Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)

В умовах ринкової економіки значно зросла роль інформації. Тому невипадково інформацію вважають стратегічним ресурсом суспільства в цілому.

Термін «інформація» не має точного й однозначного визначення, як і ряд інших, наприклад, «час», який людство багатогранно використовує для обліку, нормування, планування тощо. Однак найбільш визнаним формулюванням є таке.

Інформація (informatio) — інформування, повідомлення про будь-що, про будь-який факт, явище тощо, роз’яснення чого-небудь. А взагалі інформація — це сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси і явища, що їх певна система сприймає (збирає, зберігає, обробляє) від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище — систему (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація) і використовує для визначених цілей, в тому числі і для менеджменту.

Для підприємства (виробничого об’єднання, акціонерного товариства, фірми, банку, установи тощо), тобто для будь-якого організаційно-економічного і соціального об’єкта при ринковій економіці інформація має виняткове значення, адже будь-яка діяльність цього об’єкта базується на знаннях конкретної ситуації, що складається як на ринку товарів, послуг, робочої сили, засобів виробництва, грошей тощо, так і в самому підприємстві. Йдеться про керівників і фахівців — менеджерів, які пов’язані з конкретним управлінням і не можуть обходитися без вірогідної зовнішньої та внутрішньої релевантної (relevant — те, що стосується даної справи) інформації при виробленні й прийнятті тих чи інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення виробничої, господарської, збутової та іншої діяльності керованого ними об’єкта управління.

Відсутність необхідної інформації, використання неточних або неактуальних даних можуть призвести до серйозних економічних прорахунків. Тому метою використання інформації є зменшення невизначеності в процесі вироблення й прийняття управлінських рішень.

Для того щоб піднести оперативність і поліпшити якість управління, а також постійно вдосконалювати методи управління, потрібно своєчасно забезпечувати менеджерів різних рівнів об’єктивно необхідною (релевантною) інформацією, яка давала б змогу оцінити зовнішнє і внутрішнє середовище.

До факторів зовнішнього макро- й мікросередовища належать:

демографічні (віковий склад населення, співвідношення міського й сільського населення, міграція, освітній рівень, традиції тощо);

економічні (орієнтація та структура господарства, стан фінансової системи, рівень інфляції, конвертованість грошової одиниці тощо);

природні (клімат, наявність сировинних ресурсів, джерел енергії, забруднення довкілля тощо);

науково-технічні (рівень науково-технічного прогресу, стандарти в галузі виробництва та споживання, стан устаткування тощо);

політичні (соціально-політичний устрій, розміщення і дії політичних сил, громадських рухів тощо);

юридичні (особливості законодавчої системи та її функціонування, стан і рівень податкової системи тощо);

культурні (культурні цінності, традиції, обряди, віросповідання тощо);

соціальні (рівень життя і соціального забезпечення населення, його купівельна спроможність тощо);

інші (конкуренти, покупці, постачальники і т.ін.).

Слід зазначити, що вивченням багатьох аспектів зовнішнього середовища, в тому числі ринку, з метою задоволення попиту споживачів і постачальників, а також проблем виробництва з метою одержання максимального прибутку займається служба маркетингу (market — ринок, діяльність у сфері ринку), що трактується як система, яка управляє співвідношенням попиту покупців і пропозиції продавців, у тому числі виробничо-збутовою та фінансовою діяльністю підприємства.

До факторів внутрішнього середовища належать:

кваліфікаційний рівень управлінського персоналу;

стан основних засобів і технологій виробничих процесів;

наявність кваліфікованих виробничих кадрів;

рівень і якість продукції, що виробляється, та наданих послуг;

своєчасне забезпечення керівного персоналу необхідною інформацією при виробленні й прийнятті управлінських рішень;

інші.

Управління організаційно-економічним (соціальним) об’єктом, як відомо, являє собою процес, що складається із взаємопов’язаних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими структурними елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою — суб’єктом управління — і керованою системою — об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Основним завданням керівної системи є переведення керованої з одного стану в інший згідно із заздалегідь поставленою метою за допомогою інформаційної системи (див. п. 2.1).

Слід зазначити, що обсяги інформації у світі постійно зростають. Якщо ще в 80-х роках ХХ ст. її обсяги кожні десять років подвоювалися, то на сучасному етапі вони подвоюються щороку. Все це спонукало людство широко застосовувати технічні засоби для збирання, обробки та зберігання інформації, а канали зв’язку — для її передачі.

Наприкінці 60-х років в англомовній літературі з’явився термін «Computer science», що в перекладі означає «наука про перетворення інформації за допомогою технічних засобів». Але цей термін не знайшов широкого застосування.

У 70-ті роки у французькій літературі з’явився термін «informatigue» (інформація + автоматика), який включає «informatic» (інформація) + «hardware» (технічні засоби) + «software» (програми). Цей термін і застосовується нині в науці та практиці.

Інформатика — галузь науки і техніки, яка пов’язана з розробкою, створенням, використанням і матеріально-технічним обслуговуванням системи збирання, обробки та зберігання інформації, і яка включає технічні засоби, програмне (математичне) та інформаційне забезпечення, а також організаційні аспекти.

Об’єктом інформатики є обчислювальні технології в соціальному середовищі, основані на автоматизації інформаційних процесів збирання, обробки та зберігання інформації.

Предметом інформатики є інформаційно-технологічні системи, що діють у соціальному середовищі.

Функціями інформатики є обґрунтування засобів і методів технологізації інформаційно-комунікативних процесів та організації цих процесів.

Інформатика тісно пов’язана з інформатизацією. Інформатизація як термін з’явилася в літературі на початку 80-х років і означає комплекс заходів, що спрямовані на забезпечення повного використання вірогідного, вичерпного і сучасного знання про всі громадсько значущі види людської діяльності.

В умовах, коли діє жорстка конкуренція і поширюється підприємництво, дієвість інформатики в управлінні значно зросла. І це завдяки тому, що значно підвищилась і прискорилась автоматизація процесів оперативного збирання й обробки релевантної інформації сучасними технічними засобами.

Це й зрозуміло: організаційно-економічні та соціальні об’єкти управління зможуть вижити лише в тому разі, коли вони своєчасно і в повному обсязі володітимуть усією об’єктивно необхідною вірогідною інформацією, пов’язаною з їхньою виробничою, бізнесовою чи іншою життєдіяльністю. Це стосується інформації як про зовнішнє, так і про внутрішнє середовище.

Сучасні інформаційні системи не лише є моделями тих чи тих об’єктів управління, але вони, ці системи, також спроможні систематично забезпечувати всією об’єктивно необхідною вірогідною інформацією керівників і фахівців різних рівнів в автоматичному чи в автоматизованому режимі, як, наприклад, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.

Тож інформатика об’єктивно притаманна процесу управління і являє собою його необхідний елемент.