Інформаційне забезпечення менеджменту (2002)

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка є складовою частиною (на правах підсистеми) в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, на об’єкті управління забезпечує:

актуальність інформації, що збирається та обробляється в ритмі виробництва і яка відображає реальний стан об’єкта управління на кожний даний момент;

об’єктивність даних, які відображають достовірність стану й розвитку об’єкта управління;

повноту відображення всіх процесів і явищ таким чином, що інформаційна система об’єкта управління є його інформаційною моделлю;

погодженість та інформаційну єдність показників, їхній взаємозв’язок і взаємозалежність, завдяки яким первинні дані не суперечать зведеним і похідним.

При цьому, діючи в структурі зазначеної системи, ця система разом з механізмом об’єктивного інформування керівників у свою чергу забезпечує в ритмі виробництва всіх менеджерів і фахівців різних рівнів цілеспрямованими даними, згідно з повноваженнями, функціональними обов’язками, посадовими правами і мірою відповідальності. Тобто ці менеджери одержують релевантну інформацію, необхідну при вироблені того чи іншого управлінського рішення. Ця система також дозволяє отримувати необхідну інформацію від різних консультантів-спеціалістів.

На об’єкті управління діють як внутрішні, так і зовнішні фактори (змінності) (рис. 4.1).

Внутрішні змінності (іnternal varіables) являють собою ситуаційні фактори, що діють усередині об’єкта управління.

Це насамперед мета (кінцевий стан об’єкта управління), якій підпорядковані:

структура — структура об’єкта управління та його спеціалізація; розподіл праці; обсяг управління (span of management), тобто кількість осіб, підлеглих тому чи іншому керівникові;

завдання — що, коли, кому потрібно робити (в інформаційному плані) згідно з посадою, яку він обіймає;

технологія — технологічні операції та виробничі процеси;

працівники — їхні здібності, сприйнятливість впливу на них абощо.

Зовнішні змінності (aut varіables) — це ситуаційні фактори, які прямо (постачальники, споживачі, конкуренти, профспілки, державні органи, законодавчі акти тощо) або опосередковано (стан економіки в країні, соціально-культурні, політичні та інші фактори, науково-технічний прогрес і т. ін.) діють на даний об’єкт управління.

Тож при ринкових відносинах особливе значення має вплив на об’єкти управління зовнішнього середовища, до якого входять такі зовнішні прямі і посередні змінності:

політичні, законодавчі та інші органи;

економіка, конкуренція тощо;

постачальники, покупці, технології тощо;

соціальні, культурні та інші відносини.

У кожній з них відбуваються постійні зміни обставин, що також впливають на об’єкт управління та його внутрішні змінності (мета, структура, завдання, технологія, працівники).

Щоб зазначені об’єкти управління в умовах ринкової економіки успішно діяли, надзвичайно важлива компетентність, професіональна підготовленість та заповзятість, нарешті, комп’ютерна грамотність як менеджерів, так і фахівців різних рівнів. Для успішного виконання своїх посадових обов’язків (функцій) зазначеним працівникам в умовах нових економічних відносин слід використовувати і нові форми та методи організації управління. Ці нові форми та методи мають базуватися на сучасних засобах обчислювальної та інформаційної техніки, яка й використовується при організації і функціонуванні системи автоматизованого збирання й обробки, формування та розмноження, а також зберігання всієї потрібної інформації, пов’язаної з повним циклом управління.

Управління як процес є актом трудової діяльності працівників. Він відбувається із застосуванням знарядь праці і предметів праці. Предметом праці в процесі управління є інформація, а знаряддям її на сучасному етапі є технічні засоби вимірювання, сприйняття, реєстрації, передачі, обробки, аналізу, зберігання та розмноження цієї інформації.

Управління об’єктом являє собою процес, що складається із взаємопов’язаних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою — суб’єктом управління — і керованою системою — об’єктом управління — відбувається через інформаційну систему. Основним змістом керівної системи є переведення керованої системи з одного стану до іншого, згідно із заздалегідь поставленою метою, за допомогою інформаційної системи.

