Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2001)

Бюджетні установи для своєї діяльності придбавають предмети разового користування — різного роду господарські і ремонтно-будівельні матеріали, паливо, тару, матеріали для наукових і навчальних цілей, інші матеріали.

Вартість цих матеріальних засобів повністю вибуває із суспільного кругообігу протягом одного або кількох актів споживання. В цьому плані матеріали в бюджетних установах нагадують оборотні кошти виробничої сфери, але їх неможливо віднести до останніх, оскільки оборотні кошти повністю переносять свою вартість на новий продукт і в цій формі продовжують свій кругообіг у суспільному відтворенні, а матеріали бюджетних установ вибувають з кругообігу в міру їх споживання.

На придбання матеріалів витрачаються значні кошти з бюджету та інших джерел. Задачами обліку матеріалів й малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) є:

забезпечення зберігання і встановлення контролю за наявністю та рухом матеріалів;

спостереження за дотриманням норм запасів і витрат матеріалів;

отримання точних даних про залишки матеріалів у місцях зберігання;

забезпечення всіх рівнів управління інформацією про наявність і рух матеріалів.

Основними передумовами виконання цих задач є економічно обґрунтована класифікація та оцінка матеріалів, нормування їх запасів і чітка організація матеріального постачання та складського господарства.

За функціональною роллю у фінансово-господарській діяльності бюджетних установ матеріали поділяються на такі групи:

1. Матеріали для навчальних, наукових та інших цілей: реактиви і хімікати, скло і радіоматеріали, фотоприладдя, папір, призначений для видання навчальних і наукових робіт, піддослідні тварини, інші матеріали для навчальних цілей і науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування;

2. Продукти харчування;

3. Медикаменти і перев’язувальні засоби: медикаменти, компоненти, бактеріцидні препарати, сироватки, вакцини, кров і перев’язувальні засоби в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших установах;

4. Господарські матеріали і канцелярське приладдя, що використовуються для поточних потреб установ (електролампочки, мило, щітки тощо), будівельні матеріали для поточного ремонту;

5. Паливо, пальне й мастильні матеріали — всі види палива, пального і мастильних матеріалів (дрова, вугілля, бензин, торф, гас, мазут, автол тощо);

6. Тара — поворотна та обмінна тара (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки);

7. Запасні частини до машин і обладнання — запасні частини, призначені для заміни та ремонту спрацьованих частин машин, обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів;

8. Інші матеріали — сіно, овес, інші види кормів та фуражу, насіння, добрива тощо.

Одні й ті ж матеріали в різних установах і навіть в одній установі в різний час можуть виконувати різні функції і відповідно обліковуватися в різних галузях. Так, запасні частини до машин і обладнання можуть обліковуватися в різних групах залежно від використання цих машин і обладнання для наукових цілей чи господарських потреб.

Наведену класифікацію покладено в основу організації обліку матеріалів за субрахунками, але вона є недостатньою для контролю за наявністю і рухом цінностей. Різноманітність застосовуваних матеріалів спричинює необхідність розробки вичерпних номенклатур, тобто систематизованих переліків матеріалів, які споживаються бюджетними установами. Кожному найменуванню, сорту й розміру матеріалів присвоюється умовний числовий код (номенклатурний номер), що особливо важливо в умовах автоматизації обліку матеріалів. У подальшому присвоєний номенклатурний номер зазначається в усіх документах і реєстрах, в яких відображається наявність і рух відповідного виду матеріалів.

Номенклатури матеріалів розробляються бюджетними установами або централізованими бухгалтеріями. В них зазначаються найменування кожного виду матеріалів, тип, сорт, розмір, одиниця виміру, а також закріплений за матеріалом номенклатурний номер. Номенклатурні номери можуть складатися з п’яти знаків: номенклатура групи — один знак, номер підгрупи — один знак і порядковий номер в одній підгрупі — три знаки. Наприклад, амоній у наукових установах обліковується в групі «0» — матеріали для наукових та інших цілей; в підгрупі «0», окремим видам амонію в цій підгрупі присвоєно такі номери: амонію азотнокислому — 001, амонію двовуглекислому — 002, амонію молібденокислому — 003. Відповідно кожному виду амонію будуть присвоєні номенклатурні номери 00001, 00002 і 00003. У разі необхідності номенклатурні номери можуть мати більше знаків.

