Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)

При системі автоматизованого збирання й обробки інформації, яка діє в ритмі виробництва на об’єкті управління, не лише збирають і обробляють у ритмі виробництва всі первинні дані, що характеризують виробничо-господарську та іншу діяльність, а й забезпечують (через систему інформування) результатною (обробленою) інформацією всіх менеджерів і фахівців різних рівнів. Завдяки безпаперовій технології користувачі оперативно одержують на екрані ПЕОМ об’єктивно необхідну інформацію відповідно з делегованими повноваженнями, якими вони наділені менеджерами вищого рівня, функціональними обов’язками, посадовими правами та мірою відповідальності. Вихідна інформація, як правило, є повністю оброблена, включає результати елементарного аналізу даних і є необхідною для вироблення та прийняття управлінських рішень.

Усе це звільняє менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарного аналізу і дає змогу зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням управлінських рішень.

Розробка і застосування нових методів управління та вдосконалення діючих значно поліпшує якість і оперативність управління, його дієвість, а також забезпечує своєчасне вироблення й прийняття управлінських рішень. Наприклад, при цій системі є можливість використати метод управління за відхиленнями, завдяки якому значно зменшуються обсяги аналізованої інформації — до користувача надходить на екран його ПЕОМ лише релевантна суттєва інформація в виді відхилень, на основі якої виробляється та приймається відповідне управлінське рішення. Дублююча та зайва (яка не використовується в даному разі) інформація на екран ПЕОМ не виноситься, оскільки вона відкидається.

Високі експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної техніки і засобів комунікації дозволяють усебічно й на всіх рівнях оперативно збирати й обробляти інформацію виробничого, комерційного та іншого характеру. А це означає, що не потрібні проміжні управлінські структури в загальній організаційній структурі об’єкта, наприклад, цехи. Згадана інформаційна система спроможна не лише розробляти оптимальні планові та інші показники, а й доводити їх до дільниць, бригад, конкретних робочих місць, а також у ритмі виробництва збирати фактичні дані, які характеризують виконані операції, процеси тощо. В цьому випадку проміжній структурі — цеху, з функціями, які він виконував раніше, не буде місця. Замість нього діятиме ланка менеджерів середнього рівня з контрольними функціями.

Зазначимо також, що як показала практика, завдяки застосуванню методів автоматизованого збирання в ритмі виробництва первинної фактичної інформації на робочих місцях її масового виникнення, є змога знизити на 80—85% ручну працю на цих процесах (див. п. 3.3, форма № 3.1, спрощена). Ця інформація стає єдиною як для обліку, так і для управлінських цілей. Це дає змогу об’єднати три види діючого обліку (оперативно-технічний, статистичний і бухгалтерський) в єдиний. Первинні дані цього обліку є вірогідними, документованими і об’єктивними. На їх основі автоматично складають установлену для об’єкта управління зведену звітність, а потім передають дані цієї зведеної звітності вищим за субординацією установам каналами зв’язку.

Застосовуючи зазначені методи формування первинної інформації на ПЕОМ, вводять у пам’ять цієї машини мінімум інформації, а одержують (тобто виводять після обробки на ПЕОМ) максимум, що значно скорочує затрати праці.

Завдяки використанню ПЕОМ і нових інформаційних технологій значно вдосконалюються форми єдиного обліку за рахунок спрощення їх, виведення з них дублюючої, розрахункової і підсумкової інформації.

Таким чином, системне оперативне збирання та обробка інформації серйозно впливає на методи управління соціально-економічним об’єктом.