Загальна логіка організації процесу управління полягає в тому, що насамперед ставиться мета, потім визначаються засоби та розробляються заходи її досягнення, нарешті ставиться завдання (план), виконання якого і приведе до поставленої мети. Кінцевою стадією управлінської дії є аналіз інформації, вироблення, прийняття та контроль за виконанням рішень, які забезпечать нормальний перебіг процесів на керованому об’єкті за раніше складеним планом, розробленим відповідно до поставленої мети. Інформаційна взаємозалежність в управлінні між об’єктом управління та зовнішнім середовищем, а також між керованою і керівною системами розглянута на прикладі об’єкта управління, який пов’язаний з виробництвом або іншими процесами (рис. 4.2).

Як бачимо, інформаційна модель має, з одного боку, внутрішній замкнений цикл, а з іншого — відкритий, оскільки існує зв’язок її з зовнішнім середовищем. Замкнений цикл полягає в тому, що його початок — керівна система (вироблення завдань, прийняття рішень тощо) — здійснює свій вплив завдяки інформаційній системі і зворотному зв’язку, які діють на об’єкті через систему автоматизованого збирання й обробки інформації. Тому й відбувається вплив її не лише на керовану систему, а й на блок умовно-постійної інформації.

Зазначимо, що важливе значення в системі інформаційного забезпечення має спеціальна інформація. Наприклад, регламентуюча інформація виконує роль механізму чи диспетчера, який здійснює автоматичний (за даними ознаки критерії втручання) чи автоматизований (за даними ознаки в який строк) режими інформування менеджерів і фахівців різних рівнів. Інформування здійснюється в ритмі виробництва об’єктивно необхідною інформацією. Бібліотека описаних форм і текстів-заготовок документів містить типові форми первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV, з результатною інформацією) документів, а також типові тексти-заготовки (BIBTEX), які є заготовками розпоряджень, наказів тощо (див. п. 5.2).

Відкритість об’єкту управління надає зовнішнє середовище (міністерства і відомства, банки, біржі, постачальники й покупці, спеціалізовані чи регіональні обчислювальні центри тощо), яке має інформаційний зв’язок з даним об’єктом управління і в ряді випадків впливає на нього. Особливий вплив здійснюється в умовах ринкових відносин. Зрозуміло, що при організації управління ці фактори слід брати до уваги.

Управління, наприклад, підприємством за своєю суттю та змістом складається із сукупності взаємопов’язаних функцій. Експлуатаційні можливості сучасного комплексу технічних засобів, що використовується в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, дають змогу автоматизовано виконувати цілу низку процедур у цих функціях. Стан науково-практичних розробок та технічний рівень згаданого комплексу визначили можливості автоматизованого виконання таких процедур управлінського процесу:

у прогнозуванні та плануванні — багатоваріантні розрахунки під час розробки прогнозів, перспективних і поточних економічних та соціальних планів розвитку підприємства, а також оперативно-виробничих планів і планів з технічної підготовки виробництва з метою подальшого визначення оптимальних взаємозв’язаних наборів показників планування в почасовому (година, зміна, тиждень тощо) і в пооб’єктному (робоче місце, ділянка тощо) аспектах;

в організації — моделювання організаційних структур управління та імітація процесів виробництва при різних критеріях і параметрах з метою вибору оптимальних;

при координації і регулюванні — подання команд на робочі місця (поки що на низовому рівні управління виробництвом) відповідно до плану, технологічного процесу чи інструкції, складених на ті чи інші види робіт або операції;

у контролі — спостереження за станом керованого об’єкта за всіма параметрами, а також за своєчасним і повним виконанням керівних команд;

в обліку — одноразове збирання (в ритмі виробництва) й системна обробка всієї фактичної (разом з довідковою, плановою, нормативною та іншою) вірогідної інформації про наявність та рух ресурсів, а також про стан, процеси та явища, що мають місце у виробничо-господарській та іншій діяльності підприємства;

в аналізі — зіставлення нормативних, планових і фактичних показників, що характеризують ті чи ті операції або процеси виробничо-господарської та іншої діяльності, виявлення відхилень (у кількісних, вартісних, відносних та інших величинах) від заданих параметрів із зазначенням причин і винуватців цих відхилень, оцінка виконання плану в різних аспектах та виявлення факторів, що впливають на ці відхилення;

у звітності — автоматичне формування (на основі первинних даних) зведених показників для типових форм установленої бухгалтерської, статистичної та іншої звітностей за допомогою спеціальних перевідних масивів — довідників, — а також одночасне створення машинних носіїв зі зведеними показниками звітності для передавання каналами зв’язку їх до зовнішніх установ (інституцій) вищого рівня.