Часто номенклатури об’єднують з цінниками (табл. 6.1).

Матеріали, МШП обліковуються в поточному обліку і балансі за договірними цінами без ПДВ. Не відносяться на збільшення вартості матеріалів, а списуються на відповідні статті видатків транспортно-заготівельні витрати, мито.

Якщо при придбанні матеріалів через дрібнооптові бази й магазини бюджетним установам надано торгову знижку, то ці товари обліковуються за роздрібними цінами, а на суму знижки зменшуються фактичні витрати за відповідними статтями кошторису установи.

Матеріали, які надійшли до бюджетних установ як гуманітарна допомога, оцінюються комісією за діючими цінами, а отримані в результаті демонтажу об’єктів основних засобів, спецобладнання — за цінами можливого використання. Поворотна й обмінна тара обліковується за покупними цінами. При її поверненні чи реалізації різниця між покупними і продажними цінами відноситься на фактичні витрати установ.

Прогресивним напрямом в обліку матеріалів є застосування твердих облікових цін — неодмінної умови впровадження ЕОМ та оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу обліку. Такими цінами є ціни постачальника або середні покупні ціни для однорідних найменувань матеріалів з відхиленнями цін на ці матеріали в межах до 20% за одиницю.

Тверда облікова ціна для однорідних найменувань матеріалів визначається в такий спосіб. Припустимо, що за даними обліку в установі є кілька видів амонію, кожний з яких поділяється на амоній чистий, чистий для аналізів і хімічно чистий. Договірна ціна 1 кг амонію азотнокислого чистого — 19 грн., чистого для аналізів — 20 грн., хімічно чистого — 21 грн. Тверда облікова ціна 1 кг амонію азотнокислого дорівнюватиме: (19 + 20 + 21) : 3 = 20 грн. Відхилення від облікових цін обліковуються окремо і підлягають щоквартальному списанню на ті рахунки, на яких відображені витрати матеріалів за твердими обліковими цінами.

На відміну від госпрозрахунків підприємств та організацій, де оцінка є не тільки способом вартісного вираження окремих об’єктів обліку, але й базою для розрахунків багатьох показників фінансового стану, в бюджетних установах не застосовуються різні способи оцінювання матеріалів (ФІФО, ЛІФО тощо), не проводиться щомісячне дооцінювання залишків товарно-матеріальних цінностей в умовах зміни цін на запаси і товари. Відповідно до наказу ГУДКУ і Міністерства економіки України від 02.12.97 № 127/138 «Порядок дооцінки матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів бюджетних установ» бюджетні установи проводили разове дооцінування матеріалів і МШП, які були придбані до 02.09.96 та обліковуються за цінами, що значно відрізняються від нині діючих. В результаті дооцінювання ціни на окремі види матеріалів і МШП були доведені до їх реальної вартості.

Норми запасів матеріалів визначаються в мінімальних розмірах, які забезпечують безперебійну роботу установ. Так, нормативи запасів для наукових установ встановлюються в диференційованих процентах від суми фактичних витрат матеріалів за минулий рік за такими чотирма групами матеріалів: матеріали для наукових цілей; господарські матеріали і канцелярське приладдя; паливо; пальне і мастильні матеріали; інші матеріали, включаючи тару і матеріали в дорозі. Зайві запаси матеріалів зараховуються при фінансуванні бюджетних установ.

З метою збереження і правильного обліку матеріалів необхідно забезпечити належну організацію складського господарства. Зберігання матеріалів має здійснюватися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах). Порядок розміщення матеріалів має забезпечувати швидкість операцій їх прийняття та видачі. Відповідальність за прийняттям, зберігання і відпускання матеріалів покладається на визначених матеріально відповідальних осіб, з якими укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.

Правильна організація обліку матеріалів забезпечується також наявністю точного ваговимірувального господарства, своєчасним проведенням інвентаризацій, встановленням чіткого документообороту, широким впровадженням засобів автоматизації облікових робіт.