проектних робіт, однак слід пам'ятати, що його параметри не мають директивного характеру. Навпаки, процеси виконання повинні перевіряти дієздатність раніше розробленого плану, його спроможність реалізувати основну бізнес-ідею проекту. І якщо в результаті виконання з'ясується, що планом не передбачені ті чи інші фактори, завданням КМП є здійснення певних коригувальних дій. Здійсненню цих дій можуть сприяти визначені допоміжні деталі до плану проекту:

результати інших процесів планування, що не ввійшли до плану проекту.

додаткова інформація чи документація, отримана в процесі розробки плану проекту (обмеження, допущення);

наявна технічна документація — вимоги, специфікації, креслення;

документація відповідних стандартів, норм та нормативів.

До методів та заходів виконання плану проекту відносять загальні управлінські навички, знання та навички щодо продукту, систему надання повноважень щодо робіт, наради з огляду стану проекту, інформаційну систему управління проектом, організаційні процедури.

Звичайно, КМП формується як команда менеджерів із тих чи інших питань, пов'язаних з виконанням проекту, тому якість виконання проекту багато в чому залежить від їх загальних управлінських навичок. Щодо проекту особливе значення серед них мають: лідерство, комунікація, ведення переговорів.

Ефективна реалізація проекту потребує від членів КМП знань та навичок щодо створення чи використання продукту проекту. Необхідні навички задаються як частина процесу планування і забезпечуються під час комплектування штатів.

Система надання повноважень щодо робіт — це формальна процедура санкціонування виконання робіт проекту з метою забезпечення їх виконання у необхідній послідовності та призначений час. Проектування системи надання повноважень щодо робіт має виходити з ідеї балансу між цінністю системи контролю та витратами на її впровадження. Наприклад, у невеликих проектах достатньо усного розпорядження про надання повноважень. Система надання повноважень припускає також призначення для виконання робіт саме тих виконавців, які змогли б виконати її краще за інших.

Зважаючи на обмежений час виконання проекту, в його реалізації дуже велику увагу слід приділяти нарадам з огляду стану проекту. Вони мають регулярно плануватися і проводитися з метою взаємного обміну інформацією щодо проекту. Це дає можливість своєчасно реагувати на зміни обставин, що можуть призвести до відхилень параметрів проекту від встановлених його зацікавленими особами. В результаті з'являються умови для своєчасного реагування на них та прийняття ефективних управлінських рішень.

Інформаційна система управління проектом складається з методів та засобів, які використовуються для збирання, зведення і висвітлення результатів усіх процесів управління проектом. Вона створюється та діє від початку і до закінчення проекту задля підтримки його впровадження. До її складу включаються документація й автоматизовані системи.

Залежно від специфіки проекту, його складності, а також вимог зацікавлених сторін у рамках його реалізації можуть діяти ці чи інші організаційні процедури. Вони можуть бути поширені на систему звітності, прийняття окремих етапів, порядок виконання стандартизованих процедур тощо. Створення найбільш раціональної організаційної процедури залежить від фахового рівня менеджера проекту та його команди, їхнього досвіду в управлінні проектами, стилю керівництва.