Відомо, що в умовах функціонування системи автоматизованого збирання й обробки економічної інформації первинну базу наукового прогнозування і планування становлять обґрунтовані норми й нормативи, які застосовуються в усіх процесах та явищах, що мають місце на об’єкті управління. Процедури їх розробки, аналізу та всебічного використання також повністю автоматизовані.

Експлуатаційні можливості, наприклад, ПЕОМ, що використовуються як АРМ фахівців різних рівнів, дають змогу оперативно (в ритмі виробництва) й системно одноразово збирати (в мінімальному складі) вірогідну первинну масову інформацію на робочих місцях та дільницях, від комплексних бригад та інших ланок виробництва, де вона масово виникає; потім усю цю інформацію попередньо обробляти таким чином, щоб у ритмі виробництва повністю забезпечувати (в максимальному складі) при безпаперовій інформаційній технології об’єктивно необхідною вихідною (результатною) інформацією, з одного боку, широкі потреби користувачів — менеджерів та фахівців даного (низового) рівня управління, — а з другого, передавати в стислому чи іншому вигляді цю інформацію на вищий (середній та верхній) рівень управління. На цьому рівні зібрана інформація (після додаткової обробки, а часом і в такому, первинному вигляді) використовується не лише для аналізу й прийняття управлінських рішень, а й для обліку, контролю, комплексного економічного аналізу результатів виробничо-господарської та іншої діяльності структурних ланок і об’єкта управління в цілому, а також для складання установленої зведеної бухгалтерської, статистичної звітностей.

Повне оперативне інформування користувачів (менеджерів) різних рівнів про процеси та явища, що відбуваються на об’єктах управління, створює умови для виконання в повному (в інформаційному аспекті) обсязі посадових функцій відповідно до наданих прав, обов’язків та міри відповідальності за доручену справу. Ідеться про делегування повноважень вищим менеджером нижчому, тобто про передачу завдань, прав і обов’язків особі, яка бере на себе відповідальність за їх повне і неухильне виконання. При цьому повноваження, звісно, певною мірою обмежують права на використання тих чи тих ресурсів, а також дозволяють спрямовувати зусилля лише на виконання визначених завдань (тобто делегованих прав).

Забезпечення інформацією менеджерів і фахівців різних рівнів може здійснюватися в різних режимах (див. п. 5.2): автоматично — за критерієм втручання, автоматизовано — за заздалегідь розробленим графіком, а також у режимі консультацій — діалоговому (за запитом користувача).

У зазначених умовах є можливість усебічно врахувати (інформаційно) процеси, що відбуваються на ринку (зовнішньому середовищі), тобто використати маркетинг як систему управління й організації виробничої діяльності даного об’єкта з усебічним урахуванням процесів, які відбуваються в зовнішньому середовищі. Крім того, створюються умови для застосування нових методів, наприклад, методу управління за відхиленнями, а також для використання об’єктно-цільового підходу із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури об’єкта тощо.

Тож за допомогою сучасних засобів обчислювальної та інформаційної техніки можна якісніше й ефективніше виконувати функції управління як виробництвом у цілому, так і його структурними ланками. Крім того, за допомогою системи автоматизованого збирання й обробки інформації можна вдосконалювати форми та методи управління об’єктом.

Наприклад, цільова об’єктно-функціональна структура апарату управління дозволить компетентно, системно, своєчасно й ефективно здійснювати процеси управління, як це і потрібно в ринковій економіці. Цільовими об’єктами управління є ресурси (предметні області): матеріальні, трудові, фінансові, а також основні засоби виробництва й готова продукція. Увесь процес управління тим чи іншим ресурсом розглядається як одне ціле, в рамках якого діють взаємозалежні інформаційні потоки, що проходять через усі функції управління (планування, облік, контроль тощо). Можуть бути й інші напрямки вдосконалення форм управління.

