Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2001)
6.2. Документація та оперативний облік надходження матеріалів
Матеріали надходять до бюджетних установ безпосередньо від постачальників, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, через підзвітних осіб.
Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять у відділ постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів — вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів.
Представник покупця (експедитор) на підставі отриманої довіреності здійснює доставку матеріалів. У разі виявлення невідповідності між вантажем у натурі і даними документів постачальника, пошкодження чи псування вантажу експедитор зобов’язаний зажадати від транспортної організації складання комерційного акта і отримати його копію. Акт є підставою для пред’явлення претензій (позову) транспортній організації за виявлені розбіжності.
Експедитор здає отриманий вантаж безпосередньо на склад під розписку матеріально відповідальної особи в документах постачальника. На складі матеріали, що надійшли, піддаються обов’язковій кількісній (зважування, перелічування чи вимірювання), а у разі потреби й якісній перевірці. В окремих випадках здійснюється лабораторний аналіз якості.
Якщо виявлено невідповідність кількості та якості вантажу, вказаних у супровідних документах, фактичним даним матеріалів, що надійшли від постачальника, то складається акт прийомки за формою № 429. Акт у двох примірниках складає приймальна комісія за участю завідуючого складом (коморою), представника постачальника чи незаінтересованої організації. Після приймання цінностей один примірник акта з даними документами (товарно-транспортними накладними, рахунками) передається в бухгалтерію установи для обліку надходження матеріалів, другий — у відділ постачання для направлення претензійного листа постачальнику.
Бюджетні установи можуть отримувати матеріали в порядку централізованого постачання. В такому разі вантажоотримувачем і замовником є різні установи. Приймання матеріалів, отримуваних в порядку централізованого постачання, здійснюється як звичайно. Документи постачальника (рахунки, накладні тощо) на окремі цінності надходять до замовника, який висилає отримувачу повідомлення про зроблені записи на його аналітичних рахунках з даними копіями рахунків постачальника на відправлені за його адресою матеріали.
Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів тощо) оформляється актом, який затверджує керівник установи.
Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.
Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів (прибуткових ордерів, накладних, актів) тим числом, коли отримано цінності. В документах зазначаються такі дані: від кого надійшли матеріали, номенклатурний номер, найменування, сорт, кількість, вага, ціна, сума, дата надходження на склад і розписка матеріально відповідальної особи, яка приймала цінності.