Операційний менеджмент (2000)

Більшість менеджерів усіх рівнів управління хочуть мати систему адекватного * та ефективного контролю, що допомагає забезпечувати відповідність подій, що відбуваються плановим. Разом з тим необхідно враховувати, що хоча основний процес і теоретичні принципи контролю універсальні, практичну систему контролю слід створювати з урахуванням специфіки конкретних умов:

наявності планів і службових посад;

особистих якостей керівників;

необхідності підвищення результативності та ефективності.

Адекватність системи контролю планам і службовим постам

Існує безліч методів і систем контролю. Проте всі вони повинні відповідати одному загальному вимогу - відображати плани, для виконання яких створені. Кожен план, кожен вид і етап діяльності мають унікальні, тільки їм притаманні особливості. Тому кожен керівник повинен мати таку інформацію, яка відображає хід виконання плану, за який він несе відповідальність. Цілком природно, що інформація, необхідна для контролю за здійсненням програми маркетингу, буде суттєво відрізнятися від інформації про хід виконання виробничої програми. Те ж саме можна сказати про необхідність відповідності системи контролю положення посадової особи, яка його здійснює. Що годиться для віце-президента, який курирує виробництво, абсолютно не підійде майстру цеху. Крім того, система контролю на малому підприємстві зовсім інша, ніж на великій фірмі. Сама природа контролю вказує на те, що чим більше в його системі враховуються конкретний зміст і структура плану, тим ефективніше вона задовольнятиме вимогам управління. Звідси випливає висновок: оскільки контроль має на меті забезпечити виконання плану, він має бути чітко прив'язаний до нього.

Система контролю повинна відповідати також і організаційній структурі, оскільки остання є засобом чіткої розстановки кадрів на підприємстві і допомагає розподілити відповідальність за ефективне виконання плану. У зв'язку з цим система контролю повинна бути порівнянна з організаційною структурою.

Адекватний (від лат. АйаеаіаИз - прирівняний) - рівний, відповідний, тотожний.

Це означає, що чим вище ступінь ув'язки системи контролю з певним блоком в організації, де зосереджена відповідальність за ті чи інші дії, тим легше коригувати відхилення від плану. Наприклад, якщо схема розподілу витрат не відповідає організаційній структурі і менеджери всіх рівнів управління не мають відомостей про витрати кожного підрозділу на одиницю продукції, а фактичні витрати підприємства істотно відрізняються від даних кошторису, то жоден із менеджерів не побачить у цьому своєї провини.

Адекватність системи контролю особистості менеджера

Ми вже акцентували увагу на тому, що системи контролю та інформації створюються в допомогу менеджеру при виконанні її контролюючої функції. Якщо вони побудовані так, що не можуть бути і не будуть зрозумілі менеджерам, то вони не приносять користі. При цьому, як свідчить практика, зовсім неважливо, що є причиною - нездатність або небажання менеджера освоїти методику контролю і розібратися в інформації. І в тому, і в іншому випадку результат однаковий: менеджер не володіє методами контролю і не використовує інформацію, що надходить.

Важливо, щоб система контролю враховувала індивідуальні особливості керівника. Наприклад, статистики та рахункові працівники вважають за краще, щоб їм потрібна інформація була представлена у вигляді порівняльних таблиць і роздруківок. Менеджери виробничих професій воліють отримувати інформацію у вигляді графіків, на яких аргументи мають різну функціональну залежність.

Відзначимо, що в практичній діяльності менеджерів різних рівнів управління і різної виробничої спрямованості відомі численні факти, коли складна методику планування і контролю (наприклад, мережеве планування) не досягала своєї мети, оскільки була або незрозуміла тим, для кого призначалася, або виявлялася занадто складною. Звідси випливає практичний висновок: важлива не форма, а мета - довести необхідну інформацію до свідомості менеджера для його відповідного реагування.

Контроль за відхиленнями у критичних точках

Створюючи на підприємстві систему контролю за критеріями результативності та ефективності, необхідно передбачати, щоб ця система інформувала про відхилення. Це означає, що така система контролю, зосереджуючи увагу на розбіжностях із запланованим курсом дій, дозволяє менеджеру виявляти ділянки, де потрібне його втручання.

Принцип контролю за відхиленнями повинен поєднуватися з принципом контролю за критичними точками. Мало просто шукати відхилення, потрібно шукати їх в цих точках. Чим більше при контролі менеджери зосереджуються на відхиленнях, тим ефективніше контроль. Найкращі результати будуть досягнуті тоді, коли увага буде звернено на точки, які є критичними для оцінки ефективності всього виробництва. На підтвердження відзначимо, що іноді несуттєві розбіжності в одних областях мають більше значення, ніж істотні в інших. Наприклад, при 5%-м відхилення від кошторису витрат на утримання апарату управління підприємства і 20%-м відхилення від кошторисної суми на поштові відправлення першого повинно викликати серйозне занепокоєння керівника, а на другу він не зверне уваги.

Адекватна система контролю дозволяє виявити неполадки у виробництві, відповідальних за них та подбати про їх усунення.

Виробнича практика свідчить про те, що контроль виправданий лише тоді, коли виявлені або передбачені відхилення від планів коригуються за допомогою додаткового планування, організації, підбору кадрів, регулювання ресурсів та ін