В умовах системної обробки інформації можна застосувати метод управління за відхиленнями. Про цей метод відомий американський інженер-дослідник і організатор виробництва Ф. У. Тейлор (1856—1915 рр.) у своїй праці «Управління фабрикою« писав, що … можна спостерігати вельми звичайну, хоча й сумну, картину, коли директор великого підприємства сидить за столиком, буквально завалений листами і звітами, на яких він має поставити свій підпис. «Принцип відступу» (відхилення) передбачає саме протилежну картину: директор має одержувати лише стислі, підсумкові й завжди порівнювальні звіти, що охоплюють, проте, всі аспекти управління; ... при цьому повинні бути підкреслені всі відхилення від попередніх середніх норм як у позитивний, так і в негативний бік; таким чином, він за кілька хвилин одержить виразне уявлення про прогрес або регрес, який відбувався, й у нього залишиться досить часу для здійснення широких адміністративних заходів... (з книги «Научная организация труда», переклад з англ., — М.: Транспечать, 1924).

На сучасному рівні термін «принцип відхилень» (exceptіon prіncіple) означає концепцію, згідно з якою лише заздалегідь зазначені величини відхилення від стандартів і правил мають спонукати спрацьовувати систему контролю. Під контролем (controllіng) тут розуміється процес, що забезпечує досягнення поставленої мети і складається з установлювання стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у тому разі, коли одержані результати істотно відрізняються від установлених стандартів (нормативних, планових та інших показників). У нашому випадку термін «принцип відхилень» або «управління за відхиленнями» полягає ось у чому. Коли виробничі процеси й господарські операції виконуються за встановленими завданнями (оперативно-виробничими планами-завданнями, нормативами чи інструктивними положеннями тощо), то управлінські впливи на ці процеси та операції звичайно не відбуваються, а тому інформація про них у цьому разі менеджерові даної ланки буде не потрібна. Відсутність інформації в менеджера свідчитиме про те, що справи йдуть за заздалегідь розробленим планом або сценарієм. Якщо така інформація до нього все ж надходитиме, то створюватиме інформаційне перевантаження, тобто станеться так, що хвилі інформації поглинуть сприйняття, можуть помітно применшити здатність мислити і діяти менеджера, який буде потім не в змозі підтримувати інформаційний обмін, ефективно реагувати на весь обсяг потрібної інформації. Потрібен суворий відбір необхідної інформації для того чи іншого менеджера або фахівця. У такому разі потрібна релевантна інформація для прийняття рішень (relevant іnformatіon, for decіsіon makіng) — тобто такі дані, що відбираються під конкретного менеджера, мету, завдання, період часу тощо.

Інформація надходитиме на екран ПЕОМ даного користувача лише в тому разі, коли в згаданих процесах або операціях будуть відхилення (які відносяться до компетенції даного менеджера) фактичних показників від заданих або іншим чином встановлених. Тут неабияке значення має масштаб відхилень (range of devіatіon), який означає, що це є заздалегідь установлена величина, на яку фактичні результати (фактичні показники) можуть відрізнятися від нормативно-планових. Проте в таких випадках не потрібно вживати тих чи тих заходів для коригувань. Зазначимо, що коли показники фактичних відхилень будуть вищими від установлених масштабом відхилень, то інформація надходитиме лише про відхилення від заданих параметрів і то лише за тими керованими об’єктами, на яких є відхилення. Інформацію про відхилення супроводжуватимуть деякі специфічні ознаки: питома вага відхилень, причина й винуватець тощо. Маючи елементи порівняльного аналізу, цю інформацію можна використати для вироблення, а потім і прийняття управлінського рішення.

Тож концептуальна модель управління об’єктом в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації побудована на таких основних принципах:

наявність комплексів ПЕОМ, що використовуються як АРМ і об’єднані однією мережею, яка виходить на глобальні мережі;

наявність централізованої ПЕОМ (сервер) з умовно-постійною інформацією і розподіленими базами даних;

збирання (за допомогою ПЕОМ) у ритмі виробництва первинної (фактичної) інформації в мінімально необхідному складі, яка характеризує всі операції і процеси, що відбуваються на об’єкті управління;

системна обробка первинної інформації разом з умовно-постійною здійснюється так, щоб вихідна інформація видавалася в максимально необхідному складі й забезпечувала всі потреби управління об’єктом, включаючи облік, звітність, аналіз, вироблення та прийняття рішень;

вироблення та прийняття управлінських рішень базується на інформації, яка є об’єктивною, вірогідною та всебічно характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність об’єкта управління на кожен даний момент.